まず読む？それともすぐに圧縮する？
始める前に手引きを読む必要はありません。PDFのサイズを小さくしたいだけなら、PDFを圧縮を開いて処理方法を選びます。提出先がサイズ上限を指定している場合は、PDFを目標サイズに圧縮でKB、MB、MiBのいずれかの単位で入力します。ツールは、その値を超えないファイルの作成を試みます。ただし、すべてのPDFで達成できるとは保証できません。
結果が希望どおりでない場合や、事前に疑問を解決しておきたい場合は、手引きが役立ちます。例えば、ファイルのサイズが大きいままの場合、文字がぼやける場合、端末独自の方法がある場合、そもそもどの上限が適用されるか分からない場合です。
ファイルサイズと画質
PDFをどれだけ圧縮できるか、圧縮後にどう見えるかは、その内容によって変わります。そのため、問題を調べる際は、まず現在どのような状態なのかを確認します。
画質については、二つの手引きが互いに補い合います。圧縮と画質の手引きでは、既存のPDFにどのような変更が加わるかを説明します。スキャンの手引きでは、それより前の段階であるスキャナーやスキャンアプリの設定を扱います。
お使いの端末向けの手引き
PDFを圧縮する方法は、オペレーティングシステムごとに異なります。どの環境でも同じように動作するわけではありません。そのため、端末別の手引きには具体的なアプリ名を記載し、手順に関わる場合は対象のシステムバージョンも示しています。
- Mac：「プレビュー」アプリで別のコピーを書き出し、実際にサイズが小さくなっているか、引き続き読みやすいかを確認します。
- Windows：インストールせずにブラウザーで処理する方法と、PDF24 Creatorなどのインストール済みプログラムを使う方法があります。このソフトは、開発元によるとオフラインで動作します。
- iPhoneとiPad：Appleのユーザーガイドに基づく手順で、それぞれ対象のiOSまたはiPadOSのバージョンを示しています。一方の端末の手順がそのまま他方にも当てはまるとは限らないため、iPhoneとiPadは分けて説明しています。
- Android：ブラウザーでの処理から、Chromeのダウンロード一覧や端末のファイル管理アプリで保存済みファイルを見つけるまでを説明します。メーカーによってアプリやメニューが異なる場合があります。
- アップロードせずに、または完全にオフラインで処理する：端末上のブラウザーで処理するとはどういうことか、それでも読み込みにはインターネットが必要な理由を説明します。ネット接続なしで使えるインストール型プログラムも扱います。
端末のメニューが説明と大きく異なる場合は、まずお使いのシステムバージョンと手引きに記載されたバージョンを比較してください。
応募書類、メール、アップロード用ポータル
ファイルのサイズ上限を決めるのは、常にそのファイルを受け取る側です。雇用主やその採用ポータル、メールサービスの提供元、大学、行政機関などが該当します。まず提出先で、どの上限が適用されるかを確認してください。ファイルごとの上限なのか、すべてのファイルを合わせた上限なのか、許可されている形式は何かも確認します。
- 応募書類を準備する：ページ、印影、小さな数字を失わずに、履歴書や証明書のサイズを小さくします。
- メール用にPDFを準備する：利用中のサービスが添付ファイルを制限しているのか、メッセージ全体を制限しているのかを確認します。
- uni-assist向けの書類：必要なページ、翻訳、認証を失わずに、My assistにアップロードする文書を準備します。
- ELSTER向けの証憑書類：特定のELSTERフォーム用の添付ファイルを準備します。各要件は、それぞれ明示されたフォームに適用されます。
アップロードの上限を確認では、提出先の要件から自分で入力した値と、手元のファイルを比較できます。対象はファイルあたりのサイズ、合計サイズ、ファイル数、ページ数です。計算ツールは、そのためにPDFのファイルサイズと、可能な範囲でページ数を読み取ります。ファイルを変更することはなく、どのポータルとも接続していません。そのため、比較結果が条件を満たしていても、提出先がファイルを受け付けるとは限りません。
単位にも注意してください。1 MBは1,000,000バイト、1 MiBは1,048,576バイトです。提出先に「MB」としか書かれていない場合、どちらの計算方法を指すのか明確でないことがあります。どの程度の差があるかは、KBとMBを換算で確認できます。
署名、フォーム、データ処理
PDFによっては、圧縮後も見た目だけでなく機能を維持する必要があります。デジタル署名では、誰が署名したか、その後に文書が変更されたかを検証できます。そのため、プログラムがファイルを書き直すと、この署名が無効になる場合があります。一方、挿入した手書き署名の画像は、単なる画像です。当サイトの圧縮ツールは、デジタル署名付きPDFと暗号化されたPDFを受け付けません。その意味とフォームの扱いについては、署名やフォームを含むPDFで説明しています。
ファイル処理と安全性には、処理中にファイルの内容がどこへ送られるか、ダウンロード時やリセット時に何が起きるかを記載しています。選択から保存までの流れは、PDF処理の仕組みで確認できます。
目的に合ったツールへ直接進む
すべての問題が圧縮で解決するわけではありません。PDFに対する別の操作が役立つ場合もあります。
- 提出先が複数の小さなファイルを受け付け、すべてのページを残したい場合は、PDFを分割。
- ポータルがファイルを一つにまとめるよう求めている場合は、PDFを結合。
- スキャンしたデータがまだJPGやPNGの場合は、画像をPDFに変換。
- 単位、印刷寸法、圧縮率、メールサイズ、アップロード時間については、PDF計算ツール。
- 作業別にまとめたすべてのPDFツールの一覧。
ツールが受け付けるファイルと、その制限については、ファイルの制限と対応機能を確認してください。