Välj verktyg efter uppgift
Nästan varje PDF-uppgift börjar med en av tre frågor. Är filen för stor? Är det något fel med sidorna eftersom de är för många, ligger på sidan eller är fördelade på flera filer? Eller behöver du ett annat format? Tabellen kopplar varje mål till ett verktyg. Den visar också vad du väljer och vilken fil du laddar ned i slutet.
De båda konverteringarna mellan JPG/PNG och PDF arbetar med hela sidor. Vid konvertering från bilder till PDF placeras varje JPG eller PNG som en bild på en sida. Det skapar ingen sökbar eller redigerbar text; för det finns den separata textigenkänningen. I motsatt riktning sparas varje vald PDF-sida i sin helhet som en bild, med allt som syns på den. Enskilda foton som är inbäddade i PDF-filen extraheras då inte som originalfiler.
Mindre fil eller färre sidor?
Både komprimering och sidverktygen kan ge mindre filer. Men de ändrar helt olika saker. Vid komprimering försöker verktyget spara PDF-filen mer utrymmessnålt, och alla sidor finns kvar. Vid delning skapas en eller flera nya filer med valda sidor från en PDF. Vid borttagning saknas de markerade sidorna i resultatet. Delning och borttagning är alltså beslut om innehållet. De passar bara om mottagaren accepterar utdrag eller separata filer. Dessutom är delarna efter delning inte nödvändigtvis mindre tillsammans än originalet.
Exempel med antagna värden: En jobbansökan omfattar 12 sidor och är 9 MB stor. Portalen tillåter en fil på upp till 5 MB.
- Komprimera: Alla 12 sidor finns kvar. Först resultatet visar om 5 MB uppnås. Med verktyget för en storleksgräns kan du ange 5 MB direkt som mål.
- Ta bort sidor: Filen skulle få färre sidor. Men CV eller intyg skulle saknas om de ingår bland de borttagna sidorna.
- Dela: Av 12 sidor blir det till exempel två filer med 6 sidor vardera. Det hjälper bara om portalen tillåter flera uppladdningar. Dessutom får varje fil för sig vara högst 5 MB stor.
I det här fallet är komprimering rätt första steg, eftersom de fullständiga handlingarna ska komma fram. Vad du annars bör tänka på vid jobbansökningar förklaras i guiden Minska PDF för jobbansökan.
Så fungerar verktygssamlingen
Alla elva PDF-verktyg följer samma arbetsgång. Om du känner till ett hittar du också rätt i de andra.
- Öppna verktyget som passar ditt mål.
- Välj filen eller filerna. Beroende på verktyg är det PDF-filer, JPG- och PNG-bilder eller en DOCX-fil.
- Ange inställningarna, till exempel sidurval, ordning, rotationsvinkel, målstorlek eller bildformat.
- Ladda ned resultatet. Öppna och kontrollera det innan du delar det vidare.
Laddas dina filer upp under bearbetningen? Bearbetningen sker i webbläsarens arbetsminne på din enhet. Från internet hämtas bara själva webbplatsen, alltså programkod och sidkomponenter. Dina dokument skickas inte till en server för bearbetning. Du behöver varken ha ett konto eller betala något. Du behöver inte heller installera något program eller någon app, eftersom verktygen körs direkt i webbläsaren. Webbplatsen måste vara inläst för att det ska fungera. Arbetsgången beskrivs i detalj i Så fungerar PDF-bearbetningen.
Originalet förblir oförändrat. Varje resultat är en ny fil som du själv sparar. Verktygen skickar inte automatiskt resultat vidare till nästa verktyg. Om du kombinerar flera steg sparar du först mellanresultatet och väljer sedan den filen i nästa verktyg. Där måste den uppfylla det verktygets egna regler för format, storlek och innehåll: En PDF får vara högst 50 MiB stor, en DOCX-fil för konvertering till PDF högst 20 MiB. Sidverktygen kan dock ge resultat på upp till 100 MiB, även från mindre ursprungsfiler. Om mellanresultatet är större än 50 MiB fortsätter du bearbeta det med ett lämpligt PDF-program på din enhet eller skapar det på nytt från ursprungsmaterialet.
Exempel med två steg: Ett skannat dokument med 20 sidor innehåller två sidor som ligger på sidan och är för stort för att skickas.
- Välj de båda sidorna i rotationsverktyget, rotera dem och spara den nya PDF-filen.
- Välj den nyss sparade filen i komprimeringsverktyget, inte den ursprungliga skanningen. Det fungerar om filen är högst 50 MiB stor.
- Öppna det komprimerade resultatet. Kontrollera att alla sidor är rättvända och lättlästa.
Vad du bör tänka på för läsbarheten i skanningar står i guiden Minska skannad PDF.
Kontrollera gränserna innan du väljer
Vilken gräns som gäller beror på verktyget. Varje vald PDF-, JPG- eller PNG-fil får vara högst 50 MiB stor, vilket är 52 428 800 byte. En DOCX-fil för konvertering till PDF får vara högst 20 MiB stor. Om du väljer flera filer vid sammanslagning eller i JPG och PNG som PDF får de tillsammans vara högst 100 MiB stora. Dessutom finns gränser för sidor, pixlar, text och resultatdata som skiljer sig mellan verktygsgrupperna.
Sidverktygen för att slå ihop, dela, ta bort, rotera och exportera som bilder kräver en vanlig PDF. PDF-filer med interaktiva formulär (även XFA), digitala signaturer eller certifieringar, kryptering eller lösenordsskydd, PDF-portföljer, PDF-filer med inbäddade filbilagor och PDF-filer med valfria lager avvisas. Vid komprimering gäller bara en del av dessa regler. Vanliga formulär går att använda där, men inte kryptering eller befintliga signaturer.
Även inom dessa gränser kan enhetens arbetsminne bli en flaskhals, särskilt vid stora filer eller många sidor och bilder. Den exakta informationen finns på respektive verktygs sida. En översikt finns i Filgränser och funktioner som stöds.
Exempel med antagna värden: Du vill slå ihop tre PDF-filer. Den första har 40 MiB och 120 sidor, den andra 35 MiB och 90 sidor, den tredje 30 MiB och 60 sidor.
- Varje fil ligger under 50 MiB, så var för sig är allt i sin ordning.
- Tillsammans är det 105 MiB. Det är 5 MiB mer än gränsen på 100 MiB per körning.
- Tillsammans är det dessutom 270 sidor. Det är 20 sidor mer än de tillåtna 250.
- Att komprimera först kan hjälpa med de 105 MiB, men sidantalet är fortfarande 270. Därför går det inte att skapa en enda PDF med alla sidor med det här verktyget.
- Det här är möjligt: Du slår ihop de första två filerna (75 MiB, 210 sidor) och skickar den tredje separat. Båda delarna håller sig inom gränserna för indata och sidantal. Det fungerar dock bara om mottagaren accepterar två filer.
För bilder räknas antalet pixlar, inte bara filstorleken. Ett foto med 6 000 × 4 000 pixlar har 24 000 000 pixlar och ligger därmed under gränsen på 40 000 000 pixlar. En bild med 8 000 × 6 000 pixlar har 48 000 000 pixlar och överskrider den.
Beräkna filstorlekar och utskriftsmått
Utöver de elva PDF-verktygen finns sex kalkylatorer. De flesta räknar bara med talen du anger och bearbetar ingen fil. Du kan omvandla KB, MB och MiB, jämföra pixlar, DPI och utskriftsstorlek, beräkna komprimeringsgrad och uppskatta storleken på en e-postbilaga. Du kan även uppskatta uppladdningstid och kontrollera flera filer mot en uppladdningsgräns. För den kontrollen kan du också välja PDF-filer. Kalkylatorn läser då den exakta storleken i byte på din enhet och, när det går, PDF-filens sidantal. Den ändrar eller laddar inte upp filerna. Alla kalkylatorer finns under beräkna filstorlekar och utskriftsmått.
Kalkylatorer och verktyg kompletterar varandra. Beroende på kalkylator får du omvandlade enheter, pixelmått och utskriftsstorlekar, en komprimeringsgrad, en uppskattning för bilaga eller uppladdningstid eller en kontroll mot en gräns. Din fil ändras först i det passande verktyget.
Exempel: En portal anger en gräns på 2 MiB. Det är 2 097 152 byte, medan 2 MB bara skulle vara 2 000 000 byte. Kalkylatorn sköter den här omvandlingen, men din PDF blir inte mindre av det. För att minska den anger du sedan 2 MiB som målstorlek i verktyget för en storleksgräns. Om filen ändå inte blir mindre finns mer hjälp i guiden PDF-filen blir inte mindre.
Vilka uppgifter är ännu inte tillgängliga?
Många PDF-samlingar och datorprogram har fler funktioner. Den här samlingen erbjuder exakt de elva verktygen i översikten ovan. För följande uppgifter finns för närvarande inget verktyg här:
- Textigenkänning direkt från JPG- eller PNG-foton och på sidor som innehåller både text och bilder
- Konvertering av äldre DOC-filer, Excel och andra Office-format samt Word-konvertering som bevarar den exakta sidlayouten
- Redigera text och annat innehåll på en PDF-sida
- Säkert maskera konfidentiella delar
- Skriva under eller signera digitalt
- Extrahera inbäddade bilder som originalfiler
Kalkylatorerna ersätter inte heller någon av dessa funktioner, eftersom de inte ändrar något dokument.
Exempel: Du har ett fotograferat avtal som JPG och behöver en PDF där det går att söka efter ord. Med verktyget för JPG och PNG som PDF får du visserligen en PDF. Men sidan innehåller bara fotot, och sökningen hittar inga ord i det. Spara den här PDF-filen och välj den sedan i Textigenkänning för PDF, eftersom JPG-filer inte kan väljas direkt där. PDF-filen får vara högst 50 MiB stor och ha högst 20 sidor. Välj tyska, engelska eller båda språken och kontrollera i resultatet att de igenkända orden stämmer, eftersom felfri igenkänning inte garanteras.