اختيار الأداة حسب المهمة
تبدأ كل مهمة تتعلق بملفات PDF تقريبًا بأحد ثلاثة أسئلة. هل حجم الملف كبير جدًا؟ هل هناك مشكلة في الصفحات لأنها كثيرة جدًا، أو تظهر باتجاه جانبي، أو موزعة على عدة ملفات؟ أم تحتاج إلى صيغة أخرى؟ يربط الجدول كل هدف بأداة مناسبة. ويوضح أيضًا ما تختاره والملف الذي تنزّله في النهاية.
تتعامل عمليتا التحويل بين JPG/PNG وPDF مع صفحات كاملة. عند التحويل من الصور إلى PDF، توضع كل صورة JPG أو PNG على صفحة. لا ينتج عن ذلك نص قابل للبحث أو التحرير؛ فلهذا الغرض توجد أداة منفصلة للتعرف على النص. وفي الاتجاه المعاكس، تُحفظ كل صفحة PDF مختارة بالكامل كصورة، بكل ما يظهر عليها. ولا تُستخرج الصور الفوتوغرافية الفردية المضمّنة في ملف PDF كملفات أصلية.
ملف أصغر حجمًا أم صفحات أقل؟
يمكن أن يؤدي كل من تقليل الحجم وأدوات الصفحات إلى ملفات أصغر حجمًا. لكنهما يغيّران شيئين مختلفين تمامًا. عند الضغط، تحاول الأداة تخزين ملف PDF بطريقة توفّر المساحة، مع الإبقاء على جميع الصفحات. وعند التقسيم، ينتج من ملف PDF واحد ملف جديد أو أكثر يضم الصفحات المختارة. أما عند الحذف، فتغيب الصفحات المحددة عن النتيجة. لذا فإن التقسيم والحذف قراران يتعلقان بالمحتوى. ولا يناسبان إلا الحالات التي يقبل فيها المستلم مقتطفات أو ملفات منفصلة. كما أن مجموع أحجام الأجزاء بعد التقسيم ليس بالضرورة أصغر من الأصل.
مثال بقيم افتراضية: يتألف ملف طلب توظيف من 12 صفحة ويبلغ حجمه 9 MB. تسمح البوابة بملف يصل حجمه إلى 5 MB.
- تقليل الحجم: تبقى جميع الصفحات البالغ عددها 12. ولا يتضح ما إذا كان حد 5 MB قد تحقق إلا بعد ظهور النتيجة. باستخدام أداة ضبط الملف وفق حد الحجم، يمكنك إدخال 5 MB مباشرة بوصفه الحجم المستهدف.
- إزالة الصفحات: سيحتوي الملف على صفحات أقل. لكن السيرة الذاتية أو الشهادات ستغيب إذا كانت ضمن الصفحات المحذوفة.
- التقسيم: يمكن مثلًا تقسيم الصفحات البالغ عددها 12 إلى ملفين، يضم كل منهما 6 صفحات. لا يفيد ذلك إلا إذا كانت البوابة تسمح برفع عدة ملفات. ويجب أيضًا ألا يزيد حجم كل ملف على حدة على 5 MB.
في هذه الحالة، يُعد تقليل الحجم الخطوة الأولى المناسبة، لأن المطلوب وصول مستندات التقديم كاملة. يشرح دليل تقليل حجم PDF لطلب التوظيف الأمور الأخرى التي ينبغي مراعاتها عند التقدم للوظائف.
كيف تعمل مجموعة الأدوات
تتبع أدوات PDF الإحدى عشرة جميعها الخطوات نفسها. إذا عرفت كيفية استخدام إحداها، فستتمكن من استخدام البقية بسهولة.
- افتح الأداة المناسبة لهدفك.
- اختر الملف أو الملفات. بحسب الأداة، قد تكون ملفات PDF أو صور JPG وPNG أو ملف DOCX.
- اضبط الإعدادات، مثل اختيار الصفحات أو ترتيبها أو زاوية التدوير أو الحجم المستهدف أو صيغة الصورة.
- نزّل النتيجة. افتحها وتحقق منها قبل مشاركتها.
هل تُرفع ملفاتك أثناء ذلك؟ تتم المعالجة في ذاكرة المتصفح على جهازك. ولا يُحمَّل من الإنترنت إلا الموقع نفسه، أي الشفرة البرمجية ومكونات الصفحات. لا تُرسل مستنداتك إلى خادم لمعالجتها. ولا تحتاج إلى حساب أو دفع أي مبلغ. كما لا تحتاج إلى تثبيت برنامج أو تطبيق، لأن الأدوات تعمل مباشرة في المتصفح. ويجب أن يكون الموقع محمّلًا حتى تعمل. تجد شرحًا تفصيليًا للعملية في كيف تتم معالجة PDF.
يبقى ملفك الأصلي دون تغيير. كل نتيجة هي ملف جديد تحفظه بنفسك. لا تمرر الأدوات النتائج تلقائيًا إلى الأداة التالية. إذا جمعت بين عدة خطوات، فاحفظ النتيجة الوسيطة أولًا، ثم اختر ذلك الملف في الأداة التالية. وعليه أن يستوفي القواعد الخاصة بتلك الأداة من حيث الصيغة والحجم والمحتوى: يجب ألا يزيد حجم ملف PDF على 50 MiB، وألا يزيد حجم ملف DOCX المراد تحويله إلى PDF على 20 MiB. لكن أدوات الصفحات قد تنتج ملفات تصل إلى 100 MiB، حتى من ملفات أصلية أصغر حجمًا. إذا تجاوز حجم النتيجة الوسيطة 50 MiB، فتابع معالجتها باستخدام برنامج PDF مناسب على جهازك، أو أنشئها مجددًا من الملفات الأصلية.
مثال على خطوتين: يحتوي مستند ممسوح ضوئيًا من 20 صفحة على صفحتين تظهران باتجاه جانبي، وحجمه كبير جدًا للإرسال.
- اختر الصفحتين في أداة التدوير، ثم دوّرهما واحفظ ملف PDF الجديد.
- في أداة تقليل الحجم، اختر الملف الذي حفظته للتو، وليس ملف المسح الضوئي الأصلي. يمكن ذلك إذا لم يتجاوز حجمه 50 MiB.
- افتح النتيجة بعد تقليل حجمها. تحقق من أن جميع الصفحات في الاتجاه الصحيح وأنها واضحة ومقروءة.
يوضح دليل تقليل حجم ملف PDF ممسوح ضوئيًا ما ينبغي مراعاته للحفاظ على وضوح المستندات الممسوحة ضوئيًا.
التحقق من الحدود قبل الاختيار
يعتمد الحد المطبق على الأداة. يجب ألا يزيد حجم كل ملف PDF أو JPG أو PNG تختاره على 50 MiB، أي ٥٢٬٤٢٨٬٨٠٠ بايت. ويجب ألا يزيد حجم ملف DOCX المراد تحويله إلى PDF على 20 MiB. إذا اخترت عدة ملفات عند الدمج أو عند تحويل JPG وPNG إلى PDF، فيجب ألا يتجاوز مجموع أحجامها 100 MiB. وتُضاف إلى ذلك حدود للصفحات والبكسلات والنص وبيانات النتيجة، تختلف بحسب مجموعة الأدوات.
تتطلب أدوات الصفحات المخصصة للدمج والتقسيم والإزالة والتدوير وتصدير الصور ملف PDF عاديًا. تُرفض ملفات PDF التي تحتوي على نماذج تفاعلية (بما فيها XFA)، أو توقيعات رقمية أو تصديقات، أو تشفير أو حماية بكلمة مرور، وكذلك حزم PDF (PDF-Portfolios)، وملفات PDF التي تحتوي على مرفقات ملفات مضمّنة، وملفات PDF ذات الطبقات الاختيارية. عند تقليل الحجم، ينطبق جزء فقط من هذه القواعد. يمكن هناك معالجة النماذج العادية، لكن لا يمكن معالجة الملفات المشفرة أو التي تحتوي بالفعل على توقيعات.
حتى ضمن هذه الحدود، قد تصبح ذاكرة جهازك غير كافية، خصوصًا مع الملفات الكبيرة أو الأعداد الكبيرة من الصفحات والصور. تجد التنبيه الدقيق على صفحة الأداة المعنية. وتجد نظرة عامة في حدود الملفات والوظائف المدعومة.
مثال بقيم افتراضية: تريد دمج ثلاثة ملفات PDF. يبلغ حجم الأول 40 MiB ويضم 120 صفحة، والثاني 35 MiB ويضم 90 صفحة، والثالث 30 MiB ويضم 60 صفحة.
- حجم كل ملف أقل من 50 MiB، لذا لا توجد مشكلة في أي منها على حدة.
- يبلغ مجموع أحجامها 105 MiB. وهذا يزيد بمقدار 5 MiB على حد 100 MiB لكل عملية.
- كما يبلغ مجموع صفحاتها 270 صفحة. وهذا يزيد بمقدار 20 صفحة على العدد المسموح به وهو 250.
- قد يساعد تقليل الحجم مسبقًا في التعامل مع حجم 105 MiB، لكنه لا يغير عدد الصفحات البالغ 270. لذلك لا يمكن إنشاء ملف PDF واحد يضم جميع الصفحات باستخدام هذه الأداة.
- يمكنك فعل الآتي: تدمج الملفين الأولين (75 MiB، و210 صفحة)، وترسل الثالث منفصلًا. يظل كلا الجزأين ضمن حدود حجم المدخلات وعدد الصفحات. لكن ذلك لا يصلح إلا إذا كان المستلم يقبل ملفين.
في الصور، يُعتد بعدد البكسلات، وليس بحجم الملف فقط. فالصورة الفوتوغرافية بأبعاد ٦٬٠٠٠ × ٤٬٠٠٠ بكسل تحتوي على ٢٤٬٠٠٠٬٠٠٠ بكسل، وبالتالي تقع دون حد ٤٠٬٠٠٠٬٠٠٠ بكسل. أما الصورة بأبعاد ٨٬٠٠٠ × ٦٬٠٠٠ بكسل فتحتوي على ٤٨٬٠٠٠٬٠٠٠ بكسل، وتتجاوز هذا الحد.
حساب أحجام الملفات ومقاسات الطباعة
إلى جانب أدوات PDF الإحدى عشرة، تتوفر ست حاسبات. تجري معظمها الحسابات باستخدام الأرقام التي تدخلها فقط، ولا تعالج أي ملف. يمكنك استخدامها للتحويل بين KB وMB وMiB، ومقارنة البكسل وDPI ومقاس الطباعة، وتحديد نسبة الضغط، وتقدير حجم مرفق بريد إلكتروني. ويمكنك أيضًا تقدير مدة الرفع وفحص عدة ملفات للتأكد من التزامها بحد الرفع. ولهذا الفحص، يمكنك كذلك اختيار ملفات PDF. تقرأ الحاسبة حينها الحجم الدقيق بالبايت على جهازك، وعدد صفحات ملف PDF متى أمكن ذلك. وهي لا تغيّر الملفات ولا ترفعها. تجد جميع الحاسبات ضمن حساب أحجام الملفات ومقاسات الطباعة.
تكمل الحاسبات والأدوات بعضها بعضًا. بحسب الحاسبة، تحصل على قيم بوحدات محوّلة، وأبعاد بالبكسل ومقاسات طباعة، أو نسبة ضغط، أو تقدير لحجم المرفق أو وقت الرفع، أو نتيجة تحقق من الالتزام بحد معين. ولا يتغير ملفك إلا عند استخدام الأداة المناسبة.
مثال: تذكر بوابة حدًا قدره 2 MiB. وهذا يساوي ٢٬٠٩٧٬١٥٢ بايت، بينما يساوي 2 MB فقط ٢٬٠٠٠٬٠٠٠ بايت. تتولى الحاسبة هذا التحويل، لكن ذلك لا يقلل حجم ملف PDF. لتقليل حجمه، أدخل بعد ذلك 2 MiB بوصفه الحجم المستهدف في أداة ضبط الملف وفق حد الحجم. إذا لم ينخفض حجم الملف رغم ذلك، فستجد مزيدًا من المساعدة في دليل حجم PDF لا ينخفض.
ما المهام التي لم تتوفر بعد؟
تضم كثير من مجموعات أدوات PDF وبرامج سطح المكتب وظائف أكثر. تقدم هذه المجموعة الأدوات الإحدى عشرة الواردة في النظرة العامة أعلاه تحديدًا. لا توجد هنا حاليًا أداة للمهام التالية:
- التعرف على النص مباشرة من صور JPG أو PNG، وعلى الصفحات التي تجمع بين النصوص والصور
- تحويل ملفات DOC القديمة وملفات Excel وغيرها من صيغ Office، وكذلك التحويل من Word وإليه مع الحفاظ على تخطيط الصفحات الدقيق
- تحرير النص والمحتويات الأخرى على صفحة PDF
- حجب الأجزاء السرية بطريقة آمنة
- إضافة توقيع أو توقيع رقمي
- استخراج الصور المضمّنة كملفات أصلية
ولا تحل الحاسبات محل أي من هذه الوظائف، لأنها لا تغير أي مستند.
مثال: لديك صورة لعقد بصيغة JPG، وتحتاج إلى ملف PDF يمكن البحث فيه عن الكلمات. باستخدام أداة تحويل JPG وPNG إلى PDF، ستحصل بالفعل على ملف PDF. لكن الصفحة لا تحتوي إلا على الصورة، ولن يعثر البحث فيها على كلمات. احفظ ملف PDF هذا، ثم اختره في أداة التعرف على النص في PDF، إذ لا يمكن اختيار ملفات JPG فيها مباشرة. يجب ألا يزيد حجم ملف PDF على 50 MiB وألا يزيد عدد صفحاته على 20. اختر الألمانية أو الإنجليزية أو كلتا اللغتين، وتحقق في النتيجة من صحة الكلمات التي تم التعرف عليها، لأن التعرف الخالي من الأخطاء غير مضمون.