Slå ihop PDF-filer

Samla flera PDF-filer i en fil

Ofta behöver ett personligt brev, ett CV och intyg för en jobbansökan eller annan ansökan skickas som en enda bilaga. Verktyget lägger då hela PDF-filer efter varandra. Sidorna i filen överst i listan hamnar först och sidorna i filen nederst hamnar sist.

1. Klicka på ”Välj PDF-filer” och markera minst två PDF-filer. Om du har glömt en fil lägger du till den via ”Lägg till filer”.
2. Kontrollera fillistan. Med ↑ och ↓ bredvid filnamnet flyttar du en fil uppåt eller nedåt, och med × tar du bort den igen. Innan du startar visar förhandsvisningen filen som för tillfället ligger överst. Då ser du snabbt om rätt dokument ligger först.
3. Klicka på ”Slå ihop PDF-filer”.
4. Bläddra igenom alla sidor i förhandsvisningen av resultatet. Sidantalet bör motsvara summan av sidorna i dina ursprungsfiler, och varje dokument bör börja på avsedd plats.
5. Ladda ner den nya PDF-filen. Namnet baseras på den första filen i listan. Antrag.pdf blir till exempel Antrag-zusammengefuegt.pdf.

Om du ändrar något i listan efter sammanslagningen, alltså flyttar, tar bort eller lägger till en fil, tar verktyget bort det tidigare resultatet. På så sätt laddar du inte av misstag ner en version som inte längre motsvarar ditt urval. Klicka sedan bara på ”Slå ihop PDF-filer” igen.

Exempel för kontroll: Du slår ihop A.pdf med 3 sidor och B.pdf med 2 sidor, och A.pdf ligger överst. Förhandsvisningen av resultatet måste då visa 3 + 2 = 5 sidor. Den sparade filen heter A-zusammengefuegt.pdf. Om ett dokument saknas eller filen börjar med fel sida kontrollerar du urvalet och ordningen i listan.

De valda filerna bearbetas i webbläsarens arbetsminne och laddas inte upp till någon server för detta. JavaScript måste vara aktiverat. Resultatet är alltid en ny fil. Dina original skrivs varken över eller ändras.

Bestäm ordningen före sammanslagningen

Pilarna flyttar alltid hela filer. Inom varje fil förblir sidordningen densamma som i originalet. Därför kan du redan före klicket förutse hur resultatet kommer att se ut: Den första sidan är den första sidan i filen överst, och den sista sidan är den sista sidan i filen nederst.

A1 står här för sida 1 i A.pdf. Båda varianterna har 5 sidor. Det enda som ändras är vilket dokument som ligger först.

Här kan du inte varva enskilda sidor från olika filer eller ändra ordningen genom att dra dem. Om du behöver en blandad ordning delar du först upp den berörda filen. Med delningsverktyget kan du extrahera vissa sidor i förväg, spara de nya filerna och sedan välja dem här tillsammans med de övriga PDF-filerna.

Exempel: Du vill ha ordningen A1, A2, B1, B2, A3. Då skapar du en fil med sidorna 1 till 2 från A.pdf och en andra fil med sida 3. Sedan ordnar du listan så här: först sidorna 1 till 2 från A, sedan B.pdf och därefter sida 3 från A. Resultatet har återigen 5 sidor.

Sidstorlekarna görs inte enhetliga. En tabell i liggande format förblir liggande och en mindre sida förblir liten, även om alla andra sidor är A4 i stående format. Det finns ingen automatisk konvertering till ett enhetligt pappersformat. Om mottagaren förväntar sig ett visst format genom hela dokumentet bör du särskilt kontrollera sådana sidor i förhandsvisningen av resultatet innan du skickar filen.

Spara bilder som PDF först

Verktyget accepterar endast PDF-filer. Du kan inte välja JPG-, PNG- eller Word-filer direkt här. Därför konverterar du foton och skannade bilder i ett separat steg och lägger sedan till den färdiga PDF-filen.

Exempel: Din ansökan finns som PDF, men ett intyg finns bara som ett mobilfoto i JPG-format.

1. Öppna sidan för att konvertera JPG och PNG till PDF, skapa en PDF av fotot där och ladda ner den.
2. Gå tillbaka hit och välj den sparade PDF-filen tillsammans med din ansökan. Filen överförs inte automatiskt från den ena sidan till den andra.
3. Lägg de båda filerna i önskad ordning och slå ihop dem.

Det här verktyget accepterar inte Word- eller Excel-filer. En enkel DOCX-fil med endast ett avsnitt och en storlek på högst 20 MiB kan du först konvertera med Word till PDF; då får texten nya radbrytningar och teckensnittet ersätts. Om du behöver behålla den exakta layouten eller har en Excel-fil sparar eller exporterar du den som PDF i ditt Office-program. Välj sedan den sparade PDF-filen här.

Skilj mellan sidinnehåll och dokumentfunktioner

Vid sammanslagningen kopieras de befintliga sidorna till en ny PDF. De konverteras inte till bilder och foton som ingår komprimeras inte på nytt. Själva sammanslagningen gör alltså inte dina sidor suddigare, och text som går att markera förblir markerbar. Men ingen ny text skapas heller: En skannad sida utan textlager förblir en bild, eftersom ingen textigenkänning utförs.

Det är annorlunda med sådant som hör till dokumentet som helhet och inte syns på en sida. Det omfattar bokmärken, metadata som titel eller författare, kommentarer och anteckningar samt hur länkar fungerar. Eftersom sidorna förs över till en nyuppbyggd fil är det inte säkert att dessa delar följer med fullständigt och fungerar. Detsamma gäller standarder som PDF/A eller PDF/UA. Även om dina ursprungsfiler uppfyller dem garanteras det inte för resultatet.

Efter sammanslagningen kontrollerar verktyget om den nya filen går att öppna och om sidantalet stämmer. Den kontrollen kan inte avgöra om alla dokumentfunktioner fortfarande fungerar.

Exempel: Ett av dina dokument innehåller kommentarer och en klickbar innehållsförteckning. Filen accepteras, men efter sammanslagningen visas ett meddelande. Du kontrollerar det synliga innehållet i förhandsvisningen av resultatet. Innan du skickar filen kontrollerar du i ditt PDF-program om länkarna och kommentarerna fortfarande fungerar. Om dessa funktioner är viktiga är det bättre att skicka dokumentet som en separat bilaga.

Gränser och dokument som inte stöds

För sammanslagningen finns gränser både per fil och för alla filer tillsammans. Särskilt viktig är sidgränsen: 250 sidor är den övre gränsen för hela resultatet, inte för varje enskild fil.

Exempel: Tre PDF-filer med 120, 90 och 60 sidor har tillsammans 270 sidor. De överskrider alltså gränsen, trots att varje enskild fil ligger långt under den. Detsamma gäller storleken: Två filer på 45 MiB vardera ryms tillsammans, eftersom det blir 90 MiB. Om en tredje fil på 15 MiB läggs till blir det 105 MiB och därmed för mycket.

Värdena anges i MiB. 1 MiB är 1 048 576 byte. 50 MiB motsvarar därför ungefär 52,4 MB och 100 MiB ungefär 104,9 MB när man räknar i decimala megabyte. Även under dessa gränser kan processen avbrytas om webbläsarens eller enhetens arbetsminne tar slut. Slå i så fall ihop färre filer åt gången.

Vanliga, läsbara PDF-filer i versionerna 1.0 till 1.7 samt 2.0 accepteras. Verktyget avvisar följande filer:

• digitalt signerade eller certifierade PDF-filer. En underskrift som har skannats in eller infogats som bild är ingen digital signatur; sådana filer går att slå ihop som vanligt.
• krypterade eller lösenordsskyddade PDF-filer
• PDF-filer med interaktiva formulärfält, inklusive XFA-formulär och tomma signaturfält
• PDF-portföljer och PDF-filer med inbäddade filbilagor
• PDF-filer med lager som kan visas och döljas
• skadade, tomma eller ofullständiga filer

Vad du gör sedan beror på orsaken. En intakt signerad, krypterad eller på annat sätt särskild PDF från den här listan kan du skicka med oförändrad som en separat fil, om mottagaren tar emot flera filer. Mottagaren avgör själv om filen accepteras i den formen. Fråga om du är osäker. För en skadad, tom eller ofullständig fil hjälper däremot inte en extra bilaga. Exportera den på nytt från programmet där den skapades eller skaffa en fullständig, läsbar kopia och försök igen med den.

Om den färdiga PDF-filen är för stor

Sammanslagning samlar sidor, den minskar inte deras storlek. Den nya PDF-filen innehåller alla sidor från alla ursprungsfiler och blir motsvarande stor. Storleken behöver inte vara exakt summan av de enskilda filstorlekarna, eftersom filen byggs upp på nytt. Men sammanslagningen är inte avsedd att göra filen mindre.

Kontrollera därför den faktiska filstorleken efter att du har sparat filen och jämför den med mottagarens krav. Med uppladdningskalkylatorn kan du kontrollera total storlek och sidgräns innan du laddar upp eller skickar filen.

Om filen är för stor är det bäst att göra så här:

1. Ta först reda på om mottagaren verkligen behöver alla sidor. Om inte kan du ta bort sidor som inte behövs ur ursprungsfilerna, till exempel tomma baksidor eller dubbla skanningar, och sedan slå ihop dem på nytt. Om hela dokumentet krävs behåller du alla sidor.
2. Om den sammanslagna PDF-filen är högst 50 MiB kan du minska storleken på den färdiga PDF-filen. Öppna komprimeringsverktyget och välj den sparade filen där. Därefter ser du om resultatet faktiskt har blivit mindre. Jämför sedan originalet och resultatet för att kontrollera läsbarheten. Spara den mindre kopian bara om både storleken och läsbarheten är som de ska. Om komprimeringen inte hittar någon mindre giltig variant får du tillbaka din fil oförändrad. Då återstår att använda färre sidor eller ursprungsfiler vars storlek har minskats i förväg.
3. Om den är större än 50 MiB accepterar komprimeringsverktyget den inte, även om sammanslagningen tillåter resultat upp till 100 MiB. Slå i så fall ihop färre filer eller sidor åt gången, minska storleken på de enskilda ursprungsfilerna före sammanslagningen eller använd ett installerat PDF-program.