Избери инструмент според задачата
Почти всяка задача с PDF започва с един от три въпроса. Твърде голям ли е файлът? Има ли проблем със страниците, защото са твърде много, завъртени са настрани или са разпределени в няколко файла? Или ти трябва друг формат? Таблицата свързва всяка цел с подходящ инструмент. Тя показва и какво избираш и какъв файл изтегляш накрая.
Двете преобразувания между JPG/PNG и PDF работят с цели страници. При преобразуването от изображения в PDF всеки JPG или PNG се поставя като изображение на страница. При това не се създава текст с възможност за търсене или редактиране — за тази цел има отделно разпознаване на текст. При обратното преобразуване всяка избрана PDF страница се запазва изцяло като изображение с всичко, което се вижда на нея. Отделните снимки, вградени в PDF файла, не се извличат като оригинални файлове.
По-малък файл или по-малко страници?
И намаляването на размера, и инструментите за страници могат да доведат до по-малки файлове. Те обаче променят съвсем различни неща. При компресиране инструментът се опитва да запази PDF файла така, че да заема по-малко място, като всички страници остават включени. При разделяне от един PDF се създават един или няколко нови файла с избрани страници. При изтриване маркираните страници липсват в резултата. Следователно разделянето и изтриването са решения за съдържанието. Те са подходящи само ако получателят приема извлечения или отделни файлове. Освен това след разделянето частите заедно не са непременно по-малки от оригинала.
Пример с предполагаеми стойности: документите за кандидатстване за работа са 12 страници и имат размер 9 MB. Порталът допуска един файл до 5 MB.
- Намаляване на размера: всички 12 страници се запазват. Едва резултатът показва дали са достигнати 5 MB. С инструмента за ограничение на размера можеш да въведеш директно 5 MB като цел.
- Премахване на страници: файлът ще има по-малко страници. Но автобиографията или удостоверенията ще липсват, ако са сред изтритите страници.
- Разделяне: от 12 страници се получават например два файла с по 6 страници. Това помага само ако порталът допуска няколко качвания. Освен това всеки файл поотделно трябва да бъде най-много 5 MB.
В този случай намаляването на размера е правилната първа стъпка, защото трябва да пристигне пълният комплект документи. Какво друго е важно при кандидатстване за работа обяснява ръководството Намали размера на PDF за кандидатстване за работа.
Как работи наборът от инструменти
Всички единадесет PDF инструмента следват една и съща последователност. Ако познаваш един, ще се ориентираш и в останалите.
- Отвори инструмента, който е подходящ за твоята цел.
- Избери файла или файловете. Според инструмента това са PDF файлове, JPG и PNG изображения или DOCX файл.
- Задай настройките, например избор на страници, ред, ъгъл на завъртане, целеви размер или формат на изображението.
- Изтегли резултата. Отвори го и го провери, преди да го предадеш нататък.
Качват ли се файловете ти при това? Обработката се извършва в оперативната памет на браузъра на твоето устройство. От интернет се зарежда само самият уебсайт, тоест програмният код и компонентите на страниците. Документите ти не се изпращат до сървър за обработка. Не ти трябват нито акаунт, нито плащане. Не е необходимо и да инсталираш програма или приложение, защото инструментите работят директно в браузъра. За целта уебсайтът трябва да е зареден. Подробно описание на процеса има в Как работи обработката на PDF.
Оригиналът ти остава непроменен. Всеки резултат е нов файл, който запазваш сам. Инструментите не предават резултатите автоматично към следващия инструмент. Ако комбинираш няколко стъпки, първо запази междинния резултат и след това избери този файл в следващия инструмент. Там той трябва да отговаря на собствените му правила за формат, размер и съдържание: PDF файл може да бъде най-много 50 MiB, а DOCX файл за преобразуване в PDF — най-много 20 MiB. Инструментите за страници обаче могат да създават резултати до 100 MiB, дори от по-малки изходни файлове. Ако междинният ти резултат е по-голям от 50 MiB, продължи обработката му с подходяща програма за PDF на устройството си или го създай отново от изходния материал.
Пример за две стъпки: сканиран документ с 20 страници съдържа две страници, завъртени настрани, и е твърде голям за изпращане.
- В инструмента за завъртане избери двете страници, завърти ги и запази новия PDF.
- В инструмента за намаляване на размера избери току-що запазения файл, а не първоначалния скан. Това работи, ако файлът е най-много 50 MiB.
- Отвори резултата с намален размер. Провери дали всички страници са правилно ориентирани и добре четливи.
Какво трябва да имаш предвид за четливостта на сканирани документи е описано в ръководството Намали размера на сканиран PDF.
Провери ограниченията, преди да избереш
Кой лимит важи, зависи от инструмента. Всеки избран PDF, JPG или PNG файл може да бъде най-много 50 MiB, тоест 52 428 800 байта. DOCX файл за преобразуване в PDF може да бъде най-много 20 MiB. Ако избираш няколко файла при обединяване или при JPG и PNG като PDF, те заедно могат да бъдат най-много 100 MiB. Към това се добавят ограничения за страници, пиксели, текст и обем на изходните данни, които се различават според групата инструменти.
Инструментите за страници за обединяване, разделяне, премахване, завъртане и експортиране на изображения изискват обикновен PDF файл. Отхвърлят се PDF файлове с интерактивни формуляри (включително XFA), с цифрови подписи или сертифициране, с шифроване или защита с парола, PDF портфолиа, PDF файлове с вградени прикачени файлове и PDF файлове с опционални слоеве. При намаляване на размера важи само част от тези правила. Там обикновените формуляри са допустими, но шифроването и съществуващите подписи не са.
Дори в рамките на тези ограничения оперативната памет на устройството ти може да се окаже недостатъчна, особено при големи файлове или много страници и изображения. Точната информация ще намериш на страницата на съответния инструмент. Общ преглед има в Ограничения за файловете и поддържани функции.
Пример с предполагаеми стойности: искаш да обединиш три PDF файла. Първият е 40 MiB и има 120 страници, вторият е 35 MiB и има 90 страници, а третият е 30 MiB и има 60 страници.
- Всеки файл е под 50 MiB, така че поотделно всичко е в допустимите граници.
- Общо са 105 MiB. Това е с 5 MiB повече от лимита от 100 MiB на операция.
- Освен това общо са 270 страници. Това е с 20 страници повече от разрешените 250.
- Предварителното намаляване на размера може да помогне за 105 MiB, но не променя броя от 270 страници. Затова с този инструмент не може да се създаде един PDF файл с всички страници.
- Възможно е следното: обединяваш първите два файла (75 MiB, 210 страници) и изпращаш третия отделно. И двете части остават в ограниченията за входния размер и броя страници. Това обаче работи само ако получателят приема два файла.
При изображенията е важен броят пиксели, а не само размерът на файла. Снимка с 6000 × 4000 пиксела има 24 000 000 пиксела и така е под лимита от 40 000 000 пиксела. Изображение с 8000 × 6000 пиксела има 48 000 000 пиксела и го надвишава.
Изчисляване на размери на файлове и размери за печат
Освен единадесетте PDF инструмента има и шест калкулатора. Повечето изчисляват само с числата, които въвеждаш, и не обработват файлове. С тях можеш да преобразуваш KB, MB и MiB, да съпоставяш пиксели, DPI и размер за печат, да определяш степен на компресия и да преценяваш размера на прикачен файл към имейл. Можеш също да изчислиш приблизително време за качване и да провериш няколко файла спрямо ограничение за качване. За тази проверка можеш да избереш и PDF файлове. Тогава калкулаторът прочита на твоето устройство точния размер в байтове и, когато е възможно, броя страници на PDF файла. Той не променя файловете и не ги качва. Всички калкулатори ще намериш в Изчисляване на размери на файлове и размери за печат.
Калкулаторите и инструментите се допълват. Според калкулатора получаваш преобразувани единици, размери в пиксели и размери за печат, степен на компресия, оценка за прикачен файл или време за качване, или проверка спрямо лимит. Файлът ти се променя едва в подходящия инструмент.
Пример: портал посочва лимит от 2 MiB. Това са 2 097 152 байта, докато при 2 MB биха били само 2 000 000 байта. Калкулаторът извършва това преобразуване, но от него PDF файлът ти не става по-малък. За тази цел след това въведи 2 MiB като целеви размер в инструмента за ограничение на размера. Ако въпреки това файлът не става по-малък, ще ти помогне ръководството PDF не става по-малък.
Кои задачи все още не се поддържат?
Много набори от PDF инструменти и настолни програми имат повече функции. Този набор предлага точно единадесетте инструмента от прегледа по-горе. За следните задачи в момента тук няма инструмент:
- Разпознаване на текст директно от JPG или PNG снимки и на страници, които съдържат текст и изображения едновременно
- Преобразуване на по-стари DOC файлове, на Excel и други Office формати, както и преобразуване между PDF и Word, което запазва точното оформление на страниците
- Редактиране на текст и друго съдържание на PDF страница
- сигурно заличаване на поверителни части
- Полагане на подпис или цифрово подписване
- Извличане на вградени изображения като оригинални файлове
Калкулаторите също не заменят нито една от тези функции, защото не променят документи.
Пример: имаш фотографиран договор като JPG и ти трябва PDF, в който може да се търсят думи. С инструмента за JPG и PNG като PDF получаваш PDF файл. Страницата обаче съдържа само снимката и търсенето не намира думи в нея. Запази този PDF и след това го избери в Разпознаване на текст в PDF, защото там JPG файлове не могат да се избират директно. PDF файлът може да бъде най-много 50 MiB и да има най-много 20 страници. Избери „Немски“, „Английски“ или и двата езика и провери в резултата дали разпознатите думи са правилни, защото разпознаване без грешки не е гарантирано.