هل تقرأ أولًا أم تقلل الحجم مباشرة؟
لا يلزم أن تقرأ إرشادات قبل البدء. إذا كنت تريد فقط تقليل حجم PDF، فافتح ضغط PDF واختر طريقة هناك. وإذا حدد المستلم حجمًا أقصى، فأدخله في تقليل حجم PDF إلى حجم مستهدف بوحدة KB أو MB أو MiB. تحاول الأداة بعد ذلك إنشاء ملف لا يتجاوز هذه القيمة. لكنها لا تستطيع ضمان ذلك لكل ملف PDF.
تكون الإرشادات مفيدة إذا لم تكن النتيجة مناسبة أو إذا أردت توضيح مسألة قبل البدء. يحدث ذلك مثلًا إذا ظل الملف كبيرًا، أو أصبح الخط غير واضح، أو كان جهازك يوفر طرقًا خاصة به، أو لم تكن تعرف أصلًا الحد المطبق.
حجم الملف وجودة الصور
يعتمد مقدار انخفاض حجم PDF وشكله بعد ذلك على مكوناته. ولذلك تبدأ معرفة سبب المشكلة بما تلاحظه حاليًا.
في مسائل جودة الصور، يكمل دليلان أحدهما الآخر. فدليل الضغط والجودة يشرح ما الذي يتغير في ملف PDF موجود بالفعل. أما دليل المسح الضوئي فيبدأ من مرحلة أسبق، وهي إعدادات الماسح الضوئي أو تطبيق المسح لديك.
إرشادات لجهازك
يوفر كل نظام تشغيل طرقًا خاصة به لتقليل حجم PDF. وهذه الطرق لا تعمل بالطريقة نفسها في كل مكان. ولذلك تذكر إرشادات الأجهزة التطبيق المحدد، وعند الحاجة إصدار النظام الذي تستند إليه الخطوات.
- Mac: باستخدام تطبيق المعاينة، تصدّر نسخة منفصلة ثم تتحقق مما إذا أصبح حجمها أصغر فعلًا وما إذا كانت لا تزال واضحة القراءة.
- Windows: تعمل إما في المتصفح دون تثبيت أو باستخدام برنامج مثبت مثل PDF24 Creator، الذي يعمل دون اتصال بالإنترنت وفقًا للشركة المطورة.
- iPhone وiPad: تستند الخطوات إلى أدلة مستخدم Apple، وتذكر في كل حالة إصدار iOS أو iPadOS الذي تنطبق عليه. وتُشرح خطوات iPhone وiPad بصورة منفصلة، لأن مسارًا يعمل على أحد الجهازين لا ينطبق تلقائيًا على الآخر.
- Android: يرشدك الدليل من التحرير في المتصفح حتى الملف المحفوظ، الذي تجده في تنزيلات Chrome أو في تطبيق الملفات على جهازك. وقد تختلف التطبيقات والقوائم بحسب الشركة المصنعة.
- دون رفع أو دون اتصال بالإنترنت تمامًا: ستعرف هنا معنى التحرير في المتصفح على جهازك، ولماذا يحتاج رغم ذلك إلى الإنترنت للتحميل. ويتناول الدليل أيضًا البرامج المثبتة التي تعمل دون شبكة.
إذا كانت قوائم جهازك تختلف بوضوح عن الوصف، فقارن أولًا إصدار نظامك بالإصدار المذكور في الإرشادات.
طلبات التوظيف والبريد الإلكتروني وبوابات الرفع
الجهة التي تستقبل الملف هي دائمًا من يحدد حجمه المسموح. وقد تكون صاحب عمل أو بوابة التوظيف التابعة له، أو مزود بريدك الإلكتروني، أو جامعة، أو جهة حكومية. تحقّق لديها أولًا من الحد المطبق. وتحقق أيضًا مما إذا كان يُحتسب لكل ملف أو لجميع الملفات مجتمعة، وما الصيغ المسموح بها.
- إعداد مستندات طلب التوظيف: تقليل حجم السيرة الذاتية والشهادات دون فقد صفحات أو أختام أو أرقام صغيرة.
- إعداد PDF للبريد الإلكتروني: معرفة ما إذا كان مزودك يحدد حجم المرفقات أم الرسالة كاملة.
- مستندات uni-assist: إعداد المستندات للرفع في My assist دون فقد الصفحات أو الترجمات أو التصديقات المطلوبة.
- المستندات الإثباتية لـELSTER: إعداد المرفقات لنماذج ELSTER محددة. وينطبق كل شرط على النموذج المذكور معه فقط.
باستخدام فحص حدود الرفع، تقارن ملفاتك بالقيم التي تدخلها بنفسك من متطلبات المستلم. وتشمل الحجم لكل ملف والحجم الإجمالي والعدد والصفحات. وتقرأ الحاسبة لهذا الغرض حجم ملفات PDF وعدد صفحاتها قدر الإمكان. وهي لا تغير أي ملف وليست متصلة بأي بوابة. ولذلك فإن اجتياز المقارنة لا يعني أن المستلم سيقبل الملف.
انتبه إلى الوحدة: كل 1 MB يساوي ١٬٠٠٠٬٠٠٠ بايت، وكل 1 MiB يساوي ١٬٠٤٨٬٥٧٦ بايت. وإذا كتب المستلم «MB» فقط، فلا يتضح دائمًا أي طريقة حساب يقصد. وتوضح لك أداة التحويل بين KB وMB مقدار الفرق.
التوقيعات والنماذج ومعالجة البيانات
بعض ملفات PDF لا يكفي أن تبدو جيدة بعد تقليل حجمها، بل يجب أن تظل وظائفها تعمل أيضًا. يتيح التوقيع الرقمي التحقق ممن وقّع المستند وما إذا كان قد عُدّل بعد ذلك. ولذلك قد يصبح هذا التوقيع غير صالح إذا أعاد برنامج كتابة الملف. أما صورة توقيعك المدرجة فليست سوى صورة. وترفض أداة الضغط لدينا ملفات PDF الموقعة رقميًا والمشفرة. ويشرح دليل PDF مع التوقيعات والنماذج ما يعنيه ذلك لك وكيف تُعالَج النماذج.
توضح صفحة معالجة الملفات والأمان إلى أين تنتقل محتويات ملفاتك أثناء المعالجة، وما يحدث عند التنزيل أو إعادة الضبط. ويعرض دليل كيف تعمل معالجة PDF الخطوات من الاختيار إلى الحفظ.
مباشرة إلى الأداة المناسبة
لا يحل الضغط كل مشكلة. فكثيرًا ما تساعد خطوة أخرى في العمل على ملف PDF:
- تقسيم PDF، إذا كان المستلم يقبل عدة ملفات أصغر وكان المطلوب الاحتفاظ بجميع الصفحات.
- دمج ملفات PDF، إذا كانت البوابة تشترط ملفًا واحدًا فقط.
- تحويل الصور إلى PDF، إذا كانت مستنداتك الممسوحة ضوئيًا لا تزال بصيغة JPG أو PNG.
- حاسبات PDF للوحدات وأبعاد الطباعة ونسبة الضغط وحجم البريد الإلكتروني ووقت الرفع.
- نظرة عامة على جميع أدوات PDF، مرتبة حسب المهمة.
لمعرفة الملفات التي تقبلها الأدوات وحدودها، راجع حدود الملفات والوظائف المدعومة.