تحويل Word إلى PDF

تحويل الملف أو تصديره مباشرة من Word

تقبل هذه الأداة ملفات DOCX فقط، وتُنشئ منها ملف PDF جديدًا بنص قابل للبحث والتحديد. وهي لا تعيد إنتاج صفحات Word كما هي، بل تعيد تنضيد المحتوى. ويُعاد توزيع أسطر الفقرات وصفوف الجداول على الصفحات، وتُستبدل جميع الخطوط الأصلية بالخط المضمّن Liberation Sans. لذلك قد يختلف تقسيم الصفحات وعددها عن مستند Word. وهذا مناسب للمستندات التي تركز على النص، مثل الرسائل وخطابات التقديم والقوائم والجداول البسيطة، التي تكون الأولوية فيها للمحتوى وليس لمظهر الصفحات الدقيق.

إذا كان التخطيط الأصلي مهمًا، فصدّر ملف PDF مباشرة من Word. وينطبق ذلك مثلًا على سيرة ذاتية ذات تصميم خاص أو متطلبات ثابتة للصفحات أو خطوط محددة. ينشئ Word ملف PDF عندئذ بناءً على تخطيط الصفحات الذي يحسبه بنفسه، ويوفر خيارات تصدير إضافية. تشرح Microsoft ذلك في دليل الحفظ أو التحويل إلى PDF أو XPS في تطبيقات Office لسطح المكتب.

للعملية العكسية، أي جعل ملف PDF قابلًا للتحرير مجددًا، استخدم تحويل PDF إلى Word.

كيفية تحويل ملف DOCX إلى ملف PDF

1. انقر على «اختيار ملف» أو اسحب الملف إلى حقل «أو أفلت الملف هنا». تعالج الأداة في كل مرة ملف DOCX واحدًا فقط غير مشفّر.
2. ابدأ عبر «تحويل إلى PDF». ويمكنك إيقاف المعالجة عبر «إلغاء»، وعندئذ لا يُنشأ أي ملف.
3. اقرأ «ملاحظات حول النتيجة» في النتيجة. قد توضح مثلًا أن صورة أصبحت تظهر بعد فقرتها، أو أن الإحالات الداخلية نُقلت كنص فقط. كما تعرض النتيجة حجم الملف الأصلي وحجم ملف PDF وعدد الصفحات.
4. احفظ ملف PDF عبر «تنزيل». ثم افتح الملف المحفوظ وتحقق منه قبل مشاركته.
5. استخدم «إعادة الضبط» لبدء العمل على الملف التالي.

تسري على الملف الحدود القصوى التالية:

• حجم ملف يصل إلى 20 MiB
• محتوى بحجم لا يتجاوز 60 MiB بعد فك الضغط
• ما يصل إلى ٥٠٠٬٠٠٠ محرف
• بحد أقصى 100 صفحة في ملف PDF الناتج

يُرفض الملف حتى لو كان أصغر من هذه الحدود إذا احتوى على عناصر لا تستطيع الأداة نقلها. يوضح القسم التالي هذه العناصر.

يجري التحويل داخل متصفحك، ولا يُرسل الملف إلى خادم. ويبقى ملف DOCX دون تغيير، إذ يُنشأ دائمًا ملف PDF جديد. ولا تحتاج إلى حساب أو خطوة دفع لإجراء التحويل. لكي تعمل الأداة، يجب أن يكتمل تحميل الصفحة وملفات الخطوط المطلوبة. لذلك لا نضمن إمكانية استخدامها دون اتصال بالإنترنت.

ما الذي يُنقل وما الذي يؤدي إلى رفض الملف

تنقل الأداة جزءًا محددًا بوضوح من الإمكانات التي يوفرها Word. وإذا احتوى المستند على مكونات غير مدعومة، ترفضه الأداة بالكامل. وبهذا لا تُحذف محتويات من ملف PDF دون علمك.

تؤدي هذه المحتويات أيضًا إلى رفض الملف

• التعليقات والتغييرات المتعقبة والنص المخفي
• الحقول والحواشي السفلية والتعليقات الختامية والمعادلات والمخططات ومربعات النص وعناصر التحكم في المحتوى
• تعدد المقاطع أو النص الموزع على عدة أعمدة
• ملفات DOC القديمة والملفات المشفّرة والملفات التي تحتوي على وحدات ماكرو أو عناصر ActiveX وملفات DOCX الموقّعة رقميًا
• الملفات التالفة أو غير الصالحة

ملف DOC قديم أو مستند مرفوض

لا يتحول ملف DOC إلى ملف DOCX بمجرد تغيير امتداد اسمه. تتعرف الأداة على الصيغة القديمة وترفض الملف. افتحه بدلًا من ذلك في Word واحفظه عبر «حفظ باسم» كمستند Word ‏(.docx). ويمكنك أيضًا تصديره مباشرة إلى PDF من هناك. وإذا رُفض المستند بسبب محتويات معقدة، فعادةً ما يكون التصدير إلى PDF من Word هو الطريق الأكثر مباشرة. ويمكنك بدلًا من ذلك تبسيط المواضع المعنية في نسخة من المستند، بشرط أن يظل المستند صحيحًا بعد ذلك.

ملف PDF الجديد هو ملف PDF عادي. فهو غير مُعدّ بصيغة PDF/A ولا بصيغة PDF/UA الميسّرة الوصول، ولا يحتوي على وسوم بنيوية لإمكانية الوصول، ولا يحمل توقيعًا رقميًا.

تصدير PDF مباشرة من Word

تختلف أسماء القوائم الدقيقة بحسب إصدار Word لديك. والمرجع المعتمد هو تعليمات Microsoft؛ وتلخص الطرق التالية تلك التعليمات.

• Word لنظام Windows: اختر من «ملف» الأمر «حفظ نسخة» أو «حفظ باسم»، وحدد PDF كنوع للملف. ضمن «خيارات»، يمكنك تحديد نطاق الصفحات إلى جانب إعدادات أخرى. وتحدد هناك أيضًا ما إذا كنت تريد تصدير علامات المراجعة وخصائص المستند والوسوم البنيوية لإمكانية الوصول.
• Word لنظام Mac: اختر من «ملف» الأمر «حفظ باسم» أو «حفظ نسخة»، وحدد PDF كصيغة للملف. ثم أكّد في مربع الحوار عبر «تصدير». تشير Microsoft إلى أن الروابط التشعبية قد تُفقد عند اختيار النسخة المحسّنة للطباعة.
• Word للويب: نزّل ملف PDF من «ملف» ثم «تصدير». وتختار أثناء ذلك ما إذا كنت تريد تضمين التعليقات. يُحفظ الملف في المكان الذي يحفظ فيه متصفحك التنزيلات.

تجد الخطوات بالتفصيل لدى Microsoft في دليل الحفظ أو التحويل إلى PDF أو XPS في تطبيقات Office لسطح المكتب لنظامي Windows وMac. أما Word للويب، فله دليل تصدير مستند Word بصيغة PDF.

قد يُستبدل خط أيضًا عند التصدير من Word، مثلًا إذا تعذّر تضمينه. لذلك تحقق من الخطوط والروابط حتى في ملف PDF المصدّر من Word.

التعليقات والتغييرات ومحتويات المستند

قد تحتوي التعليقات والتغييرات المتعقبة على ملاحظات داخلية أو صياغات سابقة أو أسماء غير مخصصة للمستلم. لذلك قرر بوضوح قبل التصدير ما إذا كان ينبغي تضمينها في ملف PDF. لا تتخذ هذه الأداة القرار بدلًا منك. وإذا احتوى ملف DOCX على تعليقات أو تغييرات متعقبة أو نص مخفي، يُرفض الملف. وهكذا لا تُسقط الأداة شيئًا دون علمك، ولا تُظهر شيئًا دون رغبتك.

إذا كنت لا تريد إدراج هذه المحتويات في ملف PDF، فعدّل نسخة في Word:

• راجع التعليقات واحسمها ثم احذفها
• اقبل التغييرات أو ارفضها
• احذف النص المخفي إذا لم يكن ينبغي أن يكون جزءًا من المستند

يمكنك بعد ذلك تحويل ملف DOCX المنقّح هنا. وإذا أردت إبقاء التعليقات ظاهرة عن قصد، فصدّر مباشرة من Word. في Word للويب، اختر التنزيل مع التعليقات، وفي Word لنظام Windows اختر خيار علامات المراجعة.

لا تنقل الأداة خصائص مستند DOCX، مثل المؤلف أو البيانات المخصصة، إلى ملف PDF الجديد. ويحصل ملف PDF على بيانات خاصة به تُنشأ تقنيًا، مثل بيانات البرنامج الذي أنشأه. وهذا لا يعني إخفاء الهوية بالكامل. فالأسماء والبيانات الموجودة في النص المرئي أو الرؤوس والتذييلات أو الصور تبقى محفوظة. وفي Word لنظام Windows، تحدد عند التصدير ضمن «خيارات» ما إذا كانت خصائص المستند ستُدرج في ملف PDF.

لا يكون ملف PDF محميًا تلقائيًا من التعديل، سواء أُنشئ بهذه الأداة أو من Word. وإذا كنت بحاجة إلى التأكد من وصول المستند دون تغيير، فإن تحويله إلى PDF وحده لا يكفي.

التحقق من التخطيط قبل الإرسال

افتح ملف PDF المحفوظ وراجعه بالكامل، سواء أُنشئ بهذه الأداة أو من Word. وانتبه خصوصًا إلى النقاط التالية:

• الصفحات: هل يظهر كل عنوان مع نصه، وهل تبدأ الأقسام المهمة في المواضع المطلوبة؟
• النص: هل الأحرف الألمانية المعدّلة وß ورمز اليورو والأسماء والمبالغ صحيحة وقابلة للتحديد؟
• الجداول: هل جميع الصفوف موجودة، وهل تقع القيم في الأعمدة الصحيحة؟
• الصور: هل الصور الفوتوغرافية والرسومات في مواضع مفهومة، وهل تظهر بالكامل؟
• الرؤوس والتذييلات: هل تظهر ترويسة الرسالة والتذييل كما تريد؟
• الروابط: هل يمكن النقر على روابط الويب، وهل تؤدي إلى الوجهة الصحيحة؟
• المحتوى: هل يخلو ملف PDF من تعليقات أو علامات تغييرات أو مسودات غير مخصصة للمستلم؟

لا تحذف ملف Word الأصلي إلا بعد التأكد من أن ملف PDF مناسب. وستجد مزيدًا من الإرشادات لمستندات التقدم للوظائف في دليل PDF للتقدم لوظيفة.

جمع عدة مستندات Word في ملف PDF واحد

تحوّل الأداة دائمًا ملفًا واحدًا فقط، ولا تدمج الملفات. وإذا أردت جمع خطاب التقديم والسيرة الذاتية والمرفقات في ملف PDF واحد، فاتبع الخطوات التالية:

1. حوّل كل ملف DOCX هنا على حدة. وإذا أردت الحفاظ على التخطيط بدقة، فصدّر كل ملف بدلًا من ذلك إلى PDF من Word.
2. افتح دمج ملفات PDF واختر ملفات PDF الجديدة مع مرفقات PDF الموجودة، مثل شهادة.
3. رتّب الملفات بالترتيب المطلوب ثم ادمجها.
4. تحقق في ملف PDF النهائي من وجود جميع الصفحات كاملة وبالترتيب الصحيح.

لا تقبل أداة الدمج سوى ملفات PDF. لذلك يجب تحويل ملفات Word مسبقًا.

تصغير ملف PDF النهائي عند الحاجة

لا يمكن استنتاج حجم ملف PDF من حجم ملف DOCX. فملف DOCX مضغوط داخليًا، بينما يحتوي ملف PDF على خطوط وصور مضمّنة. لذلك قد يكون ملف PDF أكبر من الأصل. تعرض الأداة حجم النتيجة مباشرة بعد التحويل.

إذا كان الملف كبيرًا جدًا لإرساله عبر البريد الإلكتروني أو رفعه عبر نموذج، فيمكنك تصغير ملف PDF النهائي. وإذا كان هناك حد أقصى ثابت، فاستخدم PDF بالحجم المستهدف. ويتوقف مقدار تصغير ملف PDF على محتواه، ولا نضمن الوصول إلى حجم معين. تحقق بعد ذلك من أن النص والصور ما زالا واضحين وقابلين للقراءة.