تقليل حجم PDF للبريد الإلكتروني: التمييز بين حجم المرفقات وحجم الرسالة

أي حد ينطبق: حد المرفقات أم حد الرسالة كاملة؟

لا تقيس جميع حدود البريد الإلكتروني الشيء نفسه. فبعضها يحدّد إجمالي حجم الملفات التي ترفقها كما هي محفوظة على جهازك. وبعضها الآخر يحدّد حجم الرسالة كاملة. ويشمل ذلك المرفقات بصيغتها المرمّزة، ونص رسالتك، والصور المدرجة، والترويسات التقنية. وقد تكون لصندوق بريدك ولخادم بريد المستلم حدود خاصة بكل منهما أيضًا. ويجب أن تلتزم رسالتك بالحدود لدى الطرفين.

Gmail: حد قدره 25 MB لجميع المرفقات مجتمعة

وفق مساعدة Gmail: إرسال مرفقات الملفات مع رسائل Gmail، يبلغ الحد للحسابات الشخصية 25 MB لجميع المرفقات مجتمعة. وهذا لا يعني 25 MB لكل ملف. لذا فإن ملفي PDF بحجم 15 MB لكل منهما يتجاوزان الحد بالفعل، رغم أن كل ملف بمفرده أصغر منه بكثير. وعند تجاوز الحد، يستبدل Gmail المرفقات تلقائيًا برابط Google Drive. أما في حسابات العمل أو المدرسة ضمن Google Workspace، فيحدّد المشرف الحدود. وتسري هناك قواعد مؤسستك. ولا توضّح صفحة المساعدة عدد البايتات التي تعتمدها Google لحساب MB. لذلك اترك هامشًا إذا كان المجموع قريبًا جدًا من 25 MB.

لماذا يعرض Outlook أرقامًا مختلفة عن Gmail؟

لا يشير اسم «Outlook» إلى صندوق بريد واحد بحد ثابت. تذكر Microsoft قيمًا مختلفة بحسب المنتج، وتقيس هذه القيم أشياء مختلفة. فوفق مساعدة Microsoft بشأن Outlook.com، يبلغ الحد في Outlook.com مقدار 25 MB لرسالة البريد الإلكتروني كاملة، بما فيها النص والملفات المدرجة. أما لبرنامج Outlook الكلاسيكي مع حسابات البريد عبر الإنترنت، فتصف Microsoft Learn: خطأ Outlook عند تجاوز حجم المرفقات المسموح به قيمة افتراضية قدرها 20 MB لإجمالي المرفقات. وفي حسابات Exchange، يُعتد بالحد المضبوط على الخادم. لذا لا يوجد تعارض بين Gmail وOutlook؛ فهما يشيران إلى حسابات مختلفة وأحجام مرجعية مختلفة. وحتى الرقم نفسه، 25 MB، لا يعني الشيء نفسه في Gmail وOutlook.com. وإذا كنت تستخدم حساب عمل أو مدرسة، فمن الأفضل أن تسأل قسم تقنية المعلومات عن الحد الذي ينطبق على صندوق بريدك.

إليك كيفية معرفة الحد الذي ستقارن به حجم الملف أو الرسالة:

1. حدّد الحساب الذي ترسل منه: حساب شخصي أم حساب عمل أو مدرسة، وعبر المتصفح أم عبر برنامج بريد.
2. تحقّق مما إذا كان الحد يخص ملفًا واحدًا، أو جميع المرفقات مجتمعة، أو الرسالة كاملة.
3. تحقّق مما إذا كان المستلم قد حدّد متطلبات خاصة، مثلًا في إعلان وظيفة، أو خطاب مرافق، أو رسالة خطأ تخص رسالة بريد إلكتروني سابقة.
4. دوّن كل حد مع نوع الحجم الذي ينطبق عليه. يجب أن تلتزم رسالتك بجميع هذه الحدود في الوقت نفسه.

لماذا يبدو المرفق أكبر داخل رسالة البريد الإلكتروني؟

لا يكبر ملف PDF الموجود على جهازك بمجرد إرفاقه. لكنه يُحوَّل إلى محارف نصية عند الإرسال، لأن نقل البريد الإلكتروني مصمّم للتعامل مع النصوص. ويُستخدم عادةً ترميز Base64 لهذا الغرض، كما هو موضّح في IETF RFC 2045: ترميز نقل المحتوى Base64. وفيه تتحول كل 3 بايت من الملف إلى 4 محارف. وإذا لم تكتمل المجموعة الأخيرة، تُستكمل بمحارف حشو حتى تبلغ 4 محارف. ويجب ألا يتجاوز طول الأسطر المرمّزة 76 محرفًا، كما يضيف كل فاصل سطر 2 بايت أخرى. وإلى جانب المرفق، تُضاف ترويسات الرسالة ونصّك وفواصل MIME التي تفصل أجزاء الرسالة بعضها عن بعض.

Base64 مجرد ترميز وليس تشفيرًا. وعند فك ترميز Base64 صالح بطريقة صحيحة، تُستعاد البايتات نفسها تمامًا الموجودة في ملف PDF. ولا توجد نسبة زيادة ثابتة تصح لكل رسالة بريد إلكتروني، لأن النص والترويسات يختلفان من رسالة إلى أخرى. لكن يمكنك حساب الجزء الناتج مباشرةً عن المرفق بدقة.

لماذا يتحول حجم ٤٫٩ MB إلى أكثر من 6 MB في البريد الصادر؟

قد يفسّر هذا التأثير تحديدًا ظهور حجم ملف بنحو ٤٫٩ MB، بينما يزيد حجم رسالة البريد الإلكتروني في البريد الصادر على 6 MB. ففي المثال الافتراضي أعلاه، ينتج عن حجم مفترض قدره ٤٬٩٠٠٬٠٠٠ بايت مرفق مرمّز بحجم ٦٬٧٠٥٬٢٦٦ بايت، أي نحو ٦٫٧ MB، حتى دون النص والترويسات. ولم يتغيّر ملف PDF نفسه خلال ذلك.

يبقى أمران غير محسومين في الرسالة الفعلية. أولًا، يعتمد الأمر على البرنامج: هل تعني «٤٫٩ MB» بالضبط ٤٬٩٠٠٬٠٠٠ بايت، أم أُجري الحساب على أساس ١٬٠٤٨٬٥٧٦ بايت لكل MiB؟ يمكنك حساب الفرق عبر التحقّق من وحدات حجم الملفات. وثانيًا، الحد الساري فعلًا هو الذي يحدّد ما إذا كان حجم ٦٫٧ MB أكبر من المسموح.

تقليل حجم PDF وحساب حجم الرسالة

بحسب الحد الذي حدّدته في الخطوة الأولى، ستقارن في النهاية عدد بايتات الملف المحفوظ أو عدد بايتات الرسالة المرمّزة. والخطوات واحدة في الحالتين: تقلّل أولًا حجم الملف الفعلي، ثم تجري الحساب باستخدام عدد بايتاته الحقيقي.

1. في أداة الضغط ضمن ضغط PDF قبل الإرسال، حدّد ملف PDF الأصلي باستخدام «اختيار ملف PDF»، وليس نسخة سبق تقليل حجمها. يمكن معالجة ملفات يصل حجمها إلى 50 MiB ‏(٥٢٬٤٢٨٬٨٠٠ بايت). تجري المعالجة في متصفحك، ولا يُرفع الملف إلى خادم معالجة لهذا الغرض. ويبقى ملفك الأصلي دون تغيير.
2. ابدأ بطريقة «متوازن». وإذا لم تكفِ، فجرّب «ملف أصغر حجمًا». وقد تُعاد خلالها عملية ضغط الصور المضمّنة بدرجة أكبر. أما «تحسين دون فقدان البيانات» فيغيّر البنية الداخلية فقط دون تعمّد تغيير جودة الصور، لكنه يحقّق غالبًا توفيرًا أقل. وإذا لم تحقّق أي طريقة توفيرًا، فستحصل على الملف الأصلي مجددًا.
3. إذا كان لديك رقم محدّد، فافتح تقليل حجم PDF إلى حجم مستهدف وحدّد ملف PDF الأصلي مرة أخرى عبر «اختيار ملف PDF»، لأن الملف والنتيجة من أداة الضغط لا ينتقلان إلى هذه الأداة. وينطبق هنا أيضًا حد قدره 50 MiB لكل ملف. ثم أدخل الحجم المستهدف؛ وستعرض النتيجة «تم بلوغ الحجم المستهدف» أو «لم يتم بلوغ الحجم المستهدف». ولا تُقتطع الصفحات لتحقيق ذلك. وإذا كان الحد ينطبق على الرسالة كاملة، فاضبط الحجم المستهدف على قيمة أقل بوضوح من الحد، لأن الترميز سيضيف حجمًا آخر.
4. قارن «الأصل» و«النتيجة» صفحة بصفحة باستخدام «صفحة المقارنة السابقة» و«صفحة المقارنة التالية». ثم احفظ النتيجة. يجب أن تبقى الكتابة الصغيرة والجداول والأختام والتوقيعات واضحة ومقروءة.
5. أدخل العدد الدقيق لبايتات الملف المحفوظ وكل مرفق إضافي على حدة ضمن حساب حجم المرفقات والرسالة. ستجد عدد البايتات في خصائص الملف على جهازك.
6. إذا أردت المقارنة بحد معيّن، ففعّل أولًا خيار «المقارنة بحد للحجم». ثم أدخل الحد مع وحدته واختر نوع الحجم المناسب: لحد مثل حد Gmail الشخصي، اختر «إجمالي حجم المرفقات الأصلية»، ولحد مثل حد Outlook.com اختر «الحجم المقدّر للرسالة المرمّزة». القيمة المضبوطة مسبقًا، وهي 25 MB، مجرد مثال للبدء؛ استبدلها بالحد الفعلي لديك. ويمكنك إدخال زيادة مفترضة بالبايت للنص والترويسات. القيمة المضبوطة مسبقًا هي 0؛ وإذا لم ترد احتساب زيادة، فاترك هذه القيمة 0 كما هي بدلًا من إفراغ الحقل.

أدخل المرفقات المتعددة دائمًا كلًا على حدة بدلًا من جمع أحجامها مسبقًا. يُرمَّز كل ملف منفردًا، وتُضاف إليه محارف الحشو وفواصل الأسطر الخاصة به. لذلك قد تحصل على قيمة مختلفة قليلًا إذا حسبت المجموع بوصفه ملفًا واحدًا.

لا تقبل أداة الضغط ملفات PDF الموقّعة رقميًا أو المعتمدة بشهادة رقمية، ولا ملفات PDF المشفّرة بكلمة مرور. أما صورة التوقيع المرئية الممسوحة ضوئيًا فلا تُعد في حد ذاتها توقيعًا رقميًا.

إذًا قد يكون الملف نفسه أقل من أحد الحدّين بفارق مريح، وأكبر بكثير من الحد الآخر. لذلك لا تقلّل الحجم تلقائيًا إلى رقم مستدير مثل 10 MB. حدّد أولًا نوع الحجم الذي ينطبق عليه الحد، ثم الرقم.

هل يمكنني استخدام الحاسبة لضمان وصول البريد الإلكتروني؟

لا. تعتمد الحاسبة على الأحجام التي تدخلها وعلى الزيادة التي تفترضها بنفسك. وهي لا تحاكي رسالة بريد إلكتروني كاملة، ولا ترسل شيئًا، ولا تعرف خادم بريد المستلم. نجاح المقارنة يعني فقط أن الرقم الذي أدخلته لا يتجاوز الحد المحدّد؛ وتعدّ الحاسبة القيمة المساوية للحد تمامًا مناسبة. لذلك، إذا طلب المستلم حجمًا «أقل من 5 MB»، فاختر رقمًا أدنى قليلًا. وإذا كنت تقارن بحد للرسالة كاملة وكان الحجم قريبًا جدًا منه، فإن ترك فارق تختاره بنفسك يمنحك مساحة إضافية للنص والترويسات التي لا تعرف حجمها بدقة. أما إذا كان الحد يخص المرفقات الأصلية فقط، فلا تحتاج إلى هامش لهذا الغرض.

عندما يكون الرابط أنسب

أحيانًا لا يمكن تقليل حجم PDF بالقدر الكافي دون أن يصبح غير مقروء. أو قد يتجاوز مجموع عدة مستندات الحد. عندئذ قد يكون رابط الملف هو الخيار الأفضل، بشرط أن يقبل المستلم الروابط. فبعض المستلمين، مثلًا عند التقدّم لوظيفة، يطلبون مرفقًا صراحةً. وفي هذه الحالة، التزم بطلبهم.

متى يرسل Gmail رابط Drive؟

يحدث ذلك تلقائيًا في حساب Gmail الشخصي: إذا تجاوز مجموع المرفقات 25 MB، يدرج Gmail رابط Google Drive بدلًا من الملفات. ولكي يتمكّن المستلم من فتح PDF، يحتاج إلى صلاحية الوصول إليه. ووفق Google: إرسال مرفقات Google Drive في Gmail، ينبّه Gmail إذا كان أحد المستلمين يفتقر إلى الإذن. وقد تعتمد خيارات المشاركة المتاحة أيضًا على قواعد مؤسستك. لا تشارك ملف PDF شخصيًا أو سريًا إلا مع الأشخاص المقصودين، بدلًا من إتاحته لكل من لديه الرابط. كما أن وصول الرابط لا يعني أن المستلم يقبل الروابط السحابية. فبعض جهات العمل لا تسمح بذلك.

لا يخزّن هذا الموقع ملفات لك، ولا يرسل رسائل بريد إلكتروني. أنشئ الرابط من خلال مزوّد البريد أو الخدمة السحابية الذي تستخدمه.

طرق أخرى إذا بقي ملف PDF كبيرًا جدًا

• أعِد إنشاء الملف بدلًا من مواصلة ضغطه: إذا كان PDF صادرًا عن برنامج لمعالجة النصوص، فقد ينتج عن تصديره من جديد ملف أصغر. وبالنسبة إلى الملفات الممسوحة ضوئيًا، قد يفيد إجراء مسح جديد بدقة مناسبة؛ للمزيد راجع تقليل حجم ملف PDF ممسوح ضوئيًا.
• قسّم الملف إذا كان إرسال عدة رسائل مسموحًا: باستخدام تقسيم PDF، توزّع الصفحات على عدة ملفات. ويعتمد حجم كل ملف جزئي على صفحاته.
• استخدم ZIP بحذر: غالبًا لا يصغر ملف PDF المضغوط جيدًا أصلًا إلا قليلًا داخل أرشيف ZIP، كما أن بعض المستلمين لا يقبلون ملفات ZIP.
• يبقى PDF بصيغة PDF: إذا كان المستلم يتوقع ملف PDF، فلا ترسل الصفحات على هيئة صور JPG.

إذا لم يصغر الملف عند الضغط، أو صغر قليلًا فقط، فستجد الأسباب الشائعة في حجم PDF لا ينخفض.

تحقّق قبل الإرسال

قبل النقر على إرسال، من المفيد إجراء مراجعة أخيرة للملف نفسه الذي سترفقه.

• افتح ملف PDF المحفوظ مرة أخرى: هل جميع الصفحات موجودة، وبالترتيب الصحيح، ومقروءة في كل المواضع؟
• أرفق الملف نفسه الذي فحصته، والذي يلتزم بالحد ويبقى واضحًا ومقروءًا. وقد يكون هذا هو الملف الأصلي دون تغيير إذا كان يلتزم بالحد بالفعل.
• احتسب كل شيء: جميع المرفقات، وكذلك النص وتوقيع البريد والصور المدرجة إذا كان الحد يخص الرسالة.
• عندما يكون الحد للمرفقات، كما في Gmail الشخصي، قارن مجموع بايتات جميع المرفقات كما هي محفوظة. لا تدخل زيادة الترميز في هذا الحساب.
• عندما يكون الحد للرسالة كاملة، قارن المرفقات المرمّزة مضافًا إليها النص والترويسات وفواصل MIME.
• التزم أيضًا بمتطلبات المستلم، حتى إذا كان صندوق بريدك يسمح بحجم أكبر.

إذا ارتدّت رسالة البريد الإلكتروني

اقرأ رسالة الخطأ بعناية. إذا ذكرت حجمًا ووضّحت ما إذا كان الحد ينطبق على المرفقات أم على الرسالة كاملة، فأعِد الحساب باستخدام هذه المعلومات تحديدًا. وتحقّق أيضًا من الملفات التي كانت مرفقة بالفعل. وإذا بقي ما يقبله المستلم غير واضح، فاسأله عن طريقة يقبلها، مثل رابط أو عدة رسائل بريد إلكتروني.