Ubah Word ke PDF

Mengonversi berkas atau mengekspor langsung dari Word

Alat ini hanya menerima berkas DOCX dan menghasilkan PDF baru dengan teks yang dapat dicari serta dipilih. Alat ini tidak meniru halaman dari Word, melainkan menata ulang kontennya. Paragraf dan tabel diatur ulang pemenggalannya, dan semua jenis huruf asli diganti dengan Liberation Sans yang disematkan. Karena itu, pembagian dan jumlah halaman dapat berbeda dari dokumen Word. Cara ini sesuai untuk dokumen yang berfokus pada teks, seperti surat, surat lamaran, daftar, atau tabel sederhana, yang mengutamakan isi dan bukan tampilan halaman yang persis sama.

Jika tata letak asli penting, ekspor PDF langsung di Word. Ini berlaku, misalnya, untuk CV dengan desain khusus, ketentuan halaman yang tetap, atau jenis huruf tertentu. Word akan menghasilkan PDF berdasarkan tata letak halaman yang dihitungnya sendiri dan menyediakan opsi ekspor tambahan. Microsoft menjelaskannya dalam panduan Menyimpan atau mengonversi ke PDF atau XPS di aplikasi desktop Office.

Untuk proses sebaliknya, yaitu membuat PDF dapat diedit kembali, gunakan Konversi PDF ke Word.

Cara mengonversi berkas DOCX menjadi PDF

1. Klik “Pilih berkas” atau seret berkas ke area “atau letakkan berkas di sini”. Setiap proses hanya menangani satu berkas DOCX yang tidak terenkripsi.
2. Mulai dengan “Konversi ke PDF”. Gunakan “Batal” untuk menghentikan pemrosesan; jika dibatalkan, tidak ada berkas yang dibuat.
3. Baca “Catatan tentang hasil” pada hasil konversi. Di sana tercantum, misalnya, bahwa gambar kini diletakkan setelah paragrafnya atau bahwa rujukan internal hanya disertakan sebagai teks. Hasil juga menampilkan ukuran berkas asli, ukuran PDF, dan jumlah halaman.
4. Simpan PDF melalui “Unduh”. Setelah itu, buka berkas yang telah disimpan dan periksa sebelum membagikannya.
5. Gunakan “Atur ulang” untuk memulai dengan berkas berikutnya.

Batas maksimum berikut berlaku untuk berkas:

• ukuran berkas hingga 20 MiB
• konten setelah diekstrak maksimal 60 MiB
• hingga 500.000 karakter
• hasil maksimal 100 halaman PDF

Berkas yang lebih kecil juga akan ditolak jika berisi konten yang tidak dapat disertakan oleh alat ini. Jenis konten tersebut dijelaskan pada bagian berikutnya.

Konversi berlangsung di browser kamu, dan berkas tidak dikirim ke server. Berkas DOCX kamu tetap tidak berubah karena hasilnya selalu berupa PDF baru. Kamu tidak memerlukan akun atau tahap pembayaran untuk konversi. Agar alat dapat bekerja, halaman dan berkas jenis huruf yang diperlukan harus sudah dimuat. Karena itu, penggunaan tanpa koneksi internet tidak dijamin.

Konten yang disertakan dan yang menyebabkan penolakan

Alat ini hanya mendukung bagian yang terbatas dan terdefinisi jelas dari kemampuan Word. Jika dokumen berisi komponen yang tidak didukung, alat akan menolak seluruh dokumen. Dengan begitu, tidak ada konten yang hilang dari PDF tanpa kamu ketahui.

Konten berikut juga menyebabkan penolakan

• Komentar, perubahan terlacak, dan teks tersembunyi
• Bidang, catatan kaki dan catatan akhir, rumus, diagram, kotak teks, dan kontrol konten
• beberapa bagian atau teks dengan beberapa kolom
• berkas DOC versi lama, berkas terenkripsi, berkas dengan makro atau elemen ActiveX, serta berkas DOCX bertanda tangan digital
• berkas rusak atau tidak valid

Berkas DOC versi lama atau dokumen yang ditolak

Berkas DOC tidak berubah menjadi berkas DOCX hanya dengan mengganti nama ekstensi berkasnya. Alat ini mengenali format lama dan menolak berkas tersebut. Sebagai gantinya, buka berkas di Word dan gunakan “Simpan sebagai” untuk menyimpannya sebagai dokumen Word (.docx). Kamu juga dapat langsung mengekspornya sebagai PDF di sana. Jika dokumen ditolak karena kontennya kompleks, ekspor PDF di Word biasanya merupakan cara yang lebih langsung. Sebagai alternatif, sederhanakan bagian yang terdampak pada salinan, asalkan dokumen tetap benar setelahnya.

PDF baru merupakan PDF biasa. PDF ini tidak dibuat sebagai PDF/A ataupun PDF/UA yang aksesibel, tidak berisi tag struktur untuk aksesibilitas, dan tidak memiliki tanda tangan digital.

Mengekspor PDF langsung di Word

Nama menu yang tepat bergantung pada versi Word kamu. Panduan Microsoft menjadi acuan; langkah-langkah berikut merangkumnya.

• Word untuk Windows: Pada “Berkas”, pilih perintah “Simpan salinan” atau “Simpan sebagai”, lalu pilih PDF sebagai jenis berkas. Di bagian “Opsi”, kamu antara lain dapat menentukan rentang halaman. Di sana kamu juga menentukan apakah penanda revisi, properti dokumen, dan tag struktur untuk aksesibilitas ikut diekspor.
• Word untuk Mac: Pada “Berkas”, pilih perintah “Simpan sebagai” atau “Simpan salinan”, lalu pilih PDF sebagai format berkas. Terakhir, konfirmasikan dengan “Ekspor” pada kotak dialog. Microsoft mengingatkan bahwa hyperlink dapat hilang pada opsi yang dioptimalkan untuk pencetakan.
• Word untuk web: Unduh PDF melalui “Berkas” dan “Ekspor”. Kamu dapat menentukan apakah komentar akan disertakan. Berkas akan disimpan di lokasi unduhan yang digunakan browser kamu.

Langkah-langkah terperinci untuk Windows dan Mac tersedia dari Microsoft dalam Menyimpan atau mengonversi ke PDF atau XPS di aplikasi desktop Office. Untuk Word untuk web, tersedia panduan Mengekspor dokumen Word sebagai PDF.

Jenis huruf juga dapat diganti saat mengekspor dari Word, misalnya jika jenis huruf tersebut tidak dapat disematkan. Karena itu, periksa juga jenis huruf dan tautan dalam PDF yang diekspor dari Word.

Komentar, perubahan, dan isi dokumen

Komentar dan perubahan terlacak dapat berisi catatan internal, rumusan sebelumnya, atau nama yang tidak ditujukan bagi penerima. Karena itu, tentukan dengan saksama sebelum ekspor apakah semuanya perlu disertakan dalam PDF. Alat ini tidak mengambil keputusan tersebut untuk kamu. Jika berkas DOCX berisi komentar, perubahan terlacak, atau teks tersembunyi, berkas akan ditolak. Jadi, alat ini tidak menghilangkan apa pun tanpa kamu sadari dan tidak menampilkan apa pun yang tidak kamu inginkan.

Jika konten tersebut tidak boleh masuk ke PDF, edit salinan di Word:

• Tuntaskan pembahasan komentar, lalu hapus
• Terima atau tolak perubahan
• hapus teks tersembunyi jika tidak seharusnya ada dalam dokumen

Setelah itu, kamu dapat mengonversi berkas DOCX yang telah dibersihkan di sini. Jika komentar memang ingin tetap ditampilkan, ekspor langsung di Word. Di Word untuk web, pilih unduhan dengan komentar; di Word untuk Windows, pilih opsi untuk penanda revisi.

Alat ini tidak memasukkan properti dokumen dari berkas DOCX, seperti penulis atau informasi khusus, ke PDF baru. PDF mendapatkan informasinya sendiri yang dihasilkan secara teknis, misalnya tentang program pembuatnya. Ini bukan anonimisasi menyeluruh. Nama dan informasi dalam teks yang terlihat, header dan footer, atau gambar tetap disertakan. Saat mengekspor di Word untuk Windows, kamu dapat menentukan melalui “Opsi” apakah properti dokumen ikut dimasukkan ke PDF.

PDF tidak otomatis terlindungi dari perubahan, baik berasal dari alat ini maupun dari Word. Jika kamu harus memastikan dokumen sampai tanpa perubahan, mengonversinya menjadi PDF saja tidak cukup.

Periksa tata letak sebelum mengirim

Buka PDF yang telah disimpan dan periksa seluruh isinya, baik berasal dari alat ini maupun dari Word. Perhatikan terutama hal-hal berikut:

• Halaman: Apakah setiap judul berada bersama teksnya, dan apakah bagian penting dimulai di tempat yang semestinya?
• Teks: Apakah umlaut, ß, simbol euro, nama, dan nominal sudah benar serta dapat dipilih?
• Tabel: Apakah semua baris tersedia, dan apakah nilai berada di kolom yang benar?
• Gambar: Apakah foto dan grafik berada di posisi yang masuk akal, dan apakah semuanya terlihat utuh?
• Header dan footer: Apakah kop surat dan footer tampil sesuai keinginan?
• Tautan: Apakah tautan web dapat diklik dan mengarah ke tujuan yang benar?
• Konten: Apakah PDF bebas dari komentar, penanda perubahan, atau draf yang tidak ditujukan bagi penerima?

Hapus dokumen Word asli hanya setelah PDF sudah sesuai. Untuk dokumen lamaran kerja, temukan petunjuk tambahan dalam panduan PDF untuk lamaran kerja.

Menggabungkan beberapa dokumen Word menjadi satu PDF

Alat ini selalu mengonversi tepat satu berkas dan tidak menggabungkan berkas. Jika surat lamaran, CV, dan lampiran ingin dijadikan satu PDF, lakukan langkah berikut:

1. Konversi setiap berkas DOCX secara terpisah di sini. Jika tata letak harus tetap persis sama, ekspor setiap berkas sebagai PDF di Word.
2. Buka Gabungkan berkas PDF dan pilih PDF baru beserta lampiran PDF yang sudah ada, misalnya ijazah.
3. Susun berkas dalam urutan yang diinginkan, lalu gabungkan.
4. Periksa PDF akhir untuk memastikan semua halaman tersedia secara lengkap dan dalam urutan yang benar.

Alat penggabungan hanya menerima berkas PDF. Karena itu, berkas Word harus dikonversi terlebih dahulu.

Perkecil PDF akhir jika perlu

Ukuran PDF tidak dapat diketahui dari ukuran berkas DOCX. Berkas DOCX dikemas secara internal, sedangkan PDF berisi jenis huruf dan gambar yang disematkan. Karena itu, ukuran PDF dapat lebih besar daripada berkas asli. Alat ini menampilkan ukuran hasil segera setelah konversi.

Jika berkas terlalu besar, misalnya untuk email atau formulir unggah, kamu dapat memperkecil PDF akhir. Jika ada batas maksimum yang tetap, gunakan PDF sesuai ukuran target. Seberapa banyak PDF dapat diperkecil bergantung pada kontennya; ukuran tertentu tidak dijamin. Setelah itu, periksa apakah teks dan gambar masih mudah dibaca.