Konwertuj Word na PDF

Konwersja pliku czy eksport bezpośrednio z Worda

To narzędzie przyjmuje wyłącznie pliki DOCX i tworzy z nich nowy PDF z tekstem, który można przeszukiwać i zaznaczać. Nie odtwarza stron z Worda, lecz składa treść na nowo. Akapity i tabele są ponownie dzielone między wiersze i strony, a wszystkie oryginalne czcionki zostają zastąpione osadzoną czcionką Liberation Sans. Podział na strony i ich liczba mogą więc różnić się od dokumentu Word. To rozwiązanie nadaje się do dokumentów opartych na tekście, takich jak pisma, listy motywacyjne, listy lub proste tabele, w których liczy się treść, a nie dokładny wygląd stron.

Jeśli ważny jest oryginalny układ, wyeksportuj PDF bezpośrednio w Wordzie. Dotyczy to na przykład starannie zaprojektowanego CV, ustalonych wymagań dotyczących stron lub określonych czcionek. Word tworzy wtedy PDF na podstawie samodzielnie obliczonego układu stron i oferuje dodatkowe opcje eksportu. Microsoft opisuje to w instrukcji Zapisywanie lub konwertowanie do formatu PDF lub XPS w aplikacjach klasycznych Office.

Aby wykonać operację odwrotną, czyli ponownie umożliwić edycję PDF, użyj narzędzia Konwertuj PDF na Word.

Jak przekonwertować plik DOCX na PDF

1. Kliknij „Wybierz plik” lub przeciągnij plik do pola „lub upuść plik tutaj”. W jednym przebiegu narzędzie przetwarza dokładnie jeden niezaszyfrowany plik DOCX.
2. Rozpocznij przyciskiem „Konwertuj na PDF”. Przyciskiem „Anuluj” zatrzymasz przetwarzanie — wtedy żaden plik nie zostanie utworzony.
3. Po zakończeniu przeczytaj „Uwagi dotyczące wyniku”. Znajdziesz tam na przykład informację, że obraz znajduje się teraz za swoim akapitem lub że odwołania wewnętrzne zostały zachowane wyłącznie jako tekst. Wynik pokazuje też rozmiar oryginału, rozmiar PDF i liczbę stron.
4. Zapisz PDF przyciskiem „Pobierz”. Następnie otwórz zapisany plik i sprawdź go, zanim go udostępnisz.
5. Przyciskiem „Resetuj” rozpoczniesz pracę z następnym plikiem.

Dla pliku obowiązują następujące limity:

• rozmiar pliku do 20 MiB
• najwyżej 60 MiB rozpakowanej zawartości
• do 500 000 znaków
• najwyżej 100 stron PDF w wyniku

Nawet mniejszy plik zostanie odrzucony, jeśli zawiera treści, których narzędzie nie może przenieść. Ich opis znajdziesz w następnej części.

Konwersja odbywa się w przeglądarce, a plik nie jest wysyłany na serwer. Twój plik DOCX pozostaje bez zmian, ponieważ zawsze powstaje nowy PDF. Do konwersji nie potrzebujesz konta ani płatności. Aby narzędzie mogło działać, strona i wymagane pliki czcionek muszą zostać załadowane. Dlatego korzystanie bez połączenia z internetem nie jest gwarantowane.

Co zostaje zachowane, a co powoduje odrzucenie

Narzędzie obsługuje ściśle ograniczoną część możliwości Worda. Jeśli dokument zawiera nieobsługiwane elementy, narzędzie odrzuca go w całości. Dzięki temu w PDF nie zabraknie treści bez Twojej wiedzy.

Te treści również powodują odrzucenie

• Komentarze, śledzone zmiany i ukryty tekst
• Pola, przypisy dolne i końcowe, równania, wykresy, pola tekstowe i kontrolki zawartości
• wiele sekcji lub tekst w wielu kolumnach
• starsze pliki DOC, pliki zaszyfrowane, pliki z makrami lub elementami ActiveX oraz pliki DOCX podpisane cyfrowo
• uszkodzone lub nieprawidłowe pliki

Starszy plik DOC lub odrzucony dokument

Plik DOC nie stanie się plikiem DOCX po samej zmianie rozszerzenia. Narzędzie rozpoznaje stary format i odrzuca plik. Zamiast tego otwórz go w Wordzie i zapisz jako dokument Word (.docx), wybierając „Zapisz jako”. Możesz go tam również od razu wyeksportować do PDF. Jeśli dokument zostaje odrzucony z powodu złożonej zawartości, eksport do PDF w Wordzie jest zwykle prostszą drogą. Możesz też uprościć problematyczne miejsca w kopii, o ile dokument nadal zachowa poprawność.

Nowy PDF jest zwykłym plikiem PDF. Nie jest tworzony jako PDF/A ani jako dostępny cyfrowo PDF/UA, nie zawiera znaczników struktury zapewniających dostępność i nie ma podpisu cyfrowego.

Eksportuj PDF bezpośrednio w Wordzie

Dokładne nazwy poleceń w menu zależą od wersji Worda. Podstawą są instrukcje firmy Microsoft, a poniższe metody stanowią ich podsumowanie.

• Word dla Windows: W menu „Plik” wybierz polecenie „Zapisz kopię” lub „Zapisz jako”, a jako typ pliku wybierz PDF. W „Opcjach” określisz między innymi zakres stron. Tam też zdecydujesz, czy wyeksportować oznaczenia adiustacji, właściwości dokumentu oraz znaczniki struktury zapewniające dostępność.
• Word dla Mac: W menu „Plik” wybierz polecenie „Zapisz jako” lub „Zapisz kopię”, a jako format pliku wybierz PDF. Na koniec potwierdź w oknie dialogowym przyciskiem „Eksportuj”. Microsoft zaznacza, że w wariancie zoptymalizowanym do druku hiperłącza mogą zostać utracone.
• Word w przeglądarce: W menu „Plik”, a następnie „Eksportuj” pobierzesz PDF. Wybierasz przy tym, czy ma on zawierać komentarze. Plik trafi do miejsca, w którym Twoja przeglądarka zapisuje pobrane pliki.

Szczegółowe kroki dla Windows i Mac znajdziesz w instrukcji firmy Microsoft Zapisywanie lub konwertowanie do formatu PDF lub XPS w aplikacjach klasycznych Office. Dla Worda w przeglądarce dostępna jest instrukcja Eksportowanie dokumentu Word do PDF.

Także podczas eksportu z Worda czcionka może zostać zastąpiona, na przykład jeśli nie można jej osadzić. Dlatego również w PDF wyeksportowanym z Worda sprawdź czcionki i linki.

Komentarze, zmiany i zawartość dokumentu

Komentarze i śledzone zmiany mogą zawierać wewnętrzne uwagi, wcześniejsze sformułowania lub nazwiska nieprzeznaczone dla odbiorcy. Dlatego przed eksportem świadomie zdecyduj, czy powinny znaleźć się w PDF. To narzędzie nie podejmuje tej decyzji za Ciebie. Jeśli plik DOCX zawiera komentarze, śledzone zmiany lub ukryty tekst, zostaje odrzucony. Narzędzie nie pomija więc niczego bez powiadomienia ani nie ujawnia niczego wbrew Twojej woli.

Jeśli te treści nie mają znaleźć się w PDF, edytuj kopię w Wordzie:

• Wyjaśnij kwestie poruszone w komentarzach i usuń komentarze
• Zaakceptuj lub odrzuć zmiany
• usuń ukryty tekst, jeśli nie powinien należeć do dokumentu

Oczyszczony plik DOCX możesz następnie przekonwertować tutaj. Jeśli komentarze mają celowo pozostać widoczne, wyeksportuj dokument bezpośrednio w Wordzie. W programie Word w przeglądarce wybierz w tym celu pobieranie z komentarzami, a w programie Word dla Windows opcję uwzględniania oznaczeń adiustacji.

Narzędzie nie przenosi do nowego PDF właściwości pliku DOCX, takich jak autor lub informacje niestandardowe. PDF otrzymuje własne, wygenerowane technicznie informacje, na przykład o programie, który go utworzył. Nie jest to pełna anonimizacja. Nazwiska i informacje w widocznym tekście, nagłówkach i stopkach lub na obrazach pozostają w pliku. W programie Word dla Windows podczas eksportu w „Opcjach” określasz, czy właściwości dokumentu mają trafić do PDF.

PDF nie jest automatycznie chroniony przed zmianami, niezależnie od tego, czy pochodzi z tego narzędzia, czy z Worda. Jeśli musisz mieć pewność, że dokument dotrze w niezmienionej postaci, sama konwersja do PDF nie wystarczy.

Sprawdź układ przed wysłaniem

Otwórz zapisany PDF i przejrzyj go w całości, niezależnie od tego, czy pochodzi z tego narzędzia, czy z Worda. Zwróć szczególną uwagę na następujące kwestie:

• Strony: Czy każdy nagłówek znajduje się przy swoim tekście, a ważne części zaczynają się tam, gdzie powinny?
• Tekst: Czy niemieckie znaki diakrytyczne, ß, symbole euro, nazwiska i kwoty są poprawne i można je zaznaczać?
• Tabele: Czy wszystkie wiersze są obecne, a wartości znajdują się we właściwych kolumnach?
• Obrazy: Czy zdjęcia i grafiki znajdują się w logicznych miejscach i są widoczne w całości?
• Nagłówki i stopki: Czy nagłówek pisma i stopka wyglądają zgodnie z oczekiwaniami?
• Linki: Czy linki internetowe można kliknąć i czy prowadzą do właściwych miejsc?
• Treść: Czy PDF nie zawiera komentarzy, oznaczeń zmian ani wersji roboczych nieprzeznaczonych dla odbiorcy?

Usuń oryginalny plik Word dopiero wtedy, gdy PDF będzie zgodny z oczekiwaniami. Dodatkowe wskazówki dotyczące dokumentów rekrutacyjnych znajdziesz w poradniku PDF do podania o pracę.

Połącz kilka dokumentów Word w jeden PDF

Narzędzie konwertuje zawsze dokładnie jeden plik i nie łączy plików. Jeśli list motywacyjny, CV i załączniki mają znaleźć się w jednym PDF, wykonaj następujące kroki:

1. Przekonwertuj tutaj każdy plik DOCX osobno. Jeśli układ ma pozostać dokładnie taki sam, zamiast tego wyeksportuj każdy plik do PDF w Wordzie.
2. Otwórz narzędzie Połącz pliki PDF i wybierz nowe pliki PDF wraz z istniejącymi załącznikami PDF, na przykład świadectwem.
3. Ustaw pliki w odpowiedniej kolejności i połącz je.
4. W gotowym PDF sprawdź, czy wszystkie strony są obecne w całości i we właściwej kolejności.

Narzędzie do łączenia przyjmuje wyłącznie pliki PDF. Dlatego pliki Word trzeba wcześniej przekonwertować.

W razie potrzeby zmniejsz gotowy PDF

Nie da się przewidzieć rozmiaru PDF na podstawie rozmiaru pliku DOCX. Plik DOCX jest wewnętrznie spakowany, natomiast PDF zawiera osadzone czcionki i obrazy. Dlatego PDF może być większy niż oryginał. Narzędzie pokazuje rozmiar wyniku bezpośrednio po konwersji.

Jeśli plik jest zbyt duży, na przykład do wiadomości e-mail lub formularza przesyłania plików, możesz zmniejszyć gotowy PDF. Jeśli obowiązuje stały limit, użyj narzędzia PDF do docelowego rozmiaru. Stopień zmniejszenia PDF zależy od jego zawartości; określony rozmiar nie jest gwarantowany. Następnie sprawdź, czy tekst i obrazy nadal są czytelne.