काम के अनुसार टूल चुनें
लगभग हर PDF संबंधी काम की शुरुआत तीन में से किसी एक सवाल से होती है। क्या फ़ाइल बहुत बड़ी है? क्या पृष्ठ ठीक नहीं हैं, क्योंकि उनकी संख्या ज़्यादा है, वे आड़े हैं या कई फ़ाइलों में बँटे हुए हैं? या आपको कोई दूसरा फ़ॉर्मैट चाहिए? तालिका में हर लक्ष्य के लिए उपयुक्त टूल दिया गया है। इसमें यह भी बताया गया है कि आपको क्या चुनना है और अंत में डाउनलोड करने के लिए कौन-सी फ़ाइल मिलेगी।
JPG/PNG और PDF के बीच दोनों प्रकार के परिवर्तन पूरे पृष्ठों पर काम करते हैं। छवियों से PDF बनाते समय हर JPG या PNG को एक पृष्ठ पर छवि के रूप में रखा जाता है। इससे खोजने योग्य या संपादन योग्य पाठ नहीं बनता; उसके लिए अलग पाठ पहचान टूल है। उल्टे परिवर्तन में हर चुना हुआ PDF पृष्ठ पूरी तरह एक छवि के रूप में सहेजा जाता है, जिसमें उस पृष्ठ पर दिखाई देने वाली हर चीज़ शामिल होती है। PDF में समाहित अलग-अलग फ़ोटो को इस प्रक्रिया में मूल फ़ाइलों के रूप में नहीं निकाला जाता।
छोटी फ़ाइल या कम पृष्ठ?
आकार घटाने वाला टूल और पृष्ठों के टूल, दोनों से फ़ाइलें छोटी हो सकती हैं। लेकिन वे बहुत अलग चीज़ें बदलते हैं। संपीड़न के दौरान टूल PDF को कम जगह में सहेजने की कोशिश करता है और सभी पृष्ठ शामिल रहते हैं। विभाजित करने पर एक PDF से चुने हुए पृष्ठों वाली एक या अधिक नई फ़ाइलें बनती हैं। हटाने पर चिह्नित पृष्ठ परिणाम में शामिल नहीं होते। इसलिए विभाजित करना और हटाना सामग्री से जुड़े निर्णय हैं। ये तभी उपयुक्त हैं जब प्राप्तकर्ता दस्तावेज़ के अंश या अलग-अलग फ़ाइलें स्वीकार करता हो। इसके अलावा, विभाजन के बाद सभी हिस्सों का कुल आकार मूल दस्तावेज़ से छोटा हो, यह ज़रूरी नहीं है।
काल्पनिक मानों वाला उदाहरण: नौकरी के आवेदन में 12 पृष्ठ हैं और उसका आकार 9 MB है। पोर्टल अधिकतम 5 MB की एक फ़ाइल की अनुमति देता है।
- आकार घटाना: सभी 12 पृष्ठ बरकरार रहते हैं। आकार 5 MB तक घटता है या नहीं, यह परिणाम से ही पता चलता है। आकार सीमा वाले टूल में आप सीधे 5 MB को लक्ष्य के रूप में दर्ज कर सकते हैं।
- पृष्ठ हटाना: फ़ाइल में पृष्ठ कम हो जाएँगे। लेकिन यदि हटाए गए पृष्ठों में जीवनवृत्त या प्रमाणपत्र शामिल हैं, तो वे गायब हो जाएँगे।
- विभाजित करना: उदाहरण के लिए, 12 पृष्ठों से दो फ़ाइलें बनती हैं, जिनमें प्रत्येक में 6 पृष्ठ होते हैं। इससे मदद तभी मिलती है जब पोर्टल कई फ़ाइलें अपलोड करने की अनुमति देता हो। साथ ही, हर फ़ाइल का अपना आकार अधिकतम 5 MB होना चाहिए।
इस स्थिति में आकार घटाना सही पहला कदम है, क्योंकि सभी दस्तावेज़ पूरे पहुँचने चाहिए। नौकरी के आवेदन में और किन बातों का ध्यान रखना चाहिए, यह नौकरी के आवेदन की PDF का आकार घटाएँ मार्गदर्शिका में बताया गया है।
यह टूल संग्रह कैसे काम करता है
सभी ग्यारह PDF टूल एक ही प्रक्रिया का पालन करते हैं। यदि आप एक का उपयोग जानते हैं, तो दूसरों का उपयोग करना भी आसान होगा।
- अपने लक्ष्य के लिए उपयुक्त टूल खोलें।
- फ़ाइल या फ़ाइलें चुनें। टूल के अनुसार ये PDF, JPG और PNG छवियाँ या एक DOCX फ़ाइल हो सकती हैं।
- सेटिंग तय करें, जैसे पृष्ठ चयन, क्रम, घुमाने का कोण, लक्षित आकार या छवि का फ़ॉर्मैट।
- परिणाम डाउनलोड करें। आगे साझा करने से पहले उसे खोलकर जाँचें।
क्या इस दौरान आपकी फ़ाइलें अपलोड होती हैं? प्रोसेसिंग आपके डिवाइस पर आपके ब्राउज़र की कार्यशील मेमोरी में होती है। इंटरनेट से केवल वेबसाइट खुद लोड होती है, यानी प्रोग्राम कोड और पृष्ठ के घटक। प्रोसेसिंग के लिए आपके दस्तावेज़ किसी सर्वर पर नहीं भेजे जाते। आपको न खाता चाहिए, न भुगतान करना होता है। आपको कोई प्रोग्राम या ऐप भी इंस्टॉल नहीं करना होता, क्योंकि टूल सीधे ब्राउज़र में चलते हैं। इसके लिए वेबसाइट लोड होनी चाहिए। प्रक्रिया का विस्तृत विवरण PDF प्रोसेसिंग कैसे काम करती है में दिया गया है।
आपकी मूल फ़ाइल अपरिवर्तित रहती है। हर परिणाम एक नई फ़ाइल होता है, जिसे आप खुद सहेजते हैं। टूल परिणाम को अपने आप अगले टूल में नहीं भेजते। यदि आप कई चरणों को जोड़ते हैं, तो पहले बीच का परिणाम सहेजें और फिर अगले टूल में उस फ़ाइल को चुनें। वहाँ उसे उस टूल के फ़ॉर्मैट, आकार और सामग्री संबंधी नियमों को पूरा करना होगा: PDF का आकार अधिकतम 50 MiB और PDF में बदलने के लिए DOCX फ़ाइल का आकार अधिकतम 20 MiB हो सकता है। लेकिन पृष्ठों के टूल अधिकतम 100 MiB के परिणाम दे सकते हैं, भले ही शुरुआती फ़ाइलें छोटी हों। यदि आपके बीच के परिणाम का आकार 50 MiB से अधिक है, तो अपने डिवाइस पर किसी उपयुक्त PDF प्रोग्राम में उस पर आगे काम करें या शुरुआती सामग्री से उसे फिर से बनाएँ।
दो चरणों का उदाहरण: 20 पृष्ठों वाले स्कैन किए गए दस्तावेज़ में दो पृष्ठ आड़े हैं और उसका आकार भेजने के लिए बहुत बड़ा है।
- घुमाने वाले टूल में दोनों पृष्ठ चुनें, उन्हें घुमाएँ और नई PDF सहेजें।
- आकार घटाने वाले टूल में अभी सहेजी गई फ़ाइल चुनें, शुरुआती स्कैन नहीं। यह तभी काम करेगा जब उसका आकार अधिकतम 50 MiB हो।
- आकार घटाने के बाद मिले परिणाम को खोलें। जाँचें कि सभी पृष्ठ सही दिशा में हैं और आसानी से पढ़े जा सकते हैं।
स्कैन को पढ़ने योग्य बनाए रखने के लिए किन बातों का ध्यान रखना चाहिए, यह स्कैन की गई PDF का आकार घटाएँ मार्गदर्शिका में बताया गया है।
चुनने से पहले सीमाएँ जाँचें
कौन-सी सीमा लागू होगी, यह टूल पर निर्भर करता है। चुनी गई हर PDF, JPG या PNG फ़ाइल का आकार अधिकतम 50 MiB हो सकता है, यानी 5,24,28,800 बाइट। PDF में बदलने के लिए DOCX फ़ाइल का आकार अधिकतम 20 MiB हो सकता है। यदि आप जोड़ने वाले टूल में या JPG और PNG को PDF बनाने वाले टूल में कई फ़ाइलें चुनते हैं, तो उनका कुल आकार अधिकतम 100 MiB हो सकता है। इसके अलावा पृष्ठों, पिक्सेल, पाठ और परिणाम डेटा की सीमाएँ भी हैं, जो टूल समूह के अनुसार अलग-अलग होती हैं।
जोड़ने, विभाजित करने, हटाने, घुमाने और छवि निर्यात करने वाले पृष्ठ टूल के लिए सामान्य PDF ज़रूरी है। इंटरैक्टिव फ़ॉर्म (XFA सहित), डिजिटल हस्ताक्षर या प्रमाणन, एन्क्रिप्शन या पासवर्ड सुरक्षा वाली PDF, PDF पोर्टफ़ोलियो, समाहित फ़ाइल अटैचमेंट वाली PDF और वैकल्पिक परतों वाली PDF अस्वीकार कर दी जाती हैं। आकार घटाने के लिए इन नियमों का केवल एक हिस्सा लागू होता है। वहाँ सामान्य फ़ॉर्म स्वीकार किए जा सकते हैं, लेकिन एन्क्रिप्शन और पहले से मौजूद हस्ताक्षर नहीं।
इन सीमाओं के भीतर भी आपके डिवाइस की कार्यशील मेमोरी कम पड़ सकती है, खासकर बड़ी फ़ाइलों या बहुत सारे पृष्ठों और छवियों के साथ। सटीक जानकारी संबंधित टूल के पृष्ठ पर मिलेगी। एक सारांश फ़ाइल सीमाएँ और समर्थित सुविधाएँ में उपलब्ध है।
काल्पनिक मानों वाला उदाहरण: आप तीन PDF जोड़ना चाहते हैं। पहली का आकार 40 MiB है और उसमें 120 पृष्ठ हैं, दूसरी का आकार 35 MiB है और उसमें 90 पृष्ठ हैं, तीसरी का आकार 30 MiB है और उसमें 60 पृष्ठ हैं।
- हर फ़ाइल का आकार 50 MiB से कम है, इसलिए अलग-अलग देखने पर सभी ठीक हैं।
- इनका कुल आकार 105 MiB है। यह प्रति प्रक्रिया की 100 MiB सीमा से 5 MiB अधिक है।
- इनमें कुल 270 पृष्ठ भी हैं। यह अनुमत 250 से 20 पृष्ठ अधिक है।
- पहले आकार घटाने से 105 MiB की समस्या में मदद मिल सकती है, लेकिन इससे 270 पृष्ठों की संख्या नहीं बदलती। इसलिए इस टूल से सभी पृष्ठों वाली एक ही PDF नहीं बनाई जा सकती।
- यह किया जा सकता है: आप पहली दो फ़ाइलें जोड़ें (75 MiB, 210 पृष्ठ) और तीसरी अलग भेजें। दोनों हिस्से इनपुट आकार और पृष्ठ संख्या की सीमाओं के भीतर रहते हैं। लेकिन यह तभी काम करता है जब प्राप्तकर्ता दो फ़ाइलें स्वीकार करता हो।
छवियों में केवल फ़ाइल का आकार ही नहीं, पिक्सेल की संख्या भी मायने रखती है। 6,000 × 4,000 पिक्सेल की फ़ोटो में 2,40,00,000 पिक्सेल होते हैं, इसलिए यह 4,00,00,000 पिक्सेल की सीमा के भीतर है। 8,000 × 6,000 पिक्सेल की छवि में 4,80,00,000 पिक्सेल होते हैं और वह सीमा से अधिक है।
फ़ाइल आकार और प्रिंट माप की गणना करें
ग्यारह PDF टूल के अलावा छह कैलकुलेटर भी हैं। इनमें से अधिकांश केवल आपके दर्ज किए गए अंकों से गणना करते हैं और किसी फ़ाइल में बदलाव नहीं करते। इनसे आप KB, MB और MiB का रूपांतरण कर सकते हैं, पिक्सेल, DPI और प्रिंट आकार का मिलान कर सकते हैं, संपीड़न दर निकाल सकते हैं और ईमेल अटैचमेंट के आकार का अनुमान लगा सकते हैं। इसके अलावा, आप अपलोड में लगने वाले समय का अनुमान लगा सकते हैं और जाँच सकते हैं कि कई फ़ाइलें अपलोड सीमा के भीतर हैं या नहीं। इस जाँच के लिए आप PDF फ़ाइलें भी चुन सकते हैं। कैलकुलेटर तब आपके डिवाइस पर बाइट में उनका सटीक आकार और जहाँ संभव हो, PDF की पृष्ठ संख्या पढ़ता है। यह फ़ाइलों में बदलाव नहीं करता और उन्हें अपलोड नहीं करता। सभी कैलकुलेटर आपको फ़ाइल आकार और प्रिंट माप की गणना करें पर मिलेंगे।
कैलकुलेटर और टूल एक-दूसरे के पूरक हैं। कैलकुलेटर के अनुसार आपको परिवर्तित इकाइयाँ, पिक्सेल माप और प्रिंट आकार, संपीड़न दर, अटैचमेंट के आकार या अपलोड समय का अनुमान, या सीमा के अनुसार जाँच का परिणाम मिलता है। आपकी फ़ाइल में बदलाव केवल उपयुक्त टूल में होता है।
उदाहरण: किसी पोर्टल पर 2 MiB की सीमा दी गई है। यह 20,97,152 बाइट होता है, जबकि 2 MB केवल 20,00,000 बाइट होता है। यह रूपांतरण कैलकुलेटर करता है, लेकिन इससे आपकी PDF छोटी नहीं होती। उसके लिए आप बाद में आकार सीमा वाले टूल में 2 MiB को लक्षित आकार के रूप में दर्ज करते हैं। यदि फिर भी फ़ाइल छोटी नहीं होती, तो PDF का आकार नहीं घट रहा मार्गदर्शिका आगे मदद करती है।
कौन-से काम अभी उपलब्ध नहीं हैं?
कई PDF टूल संग्रहों और डेस्कटॉप प्रोग्रामों में अधिक सुविधाएँ होती हैं। इस संग्रह में ऊपर दिए गए विवरण के ठीक वही ग्यारह टूल हैं। निम्नलिखित कामों के लिए यहाँ फ़िलहाल कोई टूल नहीं है:
- सीधे JPG या PNG फ़ोटो से और ऐसे पृष्ठों पर पाठ पहचानना, जिनमें पाठ और छवियाँ दोनों हों
- पुरानी DOC फ़ाइलों, Excel और अन्य Office फ़ॉर्मैट का परिवर्तन तथा ऐसा Word परिवर्तन जो सटीक पृष्ठ लेआउट बरकरार रखे
- PDF पृष्ठ पर पाठ और अन्य सामग्री का संपादन
- गोपनीय हिस्सों को सुरक्षित रूप से काला करके मिटाना
- हस्ताक्षर करना या डिजिटल हस्ताक्षर करना
- समाहित छवियों को मूल फ़ाइलों के रूप में निकालना
कैलकुलेटर भी इनमें से किसी सुविधा की जगह नहीं लेते, क्योंकि वे किसी दस्तावेज़ में बदलाव नहीं करते।
उदाहरण: आपके पास फ़ोटो खींचकर बनाया गया अनुबंध JPG के रूप में है और आपको ऐसी PDF चाहिए जिसमें शब्द खोजे जा सकें। JPG और PNG को PDF बनाने वाले टूल से आपको PDF तो मिल जाती है। लेकिन पृष्ठ में केवल फ़ोटो होती है और खोज उसमें कोई शब्द नहीं ढूँढ़ पाती। इस PDF को सहेजें और फिर इसे PDF में पाठ पहचान में चुनें, क्योंकि वहाँ JPG फ़ाइलें सीधे नहीं चुनी जा सकतीं। PDF का आकार अधिकतम 50 MiB और पृष्ठों की संख्या अधिकतम 20 हो सकती है। जर्मन, अंग्रेज़ी या दोनों भाषाएँ चुनें और परिणाम में जाँचें कि पहचाने गए शब्द सही हैं या नहीं, क्योंकि त्रुटिरहित पहचान की गारंटी नहीं है।