Najpierw przeczytać czy od razu zmniejszyć?
Nie musisz czytać instrukcji, zanim zaczniesz. Jeśli chcesz po prostu zmniejszyć PDF, otwórz Kompresuj PDF i wybierz metodę. Jeśli odbiorca określa maksymalny rozmiar, wpisz go w narzędziu Zmniejsz PDF do rozmiaru docelowego w KB, MB lub MiB. Narzędzie spróbuje wtedy utworzyć plik, który nie przekracza tej wartości. Nie może jednak zagwarantować tego dla każdego pliku PDF.
Warto sięgnąć do instrukcji, gdy wynik nie spełnia oczekiwań lub chcesz wcześniej wyjaśnić jakąś kwestię. Na przykład wtedy, gdy plik pozostaje duży, tekst staje się nieostry, twoje urządzenie oferuje własne metody albo nie wiesz, jaki limit w ogóle obowiązuje.
Rozmiar pliku i jakość obrazu
To, jak bardzo zmniejszy się PDF i jak będzie potem wyglądał, zależy od jego zawartości. Dlatego przy szukaniu przyczyny problemu najpierw liczy się to, co właśnie obserwujesz.
W kwestiach jakości obrazu dwie instrukcje wzajemnie się uzupełniają. Instrukcja dotycząca kompresji i jakości wyjaśnia, co zmienia się w istniejącym pliku PDF. Instrukcja skanowania zaczyna się wcześniej, od ustawień skanera lub aplikacji do skanowania.
Instrukcje dla twojego urządzenia
Każdy system operacyjny oferuje własne sposoby zmniejszania plików PDF. Nie wszędzie działają one tak samo. Dlatego instrukcje dla urządzeń wskazują konkretną aplikację, a tam, gdzie ma to znaczenie, także wersję systemu, na której opierają się opisane kroki.
- Mac: W aplikacji Podgląd eksportujesz osobną kopię, a następnie sprawdzasz, czy rzeczywiście jest mniejsza i nadal czytelna.
- Windows: Pracujesz bez instalacji w przeglądarce lub w zainstalowanym programie, takim jak PDF24 Creator, który według producenta działa offline.
- iPhone i iPad: Kroki opierają się na podręcznikach użytkownika Apple i zawsze wskazują wersję iOS lub iPadOS, której dotyczą. iPhone i iPad są opisane osobno, ponieważ sposób postępowania na jednym urządzeniu nie musi automatycznie działać na drugim.
- Android: Instrukcja prowadzi od edycji w przeglądarce do zapisanego pliku, który znajdziesz w pobranych plikach Chrome lub w aplikacji do plików na swoim urządzeniu. W zależności od producenta aplikacje i menu mogą się różnić.
- Bez przesyłania plików lub całkowicie offline: Tutaj dowiesz się, co oznacza przetwarzanie w przeglądarce na twoim urządzeniu i dlaczego mimo to wymaga internetu do wczytania. Opisane są też zainstalowane programy, które działają bez sieci.
Jeśli menu na twoim urządzeniu wyraźnie różni się od opisu, najpierw porównaj swoją wersję systemu z wersją podaną w instrukcji.
Dokumenty aplikacyjne, e-mail i portale do przesyłania plików
O tym, jak duży może być twój plik, zawsze decyduje jego odbiorca. Może to być pracodawca lub jego portal rekrutacyjny, twój dostawca poczty e-mail, uczelnia albo urząd. Najpierw sprawdź u odbiorcy, jaki limit obowiązuje. Sprawdź też, czy dotyczy pojedynczego pliku, czy wszystkich plików łącznie, oraz jakie formaty są dozwolone.
- Przygotuj dokumenty aplikacyjne: zmniejsz CV i świadectwa bez utraty stron, pieczęci lub drobnych cyfr.
- Przygotuj PDF do wysłania e-mailem: ustal, czy twój dostawca ogranicza rozmiar załączników, czy całej wiadomości.
- Dokumenty dla uni-assist: przygotuj dokumenty do przesłania w My assist bez utraty wymaganych stron, tłumaczeń lub poświadczeń.
- Dokumenty potwierdzające dla ELSTER: przygotuj załączniki do określonych formularzy ELSTER. Każdy wymóg dotyczy wskazanego formularza.
Za pomocą narzędzia Sprawdź limity przesyłania porównasz swoje pliki z wartościami, które samodzielnie wpiszesz na podstawie wymagań odbiorcy. Obejmują one rozmiar pojedynczego pliku, łączny rozmiar, liczbę plików i liczbę stron. Kalkulator odczytuje w tym celu rozmiar pliku oraz, w miarę możliwości, liczbę stron twoich plików PDF. Nie zmienia żadnego pliku i nie jest połączony z żadnym portalem. Pomyślne porównanie nie oznacza więc, że odbiorca przyjmie plik.
Zwróć przy tym uwagę na jednostkę: 1 MB to 1 000 000 bajtów, a 1 MiB to 1 048 576 bajtów. Jeśli odbiorca podaje tylko „MB”, nie zawsze wiadomo, jaki sposób obliczania ma na myśli. Jak duża jest różnica, pokaże narzędzie Przelicz KB i MB.
Podpisy, formularze i przetwarzanie danych
Niektóre pliki PDF po zmniejszeniu muszą nie tylko dobrze wyglądać, ale także działać. Podpis cyfrowy pozwala sprawdzić, kto podpisał dokument i czy został on później zmieniony. Jeśli program zapisze plik na nowo, podpis może przez to stać się nieważny. Natomiast wstawiony obraz twojego podpisu jest tylko obrazem. Nasz kompresor odrzuca zarówno pliki PDF podpisane cyfrowo, jak i pliki zaszyfrowane. Co to oznacza dla ciebie i jak traktowane są formularze, wyjaśnia poradnik PDF z podpisami i formularzami.
Na stronie Przetwarzanie plików i bezpieczeństwo opisano, dokąd trafia zawartość twoich plików podczas przetwarzania oraz co dzieje się podczas pobierania lub resetowania. Przebieg od wybrania pliku do zapisania wyniku pokazuje strona Jak działa przetwarzanie PDF.
Bezpośrednio do odpowiedniego narzędzia
Nie każdy problem rozwiążesz przez kompresję. Często pomaga inna operacja na pliku PDF:
- Podziel PDF, jeśli odbiorca przyjmuje kilka mniejszych plików, a wszystkie strony mają zostać zachowane.
- Połącz pliki PDF, jeśli portal wymaga dokładnie jednego pliku.
- Konwertuj obrazy na PDF, jeśli twoje skany nadal mają format JPG lub PNG.
- Kalkulatory PDF do jednostek, wymiarów wydruku, stopnia kompresji, rozmiaru wiadomości e-mail i czasu przesyłania.
- Wszystkie narzędzia PDF w jednym miejscu, uporządkowane według zadania.
Informacje o tym, jakie pliki przyjmują narzędzia i jakie mają ograniczenia, znajdziesz na stronie Limity plików i obsługiwane funkcje.