Werkzeug nach Aufgabe wählen
Fast jede PDF-Aufgabe beginnt mit einer von drei Fragen. Ist die Datei zu groß? Stimmen die Seiten nicht, weil es zu viele sind, sie quer liegen oder auf mehrere Dateien verteilt sind? Oder brauchst du ein anderes Format? Die Tabelle ordnet jedem Ziel ein Werkzeug zu. Sie zeigt auch, was du auswählst und welche Datei du am Ende herunterlädst.
Die beiden Umwandlungen zwischen JPG/PNG und PDF arbeiten mit ganzen Seiten. Beim Weg von Bildern zur PDF wird jedes JPG oder PNG als Bild auf eine Seite gesetzt. Dabei entsteht kein durchsuchbarer oder bearbeitbarer Text, dafür ist die separate Texterkennung da. Beim umgekehrten Weg wird jede gewählte PDF-Seite vollständig als Bild gespeichert, mit allem, was darauf zu sehen ist. Einzelne Fotos, die in die PDF eingebettet sind, werden dabei nicht als Originaldateien herausgelöst.
Kleinere Datei oder weniger Seiten?
Verkleinern und die Seitenwerkzeuge können beide zu kleineren Dateien führen. Sie verändern aber etwas ganz anderes. Beim Komprimieren versucht das Werkzeug, die PDF platzsparender zu speichern, und alle Seiten bleiben enthalten. Beim Teilen entstehen aus einer PDF eine oder mehrere neue Dateien mit ausgewählten Seiten. Beim Löschen fehlen die markierten Seiten im Ergebnis. Teilen und Löschen sind also Entscheidungen über den Inhalt. Sie passen nur, wenn der Empfänger Auszüge oder getrennte Dateien annimmt. Außerdem sind die Teile nach dem Teilen zusammen nicht zwingend kleiner als das Original.
Beispiel mit angenommenen Werten: Eine Bewerbung umfasst 12 Seiten und ist 9 MB groß. Das Portal erlaubt eine Datei bis 5 MB.
- Verkleinern: Alle 12 Seiten bleiben erhalten. Ob die 5 MB erreicht werden, zeigt erst das Ergebnis. Mit dem Werkzeug für ein Größenlimit kannst du die 5 MB direkt als Ziel eingeben.
- Seiten entfernen: Die Datei hätte weniger Seiten. Lebenslauf oder Zeugnisse würden aber fehlen, wenn sie zu den gelöschten Seiten gehören.
- Teilen: Aus 12 Seiten werden zum Beispiel zwei Dateien mit je 6 Seiten. Das hilft nur, wenn das Portal mehrere Uploads zulässt. Außerdem darf jede Datei für sich höchstens 5 MB groß sein.
In diesem Fall ist Verkleinern der richtige erste Schritt, weil die vollständigen Unterlagen ankommen sollen. Worauf es bei Bewerbungen sonst noch ankommt, erklärt der Ratgeber Bewerbungs-PDF verkleinern.
So arbeitet die Toolsammlung
Alle elf PDF-Werkzeuge folgen demselben Ablauf. Wenn du eines kennst, findest du dich auch in den anderen zurecht.
- Öffne das Werkzeug, das zu deinem Ziel passt.
- Wähle die Datei oder die Dateien aus. Je nach Werkzeug sind das PDFs, JPG- und PNG-Bilder oder eine DOCX-Datei.
- Lege die Einstellungen fest, zum Beispiel Seitenauswahl, Reihenfolge, Drehwinkel, Zielgröße oder Bildformat.
- Lade das Ergebnis herunter. Öffne und prüfe es, bevor du es weitergibst.
Werden deine Dateien dabei hochgeladen? Die Bearbeitung findet im Arbeitsspeicher deines Browsers auf deinem Gerät statt. Aus dem Internet lädt nur die Website selbst, also Programmcode und Seitenbestandteile. Deine Dokumente werden für die Bearbeitung nicht an einen Server geschickt. Du brauchst weder ein Konto noch eine Zahlung. Du musst auch kein Programm und keine App installieren, denn die Werkzeuge laufen direkt im Browser. Die Website muss dafür geladen sein. Den Ablauf im Detail beschreibt So funktioniert die PDF-Verarbeitung.
Dein Original bleibt unverändert. Jedes Ergebnis ist eine neue Datei, die du selbst speicherst. Die Werkzeuge geben Ergebnisse nicht automatisch an das nächste Werkzeug weiter. Wenn du mehrere Schritte kombinierst, speichere zuerst das Zwischenergebnis und wähle diese Datei dann im nächsten Werkzeug aus. Dort muss sie dessen eigene Regeln für Format, Größe und Inhalt erfüllen: Eine PDF darf höchstens 50 MiB groß sein, eine DOCX-Datei für die Umwandlung in PDF höchstens 20 MiB. Die Seitenwerkzeuge können aber Ergebnisse bis 100 MiB ausgeben, auch aus kleineren Ausgangsdateien. Ist dein Zwischenergebnis größer als 50 MiB, bearbeitest du es mit einem geeigneten PDF-Programm auf deinem Gerät weiter oder erstellst es aus dem Ausgangsmaterial neu.
Beispiel für zwei Schritte: Ein gescanntes Dokument mit 20 Seiten enthält zwei quer liegende Seiten und ist für den Versand zu groß.
- Wähle im Werkzeug zum Drehen die beiden Seiten aus, drehe sie und speichere die neue PDF.
- Wähle im Werkzeug zum Verkleinern die gerade gespeicherte Datei aus, nicht den ursprünglichen Scan. Das klappt, wenn sie höchstens 50 MiB groß ist.
- Öffne das verkleinerte Ergebnis. Prüfe, ob alle Seiten richtig herum stehen und gut lesbar sind.
Was du bei Scans für die Lesbarkeit beachten solltest, steht im Ratgeber Gescannte PDF verkleinern.
Grenzen vor der Auswahl prüfen
Welche Grenze gilt, hängt vom Werkzeug ab. Jede ausgewählte PDF-, JPG- oder PNG-Datei darf höchstens 50 MiB groß sein, das sind 52.428.800 Byte. Eine DOCX-Datei für die Umwandlung in PDF darf höchstens 20 MiB groß sein. Wählst du beim Verbinden oder bei JPG und PNG als PDF mehrere Dateien aus, dürfen sie zusammen höchstens 100 MiB groß sein. Dazu kommen Grenzen für Seiten, Pixel, Text und Ergebnisdaten, die je nach Werkzeugfamilie unterschiedlich sind.
Die Seitenwerkzeuge zum Verbinden, Teilen, Entfernen, Drehen und für den Bildexport setzen eine normale PDF voraus. Abgelehnt werden PDFs mit interaktiven Formularen (auch XFA), mit digitalen Signaturen oder Zertifizierungen, mit Verschlüsselung oder Passwortschutz, PDF-Portfolios, PDFs mit eingebetteten Dateianhängen und PDFs mit optionalen Ebenen. Beim Verkleinern gilt nur ein Teil dieser Regeln. Gewöhnliche Formulare sind dort möglich, Verschlüsselung und vorhandene Signaturen dagegen nicht.
Auch innerhalb dieser Grenzen kann der Arbeitsspeicher deines Geräts zum Engpass werden, besonders bei großen Dateien oder vielen Seiten und Bildern. Den genauen Hinweis findest du auf der Seite des jeweiligen Werkzeugs. Eine Übersicht bietet Dateigrenzen und unterstützte Funktionen.
Beispiel mit angenommenen Werten: Du möchtest drei PDFs verbinden. Die erste hat 40 MiB und 120 Seiten, die zweite 35 MiB und 90 Seiten, die dritte 30 MiB und 60 Seiten.
- Jede Datei liegt unter 50 MiB, einzeln ist also alles in Ordnung.
- Zusammen sind es 105 MiB. Das sind 5 MiB mehr als die 100 MiB pro Vorgang.
- Zusammen sind es außerdem 270 Seiten. Das sind 20 Seiten mehr als die erlaubten 250.
- Vorher zu verkleinern kann bei den 105 MiB helfen, an den 270 Seiten ändert es aber nichts. Eine einzige PDF mit allen Seiten lässt sich mit diesem Werkzeug deshalb nicht erzeugen.
- Möglich ist Folgendes: Du verbindest die ersten beiden Dateien (75 MiB, 210 Seiten) und schickst die dritte separat. Beide Teile bleiben bei Eingabe und Seitenzahl innerhalb der Grenzen. Das funktioniert aber nur, wenn der Empfänger zwei Dateien annimmt.
Bei Bildern zählt die Pixelzahl, nicht nur die Dateigröße. Ein Foto mit 6.000 × 4.000 Pixeln hat 24.000.000 Pixel und liegt damit unter der Grenze von 40.000.000 Pixeln. Ein Bild mit 8.000 × 6.000 Pixeln hat 48.000.000 Pixel und überschreitet sie.
Dateigrößen und Druckmaße berechnen
Neben den elf PDF-Werkzeugen gibt es sechs Rechner. Die meisten rechnen nur mit den Zahlen, die du eingibst, und bearbeiten keine Datei. Du kannst damit KB, MB und MiB umrechnen, Pixel, DPI und Druckgröße abgleichen, eine Kompressionsrate bestimmen und die Größe eines E-Mail-Anhangs abschätzen. Außerdem kannst du eine Upload-Zeit abschätzen und mehrere Dateien gegen ein Upload-Limit prüfen. Für diese Prüfung kannst du auch PDF-Dateien auswählen. Der Rechner liest dann auf deinem Gerät die genaue Größe in Bytes und, wo das möglich ist, die Seitenzahl einer PDF. Er verändert die Dateien nicht und lädt sie nicht hoch. Alle Rechner findest du unter Dateigrößen und Druckmaße berechnen.
Rechner und Werkzeuge ergänzen sich. Je nach Rechner erhältst du umgerechnete Einheiten, Pixelmaße und Druckgrößen, eine Kompressionsrate, eine Schätzung für Anhang oder Upload-Zeit oder eine Prüfung gegen ein Limit. Verändert wird deine Datei erst im passenden Werkzeug.
Beispiel: Ein Portal nennt ein Limit von 2 MiB. Das sind 2.097.152 Byte, bei 2 MB wären es dagegen nur 2.000.000 Byte. Diese Umrechnung übernimmt der Rechner, deine PDF wird dadurch aber nicht kleiner. Dafür trägst du die 2 MiB anschließend als Zielgröße im Werkzeug für ein Größenlimit ein. Wird die Datei trotzdem nicht kleiner, hilft der Ratgeber PDF wird nicht kleiner weiter.
Welche Aufgaben sind noch nicht verfügbar?
Viele PDF-Sammlungen und Desktop-Programme haben einen größeren Funktionsumfang. Diese Sammlung bietet genau die elf Werkzeuge aus der Übersicht oben. Für folgende Aufgaben gibt es hier derzeit kein Werkzeug:
- Texterkennung direkt aus JPG- oder PNG-Fotos und auf Seiten, die Text und Bilder zugleich enthalten
- Umwandlung älterer DOC-Dateien, von Excel und anderen Office-Formaten sowie eine Word-Umwandlung, die das genaue Seitenlayout erhält
- Bearbeiten von Text und anderen Inhalten auf einer PDF-Seite
- sicheres Schwärzen vertraulicher Stellen
- Unterschreiben oder digitales Signieren
- Herauslösen eingebetteter Bilder als Originaldateien
Auch die Rechner ersetzen keine dieser Funktionen, weil sie kein Dokument verändern.
Beispiel: Du hast einen fotografierten Vertrag als JPG und brauchst eine PDF, in der man nach Wörtern suchen kann. Mit dem Werkzeug für JPG und PNG als PDF bekommst du zwar eine PDF. Die Seite enthält aber nur das Foto, und die Suche findet darin keine Wörter. Speichere diese PDF und wähle sie danach in der Texterkennung für PDF aus, denn dort lassen sich JPG-Dateien nicht direkt auswählen. Die PDF darf höchstens 50 MiB groß sein und höchstens 20 Seiten haben. Wähle Deutsch, Englisch oder beide Sprachen und prüfe im Ergebnis, ob die erkannten Wörter stimmen, denn eine fehlerfreie Erkennung ist nicht garantiert.