Word'ü PDF'ye dönüştür

Dosyayı dönüştürmek veya doğrudan Word'den dışa aktarmak

Bu araç yalnızca DOCX dosyalarını kabul eder ve bunlardan aranabilir, seçilebilir metin içeren yeni bir PDF oluşturur. Word'deki sayfaları yeniden oluşturmaz; içeriği yeniden dizer. Paragrafların ve tabloların satır ve sayfa sonları yeniden düzenlenir ve tüm orijinal yazı tipleri gömülü Liberation Sans yazı tipiyle değiştirilir. Bu nedenle sayfa dağılımı ve sayfa sayısı Word belgesinden farklı olabilir. Bu yöntem; tam sayfa görünümünden çok içeriğin önemli olduğu mektuplar, ön yazılar, listeler veya basit tablolar gibi metin ağırlıklı belgeler için uygundur.

Orijinal düzen önemliyse PDF'yi doğrudan Word'den dışa aktar. Bu, örneğin özel tasarımlı bir özgeçmiş, sabit sayfa düzeni gereksinimleri veya belirli yazı tipleri için geçerlidir. Word bu durumda PDF'yi kendi hesapladığı sayfa düzeninden oluşturur ve ek dışa aktarma seçenekleri sunar. Microsoft bunu Office masaüstü uygulamalarında PDF veya XPS olarak kaydetme ya da dönüştürme kılavuzunda açıklar.

Tersini yapmak, yani bir PDF'yi yeniden düzenlenebilir hâle getirmek için PDF'yi Word'e dönüştür aracını kullan.

DOCX dosyasını PDF'ye nasıl dönüştürürsün?

1. “Dosya seç”e tıkla veya dosyayı “veya dosyayı buraya bırak” alanına sürükle. Araç her işlemde şifrelenmemiş tek bir DOCX dosyasını işler.
2. “PDF'ye dönüştür” ile başlat. “İptal et” ile işlemi durdurabilirsin; bu durumda dosya oluşturulmaz.
3. Sonuçtaki “Sonuçla ilgili notlar”ı oku. Burada örneğin bir görüntünün artık paragrafından sonra yer aldığı veya belge içi başvuruların yalnızca metin olarak aktarıldığı belirtilir. Sonuç ayrıca orijinal dosyanın boyutunu, PDF'nin boyutunu ve sayfa sayısını gösterir.
4. “İndir” ile PDF'yi kaydet. Ardından kaydedilen dosyayı aç ve paylaşmadan önce kontrol et.
5. “Sıfırla” ile sonraki dosyaya geçebilirsin.

Dosya için şu üst sınırlar geçerlidir:

• en fazla 20 MiB dosya boyutu
• en fazla 60 MiB arşivden çıkarılmış içerik
• en fazla 500.000 karakter
• sonuçta en fazla 100 PDF sayfası

Daha küçük bir dosya da aracın aktaramadığı içerikler barındırıyorsa reddedilir. Bunların neler olduğu sonraki bölümde açıklanır.

Dönüştürme tarayıcında gerçekleşir ve dosya bir sunucuya gönderilmez. Her zaman yeni bir PDF oluşturulduğu için DOCX dosyan değişmeden kalır. Dönüştürme için hesap açman veya ödeme yapman gerekmez. Aracın çalışabilmesi için sayfanın ve gerekli yazı tipi dosyalarının yüklenmiş olması gerekir. Bu nedenle internet bağlantısı olmadan kullanım taahhüt edilmez.

Neler aktarılır, neler dosyanın reddedilmesine yol açar?

Araç, Word'ün yapabildiklerinin açıkça sınırlandırılmış bir bölümünü destekler. Bir belgede desteklenmeyen bileşenler varsa araç belgenin tamamını reddeder. Böylece sen fark etmeden PDF'de içerik eksik kalmaz.

Şu içerikler de dosyanın reddedilmesine yol açar

• Yorumlar, izlenen değişiklikler ve gizli metin
• Alanlar, dipnotlar ve sonnotlar, formüller, grafikler, metin kutuları ve içerik denetimleri
• birden fazla bölüm veya çok sütunlu metin
• eski DOC dosyaları, şifrelenmiş dosyalar, makro veya ActiveX öğeleri içeren dosyalar ve dijital olarak imzalanmış DOCX dosyaları
• bozuk veya geçersiz dosyalar

Eski DOC dosyası veya reddedilen belge

Yalnızca dosya uzantısını değiştirmen, bir DOC dosyasını DOCX dosyasına dönüştürmez. Araç eski biçimi tanır ve dosyayı reddeder. Bunun yerine dosyayı Word'de aç ve “Farklı kaydet” ile Word belgesi (.docx) olarak kaydet. Orada doğrudan PDF olarak da dışa aktarabilirsin. Bir belge karmaşık içerikler nedeniyle reddediliyorsa Word'de PDF olarak dışa aktarmak çoğu zaman daha doğrudan bir yoldur. Alternatif olarak, belgenin doğruluğu korunacaksa bir kopyada ilgili yerleri basitleştirebilirsin.

Yeni PDF, sıradan bir PDF'dir. PDF/A veya erişilebilir PDF/UA olarak oluşturulmaz, erişilebilirlik için yapı etiketleri içermez ve dijital imza taşımaz.

PDF'yi doğrudan Word'den dışa aktar

Menü adları Word sürümüne göre değişir. Esas alınması gereken Microsoft'un kılavuzlarıdır; aşağıdaki yöntemler bu kılavuzları özetler.

• Windows için Word: “Dosya” altında “Bir kopyasını kaydet” veya “Farklı kaydet” komutunu ve dosya türü olarak PDF'yi seç. “Seçenekler” altında diğer ayarların yanı sıra sayfa aralığını belirleyebilirsin. İşaretlemelerin, belge özelliklerinin ve erişilebilirlik için yapı etiketlerinin de dışa aktarılıp aktarılmayacağını burada seçersin.
• Mac için Word: “Dosya” altında “Farklı kaydet” veya “Bir kopyasını kaydet” komutunu ve dosya biçimi olarak PDF'yi seç. Son olarak iletişim kutusunda “Dışa aktar” ile onayla. Microsoft, yazdırma için optimize edilmiş seçenekte köprülerin kaybolabileceğini belirtir.
• Web için Word: “Dosya” ve “Dışa aktar” üzerinden PDF'yi indir. Bu sırada yorumların dâhil edilip edilmeyeceğine karar verirsin. Dosya, tarayıcının indirilen dosyaları kaydettiği konuma kaydedilir.

Windows ve Mac için ayrıntılı adımları Microsoft'un Office masaüstü uygulamalarında PDF veya XPS olarak kaydetme ya da dönüştürme kılavuzunda bulabilirsin. Web için Word'e yönelik Word belgesini PDF olarak dışa aktarma kılavuzu da mevcuttur.

Word'den dışa aktarırken de bir yazı tipi değiştirilebilir; örneğin yazı tipi dosyaya gömülemiyorsa. Bu nedenle Word'den dışa aktarılan bir PDF'nin de yazı tiplerini ve bağlantılarını kontrol et.

Yorumlar, değişiklikler ve belge içerikleri

Yorumlar ve izlenen değişiklikler; alıcıya yönelik olmayan kurum içi notlar, önceki ifadeler veya adlar içerebilir. Bu nedenle dışa aktarmadan önce bunların PDF'de yer alıp almaması gerektiğine bilinçli olarak karar ver. Bu araç senin yerine bu kararı vermez. DOCX dosyasında yorumlar, izlenen değişiklikler veya gizli metin varsa dosya reddedilir. Böylece araç hiçbir şeyi fark ettirmeden atlamaz ve istenmeden görünür hâle de getirmez.

Bu içeriklerin PDF'de yer almaması gerekiyorsa Word'de bir kopyayı düzenle:

• Yorumları ele alıp sil
• Değişiklikleri kabul et veya reddet
• Belgede yer almaması gereken gizli metni kaldır

Ardından temizlenmiş DOCX dosyasını burada dönüştürebilirsin. Yorumların bilinçli olarak görünür kalmasını istiyorsan doğrudan Word'den dışa aktar. Bunun için Web için Word'de yorumlarla indirme seçeneğini, Windows için Word'de ise işaretlemelere yönelik seçeneği kullan.

Araç, DOCX dosyasının yazar adı veya kullanıcı tanımlı bilgiler gibi belge özelliklerini yeni PDF'ye aktarmaz. PDF'ye, örneğin dosyayı oluşturan programla ilgili, teknik olarak oluşturulmuş yeni bilgiler eklenir. Bu, tam bir anonimleştirme değildir. Görünür metindeki, üst bilgilerdeki, alt bilgilerdeki veya görüntülerdeki adlar ve bilgiler korunur. Windows için Word'de dışa aktarırken “Seçenekler” altında belge özelliklerinin PDF'ye eklenip eklenmeyeceğini belirleyebilirsin.

İster bu araçtan ister Word'den oluşturulmuş olsun, bir PDF otomatik olarak değişikliklere karşı korunmaz. Bir belgenin değiştirilmeden ulaşmasını sağlaman gerekiyorsa onu PDF'ye dönüştürmek bunun için yeterli değildir.

Göndermeden önce düzeni kontrol et

İster bu araçtan ister Word'den oluşturulmuş olsun, kaydedilen PDF'yi aç ve tamamını gözden geçir. Özellikle şu noktalara dikkat et:

• Sayfalar: Her başlık ilgili metnin yanında mı ve önemli bölümler başlamaları gereken yerde mi başlıyor?
• Metin: Umlautlu harfler, ß, avro işareti, adlar ve tutarlar doğru mu ve seçilebiliyor mu?
• Tablolar: Tüm satırlar mevcut mu ve değerler doğru sütunlarda mı?
• Görüntüler: Fotoğraflar ve grafikler anlamlı bir yerde mi ve tamamen görünüyor mu?
• Üst bilgiler ve alt bilgiler: Antet ve alt bilgi istediğin gibi görünüyor mu?
• Bağlantılar: Web bağlantıları tıklanabiliyor mu ve doğru hedefe yönlendiriyor mu?
• İçerik: PDF'de alıcıya yönelik olmayan yorumların, değişiklik işaretlerinin veya taslakların bulunmadığından emin misin?

Word dosyasının orijinalini ancak PDF'nin uygun olduğundan emin olduktan sonra sil. İş başvurusu belgeleri için iş başvurusu için PDF rehberinde daha fazla bilgi bulabilirsin.

Birden fazla Word belgesini tek bir PDF'de toplama

Araç her zaman tek bir dosyayı dönüştürür ve dosyaları birleştirmez. Ön yazı, özgeçmiş ve eklerin tek bir PDF'de yer almasını istiyorsan şu adımları izle:

1. Her DOCX dosyasını burada ayrı ayrı dönüştür. Düzenin tamamen aynı kalması gerekiyorsa bunun yerine her birini Word'den PDF olarak dışa aktar.
2. PDF dosyalarını birleştir aracını aç ve yeni PDF'leri, örneğin bir diploma gibi mevcut PDF ekleriyle birlikte seç.
3. Dosyaları istediğin sıraya koy ve birleştir.
4. Oluşturulan PDF'de tüm sayfaların eksiksiz ve doğru sırada bulunduğunu kontrol et.

Birleştirme aracı yalnızca PDF dosyalarını kabul eder. Bu nedenle Word dosyalarını önceden dönüştürmelisin.

Gerekirse oluşturulan PDF'yi küçült

PDF'nin ne kadar büyük olacağı DOCX dosyasının boyutundan anlaşılamaz. DOCX dosyası kendi içinde sıkıştırılmıştır; PDF ise gömülü yazı tipleri ve görüntüler içerir. Bu nedenle PDF orijinal dosyadan daha büyük olabilir. Araç, sonucun boyutunu dönüştürmenin hemen ardından gösterir.

Dosya örneğin bir e-posta veya dosya yükleme formu için fazla büyükse oluşturulan PDF'yi küçültebilirsin. Sabit bir üst sınır varsa PDF'yi hedef boyuta getir aracını kullan. Bir PDF'nin ne kadar küçüleceği içeriğine bağlıdır; belirli bir boyut garanti edilmez. Ardından metin ve görüntülerin hâlâ rahatça okunabildiğini kontrol et.