PDF मार्गदर्शिका: फ़ाइल के आकार, गुणवत्ता और अपलोड में मदद

पहले पढ़ें या सीधे आकार घटाएँ?

शुरू करने से पहले कोई निर्देश पढ़ना ज़रूरी नहीं है। यदि आपको बस अपनी PDF का आकार घटाना है, तो PDF संपीड़ित करें खोलें और वहाँ एक विधि चुनें। यदि प्राप्तकर्ता अधिकतम आकार बताता है, तो उसे PDF को लक्षित आकार तक घटाएँ में KB, MB या MiB में दर्ज करें। फिर टूल ऐसी फ़ाइल बनाने की कोशिश करता है जिसका आकार इस मान से अधिक न हो। हर PDF के लिए इसकी गारंटी नहीं दी जा सकती।

जब परिणाम ठीक न हो या आप पहले कोई सवाल स्पष्ट करना चाहें, तो निर्देश पढ़ना उपयोगी है। उदाहरण के लिए, फ़ाइल बड़ी बनी रहे, अक्षर धुंधले हो जाएँ, आपका डिवाइस अपने अलग तरीके देता हो या आपको पता न हो कि कौन-सी सीमा लागू होती है।

फ़ाइल का आकार और छवि गुणवत्ता

PDF का आकार कितना घटता है और वह बाद में कैसी दिखती है, यह उसकी सामग्री पर निर्भर करता है। इसलिए समस्या का कारण खोजने के लिए सबसे पहले यह देखें कि आपको अभी क्या दिखाई दे रहा है।

छवि गुणवत्ता के सवालों में दो मार्गदर्शिकाएँ एक-दूसरे की पूरक हैं। संपीड़न और गुणवत्ता की मार्गदर्शिका बताती है कि मौजूदा PDF में क्या बदला जाता है। स्कैन की मार्गदर्शिका उससे पहले के चरण, यानी आपके स्कैनर या स्कैन ऐप की सेटिंग से शुरू होती है।

आपके डिवाइस के लिए निर्देश

हर ऑपरेटिंग सिस्टम PDF का आकार घटाने के अपने तरीके देता है। ये तरीके हर जगह एक जैसे काम नहीं करते। इसलिए डिवाइस संबंधी निर्देशों में संबंधित ऐप और जहाँ ज़रूरी हो, उस सिस्टम संस्करण का उल्लेख किया गया है जिस पर चरण आधारित हैं।

• Mac: पूर्वावलोकन ऐप से आप एक अलग कॉपी निर्यात करते हैं और फिर जाँचते हैं कि उसका आकार वास्तव में घटा है और वह अभी भी आसानी से पढ़ी जा सकती है।
• Windows: आप या तो बिना इंस्टॉल किए ब्राउज़र में काम करते हैं या PDF24 Creator जैसे इंस्टॉल किए गए प्रोग्राम से, जो निर्माता के अनुसार ऑफ़लाइन काम करता है।
• iPhone और iPad: चरण Apple की उपयोगकर्ता पुस्तिकाओं पर आधारित हैं और हर जगह उस iOS या iPadOS संस्करण का उल्लेख है जिस पर वे लागू होते हैं। iPhone और iPad के निर्देश अलग-अलग दिए गए हैं, क्योंकि एक डिवाइस की प्रक्रिया अपने-आप दूसरे पर लागू नहीं होती।
• Android: ये निर्देश आपको ब्राउज़र में संपादन से लेकर सहेजी गई फ़ाइल तक ले जाते हैं, जो Chrome के डाउनलोड या आपके डिवाइस के फ़ाइल ऐप में मिलती है। निर्माता के अनुसार ऐप और मेनू अलग हो सकते हैं।
• बिना अपलोड या पूरी तरह ऑफ़लाइन: यहाँ आप जानेंगे कि अपने डिवाइस के ब्राउज़र में संपादन का क्या मतलब है और उसे लोड करने के लिए फिर भी इंटरनेट की ज़रूरत क्यों होती है। साथ ही ऐसे इंस्टॉल किए गए प्रोग्राम के बारे में जानकारी है जो बिना इंटरनेट के काम करते हैं।

यदि आपके डिवाइस के मेनू बताए गए मेनू से काफ़ी अलग दिखते हैं, तो सबसे पहले अपने सिस्टम संस्करण की तुलना निर्देशों में दिए गए संस्करण से करें।

नौकरी का आवेदन, ईमेल और अपलोड पोर्टल

आपकी फ़ाइल कितनी बड़ी हो सकती है, यह हमेशा उसे स्वीकार करने वाली संस्था या सेवा तय करती है। यह कोई नियोक्ता या उसका आवेदन पोर्टल, आपका ईमेल प्रदाता, कोई उच्च शिक्षण संस्थान या सरकारी कार्यालय हो सकता है। पहले वहीं देखें कि कौन-सी सीमा लागू है। यह भी जाँचें कि सीमा प्रति फ़ाइल है या सभी फ़ाइलों के कुल आकार पर, और कौन-से फ़ॉर्मैट स्वीकार किए जाते हैं।

• नौकरी के आवेदन के दस्तावेज़ तैयार करें: पृष्ठों, मुहरों या छोटे अंकों को खोए बिना बायोडाटा और प्रमाणपत्रों का आकार घटाएँ।
• ईमेल के लिए PDF तैयार करें: स्पष्ट करें कि आपका प्रदाता अटैचमेंट का आकार सीमित करता है या पूरे संदेश का।
• uni-assist के लिए दस्तावेज़: आवश्यक पृष्ठों, अनुवादों या प्रमाणित प्रतियों को खोए बिना My assist में अपलोड करने के लिए दस्तावेज़ तैयार करें।
• ELSTER के लिए प्रमाण दस्तावेज़: कुछ विशिष्ट ELSTER फ़ॉर्म के लिए अटैचमेंट तैयार करें। हर शर्त केवल उस फ़ॉर्म पर लागू होती है जिसका उल्लेख किया गया है।

अपलोड सीमाएँ जाँचें से आप अपनी फ़ाइलों की तुलना उन मानों से करते हैं जिन्हें आप स्वयं प्राप्तकर्ता की शर्तों से लेकर दर्ज करते हैं। इनमें प्रति फ़ाइल आकार, कुल आकार, संख्या और पृष्ठ शामिल हैं। इसके लिए कैलकुलेटर आपकी PDF का आकार और जहाँ संभव हो, पृष्ठों की संख्या पढ़ता है। वह कोई फ़ाइल नहीं बदलता और किसी पोर्टल से जुड़ा नहीं है। इसलिए तुलना में सफल होने का मतलब यह नहीं कि प्राप्तकर्ता फ़ाइल स्वीकार कर लेगा।

इकाई पर ध्यान दें: 1 MB में 10,00,000 बाइट और 1 MiB में 10,48,576 बाइट होते हैं। यदि प्राप्तकर्ता केवल “MB” लिखता है, तो हमेशा यह स्पष्ट नहीं होता कि वह किस गणना की बात कर रहा है। कितना अंतर पड़ता है, यह KB और MB के बीच रूपांतरण करें में देखें।

हस्ताक्षर, फ़ॉर्म और डेटा प्रोसेसिंग

कुछ PDF का आकार घटाने के बाद उनका अच्छा दिखना ही नहीं, सही काम करना भी ज़रूरी होता है। डिजिटल हस्ताक्षर से जाँचा जा सकता है कि किसने हस्ताक्षर किए और उसके बाद दस्तावेज़ बदला गया या नहीं। इसलिए यदि कोई प्रोग्राम फ़ाइल को नए सिरे से लिखता है, तो यह हस्ताक्षर अमान्य हो सकता है। इसके विपरीत, आपके हस्ताक्षर की जोड़ी गई छवि केवल एक छवि होती है। हमारा कंप्रेसर डिजिटल हस्ताक्षर वाली और एन्क्रिप्टेड PDF अस्वीकार करता है। आपके लिए इसका क्या मतलब है और फ़ॉर्म के साथ क्या होता है, यह हस्ताक्षर और फ़ॉर्म वाली PDF में बताया गया है।

फ़ाइल प्रोसेसिंग और सुरक्षा में बताया गया है कि संपादन के दौरान आपकी फ़ाइल की सामग्री कहाँ जाती है और डाउनलोड या रीसेट करने पर क्या होता है। चुनने से सहेजने तक की प्रक्रिया PDF प्रोसेसिंग कैसे काम करती है में दी गई है।

सीधे उपयुक्त टूल पर जाएँ

हर समस्या संपीड़न से हल नहीं होती। अक्सर आपकी PDF पर कोई दूसरा कदम मदद करता है:

• PDF बाँटें, यदि प्राप्तकर्ता कई छोटी फ़ाइलें स्वीकार करता है और सभी पृष्ठ बनाए रखने हैं।
• PDF जोड़ें, यदि कोई पोर्टल ठीक एक फ़ाइल माँगता है।
• छवियों को PDF में बदलें, यदि आपके स्कैन अभी JPG या PNG के रूप में हैं।
• PDF कैलकुलेटर इकाइयों, प्रिंट आयामों, संपीड़न दर, ईमेल के आकार और अपलोड के समय के लिए।
• काम के अनुसार व्यवस्थित सभी PDF टूल का अवलोकन।

टूल कौन-सी फ़ाइलें स्वीकार करते हैं और उनकी सीमाएँ कहाँ हैं, यह फ़ाइल सीमाएँ और समर्थित सुविधाएँ में जानें।