Converti Word in PDF

Convertire il file o esportarlo direttamente da Word

Questo strumento accetta esclusivamente file DOCX e crea un nuovo PDF con testo ricercabile e selezionabile. Non riproduce le pagine di Word, ma impagina nuovamente il contenuto. Paragrafi e tabelle vengono ridisposti e tutti i caratteri tipografici originali vengono sostituiti dal carattere incorporato Liberation Sans. La suddivisione e il numero delle pagine possono quindi differire dal documento Word. È una soluzione adatta a documenti incentrati sul testo, come lettere, lettere di presentazione, elenchi o tabelle semplici, nei quali conta il contenuto e non l’aspetto esatto delle pagine.

Se l’impaginazione originale è importante, esporta il PDF direttamente da Word. Questo vale, per esempio, per un curriculum con un’impaginazione curata, requisiti precisi per le pagine o caratteri tipografici specifici. Word genera il PDF a partire dall’impaginazione che calcola e offre ulteriori opzioni di esportazione. Microsoft lo descrive nella guida Salvare o convertire in PDF o XPS nelle app desktop di Office.

Per il procedimento inverso, cioè rendere nuovamente modificabile un PDF, usa Converti PDF in Word.

Come convertire un file DOCX in PDF

1. Fai clic su «Seleziona file» oppure trascina il file nell’area «oppure trascina qui il file». Per ogni elaborazione, lo strumento gestisce esattamente un file DOCX non crittografato.
2. Avvia con «Converti in PDF». Con «Annulla» interrompi l’elaborazione e non viene creato alcun file.
3. Nel risultato, leggi le «Note sul risultato». Indicano, per esempio, che un’immagine ora si trova dopo il relativo paragrafo o che i riferimenti interni sono stati mantenuti solo come testo. Il risultato mostra inoltre la dimensione dell’originale, quella del PDF e il numero di pagine.
4. Salva il PDF con «Scarica». Apri poi il file salvato e controllalo prima di condividerlo.
5. Con «Reimposta» puoi iniziare con il file successivo.

Per il file valgono i seguenti limiti massimi:

• dimensione del file fino a 20 MiB
• contenuto decompresso di massimo 60 MiB
• fino a 500.000 caratteri
• massimo 100 pagine PDF nel risultato

Anche un file più piccolo viene rifiutato se contiene elementi che lo strumento non può trasferire. La sezione successiva spiega quali sono.

La conversione avviene nel tuo browser e il file non viene inviato a un server. Il tuo file DOCX rimane invariato, perché viene sempre creato un nuovo PDF. Per la conversione non servono un account o un pagamento. Perché lo strumento possa funzionare, la pagina e i file dei caratteri tipografici necessari devono essere stati scaricati. L’utilizzo senza connessione a Internet non viene quindi garantito.

Cosa viene mantenuto e cosa causa il rifiuto

Lo strumento supporta una parte ben delimitata delle funzionalità di Word. Se un documento contiene elementi non supportati, lo rifiuta interamente. In questo modo nessun contenuto viene omesso dal PDF senza che tu ne sia informato.

Anche questi contenuti causano il rifiuto

• Commenti, revisioni e testo nascosto
• Campi, note a piè di pagina e note di chiusura, formule, grafici, caselle di testo e controlli contenuto
• più sezioni o testo su più colonne
• vecchi file DOC, file crittografati, file con macro o elementi ActiveX e file DOCX con firma digitale
• file danneggiati o non validi

Vecchio file DOC o documento rifiutato

Un file DOC non diventa un file DOCX semplicemente rinominandone l’estensione. Lo strumento riconosce il vecchio formato e rifiuta il file. Aprilo invece in Word e salvalo tramite «Salva con nome» come documento Word (.docx). Da lì puoi anche esportarlo direttamente in PDF. Se un documento viene rifiutato a causa di contenuti complessi, l’esportazione in PDF da Word è di solito il metodo più diretto. In alternativa, semplifica gli elementi interessati in una copia, purché il documento rimanga corretto.

Il nuovo PDF è un normale PDF. Non è creato come PDF/A né come PDF/UA accessibile, non contiene tag di struttura per l’accessibilità e non ha una firma digitale.

Esportare il PDF direttamente da Word

I nomi esatti dei menu dipendono dalla tua versione di Word. Fanno fede le istruzioni di Microsoft; i metodi seguenti ne sono una sintesi.

• Word per Windows: in «File», scegli «Salva una copia» oppure «Salva con nome» e seleziona PDF come tipo di file. In «Opzioni» puoi impostare, tra le altre cose, l’intervallo di pagine. Qui decidi anche se esportare i commenti e le revisioni, le proprietà del documento e i tag di struttura per l’accessibilità.
• Word per Mac: in «File», scegli «Salva con nome» oppure «Salva una copia» e seleziona PDF come formato del file. Infine, conferma nella finestra di dialogo con «Esporta». Microsoft segnala che nella variante ottimizzata per la stampa i collegamenti ipertestuali potrebbero andare persi.
• Word per il Web: scarica il PDF da «File» e «Esporta». Puoi decidere se includere i commenti. Il file viene salvato nella posizione in cui il browser salva i download.

Trovi i passaggi dettagliati nella guida Microsoft Salvare o convertire in PDF o XPS nelle app desktop di Office per Windows e Mac. Per Word per il Web è disponibile la guida Esportare un documento Word come PDF.

Anche durante l’esportazione da Word un carattere tipografico può essere sostituito, per esempio se non può essere incorporato. Controlla quindi i caratteri tipografici e i link anche nei PDF esportati da Word.

Commenti, modifiche e contenuti del documento

Commenti e revisioni possono contenere annotazioni interne, formulazioni precedenti o nomi non destinati al destinatario. Prima dell’esportazione, decidi quindi consapevolmente se devono essere inclusi nel PDF. Questo strumento non prende questa decisione al posto tuo. Se il file DOCX contiene commenti, revisioni o testo nascosto, viene rifiutato. Lo strumento non omette quindi nulla senza avvisarti e non rende visibile nulla contro la tua volontà.

Se questi contenuti non devono essere inclusi nel PDF, modifica una copia in Word:

• risolvi ed elimina i commenti
• accetta o rifiuta le modifiche
• rimuovi il testo nascosto se non deve far parte del documento

Puoi poi convertire qui il file DOCX ripulito. Se invece vuoi che i commenti rimangano visibili, esporta direttamente da Word. In Word per il Web scegli il download con commenti; in Word per Windows scegli l’opzione per includere commenti e revisioni.

Lo strumento non trasferisce nel nuovo PDF le proprietà del documento DOCX, come l’autore o le informazioni personalizzate. Il PDF riceve informazioni proprie generate tecnicamente, per esempio sul programma che lo ha creato. Non si tratta di un’anonimizzazione completa. I nomi e le informazioni presenti nel testo visibile, nelle intestazioni e nei piè di pagina o nelle immagini rimangono inclusi. In Word per Windows, durante l’esportazione puoi stabilire in «Opzioni» se includere le proprietà del documento nel PDF.

Un PDF non è automaticamente protetto dalle modifiche, indipendentemente dal fatto che provenga da questo strumento o da Word. Se devi assicurarti che un documento arrivi senza modifiche, la sola conversione in PDF non basta.

Controllare l’impaginazione prima dell’invio

Apri il PDF salvato e controllalo interamente, sia che provenga da questo strumento sia che sia stato esportato da Word. Presta particolare attenzione a questi punti:

• Pagine: ogni titolo si trova insieme al relativo testo e le sezioni importanti iniziano dove previsto?
• Testo: dieresi, ß, simbolo dell’euro, nomi e importi sono corretti e selezionabili?
• Tabelle: sono presenti tutte le righe e i valori si trovano nelle colonne giuste?
• Immagini: foto e grafici si trovano in una posizione sensata e sono interamente visibili?
• Intestazioni e piè di pagina: l’intestazione della lettera e il piè di pagina appaiono come desiderato?
• Link: i link web sono cliccabili e portano alla destinazione corretta?
• Contenuto: il PDF è privo di commenti, segni di revisione o bozze non destinati al destinatario?

Elimina l’originale Word solo quando il PDF è come desideri. Per i documenti di candidatura trovi ulteriori indicazioni nella guida PDF per la candidatura.

Riunire più documenti Word in un unico PDF

Lo strumento converte sempre esattamente un file e non unisce i file. Se lettera di presentazione, curriculum e allegati devono confluire in un unico PDF, procedi così:

1. Converti qui ogni file DOCX separatamente. Se l’impaginazione deve rimanere identica, esporta invece ciascun file in PDF da Word.
2. Apri Unisci file PDF e seleziona i nuovi PDF insieme agli allegati PDF già disponibili, per esempio un certificato.
3. Disponi i file nell’ordine desiderato e uniscili.
4. Nel PDF finale, controlla che tutte le pagine siano presenti per intero e nell’ordine corretto.

Lo strumento di unione accetta solo file PDF. Devi quindi convertire prima i file Word.

Ridurre il PDF finale se necessario

La dimensione del file DOCX non permette di prevedere quella del PDF. Un file DOCX è compresso internamente, mentre il PDF contiene caratteri tipografici e immagini incorporati. Il PDF può quindi essere più grande dell’originale. Lo strumento mostra la dimensione del risultato subito dopo la conversione.

Se il file è troppo grande, per esempio per un’e-mail o un modulo di caricamento, puoi ridurre il PDF finale. Se devi rispettare un limite massimo preciso, usa PDF alla dimensione desiderata. Quanto si riduce un PDF dipende dal suo contenuto: una dimensione specifica non è garantita. Controlla poi che testo e immagini siano ancora ben leggibili.