ファイルを変換するか、Wordから直接エクスポートするか
変換しますか？それともWordから書き出しますか？
文書に当てはまるものを選んでください。それによって、このツールとWordからの書き出しのどちらが適しているかが変わります。
ここで選択してもファイルは読み取られず、受け付けられるかどうかも予測しません。それはツール内の検査で初めて判断されます。
四つのケースの概要
- シンプルなDOCX
- 正確なレイアウト
- 旧形式のDOC
- 複雑または不明
シンプルなDOCXを変換
このツールは、暗号化されていないDOCXファイルを一つだけ受け付けます。埋め込みフォントのLiberation Sansで内容を組み直し、検索可能なテキストを生成します。その際、ページ構成、フォント、レイアウトが変わる場合があります。
DOCXを選択
暗号化されていない20 MiB以下のファイルを選択してください。
内容を組み直す
Liberation Sansを使って、テキストの改行や配置を組み直します。
PDFを確認
保存したファイルを開き、内容を確認してください。
簡単な確認
- Wordでの表示と比べて、ページの見た目が変わっても問題ありませんか？
- 文書は500,000文字以下で、変換後のPDFは100ページ以下になりますか？
シンプルなファイルでも、展開後の内容は60 MiB以下である必要があります。また、元のファイルに忠実な表示は保証されません。
Wordと同じページの見た目
ページ構成、フォント、レイアウトをWordと同じに保つ必要がある場合は、このページの説明に従ってWordのPDF書き出し機能を使ってください。この方法で作成したPDFも、その後に開いて、フォント、リンク、コメント、内容を確認してください。
レイアウトが重要
ページの見た目とフォントが要件に合っている必要があります。
Wordで書き出す
Wordの書き出し機能でPDFを作成してください。
書き出した結果を確認
フォント、リンク、変更履歴などのマークアップを確認してください。
簡単な確認
- 書き出したPDFに、受信者に見せる予定のないコメントや変更履歴のマークが含まれていませんか？
- 保存したPDFのフォントとリンクは正しく表示・動作していますか？
Wordから書き出す場合でも、フォントが置き換わる場合などには、まったく同じ結果になるとは限りません。
旧形式のDOCファイル
.docは.docxとは異なり、拡張子の名前を変えるだけでは変換できません。このツールは旧形式を受け付けません。WordでPDFとして書き出すか、DOCX形式のコピーとして保存することを選び、その内容が対応範囲内か確認してください。
DOCを検出
旧形式は受け付けません。
Wordで開く
PDFとして書き出すか、DOCXとして保存してください。
結果を確認
内容とレイアウトを自分で確認してください。
簡単な確認
- 拡張子の名前を変えただけではありませんか？
- 新たに保存したDOCXのコピーには、対応している内容だけが含まれていますか？
DOCXのコピーを作成しても、レイアウトが自動的に維持されるわけではありません。
複雑な内容、または内容が不明
コメント、変更履歴、隠し文字、フィールド、数式、グラフ、テキストボックス、複雑な表やセクション、表示できない文字、マクロ、署名、暗号化、破損があると、ファイル全体が拒否される場合があります。実際に表示されたメッセージを読み、元のファイルを保管してください。通常はWordから書き出す方が直接的な方法です。
内容が不明
ここで選択してもファイルは読み取られません。
メッセージを読む
ツールは、受け付けない理由を表示します。
Wordから書き出すか、コピーを使う
Wordで書き出すか、コピーの内容を簡素化してください。
簡単な確認
- 元のファイルを変更せずに保管しましたか？
- 簡素化したコピーの内容は、引き続き正しいですか？
簡素化する場合は、別のコピーでのみ行い、処理後も文書が正しい状態を保てる場合に限ってください。
この選択は、ケースを説明するためだけのものです。ファイルの読み込み、アップロード、記憶は行いません。
このツールが受け付けるのはDOCXファイルだけで、検索とテキストの選択ができる新しいPDFを作成します。Wordのページを再現するのではなく、内容を新たに組み直します。段落と表の改行や改ページを設定し直し、元のフォントはすべて、埋め込まれたLiberation Sansに置き換えます。そのため、ページの区切りやページ数がWord文書と異なる場合があります。手紙、添え状、リスト、単純な表など、正確なページの見た目よりも内容を重視する、テキスト中心の文書に適しています。
元のレイアウトが重要な場合は、Wordから直接PDFをエクスポートしてください。デザインを整えた履歴書、決められたページ構成、特定のフォントが必要な場合などが該当します。その場合、Wordは自ら計算したページレイアウトからPDFを作成し、追加のエクスポート設定も利用できます。Microsoftは、OfficeデスクトップアプリでPDFまたはXPSとして保存または変換するの手順で説明しています。
逆の操作、つまりPDFを再び編集可能にするには、PDFをWordに変換を使用してください。
DOCXファイルをPDFに変換する手順
- 「ファイルを選択」をクリックするか、「または、ここにファイルをドロップ」の欄にファイルをドラッグしてください。一度に処理できるのは、暗号化されていない一つのDOCXファイルだけです。
- 「PDFに変換」で開始してください。「キャンセル」で処理を停止すると、ファイルは作成されません。
- 結果の「結果に関する注意事項」を読んでください。画像が段落の後ろに配置されたことや、文書内の参照がテキストとしてのみ引き継がれたことなどが表示されます。また、元のファイルのサイズ、PDFのサイズ、ページ数も表示されます。
- 「ダウンロード」でPDFを保存してください。その後、保存したファイルを開き、共有する前に確認してください。
- 「リセット」で次のファイルの処理を始められます。
ファイルには次の上限があります。
- ファイルサイズは最大20 MiB
- 展開後の内容は最大60 MiB
- 最大500,000文字
- 出力結果のPDFは最大100ページ
サイズが小さいファイルでも、このツールが引き継げない内容が含まれている場合は受け付けられません。該当する内容は次の項目で説明します。
変換はブラウザー内で実行され、ファイルはサーバーに送信されません。必ず新しいPDFが作成されるため、元のDOCXファイルは変更されません。変換にアカウントや支払いの手順は必要ありません。ツールを動作させるには、ページと必要なフォントファイルの読み込みが完了している必要があります。そのため、インターネット接続なしでの利用は保証していません。
引き継がれる内容と、受け付けられない内容
このツールが扱えるのは、Wordの機能のうち、明確に限定された部分です。対応していない要素が含まれている文書は、全体を受け付けません。これにより、知らないうちに内容がPDFから欠落することを防ぎます。
次の内容がある場合も受け付けられません
- コメント、変更履歴、隠し文字
- フィールド、脚注と文末脚注、数式、グラフ、テキストボックス、コンテンツコントロール
- 複数のセクション、または複数段組みのテキスト
- 旧形式のDOCファイル、暗号化されたファイル、マクロやActiveX要素を含むファイル、デジタル署名付きのDOCXファイル
- 破損したファイル、または無効なファイル
旧形式のDOCファイルや、受け付けられない文書の場合
拡張子の名前を変更するだけでは、DOCファイルはDOCXファイルになりません。このツールは旧形式を検出し、ファイルを受け付けません。代わりにWordで開き、「名前を付けて保存」でWord文書（.docx）として保存してください。そのままWordでPDFとしてエクスポートすることもできます。複雑な内容が原因で文書が受け付けられない場合は、WordからPDFをエクスポートする方が、通常は手間が少なく済みます。または、文書としての内容が損なわれない範囲で、コピー内の該当箇所を簡素化してください。
作成されるのは通常のPDFです。PDF/AやアクセシブルなPDF/UAとして作成されるものではなく、アクセシビリティ用の構造タグは含まれず、デジタル署名も付与されません。
Wordから直接PDFをエクスポート
正確なメニュー名は、Wordのバージョンによって異なります。Microsoftの手順を基準とし、ここではその操作方法を要約します。
- Windows版Word：「ファイル」で「コピーを保存」または「名前を付けて保存」を選び、ファイルの種類をPDFに設定します。「オプション」では、ページ範囲などを指定できます。また、変更履歴などのマークアップ、文書のプロパティ、アクセシビリティ用の構造タグを一緒にエクスポートするかどうかも設定できます。
- Mac版Word：「ファイル」で「名前を付けて保存」または「コピーを保存」を選び、ファイル形式をPDFに設定します。最後にダイアログの「エクスポート」で確定します。Microsoftは、印刷向けに最適化した形式ではハイパーリンクが失われる場合があると説明しています。
- ウェブ版Word：「ファイル」から「エクスポート」を選んでPDFをダウンロードします。その際、コメントを含めるかどうかを選択します。ファイルは、ブラウザーのダウンロード保存先に保存されます。
WindowsとMacの詳しい手順は、MicrosoftのOfficeデスクトップアプリでPDFまたはXPSとして保存または変換するを参照してください。ウェブ版Wordには、Word文書をPDFとしてエクスポートするという手順があります。
Wordからエクスポートする場合でも、フォントを埋め込めない場合などには、別のフォントに置き換えられることがあります。そのため、WordからエクスポートしたPDFでも、フォントとリンクを確認してください。
コメント、変更内容、文書の内容
コメントや変更履歴には、受信者に見せる予定のない内部メモ、以前の表現、名前などが含まれていることがあります。そのため、エクスポート前に、それらをPDFに含めるかどうかを明確に判断してください。このツールが代わりに判断することはありません。DOCXファイルにコメント、変更履歴、隠し文字が含まれている場合は受け付けません。したがって、知らないうちに内容が省略されたり、意図せず表示されたりすることはありません。
これらの内容をPDFに含めない場合は、Wordでコピーを編集してください。
- コメントを確認して処理し、削除する
- 変更を承諾または元に戻す
- 文書に不要な隠し文字を削除する
整理したDOCXファイルは、その後ここで変換できます。コメントを意図的に表示したままにする場合は、Wordから直接エクスポートしてください。ウェブ版Wordではコメント付きのダウンロードを選び、Windows版Wordではマークアップのオプションを選択します。
このツールは、作成者やユーザー定義の情報など、DOCXファイルの文書プロパティを新しいPDFに引き継ぎません。PDFには、作成に使用したプログラムなど、技術的に生成された独自の情報が付与されます。これは完全な匿名化ではありません。目に見えるテキスト、ヘッダーやフッター、画像内の名前や情報は残ります。Windows版Wordでは、エクスポート時の「オプション」で、文書のプロパティをPDFに含めるかどうかを指定できます。
このツールとWordのどちらで作成した場合でも、PDFが自動的に変更から保護されるわけではありません。文書が変更されずに届くことを保証する必要がある場合、PDFへの変換だけでは不十分です。
送信前にレイアウトを確認
このツールとWordのどちらで作成した場合でも、保存したPDFを開き、全体を一度確認してください。特に次の点に注意してください。
- ページ：各見出しは対応する本文と同じページにあり、重要な部分は意図した位置から始まっていますか？
- テキスト：ウムラウト、ß、ユーロ記号、名前、金額は正しく表示され、選択できますか？
- 表：すべての行があり、値は正しい列に入っていますか？
- 画像：写真や図は内容を理解しやすい位置にあり、全体が表示されていますか？
- ヘッダーとフッター：レターヘッドやフッターは意図したとおりに表示されていますか？
- リンク：ウェブリンクをクリックでき、正しいリンク先に移動しますか？
- 内容：受信者に見せる予定のないコメント、変更のマーク、下書きがPDFに含まれていませんか？
Wordの元のファイルは、PDFに問題がないと確認してから削除してください。応募書類については、応募用PDFのガイドで詳しく説明しています。
複数のWord文書を一つのPDFにまとめる
このツールは常に一つのファイルだけを変換し、ファイルの結合は行いません。添え状、履歴書、添付書類を一つのPDFにまとめる場合は、次の手順で進めてください。
- 各DOCXファイルを、ここで個別に変換してください。レイアウトを正確に保つ必要がある場合は、代わりに各ファイルをWordでPDFとしてエクスポートしてください。
- PDFファイルを結合を開き、新しく作成したPDFと、証明書などの既存のPDF添付書類を選択してください。
- ファイルを希望の順序に並べ、結合してください。
- 完成したPDFで、すべてのページが欠けることなく、正しい順序で含まれているか確認してください。
結合ツールが受け付けるのはPDFファイルだけです。そのため、Wordファイルは先に変換する必要があります。
必要に応じて完成したPDFを圧縮
DOCXファイルのサイズから、PDFのサイズを判断することはできません。DOCXファイルは内部で圧縮されていますが、PDFには埋め込みフォントと画像が含まれます。そのため、PDFの方が元のファイルより大きくなる場合があります。ツールには、変換直後に出力結果のサイズが表示されます。
メールやアップロードフォームに対してファイルが大きすぎる場合などは、完成したPDFを圧縮できます。決まった上限がある場合は、PDFを目標サイズに圧縮を使用してください。どの程度小さくなるかはPDFの内容によって異なり、特定のサイズになることは保証されません。圧縮後は、テキストと画像が引き続き読みやすいか確認してください。