Wybierz narzędzie według zadania
Prawie każde zadanie związane z PDF zaczyna się od jednego z trzech pytań. Czy plik jest za duży? Czy coś jest nie tak ze stronami, bo jest ich za dużo, leżą bokiem lub są rozdzielone między kilka plików? A może potrzebujesz innego formatu? Tabela przypisuje każdemu celowi odpowiednie narzędzie. Pokazuje też, co wybierasz i jaki plik pobierasz na końcu.
Obie konwersje między JPG/PNG a PDF operują na całych stronach. Przy konwersji obrazów do PDF każdy JPG lub PNG jest umieszczany jako obraz na stronie. Nie powstaje przy tym tekst, który można przeszukiwać lub edytować; służy do tego osobne rozpoznawanie tekstu. W przeciwnym kierunku każda wybrana strona PDF jest zapisywana w całości jako obraz, ze wszystkim, co na niej widać. Poszczególne zdjęcia osadzone w PDF nie są przy tym wyodrębniane jako oryginalne pliki.
Mniejszy plik czy mniej stron?
Zarówno zmniejszanie, jak i narzędzia do stron mogą prowadzić do powstania mniejszych plików. Zmieniają jednak zupełnie inne rzeczy. Podczas kompresji narzędzie próbuje zapisać PDF tak, aby zajmował mniej miejsca, a wszystkie strony pozostają w dokumencie. Podczas dzielenia z jednego PDF powstaje jeden lub kilka nowych plików z wybranymi stronami. Usunięte strony nie znajdują się w wyniku. Dzielenie i usuwanie są więc decyzjami dotyczącymi zawartości. Są odpowiednie tylko wtedy, gdy odbiorca akceptuje wyciągi lub osobne pliki. Ponadto części po podzieleniu nie muszą być łącznie mniejsze od oryginału.
Przykład z przyjętymi wartościami: dokumenty aplikacyjne mają 12 stron i rozmiar 9 MB. Portal dopuszcza plik do 5 MB.
- Zmniejszanie: wszystkie 12 stron zostaje zachowanych. Dopiero wynik pokaże, czy udało się osiągnąć 5 MB. W narzędziu do limitu rozmiaru możesz bezpośrednio wpisać 5 MB jako cel.
- Usuwanie stron: plik miałby mniej stron. Zabrakłoby jednak CV lub świadectw, gdyby znajdowały się na usuniętych stronach.
- Dzielenie: z 12 stron powstają na przykład dwa pliki po 6 stron. Pomaga to tylko wtedy, gdy portal pozwala przesłać kilka plików. Ponadto każdy plik osobno może mieć najwyżej 5 MB.
W tym przypadku zmniejszanie jest właściwym pierwszym krokiem, ponieważ odbiorca ma otrzymać komplet dokumentów. Na co jeszcze zwrócić uwagę przy dokumentach aplikacyjnych, wyjaśnia poradnik Zmniejsz PDF z dokumentami aplikacyjnymi.
Jak działa zestaw narzędzi
Wszystkie jedenaście narzędzi PDF działa według tego samego schematu. Jeśli znasz jedno, odnajdziesz się również w pozostałych.
- Otwórz narzędzie odpowiadające Twojemu celowi.
- Wybierz plik lub pliki. W zależności od narzędzia są to pliki PDF, obrazy JPG i PNG lub plik DOCX.
- Określ ustawienia, na przykład wybór stron, kolejność, kąt obrotu, docelowy rozmiar lub format obrazu.
- Pobierz wynik. Otwórz go i sprawdź, zanim przekażesz go dalej.
Czy Twoje pliki są przy tym wysyłane? Przetwarzanie odbywa się w pamięci operacyjnej przeglądarki na Twoim urządzeniu. Z internetu pobierana jest tylko sama witryna, czyli kod programu i elementy stron. Twoje dokumenty nie są wysyłane na serwer w celu przetwarzania. Nie potrzebujesz konta i nie musisz płacić. Nie musisz też instalować programu ani aplikacji, ponieważ narzędzia działają bezpośrednio w przeglądarce. Witryna musi być do tego załadowana. Szczegółowy przebieg opisuje strona Jak działa przetwarzanie PDF.
Oryginał pozostaje niezmieniony. Każdy wynik jest nowym plikiem, który zapisujesz samodzielnie. Narzędzia nie przekazują wyników automatycznie do kolejnego narzędzia. Jeśli łączysz kilka kroków, najpierw zapisz wynik pośredni, a następnie wybierz ten plik w kolejnym narzędziu. Musi on tam spełniać właściwe dla tego narzędzia zasady dotyczące formatu, rozmiaru i zawartości: PDF może mieć najwyżej 50 MiB, a plik DOCX przeznaczony do konwersji na PDF najwyżej 20 MiB. Narzędzia do stron mogą jednak tworzyć wyniki do 100 MiB, także z mniejszych plików wejściowych. Jeśli wynik pośredni jest większy niż 50 MiB, kontynuuj pracę w odpowiednim programie do PDF na swoim urządzeniu lub utwórz go ponownie z materiałów źródłowych.
Przykład dwóch kroków: zeskanowany dokument z 20 stronami zawiera dwie strony leżące bokiem i jest za duży do wysłania.
- W narzędziu do obracania wybierz te dwie strony, obróć je i zapisz nowy PDF.
- W narzędziu do zmniejszania wybierz właśnie zapisany plik, a nie pierwotny skan. Jest to możliwe, jeśli ma on najwyżej 50 MiB.
- Otwórz zmniejszony wynik. Sprawdź, czy wszystkie strony są ustawione prawidłowo i czy są czytelne.
Na co zwrócić uwagę, aby zachować czytelność skanów, opisuje poradnik Zmniejsz zeskanowany PDF.
Sprawdź limity przed wyborem plików
Obowiązujący limit zależy od narzędzia. Każdy wybrany plik PDF, JPG lub PNG może mieć najwyżej 50 MiB, czyli 52 428 800 bajtów. Plik DOCX przeznaczony do konwersji na PDF może mieć najwyżej 20 MiB. Jeśli podczas łączenia lub tworzenia PDF z JPG i PNG wybierzesz kilka plików, ich łączny rozmiar może wynosić najwyżej 100 MiB. Dochodzą do tego limity stron, pikseli, tekstu i danych wynikowych, różniące się w zależności od grupy narzędzi.
Narzędzia do łączenia, dzielenia, usuwania i obracania stron oraz eksportowania ich do obrazów wymagają zwykłego PDF. Odrzucane są pliki PDF z interaktywnymi formularzami (także XFA), podpisami cyfrowymi lub certyfikacją, szyfrowaniem lub ochroną hasłem, portfolia PDF, pliki PDF z osadzonymi załącznikami oraz pliki PDF z opcjonalnymi warstwami. Przy zmniejszaniu obowiązuje tylko część tych zasad. Zwykłe formularze są tam dopuszczalne, natomiast szyfrowanie i istniejące podpisy nie.
Nawet w obrębie tych limitów pamięć RAM urządzenia może stać się wąskim gardłem, szczególnie przy dużych plikach lub wielu stronach i obrazach. Dokładne informacje znajdziesz na stronie danego narzędzia. Zestawienie zawiera strona Limity plików i obsługiwane funkcje.
Przykład z przyjętymi wartościami: chcesz połączyć trzy pliki PDF. Pierwszy ma 40 MiB i 120 stron, drugi 35 MiB i 90 stron, a trzeci 30 MiB i 60 stron.
- Każdy plik ma mniej niż 50 MiB, więc pojedynczo wszystkie spełniają wymagania.
- Razem mają 105 MiB. To o 5 MiB więcej niż limit 100 MiB na operację.
- Łącznie mają też 270 stron. To o 20 stron więcej niż dozwolone 250.
- Wcześniejsze zmniejszenie może pomóc przy 105 MiB, ale nie zmieni liczby 270 stron. Dlatego za pomocą tego narzędzia nie da się utworzyć jednego PDF ze wszystkimi stronami.
- Możliwe rozwiązanie: łączysz pierwsze dwa pliki (75 MiB, 210 stron), a trzeci wysyłasz osobno. Obie części mieszczą się w limitach danych wejściowych i liczby stron. Działa to jednak tylko wtedy, gdy odbiorca przyjmuje dwa pliki.
W przypadku obrazów liczy się liczba pikseli, a nie tylko rozmiar pliku. Zdjęcie o wymiarach 6000 × 4000 pikseli ma 24 000 000 pikseli i mieści się w limicie 40 000 000 pikseli. Obraz o wymiarach 8000 × 6000 pikseli ma 48 000 000 pikseli i przekracza ten limit.
Oblicz rozmiary plików i wymiary wydruku
Oprócz jedenastu narzędzi PDF dostępnych jest sześć kalkulatorów. Większość z nich wykonuje obliczenia wyłącznie na podstawie wpisanych liczb i nie przetwarza żadnego pliku. Możesz za ich pomocą przeliczać KB, MB i MiB, zestawiać piksele, DPI i rozmiar wydruku, określać stopień kompresji oraz szacować rozmiar załącznika do wiadomości e-mail. Możesz też oszacować czas przesyłania i sprawdzić wiele plików pod kątem limitu przesyłania. Do tego sprawdzenia możesz również wybrać pliki PDF. Kalkulator odczyta wtedy na twoim urządzeniu dokładny rozmiar w bajtach oraz, o ile to możliwe, liczbę stron pliku PDF. Nie zmienia plików ani ich nie przesyła. Wszystkie kalkulatory znajdziesz na stronie Obliczanie rozmiarów plików i wymiarów wydruku.
Kalkulatory i narzędzia wzajemnie się uzupełniają. W zależności od kalkulatora otrzymujesz przeliczone jednostki, wymiary w pikselach i rozmiary wydruku, stopień kompresji, oszacowanie rozmiaru załącznika lub czasu wysyłania albo sprawdzenie zgodności z limitem. Twój plik zmienia się dopiero w odpowiednim narzędziu.
Przykład: portal podaje limit 2 MiB. To 2 097 152 bajty, natomiast 2 MB oznaczałoby tylko 2 000 000 bajtów. Kalkulator wykonuje to przeliczenie, ale nie zmniejsza przez to Twojego PDF. W tym celu wpisujesz następnie 2 MiB jako docelowy rozmiar w narzędziu do limitu rozmiaru. Jeśli plik mimo to się nie zmniejsza, dalszą pomoc znajdziesz w poradniku Rozmiar PDF się nie zmniejsza.
Które zadania nie są jeszcze dostępne?
Wiele zestawów narzędzi PDF i programów komputerowych ma szerszy zakres funkcji. Ten zestaw oferuje dokładnie jedenaście narzędzi z powyższego przeglądu. Obecnie nie ma tu narzędzi do następujących zadań:
- rozpoznawanie tekstu bezpośrednio ze zdjęć JPG lub PNG oraz na stronach zawierających jednocześnie tekst i obrazy
- konwersja starszych plików DOC, plików Excel i innych formatów Office oraz konwersja do lub z formatu Word z zachowaniem dokładnego układu stron
- edytowanie tekstu i innych treści na stronie PDF
- bezpieczne zaczernianie poufnych fragmentów
- składanie podpisów lub podpisywanie cyfrowe
- wyodrębnianie osadzonych obrazów jako oryginalnych plików
Kalkulatory również nie zastępują żadnej z tych funkcji, ponieważ nie zmieniają dokumentów.
Przykład: masz sfotografowaną umowę w formacie JPG i potrzebujesz PDF, w którym można wyszukiwać słowa. Narzędzie do tworzenia PDF z JPG i PNG pozwoli uzyskać PDF. Strona zawiera jednak wyłącznie zdjęcie i wyszukiwanie nie znajduje na niej żadnych słów. Zapisz ten PDF, a następnie wybierz go w narzędziu Rozpoznawanie tekstu w PDF, ponieważ nie można tam bezpośrednio wybierać plików JPG. PDF może mieć najwyżej 50 MiB i najwyżej 20 stron. Wybierz język niemiecki, angielski lub oba i sprawdź w wyniku poprawność rozpoznanych słów, ponieważ bezbłędne rozpoznawanie nie jest gwarantowane.