Преобразуване на Word в PDF

Преобразуване на файл или директно експортиране от Word

Този инструмент приема единствено DOCX файлове и създава от тях нов PDF с текст, в който може да се търси и който може да се маркира. Той не възпроизвежда страниците от Word, а оформя съдържанието наново. Разположението на абзаците и таблиците по редове и страници се променя, а всички оригинални шрифтове се заменят с вградения шрифт Liberation Sans. Затова разпределението по страници и броят на страниците могат да се различават от документа на Word. Това е подходящо за документи с предимно текстово съдържание, като писма, мотивационни писма, списъци или прости таблици, при които е важно съдържанието, а не точният вид на страниците.

Ако оригиналното оформление е важно, експортирай PDF файла директно в Word. Това важи например за оформена автобиография, фиксирани изисквания за страниците или определени шрифтове. Тогава Word създава PDF файла въз основа на оформлението на страниците, което сам изчислява, и предлага допълнителни опции за експортиране. Microsoft описва това в ръководството Запазване или преобразуване в PDF или XPS в настолните приложения на Office.

За обратния процес, тоест за да направиш PDF отново редактируем, използвай Преобразувай PDF в Word.

Как да преобразуваш DOCX файл в PDF

1. Натисни „Избери файл“ или плъзни файла върху полето „или пусни файла тук“. При всяко изпълнение инструментът обработва точно един нешифрован DOCX файл.
2. Стартирай с „Преобразувай в PDF“. С „Отказ“ спираш обработката и тогава не се създава файл.
3. Прочети „Бележки за резултата“ в резултата. Там например се посочва, че дадено изображение вече е след своя абзац или че вътрешните препратки са включени само като текст. Освен това резултатът показва размера на оригинала, размера на PDF файла и броя на страниците.
4. Запази PDF файла чрез „Изтегли“. След това отвори запазения файл и го провери, преди да го изпратиш на някого.
5. С „Нулиране“ започваш със следващия файл.

За файла важат следните горни граници:

• размер на файла до 20 MiB
• най-много 60 MiB разархивирано съдържание
• до 500 000 знака
• най-много 100 PDF страници в резултата

Дори по-малък файл се отхвърля, ако съдържа елементи, които инструментът не може да включи. В следващия раздел е описано кои са те.

Преобразуването се извършва в браузъра ти и файлът не се изпраща към сървър. Твоят DOCX файл остава непроменен, защото винаги се създава нов PDF. За преобразуването не са нужни регистрация или плащане. За да работи инструментът, трябва да са заредени страницата и необходимите файлове с шрифтове. Затова използването без интернет връзка не се гарантира.

Какво се запазва и какво води до отхвърляне

Инструментът поддържа ясно ограничена част от възможностите на Word. Ако документът съдържа неподдържани елементи, инструментът го отхвърля изцяло. Така от PDF файла няма да липсва съдържание, без да разбереш за това.

Това съдържание също води до отхвърляне

• Коментари, проследени промени и скрит текст
• Полета, бележки под линия и бележки в края, формули, диаграми, текстови полета и контроли за съдържание
• няколко раздела или текст в няколко колони
• по-стари DOC файлове, шифровани файлове, файлове с макроси или ActiveX елементи и цифрово подписани DOCX файлове
• повредени или невалидни файлове

По-стар DOC файл или отхвърлен документ

DOC файлът не се превръща в DOCX файл само с промяна на разширението. Инструментът разпознава стария формат и отхвърля файла. Вместо това го отвори в Word и чрез „Запиши като“ го запази като документ на Word (.docx). Там можеш също веднага да го експортираш като PDF. Ако документ се отхвърля заради сложно съдържание, експортирането в PDF от Word обикновено е по-прекият начин. Друг вариант е да опростиш засегнатите места в копие, стига след това документът да остане коректен.

Новият PDF е обикновен PDF файл. Той не е създаден нито като PDF/A, нито като достъпен PDF/UA, не съдържа структурни тагове за достъпност и няма цифров подпис.

Експортиране в PDF директно в Word

Точните наименования в менютата зависят от версията ти на Word. Водещи са ръководствата на Microsoft; следващите начини ги обобщават.

• Word за Windows: В „Файл“ избери командата „Запиши копие“ или „Запиши като“ и PDF като тип на файла. В „Опции“ задаваш, наред с друго, диапазона от страници. Там определяш също дали да се експортират коректурните означения, свойствата на документа и структурните тагове за достъпност.
• Word за Mac: В „Файл“ избери командата „Запиши като“ или „Запиши копие“ и PDF като файлов формат. Накрая потвърди в диалоговия прозорец с „Експортиране“. Microsoft посочва, че при варианта, оптимизиран за печат, хипервръзките могат да се загубят.
• Word за уеб: От „Файл“ и „Експортиране“ изтегляш PDF файла. При това решаваш дали да бъдат включени коментарите. Файлът се запазва там, където браузърът ти съхранява изтеглените файлове.

Подробните стъпки за Windows и Mac ще намериш при Microsoft в Запазване или преобразуване в PDF или XPS в настолните приложения на Office. За Word за уеб има ръководство Експортиране на документ на Word като PDF.

И при експортиране от Word даден шрифт може да бъде заменен, например ако не може да бъде вграден. Затова проверявай шрифтовете и връзките и в PDF, експортиран от Word.

Коментари, промени и съдържание на документа

Коментарите и проследените промени могат да съдържат вътрешни бележки, предишни формулировки или имена, които не са предназначени за получателя. Затова преди експортирането реши съзнателно дали те трябва да присъстват в PDF файла. Този инструмент не взема решението вместо теб. Ако DOCX файлът съдържа коментари, проследени промени или скрит текст, той се отхвърля. Така инструментът нито пропуска нещо незабелязано, нито показва нещо против волята ти.

Ако това съдържание не трябва да присъства в PDF файла, редактирай копие в Word:

• Разгледай коментарите, разреши въпросите в тях и ги изтрий
• Приеми или отхвърли промените
• премахни скрития текст, ако не трябва да присъства в документа

След това можеш да преобразуваш почистения DOCX файл тук. Ако решиш коментарите да останат видими, експортирай директно в Word. За целта в Word за уеб избери изтегляне с коментари, а в Word за Windows — опцията за коректурни означения.

Инструментът не прехвърля в новия PDF свойствата на DOCX файла, като автор или зададени от потребителя данни. PDF файлът получава собствени, технически генерирани данни, например за програмата, която го е създала. Това не е пълна анонимизация. Имената и данните във видимия текст, в горните и долните колонтитули или в изображенията остават включени. В Word за Windows при експортирането задаваш в „Опции“ дали свойствата на документа да бъдат включени в PDF файла.

PDF файлът не е автоматично защитен от промени, независимо дали е създаден с този инструмент или с Word. Ако трябва да гарантираш, че документът ще пристигне непроменен, само преобразуването в PDF не е достатъчно.

Провери оформлението преди изпращане

Отвори запазения PDF и го прегледай изцяло, независимо дали е създаден с този инструмент или с Word. Обърни особено внимание на следните точки:

• Страници: Всяко заглавие намира ли се до съответния текст и започват ли важните раздели там, където трябва?
• Текст: Правилни ли са умлаутите, ß, знакът за евро, имената и сумите и могат ли да се маркират?
• Таблици: Налице ли са всички редове и стойностите в правилните колони ли са?
• Изображения: Снимките и графиките разположени ли са на логично място и виждат ли се изцяло?
• Горни и долни колонтитули: Показват ли се заглавната част на писмото и долният колонтитул по желания начин?
• Връзки: Могат ли уеб връзките да се отварят с натискане и водят ли до правилната цел?
• Съдържание: Увери се, че PDF файлът не съдържа коментари, означения за промени или чернови, които не са предназначени за получателя.

Изтрий оригиналния файл на Word едва когато PDF файлът е наред. За документи за кандидатстване за работа ще намериш още съвети в ръководството PDF за кандидатстване за работа.

Събиране на няколко документа на Word в един PDF

Инструментът винаги преобразува точно един файл и не обединява файлове. Ако мотивационното писмо, автобиографията и приложенията трябва да се съберат в един PDF, направи следното:

1. Преобразувай всеки DOCX файл поотделно тук. Ако оформлението трябва да се запази точно, вместо това експортирай всеки от тях като PDF в Word.
2. Отвори Обединяване на PDF файлове и избери новите PDF файлове заедно със съществуващите PDF приложения, например удостоверение.
3. Подреди файловете в желания ред и ги обедини.
4. Провери в готовия PDF дали всички страници са налице изцяло и в правилния ред.

Инструментът за обединяване приема само PDF файлове. Затова трябва предварително да преобразуваш файловете на Word.

Намали готовия PDF при нужда

Размерът на PDF файла не може да се определи по размера на DOCX файла. DOCX файлът е вътрешно компресиран, докато PDF файлът съдържа вградени шрифтове и изображения. Затова PDF файлът може да се окаже по-голям от оригинала. Инструментът ти показва размера на резултата веднага след преобразуването.

Ако файлът е твърде голям, например за имейл или формуляр за качване, можеш да намалиш готовия PDF. Ако има фиксирана горна граница, използвай PDF до целеви размер. Колко ще се намали PDF файлът, зависи от съдържанието му; определен размер не е гарантиран. След това провери дали текстът и изображенията все още са добре четими.