Konvertera Word till PDF

Konvertera filen eller exportera direkt från Word

Det här verktyget tar endast emot DOCX-filer och skapar en ny PDF med sökbar, markerbar text. Det återskapar inte sidorna från Word, utan sätter om innehållet. Stycken och tabeller bryts om och alla ursprungliga typsnitt ersätts med det inbäddade typsnittet Liberation Sans. Sidindelningen och antalet sidor kan därför skilja sig från Word-dokumentet. Det passar textinriktade dokument som brev, personliga brev, listor eller enkla tabeller, där innehållet är det viktiga och inte den exakta sidbilden.

Om originallayouten är viktig ska du exportera PDF-filen direkt i Word. Det gäller till exempel ett formgivet CV, fasta krav på sidlayout eller särskilda typsnitt. Word skapar då PDF-filen utifrån den sidlayout som programmet självt beräknar och erbjuder ytterligare exportalternativ. Microsoft beskriver detta i guiden Spara eller konvertera till PDF eller XPS i Office-skrivbordsappar.

För att göra det omvända, alltså göra en PDF redigerbar igen, använder du Konvertera PDF till Word.

Så konverterar du en DOCX-fil till en PDF

1. Klicka på ”Välj fil” eller dra filen till fältet ”eller släpp filen här”. Verktyget bearbetar exakt en okrypterad DOCX-fil per omgång.
2. Starta med ”Konvertera till PDF”. Med ”Avbryt” stoppar du bearbetningen och då skapas ingen fil.
3. Läs ”Information om resultatet” i resultatet. Där står det till exempel att en bild nu ligger efter sitt stycke eller att interna hänvisningar bara har tagits med som text. Resultatet visar också originalets storlek, PDF-filens storlek och antalet sidor.
4. Spara PDF-filen med ”Ladda ner”. Öppna sedan den sparade filen och kontrollera den innan du skickar den vidare.
5. Med ”Återställ” börjar du med nästa fil.

Följande övre gränser gäller för filen:

• upp till 20 MiB filstorlek
• högst 60 MiB uppackat innehåll
• upp till 500 000 tecken
• högst 100 PDF-sidor i resultatet

Även en mindre fil avvisas om den innehåller sådant som verktyget inte kan ta med. Vad det gäller beskrivs i nästa avsnitt.

Konverteringen körs i din webbläsare och filen skickas inte till en server. Din DOCX-fil förblir oförändrad eftersom det alltid skapas en ny PDF. Du behöver varken ett konto eller betala för konverteringen. För att verktyget ska kunna arbeta måste sidan och de nödvändiga typsnittsfilerna ha laddats. Därför garanteras inte användning utan internetanslutning.

Vad som tas med och vad som leder till att filen avvisas

Verktyget stöder en tydligt begränsad del av det Word kan göra. Om ett dokument innehåller delar som inte stöds avvisar verktyget hela dokumentet. På så sätt saknas inget innehåll i PDF-filen utan att du får veta det.

Även följande innehåll leder till att filen avvisas

• Kommentarer, spårade ändringar och dold text
• Fält, fotnoter och slutnoter, formler, diagram, textrutor och innehållskontroller
• flera avsnitt eller text i flera spalter
• äldre DOC-filer, krypterade filer, filer med makron eller ActiveX-element och digitalt signerade DOCX-filer
• skadade eller ogiltiga filer

Äldre DOC-fil eller avvisat dokument

En DOC-fil blir inte en DOCX-fil bara för att du byter filändelse. Verktyget känner igen det gamla formatet och avvisar filen. Öppna den i stället i Word och spara den via ”Spara som” som Word-dokument (.docx). Där kan du också exportera den direkt som PDF. Om ett dokument avvisas på grund av komplext innehåll är PDF-export i Word oftast det enklaste sättet. Alternativt kan du förenkla de berörda delarna i en kopia, förutsatt att dokumentet fortfarande blir korrekt.

Den nya PDF-filen är en vanlig PDF. Den skapas varken som PDF/A eller som tillgänglig PDF/UA, innehåller inga strukturtaggar för tillgänglighet och har ingen digital signatur.

Exportera PDF direkt i Word

De exakta menynamnen beror på din Word-version. Microsofts anvisningar är de som gäller, och följande tillvägagångssätt sammanfattar dem.

• Word för Windows: Välj ”Spara en kopia” eller ”Spara som” under ”Arkiv” och ange PDF som filtyp. Under ”Alternativ” anger du bland annat sidintervallet. Där bestämmer du också om markeringar, dokumentegenskaper och strukturtaggar för tillgänglighet ska följa med vid exporten.
• Word för Mac: Välj ”Spara som” eller ”Spara en kopia” under ”Arkiv” och ange PDF som filformat. Bekräfta till sist med ”Exportera” i dialogrutan. Microsoft påpekar att hyperlänkar kan gå förlorade i den variant som är optimerad för utskrift.
• Word för webben: Under ”Arkiv” och ”Exportera” laddar du ner PDF-filen. Då väljer du om kommentarer ska ingå. Filen hamnar där din webbläsare sparar nedladdningar.

Du hittar de detaljerade stegen hos Microsoft under Spara eller konvertera till PDF eller XPS i Office-skrivbordsappar för Windows och Mac. För Word för webben finns guiden Exportera Word-dokument som PDF.

Även vid export från Word kan ett typsnitt ersättas, till exempel om det inte går att bädda in. Kontrollera därför typsnitt och länkar även i en PDF som har exporterats från Word.

Kommentarer, ändringar och dokumentinnehåll

Kommentarer och spårade ändringar kan innehålla interna anteckningar, tidigare formuleringar eller namn som inte är avsedda för mottagaren. Bestäm därför medvetet före exporten om de ska vara med i PDF-filen. Det här verktyget fattar inte det beslutet åt dig. Om DOCX-filen innehåller kommentarer, spårade ändringar eller dold text avvisas den. Verktyget utelämnar alltså inget utan att du märker det och gör heller inget synligt av misstag.

Om det här innehållet inte ska vara med i PDF-filen bearbetar du en kopia i Word:

• Gå igenom och radera kommentarer
• Acceptera eller avvisa ändringar
• ta bort dold text om den inte hör hemma i dokumentet

Du kan sedan konvertera den rensade DOCX-filen här. Om kommentarer avsiktligt ska vara synliga exporterar du direkt i Word. I Word för webben väljer du då nedladdning med kommentarer, och i Word för Windows alternativet för markeringar.

Verktyget för inte över DOCX-filens dokumentegenskaper, som författare eller anpassade uppgifter, till den nya PDF-filen. PDF-filen får egna, tekniskt genererade uppgifter, till exempel om programmet som skapade den. Det innebär ingen fullständig anonymisering. Namn och uppgifter i den synliga texten, i sidhuvuden och sidfötter eller i bilder finns kvar. I Word för Windows anger du vid exporten under ”Alternativ” om dokumentegenskaperna ska följa med till PDF-filen.

En PDF är inte automatiskt skyddad mot ändringar, oavsett om den kommer från det här verktyget eller från Word. Om du måste säkerställa att ett dokument kommer fram oförändrat räcker det inte att konvertera det till PDF.

Kontrollera layouten innan du skickar filen

Öppna den sparade PDF-filen och gå igenom hela filen, oavsett om den kommer från det här verktyget eller från Word. Var särskilt uppmärksam på följande punkter:

• Sidor: Står varje rubrik tillsammans med sin text, och börjar viktiga avsnitt där de ska?
• Text: Är tyska omljud, ß, eurotecken, namn och belopp korrekta och går de att markera?
• Tabeller: Finns alla rader med och står värdena i rätt kolumner?
• Bilder: Är foton och grafik placerade på ett begripligt ställe och syns de i sin helhet?
• Sidhuvuden och sidfötter: Visas brevhuvud och sidfot som du vill?
• Länkar: Går webblänkarna att klicka på och leder de till rätt mål?
• Innehåll: Är PDF-filen fri från kommentarer, ändringsmarkeringar eller utkast som inte är avsedda för mottagaren?

Radera Word-originalet först när PDF-filen är som den ska. Fler tips om ansökningshandlingar finns i guiden PDF för jobbansökan.

Samla flera Word-dokument i en PDF

Verktyget konverterar alltid exakt en fil och slår inte ihop filer. Om ett personligt brev, ett CV och bilagor ska samlas i en PDF gör du så här:

1. Konvertera varje DOCX-fil för sig här. Om layouten ska behållas exakt exporterar du i stället varje fil som PDF i Word.
2. Öppna Slå ihop PDF-filer och välj de nya PDF-filerna tillsammans med befintliga PDF-bilagor, till exempel ett intyg.
3. Ordna filerna i önskad ordning och slå ihop dem.
4. Kontrollera i den färdiga PDF-filen att alla sidor finns med i sin helhet och i rätt ordning.

Verktyget för att slå ihop filer tar bara emot PDF-filer. Därför måste du konvertera Word-filer först.

Minska den färdiga PDF-filens storlek vid behov

Det går inte att avgöra hur stor PDF-filen blir utifrån DOCX-filens storlek. En DOCX-fil är internt komprimerad, medan PDF-filen innehåller inbäddade typsnitt och bilder. PDF-filen kan därför bli större än originalet. Verktyget visar resultatets storlek direkt efter konverteringen.

Om filen är för stor för till exempel ett mejl eller ett uppladdningsformulär kan du minska den färdiga PDF-filens storlek. Om det finns en fast övre gräns använder du PDF till målstorlek. Hur mycket en PDF krymper beror på innehållet, och en viss storlek garanteras inte. Kontrollera efteråt att text och bilder fortfarande är tydligt läsbara.