Datei umwandeln oder direkt aus Word exportieren
Umwandeln oder aus Word exportieren?
Wähle, was auf dein Dokument zutrifft. Davon hängt ab, ob dieses Tool oder der Export in Word besser passt.
Die Auswahl liest deine Datei nicht und sagt nicht voraus, ob sie angenommen wird. Das entscheidet erst die Prüfung im Tool.
Vier Fälle im Überblick
- Einfache DOCX
- Exaktes Layout
- Ältere DOC
- Komplex oder unklar
Einfache DOCX umwandeln
Das Tool nimmt genau eine unverschlüsselte DOCX-Datei, setzt den Inhalt mit der eingebetteten Schrift Liberation Sans neu und erzeugt durchsuchbaren Text. Seiten, Schriften und Layout können sich dabei ändern.
DOCX auswählen
Wähle eine unverschlüsselte Datei bis 20 MiB.
Inhalt neu gesetzt
Der Text wird mit Liberation Sans neu umbrochen.
PDF prüfen
Öffne die gespeicherte Datei und sieh sie durch.
Kurz prüfen
- Darf sich das Seitenbild gegenüber Word ändern?
- Hat das Dokument höchstens 500.000 Zeichen und ergibt es höchstens 100 PDF-Seiten?
Auch einfache Dateien dürfen höchstens 60 MiB entpackten Inhalt haben, und eine originalgetreue Darstellung ist nicht zugesagt.
Seitenbild wie in Word
Müssen Seiten, Schriften und Layout wie in Word bleiben, nutze den PDF-Export in Word, wie auf dieser Seite beschrieben. Auch diese PDF öffnest du danach und prüfst Schriften, Links, Kommentare und Inhalt.
Layout zählt
Seitenbild und Schriften müssen passen.
In Word exportieren
Erstelle die PDF über den Export in Word.
Export prüfen
Kontrolliere Schriften, Links und Markups.
Kurz prüfen
- Enthält die exportierte PDF keine Kommentare oder Änderungsmarkierungen, die nicht für den Empfänger gedacht sind?
- Sind Schriften und Links in der gespeicherten PDF korrekt?
Auch beim Export aus Word ist ein exakt gleiches Ergebnis nicht garantiert, etwa wenn eine Schrift ersetzt wird.
Ältere DOC-Datei
Eine .doc ist keine .docx, und das Umbenennen der Endung wandelt sie nicht um. Das Tool lehnt das alte Format ab. Exportiere die Datei in Word als PDF oder speichere bewusst eine DOCX-Kopie und prüfe, ob ihr Inhalt unterstützt wird.
DOC erkannt
Das alte Format wird abgelehnt.
In Word öffnen
Exportiere als PDF oder speichere als DOCX.
Ergebnis prüfen
Kontrolliere Inhalt und Layout selbst.
Kurz prüfen
- Hast du die Endung nicht bloß umbenannt?
- Enthält eine neu gespeicherte DOCX-Kopie nur unterstützte Inhalte?
Eine DOCX-Kopie bewahrt das Layout nicht automatisch.
Komplexer oder unklarer Inhalt
Kommentare, Änderungen, ausgeblendeter Text, Felder, Formeln, Diagramme, Textfelder, komplexe Tabellen oder Abschnitte, nicht darstellbare Zeichen, Makros, Signaturen, Verschlüsselung oder Schäden können zur vollständigen Ablehnung führen. Lies die tatsächliche Meldung und behalte das Original. Der Export in Word ist meist der direktere Weg.
Inhalt unklar
Die Auswahl liest deine Datei nicht.
Meldung lesen
Das Tool nennt den Grund einer Ablehnung.
Word-Export oder Kopie
Exportiere in Word oder vereinfache eine Kopie.
Kurz prüfen
- Hast du das Original unverändert behalten?
- Stimmt eine vereinfachte Kopie inhaltlich noch?
Vereinfache nur in einer separaten Kopie und nur, wenn das Dokument danach noch korrekt ist.
Die Auswahl erklärt nur Fälle: Sie liest keine Datei, lädt nichts hoch und merkt sich nichts.
Dieses Tool nimmt ausschließlich DOCX-Dateien an und erzeugt daraus eine neue PDF mit durchsuchbarem, markierbarem Text. Es bildet die Seiten aus Word nicht nach, sondern setzt den Inhalt neu. Absätze und Tabellen werden neu umbrochen, und alle Originalschriften werden durch die eingebettete Schrift Liberation Sans ersetzt. Seitenaufteilung und Seitenzahl können deshalb vom Word-Dokument abweichen. Das passt zu textorientierten Dokumenten wie Briefen, Anschreiben, Listen oder einfachen Tabellen, bei denen der Inhalt zählt und nicht das exakte Seitenbild.
Kommt es auf das Original-Layout an, exportiere die PDF direkt in Word. Das gilt etwa für einen gestalteten Lebenslauf, feste Seitenvorgaben oder bestimmte Schriften. Word erzeugt die PDF dann aus dem Seitenlayout, das es selbst berechnet, und bietet zusätzliche Exportoptionen. Microsoft beschreibt das in der Anleitung Speichern oder Konvertieren in PDF oder XPS in Office Desktop-Apps.
Für den umgekehrten Weg, also eine PDF wieder bearbeitbar zu machen, nutze PDF in Word umwandeln.
So wandelst du eine DOCX-Datei in eine PDF um
- Klicke auf „Datei auswählen“ oder ziehe die Datei auf das Feld „oder Datei hier ablegen“. Pro Durchgang verarbeitet das Tool genau eine unverschlüsselte DOCX-Datei.
- Starte mit „In PDF umwandeln“. Mit „Abbrechen“ stoppst du die Verarbeitung, dann wird keine Datei erstellt.
- Lies im Ergebnis die „Hinweise zum Ergebnis“. Dort steht zum Beispiel, dass ein Bild jetzt nach seinem Absatz steht oder dass interne Verweise nur als Text übernommen wurden. Außerdem zeigt das Ergebnis die Größe des Originals, die Größe der PDF und die Seitenzahl.
- Speichere die PDF mit „Herunterladen“. Öffne anschließend die gespeicherte Datei und prüfe sie, bevor du sie weitergibst.
- Mit „Zurücksetzen“ beginnst du mit der nächsten Datei.
Für die Datei gelten folgende Obergrenzen:
- bis zu 20 MiB Dateigröße
- höchstens 60 MiB entpackter Inhalt
- bis zu 500.000 Zeichen
- höchstens 100 PDF-Seiten im Ergebnis
Auch eine kleinere Datei wird abgelehnt, wenn sie Inhalte enthält, die das Tool nicht übernehmen kann. Welche das sind, steht im nächsten Abschnitt.
Die Umwandlung läuft in deinem Browser, und die Datei wird nicht an einen Server gesendet. Deine DOCX-Datei bleibt unverändert, denn es entsteht immer eine neue PDF. Ein Konto oder ein Bezahlschritt ist für die Umwandlung nicht nötig. Damit das Tool arbeiten kann, müssen die Seite und die benötigten Schriftdateien geladen sein. Eine Nutzung ohne Internetverbindung wird deshalb nicht zugesagt.
Was übernommen wird und was zur Ablehnung führt
Das Tool übernimmt einen klar begrenzten Teil dessen, was Word kann. Enthält ein Dokument nicht unterstützte Bestandteile, lehnt das Tool es vollständig ab. So fehlen in der PDF keine Inhalte, ohne dass du davon erfährst.
Diese Inhalte führen außerdem zur Ablehnung
- Kommentare, nachverfolgte Änderungen und ausgeblendeter Text
- Felder, Fußnoten und Endnoten, Formeln, Diagramme, Textfelder und Inhaltssteuerelemente
- mehrere Abschnitte oder mehrspaltiger Text
- ältere DOC-Dateien, verschlüsselte Dateien, Dateien mit Makros oder ActiveX-Elementen und digital signierte DOCX-Dateien
- beschädigte oder ungültige Dateien
Ältere DOC-Datei oder abgelehntes Dokument
Eine DOC-Datei wird nicht zur DOCX-Datei, wenn du nur die Dateiendung umbenennst. Das Tool erkennt das alte Format und lehnt die Datei ab. Öffne sie stattdessen in Word und speichere sie über „Speichern unter“ als Word-Dokument (.docx). Du kannst sie dort auch gleich als PDF exportieren. Wird ein Dokument wegen komplexer Inhalte abgelehnt, ist der PDF-Export in Word meist der direktere Weg. Alternativ vereinfachst du die betroffenen Stellen in einer Kopie, sofern das Dokument danach noch stimmt.
Die neue PDF ist eine gewöhnliche PDF. Sie ist weder als PDF/A noch als barrierefreie PDF/UA angelegt, enthält keine Strukturtags für Barrierefreiheit und trägt keine digitale Signatur.
PDF direkt in Word exportieren
Die genauen Menübezeichnungen hängen von deiner Word-Version ab. Maßgeblich sind die Anleitungen von Microsoft, die folgenden Wege fassen sie zusammen.
- Word für Windows: Wähle unter „Datei“ den Befehl „Kopie speichern“ oder „Speichern unter“ und als Dateityp PDF. Unter „Optionen“ legst du unter anderem den Seitenbereich fest. Dort bestimmst du auch, ob Markups, Dokumenteigenschaften und Strukturtags für Barrierefreiheit mit exportiert werden.
- Word für Mac: Wähle unter „Datei“ den Befehl „Speichern unter“ oder „Kopie speichern“ und als Dateiformat PDF. Abschließend bestätigst du im Dialog mit „Exportieren“. Microsoft weist darauf hin, dass bei der für den Druck optimierten Variante Hyperlinks verloren gehen können.
- Word für das Web: Unter „Datei“ und „Exportieren“ lädst du die PDF herunter. Dabei entscheidest du, ob Kommentare enthalten sein sollen. Die Datei landet dort, wo dein Browser Downloads speichert.
Die Schritte im Detail findest du bei Microsoft unter Speichern oder Konvertieren in PDF oder XPS in Office Desktop-Apps für Windows und Mac. Für Word für das Web gibt es die Anleitung Word-Dokument als PDF exportieren.
Auch beim Export aus Word kann eine Schrift ersetzt werden, etwa wenn sie sich nicht einbetten lässt. Prüfe deshalb auch eine aus Word exportierte PDF auf Schriften und Links.
Kommentare, Änderungen und Dokumentinhalte
Kommentare und nachverfolgte Änderungen können interne Anmerkungen, frühere Formulierungen oder Namen enthalten, die nicht für den Empfänger bestimmt sind. Entscheide deshalb vor dem Export bewusst, ob sie in die PDF gehören. Dieses Tool trifft diese Entscheidung nicht für dich. Enthält die DOCX-Datei Kommentare, nachverfolgte Änderungen oder ausgeblendeten Text, wird sie abgelehnt. Das Tool lässt also nichts unbemerkt weg und macht auch nichts ungewollt sichtbar.
Sollen diese Inhalte nicht in die PDF, bearbeite eine Kopie in Word:
- Kommentare klären und löschen
- Änderungen annehmen oder ablehnen
- ausgeblendeten Text entfernen, wenn er nicht ins Dokument gehört
Die bereinigte DOCX-Datei kannst du danach hier umwandeln. Sollen Kommentare bewusst sichtbar bleiben, exportiere direkt in Word. In Word für das Web wählst du dafür den Download mit Kommentaren, in Word für Windows die Option für Markups.
Dokumenteigenschaften der DOCX-Datei wie Autor oder benutzerdefinierte Angaben übernimmt das Tool nicht in die neue PDF. Die PDF erhält eigene, technisch erzeugte Angaben, etwa zum erstellenden Programm. Das ist keine vollständige Anonymisierung. Namen und Angaben im sichtbaren Text, in Kopf- und Fußzeilen oder in Bildern bleiben enthalten. In Word für Windows legst du beim Export unter „Optionen“ fest, ob die Dokumenteigenschaften mit in die PDF gehen.
Eine PDF ist nicht automatisch vor Änderungen geschützt, egal ob sie aus diesem Tool oder aus Word stammt. Musst du sicherstellen, dass ein Dokument unverändert ankommt, reicht die Umwandlung in eine PDF dafür nicht aus.
Layout vor dem Versenden prüfen
Öffne die gespeicherte PDF und geh sie einmal vollständig durch, egal ob sie aus diesem Tool oder aus Word stammt. Achte besonders auf diese Punkte:
- Seiten: Steht jede Überschrift bei ihrem Text, und beginnen wichtige Abschnitte dort, wo sie sollen?
- Text: Sind Umlaute, ß, Eurozeichen, Namen und Beträge korrekt und lassen sie sich markieren?
- Tabellen: Sind alle Zeilen vorhanden, und stehen die Werte in den richtigen Spalten?
- Bilder: Stehen Fotos und Grafiken an einer verständlichen Stelle, und sind sie vollständig sichtbar?
- Kopf- und Fußzeilen: Erscheinen Briefkopf und Fußzeile wie gewünscht?
- Links: Lassen sich Web-Links anklicken, und führen sie zum richtigen Ziel?
- Inhalt: Enthält die PDF keine Kommentare, Änderungsmarkierungen oder Entwürfe, die nicht für den Empfänger gedacht sind?
Lösche das Word-Original erst, wenn die PDF passt. Für Bewerbungsunterlagen findest du weitere Hinweise im Ratgeber PDF für die Bewerbung.
Mehrere Word-Dokumente zu einer PDF zusammenstellen
Das Tool wandelt immer genau eine Datei um und fügt keine Dateien zusammen. Sollen Anschreiben, Lebenslauf und Anlagen in einer PDF landen, gehst du so vor:
- Wandle jede DOCX-Datei einzeln hier um. Soll das Layout exakt bleiben, exportiere sie stattdessen jeweils in Word als PDF.
- Öffne PDF-Dateien zusammenfügen und wähle die neuen PDFs zusammen mit vorhandenen PDF-Anlagen aus, zum Beispiel einem Zeugnis.
- Bring die Dateien in die gewünschte Reihenfolge und füge sie zusammen.
- Prüfe in der fertigen PDF, ob alle Seiten vollständig und in der richtigen Reihenfolge vorhanden sind.
Das Werkzeug zum Zusammenfügen nimmt nur PDF-Dateien an. Word-Dateien musst du deshalb vorher umwandeln.
Fertige PDF bei Bedarf verkleinern
Wie groß die PDF wird, lässt sich an der Größe der DOCX-Datei nicht ablesen. Eine DOCX-Datei ist intern gepackt, während die PDF eingebettete Schriften und Bilder enthält. Die PDF kann daher größer ausfallen als das Original. Die Größe des Ergebnisses zeigt dir das Tool direkt nach der Umwandlung an.
Ist die Datei etwa für eine E-Mail oder ein Upload-Formular zu groß, kannst du die fertige PDF verkleinern. Gilt eine feste Obergrenze, nutze PDF auf Zielgröße. Wie stark eine PDF schrumpft, hängt von ihrem Inhalt ab, eine bestimmte Größe ist nicht garantiert. Prüfe danach, ob Text und Bilder noch gut lesbar sind.