কাজ অনুযায়ী টুল নির্বাচন করুন
প্রায় প্রতিটি PDF-এর কাজ তিনটি প্রশ্নের একটি দিয়ে শুরু হয়। ফাইল কি বেশি বড়? পৃষ্ঠায় কি সমস্যা আছে—সংখ্যায় বেশি, পাশ ফিরে আছে বা একাধিক ফাইলে ছড়িয়ে আছে? নাকি অন্য ফরম্যাট দরকার? সারণিতে প্রতিটি লক্ষ্যের জন্য একটি টুল দেওয়া আছে। কী নির্বাচন করবেন এবং শেষে কোন ফাইল ডাউনলোড করবেন, তাও দেখানো হয়েছে।
JPG/PNG ও PDF-এর মধ্যে উভয় রূপান্তর সম্পূর্ণ পৃষ্ঠা নিয়ে কাজ করে। ছবি থেকে PDF তৈরির সময় প্রতিটি JPG বা PNG ছবি হিসেবে একটি পৃষ্ঠায় বসানো হয়। এতে অনুসন্ধানযোগ্য বা সম্পাদনাযোগ্য লেখা তৈরি হয় না; তার জন্য আলাদা পাঠ শনাক্তকরণ টুল আছে। উল্টো রূপান্তরে নির্বাচিত প্রতিটি PDF পৃষ্ঠা সম্পূর্ণভাবে ছবি হিসেবে সংরক্ষিত হয়, পৃষ্ঠায় দৃশ্যমান সবকিছুসহ। PDF-এ এম্বেড করা আলাদা ফটোগুলো মূল ফাইল হিসেবে বের করা হয় না।
ছোট আকারের ফাইল নাকি কম পৃষ্ঠা?
ছোট করার টুল ও পৃষ্ঠার টুল—দুটোতেই ফাইল ছোট হতে পারে। তবে এগুলো একেবারে আলাদা বিষয় বদলায়। সংকুচিত করার সময় টুল PDF কম জায়গায় সংরক্ষণের চেষ্টা করে এবং সব পৃষ্ঠা অন্তর্ভুক্ত থাকে। ভাগ করার সময় একটি PDF থেকে নির্বাচিত পৃষ্ঠাসহ এক বা একাধিক নতুন ফাইল তৈরি হয়। মোছার ক্ষেত্রে চিহ্নিত পৃষ্ঠাগুলো ফলাফলে থাকে না। তাই ভাগ করা ও মোছা বিষয়বস্তু সম্পর্কে সিদ্ধান্ত। প্রাপক নথির অংশ বা আলাদা ফাইল গ্রহণ করলেই এগুলো উপযুক্ত। এ ছাড়া ভাগ করার পর সব অংশের সম্মিলিত আকার মূল ফাইলের চেয়ে ছোট হবেই এমন নয়।
ধরা মান দিয়ে উদাহরণ: চাকরির আবেদনের নথি 12 পৃষ্ঠার এবং আকার 9 MB। পোর্টাল সর্বোচ্চ 5 MB আকারের একটি ফাইল গ্রহণ করে।
- ছোট করা: সব 12 পৃষ্ঠা থাকবে। 5 MB-এ পৌঁছানো যায় কি না, তা ফলাফলেই বোঝা যাবে। আকারের সীমার টুলে সরাসরি 5 MB লক্ষ্য হিসেবে দিতে পারেন।
- পৃষ্ঠা সরানো: ফাইলে পৃষ্ঠা কম থাকবে। তবে জীবনবৃত্তান্ত বা সনদ মোছা পৃষ্ঠার মধ্যে থাকলে সেগুলো বাদ পড়বে।
- ভাগ করা: 12 পৃষ্ঠা থেকে, যেমন, প্রতিটিতে 6 পৃষ্ঠাসহ দুটি ফাইল হবে। পোর্টাল একাধিক আপলোড অনুমোদন করলেই এতে সুবিধা হবে। এ ছাড়া প্রতিটি ফাইলের আকার আলাদাভাবে সর্বোচ্চ 5 MB হতে হবে।
এ ক্ষেত্রে প্রথমে ছোট করাই সঠিক পদক্ষেপ, কারণ সম্পূর্ণ নথি পৌঁছানো দরকার। চাকরির আবেদনে আর কী খেয়াল রাখা উচিত, তা চাকরির আবেদনের PDF ছোট করুন নির্দেশিকায় ব্যাখ্যা করা হয়েছে।
টুলসংগ্রহ যেভাবে কাজ করে
সব এগারোটি PDF টুল একই ধাপ অনুসরণ করে। একটি জানলে অন্যগুলোও সহজে ব্যবহার করতে পারবেন।
- আপনার লক্ষ্যের উপযুক্ত টুল খুলুন।
- ফাইল বা ফাইলগুলো নির্বাচন করুন। টুলভেদে এগুলো PDF, JPG ও PNG ছবি অথবা DOCX ফাইল হতে পারে।
- সেটিংস নির্ধারণ করুন, যেমন পৃষ্ঠা নির্বাচন, ক্রম, ঘোরানোর কোণ, লক্ষ্য আকার বা ছবির ফরম্যাট।
- ফলাফল ডাউনলোড করুন। অন্যকে দেওয়ার আগে খুলে যাচাই করুন।
এ সময় কি আপনার ফাইল আপলোড হয়? প্রক্রিয়াকরণ আপনার ডিভাইসে ব্রাউজারের র্যামে হয়। ইন্টারনেট থেকে শুধু ওয়েবসাইটটি লোড হয়, অর্থাৎ প্রোগ্রামের কোড ও পৃষ্ঠার উপাদানগুলো। প্রক্রিয়াকরণের জন্য আপনার নথি কোনো সার্ভারে পাঠানো হয় না। অ্যাকাউন্ট বা অর্থপ্রদান কোনোটিই দরকার নেই। কোনো প্রোগ্রাম বা অ্যাপও ইনস্টল করতে হবে না, কারণ টুলগুলো সরাসরি ব্রাউজারে চলে। এ জন্য ওয়েবসাইট লোড থাকতে হবে। বিস্তারিত প্রক্রিয়া PDF প্রক্রিয়াকরণ যেভাবে কাজ করে-এ বর্ণনা করা হয়েছে।
আপনার মূল ফাইল অপরিবর্তিত থাকে। প্রতিটি ফলাফল নতুন ফাইল, যা আপনি নিজে সংরক্ষণ করেন। টুলগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফলাফল পরের টুলে পাঠায় না। একাধিক ধাপ মিলিয়ে কাজ করলে আগে মধ্যবর্তী ফলাফল সংরক্ষণ করুন, তারপর পরের টুলে সেই ফাইল নির্বাচন করুন। সেখানে ফরম্যাট, আকার ও বিষয়বস্তু নিয়ে সেই টুলের নিজস্ব নিয়ম পূরণ করতে হবে: PDF সর্বোচ্চ 50 MiB হতে পারে, আর PDF-এ রূপান্তরের DOCX ফাইল সর্বোচ্চ 20 MiB। তবে পৃষ্ঠার টুলগুলো ছোট মূল ফাইল থেকেও সর্বোচ্চ 100 MiB আকারের ফলাফল দিতে পারে। মধ্যবর্তী ফলাফল 50 MiB-এর বেশি হলে আপনার ডিভাইসে উপযুক্ত PDF প্রোগ্রামে পরের কাজ করুন অথবা মূল উপাদান থেকে আবার তৈরি করুন।
দুই ধাপের উদাহরণ: 20 পৃষ্ঠার স্ক্যান করা একটি নথিতে দুটি পৃষ্ঠা পাশ ফিরে আছে এবং পাঠানোর জন্য নথিটি বেশি বড়।
- ঘোরানোর টুলে ওই দুটি পৃষ্ঠা নির্বাচন করে ঘোরান এবং নতুন PDF সংরক্ষণ করুন।
- ছোট করার টুলে এইমাত্র সংরক্ষিত ফাইলটি বাছুন, মূল স্ক্যানটি নয়। ফাইল সর্বোচ্চ 50 MiB হলে এটি কাজ করবে।
- ছোট করা ফলাফল খুলুন। সব পৃষ্ঠা সঠিক দিকে আছে এবং ভালোভাবে পড়া যাচ্ছে কি না যাচাই করুন।
স্ক্যানের লেখা পড়ার উপযোগিতা বজায় রাখতে কী খেয়াল করা উচিত, তা স্ক্যান করা PDF ছোট করুন নির্দেশিকায় আছে।
নির্বাচনের আগে সীমা যাচাই করুন
কোন সীমা প্রযোজ্য তা টুলের ওপর নির্ভর করে। নির্বাচিত প্রতিটি PDF, JPG বা PNG ফাইল সর্বোচ্চ 50 MiB হতে পারে, যা ৫,২৪,২৮,৮০০ বাইট। PDF-এ রূপান্তরের জন্য DOCX ফাইল সর্বোচ্চ 20 MiB হতে পারে। PDF একত্র করা বা JPG ও PNG থেকে PDF তৈরির সময় একাধিক ফাইল বাছলে সেগুলোর সম্মিলিত আকার সর্বোচ্চ 100 MiB হতে পারে। এ ছাড়া পৃষ্ঠা, পিক্সেল, লেখা ও ফলাফলের ডেটার সীমা আছে, যা টুলের ধরনভেদে আলাদা।
একত্র করা, ভাগ করা, সরানো, ঘোরানো এবং ছবি হিসেবে রপ্তানির পৃষ্ঠার টুলগুলোর জন্য সাধারণ PDF দরকার। ইন্টারঅ্যাকটিভ ফর্মযুক্ত (XFA-সহ), ডিজিটাল স্বাক্ষর বা প্রত্যয়নযুক্ত, এনক্রিপ্ট করা বা পাসওয়ার্ড-সুরক্ষিত PDF, PDF পোর্টফোলিও, এম্বেড করা সংযুক্ত ফাইলযুক্ত PDF এবং ঐচ্ছিক স্তরযুক্ত PDF প্রত্যাখ্যান করা হয়। ছোট করার ক্ষেত্রে এই নিয়মগুলোর কিছু প্রযোজ্য। সেখানে সাধারণ ফর্ম ব্যবহার করা যায়, কিন্তু এনক্রিপশন ও বিদ্যমান স্বাক্ষর গ্রহণ করা হয় না।
এই সীমার মধ্যেও আপনার ডিভাইসের র্যামের সীমাবদ্ধতা বাধা হতে পারে, বিশেষ করে বড় ফাইল বা অনেক পৃষ্ঠা ও ছবি থাকলে। নির্দিষ্ট তথ্য সংশ্লিষ্ট টুলের পৃষ্ঠায় পাবেন। ফাইলের সীমা ও সমর্থিত সুবিধা-এ সামগ্রিক বিবরণ আছে।
ধরা মান দিয়ে উদাহরণ: আপনি তিনটি PDF একত্র করতে চান। প্রথমটির আকার 40 MiB ও 120 পৃষ্ঠা, দ্বিতীয়টির 35 MiB ও 90 পৃষ্ঠা, তৃতীয়টির 30 MiB ও 60 পৃষ্ঠা।
- প্রতিটি ফাইল 50 MiB-এর নিচে, তাই আলাদাভাবে সব ঠিক আছে।
- সব মিলিয়ে 105 MiB। এটি প্রতিবারের 100 MiB সীমার চেয়ে 5 MiB বেশি।
- এ ছাড়া সব মিলিয়ে 270 পৃষ্ঠা। এটি অনুমোদিত 250-এর চেয়ে 20 পৃষ্ঠা বেশি।
- আগে ছোট করলে 105 MiB আকারের সমস্যায় সাহায্য হতে পারে, কিন্তু 270 পৃষ্ঠার সংখ্যায় কোনো পরিবর্তন হবে না। তাই এই টুলে সব পৃষ্ঠা নিয়ে একটি PDF তৈরি করা সম্ভব নয়।
- এভাবে করতে পারেন: প্রথম দুটি ফাইল একত্র করুন (75 MiB, 210 পৃষ্ঠা) এবং তৃতীয়টি আলাদাভাবে পাঠান। উভয় অংশের ইনপুট ও পৃষ্ঠা সংখ্যা সীমার মধ্যে থাকে। তবে প্রাপক দুটি ফাইল গ্রহণ করলেই এটি কার্যকর হবে।
ছবির ক্ষেত্রে শুধু ফাইলের আকার নয়, পিক্সেল সংখ্যাও গুরুত্বপূর্ণ। ৬,০০০ × ৪,০০০ পিক্সেলের একটি ফটোতে ২,৪০,০০,০০০ পিক্সেল থাকে, যা ৪,০০,০০,০০০ পিক্সেলের সীমার নিচে। ৮,০০০ × ৬,০০০ পিক্সেলের একটি ছবিতে ৪,৮০,০০,০০০ পিক্সেল থাকে এবং তা সীমা ছাড়িয়ে যায়।
ফাইলের আকার ও মুদ্রণের মাপ হিসাব করুন
এগারোটি PDF সরঞ্জামের পাশাপাশি ছয়টি ক্যালকুলেটরও রয়েছে। বেশির ভাগ ক্যালকুলেটর শুধু আপনার দেওয়া সংখ্যা দিয়ে হিসাব করে, কোনো ফাইল প্রক্রিয়াকরণ করে না। এগুলো দিয়ে আপনি KB, MB ও MiB-এর মধ্যে রূপান্তর করতে, পিক্সেল, DPI ও মুদ্রণের মাপ মিলিয়ে দেখতে, সংকোচনের হার নির্ণয় করতে এবং ইমেইলের সংযুক্তির আকার অনুমান করতে পারেন। এ ছাড়া আপলোডের আনুমানিক সময় হিসাব করতে এবং একাধিক ফাইল আপলোডের সীমার মধ্যে আছে কি না যাচাই করতে পারেন। এই যাচাইয়ের জন্য PDF ফাইলও নির্বাচন করতে পারেন। ক্যালকুলেটর তখন আপনার ডিভাইসেই ফাইলের সঠিক আকার বাইটে পড়ে এবং সম্ভব হলে PDF-এর পৃষ্ঠাসংখ্যাও পড়ে। এটি ফাইল পরিবর্তন বা আপলোড করে না। সব ক্যালকুলেটর পাবেন ফাইলের আকার ও মুদ্রণের মাপ হিসাব করুন-এ।
ক্যালকুলেটর ও টুল একে অন্যের পরিপূরক। ক্যালকুলেটরভেদে রূপান্তরিত একক, পিক্সেলের মাপ ও মুদ্রণের মাপ, সংকোচনের হার, সংযুক্তির আকার বা আপলোডের সময়ের অনুমান অথবা সীমার সঙ্গে তুলনা পাবেন। আপনার ফাইল কেবল উপযুক্ত টুলেই পরিবর্তিত হয়।
উদাহরণ: একটি পোর্টালের সীমা 2 MiB। এটি ২০,৯৭,১৫২ বাইট, অন্যদিকে 2 MB হলে তা কেবল ২০,০০,০০০ বাইট হতো। এই রূপান্তর ক্যালকুলেটর করে দেয়, তবে এতে আপনার PDF ছোট হয় না। সে জন্য পরে আকারের সীমার টুলে লক্ষ্য আকার হিসেবে 2 MiB দিন। তবুও ফাইল ছোট না হলে PDF ছোট হচ্ছে না নির্দেশিকা সাহায্য করবে।
কোন কাজগুলো এখনো উপলব্ধ নয়?
অনেক PDF টুলসংগ্রহ ও ডেস্কটপ প্রোগ্রামে আরও বেশি সুবিধা থাকে। এই সংগ্রহে ওপরের তালিকার ঠিক এগারোটি টুল আছে। নিচের কাজগুলোর জন্য বর্তমানে এখানে কোনো টুল নেই:
- সরাসরি JPG বা PNG ফটো থেকে এবং একই সঙ্গে লেখা ও ছবি থাকা পৃষ্ঠায় পাঠ শনাক্তকরণ
- পুরোনো DOC ফাইল, Excel ও অন্যান্য Office ফরম্যাট রূপান্তর এবং পৃষ্ঠার হুবহু বিন্যাস বজায় রেখে Word রূপান্তর
- PDF পৃষ্ঠার লেখা ও অন্যান্য বিষয়বস্তু সম্পাদনা
- গোপনীয় অংশ নিরাপদে কালো করে মুছে দেওয়া
- স্বাক্ষর করা বা ডিজিটাল স্বাক্ষর দেওয়া
- এম্বেড করা ছবি মূল ফাইল হিসেবে বের করা
ক্যালকুলেটরগুলোও এসব সুবিধার বিকল্প নয়, কারণ এগুলো কোনো নথি বদলায় না।
উদাহরণ: আপনার কাছে ছবি তোলা একটি চুক্তি JPG হিসেবে আছে এবং এমন PDF দরকার যেখানে শব্দ অনুসন্ধান করা যায়। JPG ও PNG থেকে PDF তৈরির টুল দিয়ে PDF পাবেন ঠিকই। তবে পৃষ্ঠায় শুধু ফটো থাকবে এবং অনুসন্ধানে কোনো শব্দ পাওয়া যাবে না। এই PDF সংরক্ষণ করে তারপর PDF-এর পাঠ শনাক্তকরণ টুলে নির্বাচন করুন, কারণ সেখানে সরাসরি JPG ফাইল নির্বাচন করা যায় না। PDF সর্বোচ্চ 50 MiB আকারের এবং সর্বোচ্চ 20 পৃষ্ঠার হতে পারে। জার্মান, ইংরেজি বা উভয় ভাষা নির্বাচন করুন এবং ফলাফলে শনাক্ত করা শব্দ সঠিক কি না যাচাই করুন, কারণ নির্ভুল শনাক্তকরণের নিশ্চয়তা নেই।