Выбрать инструмент по задаче
Почти любая задача с PDF начинается с одного из трёх вопросов. Файл слишком большой? Со страницами что-то не так: их слишком много, они лежат боком или распределены по нескольким файлам? Или вам нужен другой формат? В таблице каждой цели соответствует свой инструмент. В ней также показано, что вы выбираете и какой файл скачиваете в итоге.
Оба преобразования между JPG/PNG и PDF работают с целыми страницами. При преобразовании изображений в PDF каждый JPG или PNG размещается на странице как изображение. При этом не появляется текст, который можно искать или редактировать: для этого предназначено отдельное распознавание текста. При обратном преобразовании каждая выбранная страница PDF целиком сохраняется как изображение со всем, что на ней видно. Отдельные фотографии, встроенные в PDF, при этом не извлекаются как исходные файлы.
Меньший файл или меньше страниц?
И сжатие, и инструменты для страниц могут уменьшить размер файлов. Но изменяют они совершенно разные вещи. При сжатии инструмент пытается сохранить PDF более компактно, причём все страницы остаются в документе. При разделении из одного PDF создаются один или несколько новых файлов с выбранными страницами. При удалении отмеченные страницы отсутствуют в результате. Таким образом, разделение и удаление — это решения о содержимом. Они подходят только в том случае, если получатель принимает выдержки или отдельные файлы. Кроме того, после разделения суммарный размер частей не обязательно будет меньше оригинала.
Пример с условными значениями: комплект документов для отклика на вакансию содержит 12 страниц и занимает 9 MB. Портал принимает файл размером до 5 MB.
- Уменьшить размер: все 12 страниц сохранятся. Удастся ли уложиться в 5 MB, покажет только результат. В инструменте для заданного лимита размера можно сразу указать 5 MB как цель.
- Удалить страницы: в файле станет меньше страниц. Но резюме или документы об образовании и квалификации будут отсутствовать, если они окажутся среди удалённых страниц.
- Разделить: из 12 страниц получатся, например, два файла по 6 страниц. Это поможет только в том случае, если портал разрешает несколько загрузок. Кроме того, размер каждого файла в отдельности не должен превышать 5 MB.
В этом случае правильный первый шаг — уменьшить размер, поскольку нужно передать полный комплект документов. На что ещё обратить внимание при отклике на вакансию, объясняет руководство Уменьшить PDF для отклика на вакансию.
Как работает набор инструментов
Все одиннадцать инструментов для PDF работают по одному принципу. Освоив один, вы легко разберётесь и с остальными.
- Откройте инструмент, подходящий для вашей цели.
- Выберите файл или файлы. В зависимости от инструмента это PDF, изображения JPG и PNG или файл DOCX.
- Задайте настройки, например выбор страниц, порядок, угол поворота, целевой размер или формат изображения.
- Скачайте результат. Откройте и проверьте его, прежде чем передавать дальше.
Загружаются ли при этом ваши файлы на сервер? Обработка происходит в оперативной памяти браузера на вашем устройстве. Из интернета загружается только сам сайт: программный код и элементы страниц. Ваши документы не отправляются на сервер для обработки. Не нужны ни аккаунт, ни оплата. Устанавливать программу или приложение тоже не требуется, поскольку инструменты работают прямо в браузере. Для этого сайт должен быть загружен. Подробное описание процесса есть на странице Как работает обработка PDF.
Исходный файл остаётся без изменений. Каждый результат — новый файл, который вы сохраняете самостоятельно. Инструменты не передают результаты автоматически в следующий инструмент. Если вы объединяете несколько этапов, сначала сохраните промежуточный результат, а затем выберите этот файл в следующем инструменте. Там он должен соответствовать собственным требованиям инструмента к формату, размеру и содержимому: PDF должен занимать не более 50 MiB, а файл DOCX для преобразования в PDF — не более 20 MiB. При этом инструменты для страниц могут выдавать результаты размером до 100 MiB, в том числе из меньших исходных файлов. Если промежуточный результат превышает 50 MiB, продолжите его обработку в подходящей программе для PDF на своём устройстве или создайте его заново из исходных материалов.
Пример из двух этапов: отсканированный документ из 20 страниц содержит две страницы, лежащие боком, и слишком велик для отправки.
- В инструменте поворота выберите эти две страницы, поверните их и сохраните новый PDF.
- В инструменте уменьшения размера выберите только что сохранённый файл, а не исходный скан. Это сработает, если его размер не превышает 50 MiB.
- Откройте уменьшенный результат. Проверьте, правильно ли расположены все страницы и хорошо ли они читаются.
На что обратить внимание, чтобы сканы оставались читаемыми, рассказано в руководстве Уменьшить отсканированный PDF.
Проверьте ограничения перед выбором
Действующее ограничение зависит от инструмента. Каждый выбранный файл PDF, JPG или PNG должен занимать не более 50 MiB, то есть 52 428 800 байт. Файл DOCX для преобразования в PDF должен занимать не более 20 MiB. Если вы выбираете несколько файлов для объединения или преобразования JPG и PNG в PDF, их суммарный размер не должен превышать 100 MiB. Дополнительно действуют ограничения на страницы, пиксели, текст и выходные данные, которые различаются в зависимости от группы инструментов.
Инструменты объединения, разделения, удаления и поворота страниц, а также экспорта в изображения требуют обычного PDF. Отклоняются PDF с интерактивными формами (в том числе XFA), цифровыми подписями или сертификациями, шифрованием или защитой паролем, PDF-портфолио, PDF со встроенными файловыми вложениями и PDF со слоями, которые можно показывать или скрывать. При уменьшении размера действует лишь часть этих правил. Обычные формы там допускаются, а шифрование и уже имеющиеся подписи — нет.
Даже в пределах этих ограничений оперативной памяти устройства может не хватить, особенно при больших файлах или большом числе страниц и изображений. Точные сведения приведены на странице соответствующего инструмента. Общий обзор есть на странице Ограничения файлов и поддерживаемые функции.
Пример с условными значениями: вы хотите объединить три PDF. Первый занимает 40 MiB и содержит 120 страниц, второй — 35 MiB и 90 страниц, третий — 30 MiB и 60 страниц.
- Каждый файл меньше 50 MiB, поэтому по отдельности всё в порядке.
- Вместе они занимают 105 MiB. Это на 5 MiB больше лимита 100 MiB на одну операцию.
- Кроме того, вместе они содержат 270 страниц. Это на 20 страниц больше разрешённых 250.
- Предварительное сжатие может помочь с объёмом 105 MiB, но не изменит число страниц — 270. Поэтому создать единый PDF со всеми страницами с помощью этого инструмента нельзя.
- Возможен такой вариант: объединить первые два файла (75 MiB, 210 страниц), а третий отправить отдельно. Обе части укладываются в ограничения по входному объёму и числу страниц. Но это сработает только в том случае, если получатель принимает два файла.
Для изображений важно число пикселей, а не только размер файла. Фотография размером 6 000 × 4 000 пикселей содержит 24 000 000 пикселей и поэтому укладывается в предел 40 000 000 пикселей. Изображение размером 8 000 × 6 000 пикселей содержит 48 000 000 пикселей и превышает его.
Рассчитать размеры файлов и размеры печати
Помимо одиннадцати инструментов для PDF, есть шесть калькуляторов. Большинство из них выполняют расчёты только с введёнными тобой числами и не обрабатывают файлы. С их помощью можно переводить KB, MB и MiB, сопоставлять размеры в пикселях, DPI и размер печати, определять степень сжатия и оценивать размер вложения электронной почты. Также можно оценить время загрузки на сервер и проверить несколько файлов на соответствие лимиту загрузки. Для этой проверки можно выбрать PDF-файлы. Тогда калькулятор считывает на твоём устройстве точный размер в байтах и, если это возможно, количество страниц PDF. Он не изменяет файлы и не загружает их на сервер. Все калькуляторы находятся в разделе Расчёт размеров файлов и параметров печати.
Калькуляторы и инструменты дополняют друг друга. В зависимости от калькулятора вы получаете значения в других единицах, размеры в пикселях и размеры печати, степень сжатия, оценку размера вложения или времени загрузки либо проверку соответствия лимиту. Сам файл изменяется только в подходящем инструменте.
Пример: портал указывает лимит 2 MiB. Это 2 097 152 байта, тогда как 2 MB составили бы только 2 000 000 байт. Калькулятор выполняет этот пересчёт, но ваш PDF от этого не уменьшается. Для этого затем укажите 2 MiB как целевой размер в инструменте для заданного лимита размера. Если файл всё равно не уменьшается, поможет руководство PDF не уменьшается.
Какие задачи пока недоступны?
Многие наборы инструментов для PDF и настольные программы имеют более широкий набор функций. Здесь предлагаются ровно одиннадцать инструментов из обзора выше. Для следующих задач здесь пока нет инструмента:
- Распознавание текста непосредственно из фотографий JPG или PNG и на страницах, одновременно содержащих текст и изображения
- Преобразование файлов старого формата DOC, Excel и других форматов Office, а также преобразование Word с сохранением точного макета страниц
- Редактирование текста и другого содержимого на странице PDF
- надёжное скрытие конфиденциальных фрагментов с их удалением из документа
- Подписание или добавление цифровой подписи
- Извлечение встроенных изображений как исходных файлов
Калькуляторы тоже не заменяют ни одну из этих функций, поскольку не изменяют документы.
Пример: у вас есть сфотографированный договор в JPG, и вам нужен PDF с поиском по словам. С помощью инструмента JPG и PNG в PDF вы действительно получите PDF. Но страница будет содержать только фотографию, и поиск не найдёт на ней слов. Сохраните этот PDF, а затем выберите его в инструменте Распознавание текста в PDF, поскольку файлы JPG там нельзя выбрать напрямую. PDF должен занимать не более 50 MiB и содержать не более 20 страниц. Выберите немецкий, английский или оба языка и проверьте правильность распознанных слов в результате, поскольку безошибочное распознавание не гарантируется.