PDF নির্দেশিকা: ফাইলের আকার, মান ও আপলোডে সহায়তা

আগে পড়বেন, নাকি সরাসরি ছোট করবেন?

শুরু করার আগে কোনো নির্দেশিকা পড়তেই হবে না। শুধু PDF ছোট করতে চাইলে PDF সংকুচিত করুন খুলে একটি পদ্ধতি নির্বাচন করুন। প্রাপক সর্বোচ্চ আকার উল্লেখ করলে PDF-এর আকার কমিয়ে লক্ষ্য আকারে আনুন টুলে সেটি KB, MB বা MiB-তে লিখুন। টুলটি তখন এই মান অতিক্রম করে না এমন একটি ফাইল তৈরির চেষ্টা করে। তবে প্রতিটি PDF-এর ক্ষেত্রে এটি নিশ্চিত করা যায় না।

ফলাফল ঠিকমতো না হলে অথবা আগে কোনো প্রশ্নের উত্তর জানতে চাইলে নির্দেশিকা পড়া কাজে দেয়। যেমন, ফাইল বড়ই থেকে গেলে, লেখা ঝাপসা হয়ে গেলে, আপনার ডিভাইসে আলাদা উপায় থাকলে অথবা কোন সীমা প্রযোজ্য তা না জানলে।

ফাইলের আকার ও ছবির মান

PDF কতটা ছোট হবে এবং পরে কেমন দেখাবে, তা এর বিষয়বস্তুর ওপর নির্ভর করে। তাই সমস্যার কারণ খোঁজার সময় প্রথমে আপনি কী দেখছেন, তা বিবেচনা করতে হবে।

ছবির মানসংক্রান্ত প্রশ্নে দুটি নির্দেশিকা একে অন্যের পরিপূরক। সংকোচন ও মানের নির্দেশিকা একটি বিদ্যমান PDF-এ কী পরিবর্তন করা হয়, তা ব্যাখ্যা করে। স্ক্যানের নির্দেশিকা আরও আগের ধাপ থেকে শুরু করে, অর্থাৎ আপনার স্ক্যানার বা স্ক্যান অ্যাপের সেটিংস থেকে।

আপনার ডিভাইসের জন্য নির্দেশনা

প্রতিটি অপারেটিং সিস্টেমে PDF ছোট করার নিজস্ব উপায় রয়েছে। এসব উপায় সব জায়গায় একইভাবে কাজ করে না। তাই ডিভাইসভিত্তিক নির্দেশিকাগুলো নির্দিষ্ট অ্যাপের নাম এবং যেখানে প্রাসঙ্গিক, ধাপগুলো যে সিস্টেম সংস্করণের ওপর ভিত্তি করে লেখা হয়েছে তা উল্লেখ করে।

• Mac: Preview অ্যাপ দিয়ে একটি পৃথক কপি রপ্তানি করুন, তারপর সেটি সত্যিই ছোট হয়েছে এবং এখনও ভালোভাবে পড়া যাচ্ছে কি না যাচাই করুন।
• Windows: কিছু ইনস্টল না করে ব্রাউজারে কাজ করুন অথবা PDF24 Creator-এর মতো ইনস্টল করা প্রোগ্রাম ব্যবহার করুন, যা প্রস্তুতকারকের তথ্য অনুযায়ী অফলাইনে কাজ করে।
• iPhone ও iPad: ধাপগুলো Apple-এর ব্যবহারকারী নির্দেশিকার ওপর ভিত্তি করে লেখা এবং প্রতিটির জন্য প্রযোজ্য iOS বা iPadOS সংস্করণ উল্লেখ করা হয়েছে। iPhone ও iPad আলাদাভাবে ব্যাখ্যা করা হয়েছে, কারণ এক ডিভাইসের প্রক্রিয়া অন্যটিতেও স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রযোজ্য হয় না।
• Android: নির্দেশিকাটি ব্রাউজারে প্রক্রিয়াকরণ থেকে সংরক্ষিত ফাইল পর্যন্ত নিয়ে যায়। ফাইলটি Chrome-এর ডাউনলোডে অথবা আপনার ডিভাইসের ফাইল অ্যাপে পাবেন। প্রস্তুতকারকভেদে অ্যাপ ও মেনু ভিন্ন হতে পারে।
• আপলোড ছাড়া অথবা সম্পূর্ণ অফলাইনে: আপনার ডিভাইসে ব্রাউজারে প্রক্রিয়াকরণ বলতে কী বোঝায় এবং তা সত্ত্বেও লোড করার জন্য কেন ইন্টারনেট লাগে, তা এখানে জানতে পারবেন। নেটওয়ার্ক ছাড়াই চলে এমন ইনস্টল করা প্রোগ্রাম নিয়েও আলোচনা রয়েছে।

আপনার ডিভাইসের মেনু বর্ণনার তুলনায় স্পষ্টভাবে আলাদা দেখালে প্রথমে আপনার সিস্টেম সংস্করণের সঙ্গে নির্দেশিকায় উল্লেখ করা সংস্করণ মিলিয়ে নিন।

চাকরির আবেদন, ইমেইল ও আপলোড পোর্টাল

আপনার ফাইল কত বড় হতে পারবে, তা সবসময় গ্রহণকারী পক্ষ নির্ধারণ করে। সেটি কোনো নিয়োগকর্তা বা তার চাকরির আবেদন পোর্টাল, আপনার ইমেইল সেবাদাতা, কোনো উচ্চশিক্ষা প্রতিষ্ঠান অথবা সরকারি দপ্তর হতে পারে। প্রথমে সেখানেই দেখুন কোন সীমা প্রযোজ্য। সীমাটি প্রতি ফাইলের জন্য নাকি সব ফাইল মিলিয়ে এবং কোন ফরম্যাট অনুমোদিত, তাও যাচাই করুন।

• চাকরির আবেদনের নথি প্রস্তুত করুন: পৃষ্ঠা, সিলমোহর বা ছোট অঙ্ক হারানো ছাড়াই জীবনবৃত্তান্ত ও সনদপত্র ছোট করুন।
• ইমেইলের জন্য PDF প্রস্তুত করুন: আপনার সেবাদাতা সংযুক্তির আকার নাকি পুরো বার্তার আকার সীমিত করে, তা জেনে নিন।
• uni-assist-এর জন্য নথি: প্রয়োজনীয় পৃষ্ঠা, অনুবাদ বা সত্যায়ন হারানো ছাড়াই My assist-এ আপলোড করার জন্য নথি প্রস্তুত করুন।
• ELSTER-এর জন্য প্রমাণপত্র: নির্দিষ্ট ELSTER ফর্মের জন্য সংযুক্তি প্রস্তুত করুন। প্রতিটি শর্ত কেবল তার সঙ্গে উল্লেখ করা ফর্মের জন্য প্রযোজ্য।

আপলোডের সীমা যাচাই করুন টুল দিয়ে আপনার ফাইলগুলোকে প্রাপকের শর্ত থেকে নিজে লেখা মানের সঙ্গে তুলনা করুন। এর মধ্যে রয়েছে প্রতি ফাইলের আকার, মোট আকার, ফাইলের সংখ্যা ও পৃষ্ঠা। এ জন্য ক্যালকুলেটর আপনার PDF-এর ফাইলের আকার এবং সম্ভব হলে পৃষ্ঠার সংখ্যা পড়ে। এটি কোনো ফাইল পরিবর্তন করে না এবং কোনো পোর্টালের সঙ্গে যুক্ত নয়। তাই তুলনায় উত্তীর্ণ হওয়ার অর্থ এই নয় যে প্রাপক ফাইলটি গ্রহণ করবেন।

এককের দিকে খেয়াল রাখুন: 1 MB হলো ১০,০০,০০০ বাইট, 1 MiB হলো ১০,৪৮,৫৭৬ বাইট। প্রাপক শুধু “MB” লিখলে তিনি কোন হিসাব বোঝাচ্ছেন, তা সবসময় স্পষ্ট হয় না। পার্থক্য কতটা, তা KB ও MB-এর মধ্যে একক রূপান্তর করুন টুলে দেখতে পারেন।

স্বাক্ষর, ফর্ম ও তথ্য প্রক্রিয়াকরণ

কিছু PDF ছোট করার পর শুধু দেখতে ভালো হলেই চলে না, সেগুলোর কার্যকারিতাও বজায় থাকতে হয়। ডিজিটাল স্বাক্ষর দিয়ে কে স্বাক্ষর করেছেন এবং পরে নথি পরিবর্তন করা হয়েছে কি না যাচাই করা যায়। তাই কোনো প্রোগ্রাম ফাইলটি নতুন করে লিখলে এই স্বাক্ষর অবৈধ হয়ে যেতে পারে। অন্যদিকে, আপনার স্বাক্ষরের সন্নিবেশিত ছবি কেবল একটি ছবি। আমাদের সংকোচক ডিজিটাল স্বাক্ষরযুক্ত ও এনক্রিপ্ট করা PDF প্রত্যাখ্যান করে। এর অর্থ আপনার জন্য কী এবং ফর্ম কীভাবে পরিচালনা করা হয়, তা স্বাক্ষর ও ফর্মসহ PDF নির্দেশিকায় ব্যাখ্যা করা হয়েছে।

প্রক্রিয়াকরণের সময় আপনার ফাইলের বিষয়বস্তু কোথায় যায় এবং ডাউনলোড বা রিসেট করার সময় কী হয়, তা ফাইল প্রক্রিয়াকরণ ও নিরাপত্তা পাতায় লেখা আছে। নির্বাচন থেকে সংরক্ষণ পর্যন্ত প্রক্রিয়াটি PDF প্রক্রিয়াকরণ যেভাবে কাজ করে পাতায় দেখানো হয়েছে।

সরাসরি উপযুক্ত টুলে যান

সব সমস্যার সমাধান সংকোচন দিয়ে হয় না। প্রায়ই PDF নিয়ে অন্য কোনো ধাপ কাজে দেয়:

• PDF ভাগ করুন, যদি প্রাপক একাধিক ছোট ফাইল গ্রহণ করেন এবং সব পৃষ্ঠা রাখতে চান।
• PDF একত্র করুন, যদি কোনো পোর্টাল ঠিক একটি ফাইল চায়।
• ছবি PDF-এ রূপান্তর করুন, যদি আপনার স্ক্যানগুলো এখনও JPG বা PNG হিসেবে থাকে।
• একক, মুদ্রণের মাপ, সংকোচনের হার, ইমেইলের আকার ও আপলোডের সময়ের জন্য PDF ক্যালকুলেটর।
• কাজ অনুযায়ী সাজানো সব PDF টুল একনজরে।

টুলগুলো কোন ফাইল গ্রহণ করে এবং সেগুলোর সীমা কোথায়, তা ফাইলের সীমা ও সমর্থিত সুবিধা পাতায় পাবেন।