Преобразовать Word в PDF

Преобразование файла или экспорт непосредственно из Word

Этот инструмент принимает исключительно файлы DOCX и создаёт из них новый PDF с текстом, который можно искать и выделять. Он не воссоздаёт страницы из Word, а заново размещает содержимое. Переносы в абзацах и таблицах формируются заново, а все исходные шрифты заменяются встроенным шрифтом Liberation Sans. Поэтому разбиение на страницы и их количество могут отличаться от документа Word. Это подходит для документов, ориентированных на текст, например писем, сопроводительных писем, списков или простых таблиц, где важно содержимое, а не точный внешний вид страниц.

Если важен исходный макет, экспортируйте документ в PDF непосредственно из Word. Это относится, например, к оформленному резюме, строгим требованиям к страницам или определённым шрифтам. В таком случае Word создаёт PDF на основе макета страниц, который рассчитывает сам, и предлагает дополнительные параметры экспорта. Microsoft описывает это в инструкции «Сохранение или преобразование в PDF или XPS в классических приложениях Office».

Для обратного преобразования, то есть чтобы снова сделать PDF редактируемым, используйте инструмент «Преобразовать PDF в Word».

Как преобразовать файл DOCX в PDF

1. Нажмите «Выбрать файл» или перетащите файл в поле «или перетащи файл сюда». За один раз инструмент обрабатывает ровно один незашифрованный файл DOCX.
2. Нажмите «Преобразовать в PDF». Кнопка «Отменить» останавливает обработку, и файл не создаётся.
3. Прочитайте раздел «Примечания к результату». В нём, например, сообщается, что изображение теперь расположено после своего абзаца или что внутренние ссылки перенесены только как текст. Кроме того, в результате отображаются размер оригинала, размер PDF и количество страниц.
4. Сохраните PDF кнопкой «Скачать». Затем откройте сохранённый файл и проверьте его, прежде чем передавать другим.
5. Кнопка «Сбросить» позволяет начать работу со следующим файлом.

Для файла действуют следующие ограничения:

• размер файла до 20 MiB
• не более 60 MiB распакованного содержимого
• до 500 000 символов
• не более 100 страниц PDF в результате

Даже файл меньшего размера отклоняется, если он содержит элементы, которые инструмент не может перенести. Какие именно — указано в следующем разделе.

Преобразование выполняется в вашем браузере, файл не отправляется на сервер. Ваш файл DOCX остаётся неизменным, поскольку всегда создаётся новый PDF. Для преобразования не нужны ни учётная запись, ни оплата. Чтобы инструмент работал, должны быть загружены страница и необходимые файлы шрифтов. Поэтому работа без подключения к интернету не гарантируется.

Что переносится и что приводит к отклонению

Инструмент поддерживает строго ограниченную часть возможностей Word. Если документ содержит неподдерживаемые элементы, инструмент отклоняет его целиком. Благодаря этому содержимое не пропадает из PDF без вашего ведома.

Эти элементы также приводят к отклонению

• Комментарии, отслеживаемые изменения и скрытый текст
• Поля, сноски и концевые сноски, формулы, диаграммы, текстовые поля и элементы управления содержимым
• несколько разделов или текст в нескольких колонках
• старые файлы DOC, зашифрованные файлы, файлы с макросами или элементами ActiveX и файлы DOCX с цифровой подписью
• повреждённые или недействительные файлы

Старый файл DOC или отклонённый документ

Файл DOC не станет файлом DOCX, если просто изменить его расширение. Инструмент распознаёт старый формат и отклоняет файл. Вместо этого откройте его в Word и сохраните через «Сохранить как» в формате документа Word (.docx). Там же можно сразу экспортировать его в PDF. Если документ отклонён из-за сложного содержимого, экспорт в PDF в Word обычно оказывается более прямым способом. Другой вариант — упростить соответствующие места в копии, если после этого документ останется корректным.

Новый PDF — это обычный PDF. Он не создаётся ни как PDF/A, ни как доступный PDF/UA, не содержит структурных тегов для обеспечения доступности и не имеет цифровой подписи.

Экспорт в PDF непосредственно из Word

Точные названия пунктов меню зависят от вашей версии Word. Ориентируйтесь на инструкции Microsoft; ниже кратко изложены описанные в них способы.

• Word для Windows: в меню «Файл» выберите «Сохранить копию» или «Сохранить как», а в качестве типа файла — PDF. В разделе «Параметры» можно, помимо прочего, задать диапазон страниц. Там же вы определяете, нужно ли экспортировать исправления и комментарии, свойства документа и структурные теги для обеспечения доступности.
• Word для Mac: в меню «Файл» выберите «Сохранить как» или «Сохранить копию», а в качестве формата файла — PDF. В завершение подтвердите действие в диалоговом окне кнопкой «Экспортировать». Microsoft предупреждает, что в варианте, оптимизированном для печати, гиперссылки могут быть потеряны.
• Word для Интернета: скачайте PDF через «Файл» и «Экспортировать». При этом вы выбираете, включать ли комментарии. Файл сохраняется в папку, которую ваш браузер использует для загрузок.

Подробные шаги для Windows и Mac приведены в инструкции Microsoft «Сохранение или преобразование в PDF или XPS в классических приложениях Office». Для Word для Интернета есть инструкция «Экспорт документа Word в PDF».

Даже при экспорте из Word шрифт может быть заменён, например если его нельзя встроить. Поэтому проверяйте шрифты и ссылки и в PDF, экспортированном из Word.

Комментарии, изменения и содержимое документа

Комментарии и отслеживаемые изменения могут содержать внутренние заметки, прежние формулировки или имена, не предназначенные для получателя. Поэтому перед экспортом осознанно решите, должны ли они попасть в PDF. Этот инструмент не принимает такое решение за вас. Если файл DOCX содержит комментарии, отслеживаемые изменения или скрытый текст, он отклоняется. Таким образом, инструмент ничего не пропускает незаметно и ничего не делает видимым против вашего намерения.

Если эти элементы не должны попасть в PDF, отредактируйте копию в Word:

• Разберите и удалите комментарии
• Примите или отклоните изменения
• удалите скрытый текст, если он не должен входить в документ

После этого очищенный файл DOCX можно преобразовать здесь. Если вы хотите, чтобы комментарии остались видимыми, экспортируйте файл в PDF непосредственно из Word. В Word для Интернета для этого выберите скачивание с комментариями, а в Word для Windows — вариант с исправлениями и комментариями.

Свойства документа DOCX, например имя автора или пользовательские сведения, инструмент не переносит в новый PDF. PDF получает собственные технически сформированные сведения, например о программе, в которой он создан. Это не полная анонимизация. Имена и сведения в видимом тексте, верхних и нижних колонтитулах или изображениях сохраняются. В Word для Windows при экспорте в разделе «Параметры» вы определяете, будут ли свойства документа включены в PDF.

PDF не защищён от изменений автоматически независимо от того, создан ли он этим инструментом или в Word. Если нужно обеспечить получение документа в неизменном виде, одного преобразования в PDF недостаточно.

Проверка макета перед отправкой

Откройте сохранённый PDF и полностью просмотрите его независимо от того, создан ли он этим инструментом или в Word. Обратите особое внимание на следующие моменты:

• Страницы: находится ли каждый заголовок рядом со своим текстом и начинаются ли важные разделы там, где нужно?
• Текст: правильно ли переданы умлауты, ß, знак евро, имена и суммы и можно ли их выделить?
• Таблицы: все ли строки на месте и находятся ли значения в нужных столбцах?
• Изображения: расположены ли фотографии и графика в понятных местах и видны ли они целиком?
• Верхние и нижние колонтитулы: отображаются ли шапка письма и нижний колонтитул так, как нужно?
• Ссылки: можно ли нажать на веб-ссылки и ведут ли они к нужной цели?
• Содержимое: нет ли в PDF комментариев, отметок изменений или черновиков, не предназначенных для получателя?

Удаляйте исходный файл Word только после того, как убедитесь, что PDF вас устраивает. Дополнительные рекомендации для документов при отклике на вакансию приведены в руководстве «PDF для отклика на вакансию».

Как собрать несколько документов Word в один PDF

Инструмент всегда преобразует ровно один файл и не объединяет файлы. Если нужно собрать сопроводительное письмо, резюме и приложения в один PDF, действуйте так:

1. Преобразуйте каждый файл DOCX здесь по отдельности. Если макет должен сохраниться точно, вместо этого экспортируйте каждый файл в PDF в Word.
2. Откройте инструмент «Объединение файлов PDF» и выберите новые PDF вместе с уже имеющимися приложениями в формате PDF, например документом об образовании.
3. Расположите файлы в нужном порядке и объедините их.
4. Проверьте в готовом PDF, что все страницы присутствуют целиком и расположены в правильном порядке.

Инструмент объединения принимает только файлы PDF. Поэтому файлы Word сначала нужно преобразовать.

При необходимости уменьшите готовый PDF

Размер будущего PDF нельзя определить по размеру файла DOCX. Содержимое DOCX внутри файла сжато, тогда как PDF содержит встроенные шрифты и изображения. Поэтому PDF может оказаться больше оригинала. Инструмент показывает размер результата сразу после преобразования.

Если файл слишком большой, например для электронной почты или формы загрузки, можно уменьшить готовый PDF. При наличии фиксированного ограничения используйте инструмент «PDF до целевого размера». Степень уменьшения PDF зависит от его содержимого, определённый размер не гарантируется. После этого проверьте, что текст и изображения по-прежнему хорошо читаются.