Convertir Word a PDF

Convertir el archivo o exportarlo directamente desde Word

Esta herramienta solo acepta archivos DOCX y genera a partir de ellos un PDF nuevo con texto que permite búsquedas y se puede seleccionar. No reproduce las páginas de Word, sino que vuelve a maquetar el contenido. Los párrafos y las tablas se redistribuyen, y todas las fuentes originales se sustituyen por la fuente incrustada Liberation Sans. Por eso, la distribución y el número de páginas pueden diferir del documento de Word. Es una opción adecuada para documentos centrados en el texto, como cartas, cartas de presentación, listas o tablas sencillas, en los que importa el contenido y no el aspecto exacto de las páginas.

Si necesitas conservar el diseño original, exporta el PDF directamente desde Word. Esto se aplica, por ejemplo, a un currículum con un diseño elaborado, a requisitos fijos de distribución de las páginas o a fuentes específicas. Word genera entonces el PDF a partir de la distribución de páginas que calcula y ofrece opciones de exportación adicionales. Microsoft lo explica en la guía Guardar o convertir a PDF o XPS en las aplicaciones de escritorio de Office.

Para el proceso inverso, es decir, volver a hacer editable un PDF, utiliza Convertir PDF a Word.

Cómo convertir un archivo DOCX a PDF

1. Haz clic en «Seleccionar archivo» o arrastra el archivo al campo «o suelta el archivo aquí». En cada operación, la herramienta procesa exactamente un archivo DOCX sin cifrar.
2. Inicia el proceso con «Convertir a PDF». Con «Cancelar» detienes el procesamiento y no se crea ningún archivo.
3. En el resultado, consulta «Notas sobre el resultado». Allí se indica, por ejemplo, que una imagen aparece ahora después de su párrafo o que las referencias internas solo se han conservado como texto. Además, el resultado muestra el tamaño del original, el tamaño del PDF y el número de páginas.
4. Guarda el PDF con «Descargar». Después, abre el archivo guardado y revísalo antes de compartirlo.
5. Con «Restablecer» puedes empezar con el siguiente archivo.

El archivo debe respetar los siguientes límites máximos:

• hasta 20 MiB de tamaño de archivo
• un máximo de 60 MiB de contenido descomprimido
• hasta 500.000 caracteres
• un máximo de 100 páginas en el PDF resultante

También se rechaza un archivo más pequeño si contiene elementos que la herramienta no puede conservar. En el siguiente apartado se explica cuáles son.

La conversión se realiza en tu navegador y el archivo no se envía a ningún servidor. Tu archivo DOCX permanece intacto, ya que siempre se crea un PDF nuevo. No necesitas una cuenta ni realizar ningún pago para convertirlo. Para que la herramienta funcione, la página y los archivos de fuentes necesarios deben estar cargados. Por eso, no se garantiza el uso sin conexión a Internet.

Qué se conserva y qué provoca el rechazo

La herramienta admite una parte claramente delimitada de las funciones de Word. Si un documento contiene elementos no compatibles, la herramienta lo rechaza por completo. Así se evita que falten contenidos en el PDF sin que lo sepas.

Estos contenidos también provocan el rechazo

• Comentarios, cambios con seguimiento y texto oculto
• Campos, notas al pie y notas al final, fórmulas, gráficos, cuadros de texto y controles de contenido
• varias secciones o texto en varias columnas
• archivos DOC antiguos, archivos cifrados, archivos con macros o elementos ActiveX y archivos DOCX firmados digitalmente
• archivos dañados o no válidos

Archivo DOC antiguo o documento rechazado

Un archivo DOC no se convierte en DOCX simplemente cambiando su extensión. La herramienta reconoce el formato antiguo y rechaza el archivo. En su lugar, ábrelo en Word y guárdalo mediante «Guardar como» como documento de Word (.docx). También puedes exportarlo directamente a PDF desde allí. Si se rechaza un documento por contener elementos complejos, exportarlo a PDF desde Word suele ser la opción más directa. Como alternativa, puedes simplificar las partes afectadas en una copia, siempre que el documento siga siendo correcto después.

El nuevo PDF es un PDF convencional. No se crea como PDF/A ni como PDF/UA accesible, no contiene etiquetas de estructura para la accesibilidad y no lleva firma digital.

Exportar a PDF directamente desde Word

Los nombres exactos de los menús dependen de tu versión de Word. Las instrucciones de Microsoft son la referencia; las siguientes opciones las resumen.

• Word para Windows: En «Archivo», selecciona «Guardar una copia» o «Guardar como» y elige PDF como tipo de archivo. En «Opciones» puedes definir, entre otras cosas, el intervalo de páginas. Allí también decides si se exportan las marcas, las propiedades del documento y las etiquetas de estructura para la accesibilidad.
• Word para Mac: En «Archivo», selecciona «Guardar como» o «Guardar una copia» y elige PDF como formato de archivo. Para terminar, confirma con «Exportar» en el cuadro de diálogo. Microsoft advierte de que los hipervínculos pueden perderse en la opción optimizada para impresión.
• Word para la Web: Descarga el PDF desde «Archivo» y «Exportar». Puedes decidir si se incluyen los comentarios. El archivo se guarda en la ubicación donde tu navegador almacena las descargas.

Encontrarás los pasos detallados para Windows y Mac en la guía de Microsoft Guardar o convertir a PDF o XPS en las aplicaciones de escritorio de Office. Para Word para la Web, está disponible la guía Exportar un documento de Word como PDF.

Al exportar desde Word también puede sustituirse una fuente, por ejemplo, si no se puede incrustar. Por eso, revisa también las fuentes y los enlaces de un PDF exportado desde Word.

Comentarios, cambios y contenido del documento

Los comentarios y los cambios con seguimiento pueden contener anotaciones internas, formulaciones anteriores o nombres que no están destinados al destinatario. Por eso, antes de exportar, decide expresamente si deben formar parte del PDF. Esta herramienta no toma esa decisión por ti. Si el archivo DOCX contiene comentarios, cambios con seguimiento o texto oculto, se rechaza. Así, la herramienta no omite nada sin avisar ni hace visible nada de forma involuntaria.

Si estos contenidos no deben aparecer en el PDF, edita una copia en Word:

• Resolver y eliminar los comentarios
• Aceptar o rechazar los cambios
• eliminar el texto oculto si no debe formar parte del documento

Después puedes convertir aquí el archivo DOCX revisado. Si quieres que los comentarios sigan siendo visibles, exporta directamente desde Word. En Word para la Web, elige la descarga con comentarios; en Word para Windows, la opción de marcas.

La herramienta no transfiere al nuevo PDF las propiedades del archivo DOCX, como el autor o los datos personalizados. El PDF recibe sus propios datos generados técnicamente, por ejemplo, información sobre el programa que lo ha creado. Esto no constituye una anonimización completa. Los nombres y los datos que aparecen en el texto visible, en los encabezados y pies de página o en las imágenes se conservan. Al exportar desde Word para Windows, puedes decidir en «Opciones» si se incluyen las propiedades del documento en el PDF.

Un PDF no queda protegido automáticamente frente a modificaciones, tanto si procede de esta herramienta como de Word. Si necesitas asegurarte de que un documento llegue sin cambios, convertirlo a PDF no basta.

Revisar el diseño antes de enviar

Abre el PDF guardado y revísalo por completo, tanto si procede de esta herramienta como de Word. Presta especial atención a estos puntos:

• Páginas: ¿Está cada título junto al texto que le corresponde y empiezan las secciones importantes donde deben?
• Texto: ¿Son correctos las vocales con diéresis, la ß, el símbolo del euro, los nombres y los importes, y se pueden seleccionar?
• Tablas: ¿Están todas las filas y aparecen los valores en las columnas correctas?
• Imágenes: ¿Aparecen las fotos y los gráficos en una ubicación que tenga sentido y se ven completos?
• Encabezados y pies de página: ¿Aparecen el membrete y el pie de página como deseas?
• Enlaces: ¿Se puede hacer clic en los enlaces web y llevan al destino correcto?
• Contenido: ¿Está el PDF libre de comentarios, marcas de cambios o borradores que no están destinados al destinatario?

No elimines el original de Word hasta que el PDF esté correcto. Encontrarás más consejos sobre los documentos para solicitar empleo en la guía PDF para solicitudes de empleo.

Reunir varios documentos de Word en un PDF

La herramienta convierte siempre exactamente un archivo y no une archivos. Si quieres reunir la carta de presentación, el currículum y los anexos en un único PDF, sigue estos pasos:

1. Convierte aquí cada archivo DOCX por separado. Si necesitas conservar exactamente el diseño, exporta cada uno a PDF desde Word.
2. Abre Unir archivos PDF y selecciona los nuevos PDF junto con los anexos que ya tengas en PDF, por ejemplo, un certificado.
3. Ordena los archivos como desees y únelos.
4. Comprueba en el PDF final que todas las páginas estén completas y en el orden correcto.

La herramienta para unir archivos solo acepta archivos PDF. Por eso, primero debes convertir los archivos de Word.

Reducir el tamaño del PDF final si es necesario

El tamaño del archivo DOCX no permite saber cuánto ocupará el PDF. Un archivo DOCX está comprimido internamente, mientras que el PDF contiene fuentes e imágenes incrustadas. Por eso, el PDF puede ocupar más que el original. La herramienta te muestra el tamaño del resultado justo después de la conversión.

Si el archivo es demasiado grande, por ejemplo, para enviarlo por correo electrónico o subirlo mediante un formulario, puedes reducir el tamaño del PDF final. Si hay un límite máximo fijo, utiliza PDF a tamaño objetivo. La reducción del tamaño de un PDF depende de su contenido y no se garantiza un tamaño concreto. Después, comprueba que el texto y las imágenes sigan siendo legibles.