Elige una herramienta según la tarea
Casi cualquier tarea con un PDF empieza con una de estas tres preguntas. ¿El archivo es demasiado grande? ¿Hay algún problema con las páginas porque sobran, están giradas o están repartidas entre varios archivos? ¿O necesitas otro formato? La tabla asigna una herramienta a cada objetivo. También muestra qué seleccionas y qué archivo descargas al terminar.
Las dos conversiones entre JPG/PNG y PDF trabajan con páginas completas. Al convertir imágenes a PDF, cada JPG o PNG se coloca como imagen en una página. Esto no genera texto que se pueda buscar o editar; para eso está la herramienta independiente de reconocimiento de texto. En la conversión inversa, cada página PDF seleccionada se guarda íntegramente como imagen, con todo lo que se ve en ella. Las fotos individuales incrustadas en el PDF no se extraen como archivos originales.
¿Un archivo más pequeño o menos páginas?
Tanto la compresión como las herramientas de páginas pueden generar archivos más pequeños. Sin embargo, modifican cosas muy distintas. Al comprimir, la herramienta intenta guardar el PDF ocupando menos espacio y conserva todas las páginas. Al dividir, se crean uno o varios archivos nuevos a partir de un PDF, con las páginas seleccionadas. Al eliminar, las páginas marcadas no aparecen en el resultado. Por tanto, dividir y eliminar son decisiones sobre el contenido. Solo son opciones adecuadas si el destinatario acepta extractos o archivos separados. Además, después de dividir un PDF, las partes juntas no tienen por qué ocupar menos que el original.
Ejemplo con valores supuestos: una candidatura de empleo tiene 12 páginas y ocupa 9 MB. El portal permite un archivo de hasta 5 MB.
- Comprimir: se conservan las 12 páginas. Solo el resultado indicará si se ha cumplido el límite de 5 MB. Con la herramienta para un límite de tamaño puedes introducir directamente los 5 MB como objetivo.
- Eliminar páginas: el archivo tendría menos páginas. Sin embargo, faltarían el currículum o los certificados si estuvieran entre las páginas eliminadas.
- Dividir: las 12 páginas se convierten, por ejemplo, en dos archivos de 6 páginas cada uno. Esto solo sirve si el portal permite subir varios archivos. Además, cada archivo por separado debe ocupar como máximo 5 MB.
En este caso, comprimir es el primer paso adecuado, porque se quiere entregar la documentación completa. La guía Comprimir un PDF para una candidatura de empleo explica qué otros aspectos debes tener en cuenta al presentar una candidatura.
Cómo funciona el conjunto de herramientas
Las once herramientas PDF siguen el mismo proceso. Si conoces una, también sabrás desenvolverte en las demás.
- Abre la herramienta que corresponda a tu objetivo.
- Selecciona el archivo o los archivos. Según la herramienta, serán archivos PDF, imágenes JPG y PNG o un archivo DOCX.
- Configura las opciones, por ejemplo, la selección de páginas, el orden, el ángulo de giro, el tamaño objetivo o el formato de imagen.
- Descarga el resultado. Ábrelo y revísalo antes de compartirlo.
¿Se suben tus archivos durante este proceso? El procesamiento se realiza en la memoria de tu navegador, en tu dispositivo. De Internet solo se descarga el propio sitio web, es decir, el código del programa y los componentes de las páginas. Tus documentos no se envían a un servidor para procesarlos. No necesitas una cuenta ni realizar ningún pago. Tampoco tienes que instalar ningún programa ni aplicación, porque las herramientas funcionan directamente en el navegador. Para ello, el sitio web debe estar cargado. Así funciona el procesamiento de PDF describe el proceso en detalle.
Tu original permanece sin cambios. Cada resultado es un archivo nuevo que guardas tú. Las herramientas no pasan los resultados automáticamente a la siguiente herramienta. Si combinas varios pasos, guarda primero el resultado intermedio y después selecciona ese archivo en la siguiente herramienta. Allí debe cumplir las reglas propias de esa herramienta en cuanto a formato, tamaño y contenido: un PDF puede ocupar como máximo 50 MiB, y un archivo DOCX para convertirlo a PDF, como máximo 20 MiB. Sin embargo, las herramientas de páginas pueden generar resultados de hasta 100 MiB, incluso a partir de archivos de origen más pequeños. Si tu resultado intermedio supera los 50 MiB, continúa editándolo con un programa PDF adecuado en tu dispositivo o vuelve a crearlo a partir del material de origen.
Ejemplo de un proceso de dos pasos: un documento escaneado de 20 páginas contiene dos páginas giradas y es demasiado grande para enviarlo.
- Selecciona las dos páginas en la herramienta para girar, gíralas y guarda el PDF nuevo.
- En la herramienta para comprimir, selecciona el archivo que acabas de guardar, no el escaneo original. Esto funciona si ocupa como máximo 50 MiB.
- Abre el resultado comprimido. Comprueba que todas las páginas estén bien orientadas y se lean bien.
La guía Comprimir un PDF escaneado explica qué debes tener en cuenta para que los escaneos sean legibles.
Comprueba los límites antes de seleccionar
El límite aplicable depende de la herramienta. Cada archivo PDF, JPG o PNG seleccionado puede ocupar como máximo 50 MiB, equivalentes a 52.428.800 bytes. Un archivo DOCX para convertirlo a PDF puede ocupar como máximo 20 MiB. Si seleccionas varios archivos para unir PDF o para convertir JPG y PNG a PDF, pueden ocupar como máximo 100 MiB en total. A esto se añaden límites de páginas, píxeles, texto y datos de salida, que varían según la familia de herramientas.
Las herramientas de páginas para unir, dividir, eliminar, girar y exportar imágenes requieren un PDF normal. Se rechazan los PDF con formularios interactivos (también XFA), firmas digitales o certificaciones, cifrado o protección por contraseña, carteras PDF, PDF con archivos adjuntos incrustados y PDF con capas opcionales. Al comprimir solo se aplica una parte de estas reglas. En ese caso se admiten formularios corrientes, pero no el cifrado ni las firmas existentes.
Incluso dentro de estos límites, la memoria de tu dispositivo puede convertirse en un factor limitante, especialmente con archivos grandes o muchas páginas e imágenes. Encontrarás la información específica en la página de cada herramienta. Límites de archivos y funciones compatibles ofrece una visión general.
Ejemplo con valores supuestos: quieres unir tres PDF. El primero ocupa 40 MiB y tiene 120 páginas, el segundo 35 MiB y 90 páginas, y el tercero 30 MiB y 60 páginas.
- Cada archivo está por debajo de 50 MiB, así que por separado todos cumplen el límite.
- Juntos suman 105 MiB. Son 5 MiB más que los 100 MiB por operación.
- Además, juntos suman 270 páginas. Son 20 páginas más que las 250 permitidas.
- Comprimirlos antes puede ayudar con los 105 MiB, pero no cambia las 270 páginas. Por eso, con esta herramienta no se puede generar un único PDF con todas las páginas.
- Una opción posible es unir los dos primeros archivos (75 MiB, 210 páginas) y enviar el tercero por separado. Ambas partes cumplen los límites de tamaño de entrada y de número de páginas. Pero esto solo funciona si el destinatario acepta dos archivos.
En las imágenes cuenta el número de píxeles, no solo el tamaño del archivo. Una foto de 6000 × 4000 píxeles tiene 24.000.000 píxeles y, por tanto, queda por debajo del límite de 40.000.000 píxeles. Una imagen de 8000 × 6000 píxeles tiene 48.000.000 píxeles y lo supera.
Calcular tamaños de archivo y dimensiones de impresión
Además de las once herramientas PDF, hay seis calculadoras. La mayoría solo calcula con los números que introduces y no modifica archivos. Permiten convertir KB, MB y MiB, relacionar píxeles, DPI y tamaño de impresión, calcular una tasa de compresión y estimar el tamaño de un adjunto de correo. También puedes estimar el tiempo de subida y comprobar varios archivos frente a un límite de carga. Para esta comprobación puedes seleccionar PDF: la calculadora lee en tu dispositivo el tamaño exacto en bytes y, cuando es posible, el número de páginas. No modifica ni sube los archivos. Encontrarás todas las calculadoras en Calcular tamaños de archivo y medidas de impresión.
Las calculadoras y las herramientas se complementan. Según la calculadora, obtendrás unidades convertidas, dimensiones en píxeles y tamaños de impresión, una tasa de compresión, una estimación para un archivo adjunto o para el tiempo de subida, o una comprobación respecto a un límite. Tu archivo solo se modifica al utilizar la herramienta correspondiente.
Ejemplo: un portal indica un límite de 2 MiB. Eso equivale a 2.097.152 bytes; en cambio, 2 MB serían solo 2.000.000 bytes. La calculadora realiza esta conversión, pero eso no hace que tu PDF sea más pequeño. Para reducirlo, introduce después los 2 MiB como tamaño objetivo en la herramienta para un límite de tamaño. Si el archivo sigue sin reducirse, la guía El PDF no se reduce te ofrece más ayuda.
¿Qué tareas aún no están disponibles?
Muchos conjuntos de herramientas PDF y programas de escritorio ofrecen más funciones. Este conjunto ofrece exactamente las once herramientas de la tabla anterior. Actualmente no hay aquí ninguna herramienta para las siguientes tareas:
- Reconocimiento de texto directamente a partir de fotos JPG o PNG y en páginas que contengan texto e imágenes a la vez
- Conversión de archivos DOC antiguos, de Excel y de otros formatos de Office, así como una conversión de Word que conserve el diseño exacto de las páginas
- Editar texto y otros contenidos de una página PDF
- Ocultar de forma segura partes confidenciales
- Firmar o añadir una firma digital
- Extraer imágenes incrustadas como archivos originales
Las calculadoras tampoco sustituyen ninguna de estas funciones, porque no modifican ningún documento.
Ejemplo: tienes una foto de un contrato en JPG y necesitas un PDF en el que se puedan buscar palabras. Con la herramienta de JPG y PNG a PDF obtendrás un PDF. Sin embargo, la página solo contiene la foto y la búsqueda no encuentra palabras en ella. Guarda ese PDF y selecciónalo después en Reconocimiento de texto en PDF, porque allí no se pueden seleccionar archivos JPG directamente. El PDF puede ocupar como máximo 50 MiB y tener como máximo 20 páginas. Elige alemán, inglés o ambos idiomas y comprueba en el resultado si las palabras reconocidas son correctas, ya que no se garantiza un reconocimiento sin errores.