ফাইল রূপান্তর করবেন, নাকি সরাসরি Word থেকে এক্সপোর্ট করবেন
রূপান্তর করবেন নাকি Word থেকে রপ্তানি করবেন?
আপনার নথির ক্ষেত্রে যা প্রযোজ্য তা নির্বাচন করুন। তার ওপর নির্ভর করে এই টুল নাকি Word থেকে রপ্তানি করা বেশি উপযুক্ত।
এই নির্বাচন আপনার ফাইল পড়ে না বা সেটি গ্রহণ করা হবে কি না পূর্বাভাস দেয় না। টুলের পরীক্ষাতেই তা নির্ধারিত হয়।
চারটি পরিস্থিতির সংক্ষিপ্ত বিবরণ
- সহজ DOCX
- হুবহু বিন্যাস
- পুরোনো DOC
- জটিল বা অস্পষ্ট
সহজ DOCX রূপান্তর করুন
টুলটি ঠিক একটি এনক্রিপশনবিহীন DOCX ফাইল গ্রহণ করে, এমবেড করা Liberation Sans ফন্ট দিয়ে বিষয়বস্তু নতুন করে সাজায় এবং অনুসন্ধানযোগ্য লেখা তৈরি করে। এতে পৃষ্ঠা, ফন্ট ও বিন্যাস বদলে যেতে পারে।
DOCX নির্বাচন করুন
সর্বোচ্চ 20 MiB আকারের একটি এনক্রিপশনবিহীন ফাইল নির্বাচন করুন।
বিষয়বস্তু নতুন করে সাজানো হয়েছে
Liberation Sans দিয়ে লেখার লাইন নতুনভাবে সাজানো হয়।
PDF যাচাই করুন
সংরক্ষিত ফাইলটি খুলে পরীক্ষা করুন।
সংক্ষেপে যাচাই করুন
- Word-এর তুলনায় পৃষ্ঠার চেহারা বদলে গেলে কি চলবে?
- নথিতে কি সর্বোচ্চ ৫,০০,০০০ অক্ষর রয়েছে এবং তা থেকে সর্বোচ্চ 100 পৃষ্ঠার PDF তৈরি হয়?
সহজ ফাইলের ক্ষেত্রেও আনপ্যাক করা বিষয়বস্তুর আকার সর্বোচ্চ 60 MiB হতে পারে, আর মূলের মতো হুবহু দেখাবে এমন নিশ্চয়তা নেই।
Word-এর মতো পৃষ্ঠার চেহারা
পৃষ্ঠা, ফন্ট ও বিন্যাস Word-এর মতো রাখতে হলে এই পৃষ্ঠায় বর্ণিত পদ্ধতিতে Word থেকে PDF রপ্তানি করুন। এরপর এই PDF-টিও খুলে ফন্ট, লিংক, মন্তব্য ও বিষয়বস্তু যাচাই করুন।
বিন্যাস গুরুত্বপূর্ণ
পৃষ্ঠার চেহারা ও ফন্ট ঠিক থাকতে হবে।
Word থেকে রপ্তানি করুন
Word-এর রপ্তানি সুবিধা দিয়ে PDF তৈরি করুন।
রপ্তানি করা ফাইল যাচাই করুন
ফন্ট, লিংক ও মার্কআপ যাচাই করুন।
সংক্ষেপে যাচাই করুন
- রপ্তানি করা PDF-এ প্রাপকের জন্য নয় এমন মন্তব্য বা পরিবর্তনচিহ্ন নেই তো?
- সংরক্ষিত PDF-এ ফন্ট ও লিংক কি সঠিক রয়েছে?
Word থেকে রপ্তানি করলেও হুবহু একই ফলাফলের নিশ্চয়তা নেই, যেমন কোনো ফন্ট বদলে গেলে।
পুরোনো DOC ফাইল
একটি .doc ফাইল .docx নয়, আর এক্সটেনশনের নাম বদলালে তা রূপান্তরিত হয় না। টুলটি পুরোনো ফরম্যাট প্রত্যাখ্যান করে। Word থেকে ফাইলটি PDF হিসেবে রপ্তানি করুন, অথবা সচেতনভাবে একটি DOCX কপি সংরক্ষণ করে তার বিষয়বস্তু সমর্থিত কি না যাচাই করুন।
DOC শনাক্ত হয়েছে
পুরোনো ফরম্যাট প্রত্যাখ্যান করা হয়।
Word-এ খুলুন
PDF হিসেবে রপ্তানি করুন অথবা DOCX হিসেবে সংরক্ষণ করুন।
ফলাফল যাচাই করুন
বিষয়বস্তু ও বিন্যাস নিজে যাচাই করুন।
সংক্ষেপে যাচাই করুন
- আপনি শুধু এক্সটেনশনের নাম বদলাননি তো?
- নতুন করে সংরক্ষিত DOCX কপিতে কি শুধু সমর্থিত বিষয়বস্তু রয়েছে?
DOCX কপি তৈরি করলে বিন্যাস স্বয়ংক্রিয়ভাবে অক্ষুণ্ণ থাকে না।
জটিল বা অস্পষ্ট বিষয়বস্তু
মন্তব্য, পরিবর্তন, লুকানো লেখা, ফিল্ড, সূত্র, চার্ট, টেক্সট বক্স, জটিল সারণি বা অংশ, প্রদর্শন করা যায় না এমন অক্ষর, ম্যাক্রো, স্বাক্ষর, এনক্রিপশন বা ফাইলের ক্ষতি থাকলে ফাইলটি সম্পূর্ণভাবে প্রত্যাখ্যাত হতে পারে। আসল বার্তাটি পড়ুন এবং মূল ফাইলটি রেখে দিন। Word থেকে রপ্তানি করা সাধারণত বেশি সরাসরি উপায়।
বিষয়বস্তু অস্পষ্ট
এই নির্বাচন আপনার ফাইল পড়ে না।
বার্তা পড়ুন
টুলটি প্রত্যাখ্যানের কারণ জানায়।
Word থেকে রপ্তানি বা কপি
Word থেকে রপ্তানি করুন অথবা একটি কপি সরল করুন।
সংক্ষেপে যাচাই করুন
- আপনি কি মূল ফাইলটি অপরিবর্তিত রেখেছেন?
- সরল করা কপির বিষয়বস্তু কি এখনও সঠিক রয়েছে?
শুধু আলাদা কপিতে সরল করুন, এবং কেবল তখনই করুন যখন এরপরও নথিটি সঠিক থাকে।
এই নির্বাচন শুধু পরিস্থিতিগুলো ব্যাখ্যা করে: এটি কোনো ফাইল পড়ে না, কিছু আপলোড করে না এবং কিছু মনে রাখে না।
এই টুল শুধু DOCX ফাইল গ্রহণ করে এবং তা থেকে অনুসন্ধানযোগ্য ও নির্বাচনযোগ্য টেক্সটসহ একটি নতুন PDF তৈরি করে। এটি Word-এর পৃষ্ঠাগুলো হুবহু তৈরি করে না, বরং বিষয়বস্তু নতুন করে সাজায়। অনুচ্ছেদ ও টেবিলের লাইন ও পৃষ্ঠা-বিরতি নতুন করে নির্ধারণ করা হয় এবং মূল সব ফন্টের বদলে এমবেড করা Liberation Sans ফন্ট ব্যবহার করা হয়। তাই পৃষ্ঠাবিন্যাস ও পৃষ্ঠাসংখ্যা Word নথি থেকে আলাদা হতে পারে। এটি চিঠি, আবেদনপত্রের সঙ্গে দেওয়া চিঠি, তালিকা বা সাধারণ টেবিলের মতো টেক্সটনির্ভর নথির জন্য উপযুক্ত, যেখানে বিষয়বস্তুই মুখ্য, পৃষ্ঠার হুবহু চেহারা নয়।
মূল লেআউট গুরুত্বপূর্ণ হলে সরাসরি Word থেকে PDF এক্সপোর্ট করুন। যেমন, বিশেষভাবে সাজানো জীবনবৃত্তান্ত, পৃষ্ঠার নির্দিষ্ট বিন্যাসের শর্ত বা নির্দিষ্ট ফন্টের ক্ষেত্রে এটি প্রযোজ্য। তখন Word নিজের নির্ধারিত পৃষ্ঠার লেআউট থেকে PDF তৈরি করে এবং এক্সপোর্টের অতিরিক্ত বিকল্প দেয়। Microsoft-এর Office ডেস্কটপ অ্যাপে PDF বা XPS হিসেবে সংরক্ষণ বা রূপান্তর নির্দেশিকায় এটি ব্যাখ্যা করা হয়েছে।
উল্টো কাজের জন্য, অর্থাৎ PDF আবার সম্পাদনাযোগ্য করতে, PDF থেকে Word-এ রূপান্তর করুন ব্যবহার করুন।
যেভাবে DOCX ফাইল PDF-এ রূপান্তর করবেন
- “ফাইল নির্বাচন করুন”-এ ক্লিক করুন অথবা ফাইলটি টেনে “অথবা ফাইল এখানে ছেড়ে দিন” ঘরে ছেড়ে দিন। টুল প্রতিবার ঠিক একটি এনক্রিপশনবিহীন DOCX ফাইল প্রক্রিয়া করে।
- “PDF-এ রূপান্তর করুন” দিয়ে শুরু করুন। “বাতিল করুন” দিয়ে প্রক্রিয়াকরণ থামাতে পারেন; সেক্ষেত্রে কোনো ফাইল তৈরি হবে না।
- ফলাফলে “ফলাফল সম্পর্কে তথ্য” পড়ুন। সেখানে, যেমন, কোনো ছবি এখন তার অনুচ্ছেদের পরে রাখা হয়েছে অথবা অভ্যন্তরীণ রেফারেন্সগুলো শুধু টেক্সট হিসেবে রাখা হয়েছে কি না, তা জানানো হয়। এ ছাড়া ফলাফলে মূল ফাইলের আকার, PDF-এর আকার ও পৃষ্ঠাসংখ্যা দেখানো হয়।
- “ডাউনলোড করুন” দিয়ে PDF সংরক্ষণ করুন। এরপর সংরক্ষিত ফাইলটি খুলুন এবং কাউকে দেওয়ার আগে যাচাই করুন।
- পরের ফাইল নিয়ে শুরু করতে “রিসেট করুন” ব্যবহার করুন।
ফাইলের জন্য নিচের সর্বোচ্চ সীমাগুলো প্রযোজ্য:
- ফাইলের আকার সর্বোচ্চ 20 MiB
- প্যাক খোলার পর বিষয়বস্তুর আকার সর্বোচ্চ 60 MiB
- সর্বোচ্চ ৫,০০,০০০ অক্ষর
- ফলাফলে সর্বোচ্চ 100 PDF পৃষ্ঠা
ছোট ফাইলেও এমন বিষয়বস্তু থাকলে প্রত্যাখ্যান করা হবে, যা টুল রাখতে পারে না। সেগুলো কী, তা পরের অংশে দেওয়া আছে।
রূপান্তর আপনার ব্রাউজারেই হয় এবং ফাইল কোনো সার্ভারে পাঠানো হয় না। আপনার DOCX ফাইল অপরিবর্তিত থাকে, কারণ সব সময় একটি নতুন PDF তৈরি হয়। রূপান্তরের জন্য অ্যাকাউন্ট বা অর্থপ্রদানের কোনো ধাপ প্রয়োজন নেই। টুল কাজ করার জন্য পৃষ্ঠা ও প্রয়োজনীয় ফন্ট ফাইলগুলো লোড হওয়া দরকার। তাই ইন্টারনেট সংযোগ ছাড়া ব্যবহার করা যাবে বলে নিশ্চয়তা দেওয়া হয় না।
যা রাখা হয় এবং যেসব কারণে প্রত্যাখ্যান করা হয়
Word-এর সুবিধাগুলোর একটি নির্দিষ্ট সীমিত অংশ এই টুল সমর্থন করে। কোনো নথিতে অসমর্থিত উপাদান থাকলে টুল পুরো নথি প্রত্যাখ্যান করে। এতে আপনার অজান্তে PDF থেকে কোনো বিষয়বস্তু বাদ পড়ে না।
নিচের বিষয়বস্তু থাকলেও নথি প্রত্যাখ্যান করা হয়
- মন্তব্য, ট্র্যাক করা পরিবর্তন ও লুকানো টেক্সট
- ফিল্ড, পাদটীকা ও শেষটীকা, সূত্র, চার্ট, টেক্সট বক্স ও কনটেন্ট কন্ট্রোল
- একাধিক সেকশন অথবা একাধিক কলামে সাজানো টেক্সট
- পুরোনো DOC ফাইল, এনক্রিপ্ট করা ফাইল, ম্যাক্রো বা ActiveX উপাদানযুক্ত ফাইল এবং ডিজিটালভাবে স্বাক্ষরিত DOCX ফাইল
- ক্ষতিগ্রস্ত বা অবৈধ ফাইল
পুরোনো DOC ফাইল অথবা প্রত্যাখ্যাত নথি
শুধু ফাইলের এক্সটেনশনের নাম বদলালে DOC ফাইল DOCX ফাইলে পরিণত হয় না। টুল পুরোনো ফরম্যাট শনাক্ত করে ফাইলটি প্রত্যাখ্যান করে। এর বদলে Word-এ খুলে “অন্য নামে সংরক্ষণ করুন” দিয়ে Word নথি (.docx) হিসেবে সংরক্ষণ করুন। সেখানেই সরাসরি PDF হিসেবেও এক্সপোর্ট করতে পারেন। জটিল বিষয়বস্তুর কারণে কোনো নথি প্রত্যাখ্যান করা হলে Word থেকে PDF এক্সপোর্ট করাই সাধারণত আরও সরাসরি উপায়। বিকল্প হিসেবে একটি অনুলিপিতে সংশ্লিষ্ট অংশগুলো সরল করতে পারেন, যদি এরপরও নথিটি সঠিক থাকে।
নতুন PDF একটি সাধারণ PDF। এটি PDF/A বা প্রবেশগম্য PDF/UA হিসেবে তৈরি নয়, এতে প্রবেশগম্যতার জন্য কাঠামোগত ট্যাগ নেই এবং কোনো ডিজিটাল স্বাক্ষরও নেই।
সরাসরি Word থেকে PDF এক্সপোর্ট করুন
আপনার Word সংস্করণ অনুযায়ী মেনুর সঠিক নাম ভিন্ন হতে পারে। Microsoft-এর নির্দেশিকাগুলোই মূল নির্দেশনা; নিচের পদ্ধতিগুলো তার সংক্ষিপ্ত বিবরণ।
- Windows-এর জন্য Word: “ফাইল” থেকে “একটি অনুলিপি সংরক্ষণ করুন” অথবা “অন্য নামে সংরক্ষণ করুন” নির্বাচন করুন এবং ফাইলের ধরন হিসেবে PDF বেছে নিন। “বিকল্পসমূহ” থেকে অন্যান্য বিষয়ের পাশাপাশি পৃষ্ঠার পরিসর নির্ধারণ করুন। মার্কআপ, নথির বৈশিষ্ট্য ও প্রবেশগম্যতার জন্য কাঠামোগত ট্যাগও এক্সপোর্ট করা হবে কি না, তা সেখানেই নির্ধারণ করতে পারেন।
- Mac-এর জন্য Word: “ফাইল” থেকে “অন্য নামে সংরক্ষণ করুন” অথবা “একটি অনুলিপি সংরক্ষণ করুন” নির্বাচন করুন এবং ফাইলের ফরম্যাট হিসেবে PDF বেছে নিন। শেষে ডায়ালগে “এক্সপোর্ট করুন” দিয়ে নিশ্চিত করুন। Microsoft জানায়, মুদ্রণের জন্য অপ্টিমাইজ করা বিকল্পে হাইপারলিংক হারিয়ে যেতে পারে।
- ওয়েবের জন্য Word: “ফাইল” ও “এক্সপোর্ট করুন” থেকে PDF ডাউনলোড করুন। এ সময় মন্তব্য রাখা হবে কি না, তা বেছে নিন। আপনার ব্রাউজার যেখানে ডাউনলোড সংরক্ষণ করে, ফাইলটি সেখানেই থাকবে।
Windows ও Mac-এর জন্য বিস্তারিত ধাপ Microsoft-এর Office ডেস্কটপ অ্যাপে PDF বা XPS হিসেবে সংরক্ষণ বা রূপান্তর নির্দেশিকায় পাবেন। ওয়েবের জন্য Word-এর ক্ষেত্রে Word নথি PDF হিসেবে এক্সপোর্ট করুন নির্দেশিকা রয়েছে।
Word থেকে এক্সপোর্ট করার সময়ও কোনো ফন্ট বদলে যেতে পারে, যেমন সেটি এমবেড করা না গেলে। তাই Word থেকে এক্সপোর্ট করা PDF-এর ফন্ট ও লিংকও যাচাই করুন।
মন্তব্য, পরিবর্তন ও নথির বিষয়বস্তু
মন্তব্য ও ট্র্যাক করা পরিবর্তনে অভ্যন্তরীণ নোট, আগের ভাষ্য বা এমন নাম থাকতে পারে, যা প্রাপকের জন্য নয়। তাই এক্সপোর্ট করার আগে সচেতনভাবে সিদ্ধান্ত নিন, সেগুলো PDF-এ থাকা উচিত কি না। এই টুল আপনার হয়ে সেই সিদ্ধান্ত নেয় না। DOCX ফাইলে মন্তব্য, ট্র্যাক করা পরিবর্তন বা লুকানো টেক্সট থাকলে সেটি প্রত্যাখ্যান করা হয়। অর্থাৎ টুল আপনার অজান্তে কিছু বাদ দেয় না, আবার অনিচ্ছাকৃতভাবে কিছু দৃশ্যমানও করে না।
এই বিষয়বস্তু PDF-এ রাখতে না চাইলে Word-এ একটি অনুলিপি সম্পাদনা করুন:
- মন্তব্যের বিষয়গুলো নিষ্পত্তি করে মন্তব্য মুছে ফেলুন
- পরিবর্তন গ্রহণ বা প্রত্যাখ্যান করুন
- লুকানো টেক্সট নথিতে থাকা উচিত না হলে সরিয়ে ফেলুন
এরপর পরিষ্কার করা DOCX ফাইল এখানে রূপান্তর করতে পারেন। ইচ্ছাকৃতভাবে মন্তব্য দৃশ্যমান রাখতে চাইলে সরাসরি Word থেকে এক্সপোর্ট করুন। এ জন্য ওয়েবের জন্য Word-এ মন্তব্যসহ ডাউনলোড বেছে নিন এবং Windows-এর জন্য Word-এ মার্কআপের বিকল্পটি নির্বাচন করুন।
DOCX ফাইলের লেখক বা ব্যবহারকারীর দেওয়া কাস্টম তথ্যের মতো নথির বৈশিষ্ট্য এই টুল নতুন PDF-এ রাখে না। PDF-এ নিজস্ব, প্রযুক্তিগতভাবে তৈরি তথ্য যোগ হয়, যেমন কোন প্রোগ্রাম দিয়ে তৈরি করা হয়েছে। এটি পরিচয়সংক্রান্ত তথ্য সম্পূর্ণ অপসারণের পদ্ধতি নয়। দৃশ্যমান টেক্সট, হেডার ও ফুটার বা ছবিতে থাকা নাম ও তথ্য থেকে যায়। Windows-এর জন্য Word থেকে এক্সপোর্ট করার সময় “বিকল্পসমূহ”-এ নথির বৈশিষ্ট্য PDF-এ রাখা হবে কি না নির্ধারণ করতে পারেন।
PDF স্বয়ংক্রিয়ভাবে পরিবর্তন থেকে সুরক্ষিত হয় না, সেটি এই টুল থেকে তৈরি হোক বা Word থেকে। কোনো নথি অপরিবর্তিত অবস্থায় পৌঁছানো নিশ্চিত করতে হলে শুধু PDF-এ রূপান্তর করাই যথেষ্ট নয়।
পাঠানোর আগে লেআউট যাচাই করুন
সংরক্ষিত PDF খুলে একবার পুরোটা দেখুন, সেটি এই টুল থেকে তৈরি হোক বা Word থেকে। বিশেষ করে নিচের বিষয়গুলো খেয়াল করুন:
- পৃষ্ঠা: প্রতিটি শিরোনাম কি তার সংশ্লিষ্ট টেক্সটের সঙ্গে আছে এবং গুরুত্বপূর্ণ অংশগুলো কি নির্ধারিত জায়গায় শুরু হয়েছে?
- টেক্সট: উমলাউট, ß, ইউরো চিহ্ন, নাম ও অর্থের পরিমাণ কি সঠিক এবং সেগুলো কি নির্বাচন করা যায়?
- টেবিল: সব সারি কি আছে এবং মানগুলো কি সঠিক কলামে আছে?
- ছবি: ফটো ও গ্রাফিক্স কি এমন জায়গায় আছে যেখানে সেগুলোর প্রসঙ্গ বোঝা যায় এবং সেগুলো কি পুরোপুরি দৃশ্যমান?
- হেডার ও ফুটার: চিঠির শীর্ষাংশ ও ফুটার কি প্রত্যাশামতো দেখাচ্ছে?
- লিংক: ওয়েব লিংকে কি ক্লিক করা যায় এবং সেগুলো কি সঠিক গন্তব্যে নিয়ে যায়?
- বিষয়বস্তু: PDF-এ কি এমন কোনো মন্তব্য, পরিবর্তনের চিহ্ন বা খসড়া নেই, যা প্রাপকের জন্য নয়?
PDF ঠিক আছে নিশ্চিত হওয়ার পরেই মূল Word ফাইল মুছুন। চাকরির আবেদনের নথির জন্য আরও পরামর্শ চাকরির আবেদনের জন্য PDF নির্দেশিকায় পাবেন।
একাধিক Word নথি একত্র করে একটি PDF তৈরি করুন
টুল সব সময় ঠিক একটি ফাইল রূপান্তর করে এবং একাধিক ফাইল একত্র করে না। আবেদনপত্রের সঙ্গে দেওয়া চিঠি, জীবনবৃত্তান্ত ও সংযুক্তি একটি PDF-এ রাখতে চাইলে এভাবে এগোন:
- প্রতিটি DOCX ফাইল এখানে আলাদাভাবে রূপান্তর করুন। লেআউট হুবহু রাখতে হলে এর বদলে প্রতিটি ফাইল Word থেকে PDF হিসেবে এক্সপোর্ট করুন।
- PDF একত্র করুন খুলুন এবং নতুন PDF-গুলোর সঙ্গে আগে থেকে থাকা PDF সংযুক্তি, যেমন কোনো সনদ, নির্বাচন করুন।
- ফাইলগুলো কাঙ্ক্ষিত ক্রমে সাজিয়ে একত্র করুন।
- তৈরি PDF-এ সব পৃষ্ঠা সম্পূর্ণ এবং সঠিক ক্রমে আছে কি না যাচাই করুন।
একত্র করার টুল শুধু PDF ফাইল গ্রহণ করে। তাই Word ফাইল আগে রূপান্তর করতে হবে।
প্রয়োজনে তৈরি PDF-এর আকার কমান
DOCX ফাইলের আকার দেখে PDF কত বড় হবে, তা বোঝা যায় না। DOCX ফাইলের ভেতরের বিষয়বস্তু সংকুচিত অবস্থায় থাকে, অন্যদিকে PDF-এ এমবেড করা ফন্ট ও ছবি থাকে। তাই PDF মূল ফাইলের চেয়ে বড় হতে পারে। রূপান্তরের পরপরই টুল ফলাফলের আকার দেখায়।
ফাইলটি ইমেইল বা আপলোড ফর্মের জন্য বেশি বড় হলে তৈরি PDF-এর আকার কমাতে পারেন। নির্দিষ্ট সর্বোচ্চ সীমা থাকলে লক্ষ্য আকারে PDF ব্যবহার করুন। PDF-এর আকার কতটা কমবে, তা এর বিষয়বস্তুর ওপর নির্ভর করে; নির্দিষ্ট আকারের নিশ্চয়তা নেই। এরপর টেক্সট ও ছবি এখনো ভালোভাবে পড়া যায় কি না যাচাই করুন।