Minska PDF-filer för e-post: skilj mellan bilagans och meddelandets storlek

Vilken gräns gäller: bilagan eller hela meddelandet?

Storleksgränser för e-post mäter inte alltid samma sak. Vissa begränsar den sammanlagda storleken på filerna du bifogar, så som de är sparade på din enhet. Andra begränsar hela meddelandet. Då ingår bilagorna i kodad form, din text, infogade bilder och tekniska meddelanderubriker. Dessutom kan din egen e-posttjänst och mottagarens e-postserver ha var sin gräns. Ditt e-postmeddelande måste hålla sig inom båda.

Gmail: 25 MB för alla bilagor tillsammans

Enligt Gmail-hjälpen: Skicka bilagor med Gmail-meddelanden gäller en gräns på 25 MB för alla bilagor tillsammans för privata konton. Det är inte 25 MB per fil. Två PDF-filer på 15 MB vardera överskrider alltså redan gränsen, trots att varje enskild fil är betydligt mindre. Om gränsen överskrids ersätter Gmail automatiskt bilagorna med en Google Drive-länk. I arbets- eller skolkonton med Google Workspace bestämmer administratören gränserna. Där gäller organisationens regler. Hjälpen anger inte hur många byte Google räknar som en MB. Om den sammanlagda storleken ligger mycket nära 25 MB bör du därför lämna lite marginal.

Varför Outlook anger andra siffror än Gmail

”Outlook” är inte en enda e-posttjänst med en fast gräns. Microsoft anger olika värden för olika produkter, och dessa värden mäter olika saker. För Outlook.com gäller enligt Microsofts hjälp för Outlook.com en gräns på 25 MB för hela e-postmeddelandet, inklusive text och infogade filer. För det klassiska Outlook-programmet med internetkonton beskriver Microsoft Learn: Outlook-fel vid för stora bilagor ett standardvärde på 20 MB för bilagorna tillsammans. För Exchange-konton gäller gränsen som är inställd på servern. Gmail och Outlook motsäger alltså inte varandra, utan avser olika konton och olika storleksmått. Inte heller samma siffra, 25 MB, betyder samma sak hos Gmail och Outlook.com. Om du använder ett företags- eller skolkonto är det bäst att fråga IT-avdelningen vilken gräns som gäller för ditt e-postkonto.

Så hittar du siffran att jämföra med:

1. Ta reda på vilket konto du skickar från: privat eller via arbetet eller skolan, i webbläsaren eller i ett e-postprogram.
2. Läs om gränsen gäller en enskild fil, alla bilagor tillsammans eller hela meddelandet.
3. Kontrollera om mottagaren anger egna krav, till exempel i en platsannons, ett följebrev eller ett felmeddelande för ett tidigare e-postmeddelande.
4. Anteckna varje gräns tillsammans med vad den gäller. Ditt meddelande måste hålla sig inom alla dessa gränser samtidigt.

Varför en bilaga verkar större i e-postmeddelandet

PDF-filen på din enhet blir inte större av att bifogas. Inför sändningen omvandlas den däremot till texttecken, eftersom e-postöverföring är utformad för text. Vanligtvis används Base64, som beskrivs i IETF RFC 2045: Base64 Content-Transfer-Encoding. Då blir varje grupp om 3 byte i filen till 4 tecken. En sista ofullständig grupp kompletteras med utfyllnadstecken till 4 tecken. De kodade raderna får vara högst 76 tecken långa, och varje radbrytning tar ytterligare 2 byte. Utöver själva bilagan tillkommer meddelanderubrikerna, din text och MIME-gränserna som skiljer de enskilda delarna åt.

Base64 är bara en omkodning och ingen kryptering. När giltig Base64 avkodas korrekt blir resultatet exakt samma byte som i din PDF. Det finns inget fast procentpåslag som stämmer för alla e-postmeddelanden, eftersom text och meddelanderubriker varierar från meddelande till meddelande. Den del som kommer direkt från bilagan kan du däremot räkna ut exakt.

Varför blir 4,9 MB till över 6 MB i utkorgen?

Just den här effekten kan förklara varför en fil visas som cirka 4,9 MB medan e-postmeddelandet i utkorgen är över 6 MB. I det hypotetiska exemplet ovan blir de antagna 4 900 000 byten en kodad bilaga på 6 705 266 byte, alltså cirka 6,7 MB, redan utan text och meddelanderubriker. Själva PDF-filen har inte förändrats.

För ett verkligt meddelande återstår två frågor. För det första beror det på programmet om ”4,9 MB” betyder exakt 4 900 000 byte eller om beräkningen utgår från 1 048 576 byte per MiB. Du kan räkna på skillnaden under Kontrollera enheter för filstorlek. För det andra är det först den faktiskt gällande gränsen som avgör om 6,7 MB är för mycket.

Minska PDF-filen och beräkna meddelandets storlek

Beroende på gränsen från det första steget jämför du till sist antingen antalet byte i den sparade filen eller antalet byte i det kodade meddelandet. Arbetsgången är densamma i båda fallen: först minskar du den faktiska filen och sedan räknar du med dess verkliga antal byte.

1. Välj din ursprungliga PDF i komprimeringsverktyget under Komprimera PDF före sändning med ”Välj PDF”, inte en kopia som redan har minskats. Filer på upp till 50 MiB (52 428 800 byte) stöds. Bearbetningen sker i din webbläsare, och filen laddas inte upp till någon bearbetningsserver för detta. Originalet förblir oförändrat.
2. Börja med metoden ”Balanserad”. Om det inte räcker kan du prova ”Mindre fil”. Då kan inbäddade bilder komprimeras om kraftigare. ”Förlustfri optimering” ändrar bara den interna strukturen utan att avsiktligt förändra bildkvaliteten, och ger därför ofta en mindre besparing. Om ingen metod minskar storleken får du tillbaka originalet.
3. Om du har en fast siffra öppnar du Minska PDF till en målstorlek och väljer din ursprungliga PDF på nytt via ”Välj PDF”, eftersom filen och resultatet från komprimeringsverktyget inte förs över. Även här gäller gränsen på 50 MiB per fil. Ange sedan din målstorlek; resultatet visar ”Mål uppnått” eller ”Mål inte uppnått”. Inga sidor beskärs för detta. Om din gräns gäller hela meddelandet bör du sätta målet klart under gränsen, eftersom kodningen tillkommer.
4. Jämför ”Original” och ”Resultat” sida för sida med ”Föregående jämförelsesida” och ”Nästa jämförelsesida”. Spara sedan resultatet. Liten text, tabeller, stämplar och underskrifter ska förbli tydligt läsbara.
5. Ange det exakta antalet byte för den sparade filen och för varje ytterligare bilaga separat under Beräkna bilagornas och meddelandets storlek. Antalet byte hittar du i filens egenskaper på din enhet.
6. Om du vill kontrollera mot en gräns markerar du först ”Jämför med en storleksgräns” där. Ange sedan gränsen med enhet och välj vad den gäller: för en gräns som den för privat Gmail väljer du ”Originalbilagornas sammanlagda storlek”, och för en gräns som den för Outlook.com väljer du ”Uppskattat kodat meddelande”. Det förinställda värdet på 25 MB är bara ett startexempel; ersätt det med din faktiska gräns. För text och meddelanderubriker kan du ange ett antaget tillägg i byte. Det förinställda värdet är 0; om du inte vill räkna med något tillägg låter du denna 0 stå kvar i stället för att tömma fältet.

Ange alltid flera bilagor var för sig i stället för att först lägga ihop deras storlekar. Varje fil kodas separat och får egna utfyllnadstecken och radbrytningar. Om du räknar summan som en enda fil kan resultatet därför bli något annorlunda.

Komprimeringsverktyget accepterar inte digitalt signerade eller certifierade PDF-filer eller PDF-filer med lösenordskryptering. En inskannad, synlig underskrift är i sig ingen digital signatur.

Samma fil kan alltså rymmas med god marginal inom den ena gränsen och vara klart för stor för den andra. Minska därför inte rutinmässigt till en jämn siffra som 10 MB. Ta först reda på vad gränsen gäller och sedan vilken siffra som gäller.

Kan kalkylatorn garantera att e-postmeddelandet kommer fram?

Nej. Kalkylatorn arbetar med de storlekar du anger och det tillägg du själv antar. Den återskapar inte ett fullständigt e-postmeddelande, skickar ingenting och känner inte till mottagarens e-postserver. En godkänd jämförelse betyder bara att din siffra inte överskrider den valda gränsen; ett värde exakt på gränsen räknas som godkänt i kalkylatorn. Om mottagaren kräver ”under 5 MB” bör du därför välja en något lägre siffra. Om du kontrollerar mot en gräns för hela meddelandet och ligger mycket nära den ger en egenvald marginal större utrymme för text och meddelanderubriker vars exakta storlek du inte känner till. Om gränsen bara gäller originalbilagorna behöver du ingen buffert för detta.

När en länk passar bättre

Ibland går det inte att minska en PDF tillräckligt utan att den blir oläslig. Eller så överskrider flera dokument tillsammans gränsen. Då kan en länk till filen vara ett bättre alternativ, förutsatt att mottagaren accepterar länkar. Vissa mottagare, till exempel vid jobbansökningar, kräver uttryckligen en bilaga. Följ i så fall deras krav.

När Gmail skickar en Drive-länk

I ett privat Gmail-konto sker detta automatiskt: om bilagorna tillsammans är större än 25 MB infogar Gmail en Google Drive-länk i stället för filerna. För att mottagaren ska kunna öppna PDF-filen måste hen ha åtkomst till den. Enligt Google: Skicka Google Drive-bilagor i Gmail meddelar Gmail om en mottagare saknar behörighet. Vilka delningsalternativ som är möjliga kan dessutom bero på organisationens regler. Dela en personlig eller konfidentiell PDF endast med de personer som ska få den, i stället för att göra den tillgänglig för alla med länken. Att en länk har levererats betyder inte heller att mottagaren accepterar molnlänkar. Vissa arbetsgivare tillåter inte detta.

Den här webbplatsen lagrar inga filer åt dig och skickar inga e-postmeddelanden. Du skapar länken via din e-post- eller molnleverantör.

Fler alternativ om PDF-filen fortfarande är för stor

• Skapa på nytt i stället för att komprimera mer: om PDF-filen kommer från ett ordbehandlingsprogram kan en ny export ge en mindre fil. För skannade dokument kan en ny skanning med lämplig upplösning hjälpa. Läs mer under Minska en skannad PDF.
• Dela upp om flera e-postmeddelanden tillåts: med Dela PDF fördelar du sidorna på flera filer. Hur stor varje delfil blir beror på vilka sidor den innehåller.
• Använd ZIP med eftertanke: en PDF som redan är väl komprimerad blir ofta knappt mindre i ett ZIP-arkiv, och vissa mottagare accepterar inte ZIP-filer.
• PDF ska förbli PDF: om mottagaren förväntar sig en PDF ska du inte skicka sidorna som JPG-bilder.

Om filen inte blir mindre alls eller bara obetydligt mindre vid komprimering hittar du vanliga orsaker under PDF-filen blir inte mindre.

Kontrollera före sändning

Innan du klickar på Skicka är det värt att göra en sista genomgång av exakt den fil du ska bifoga.

• Öppna den sparade PDF-filen en gång till: finns alla sidor med, i rätt ordning och läsbara överallt?
• Bifoga exakt den kontrollerade fil som håller sig inom din gräns och är tydligt läsbar. Det kan också vara det oförändrade originalet om det redan håller sig inom gränsen.
• Räkna med allt: alla bilagor och, vid en gräns för hela meddelandet, även text, e-postsignatur och infogade bilder.
• Vid en gräns för bilagor, som hos privat Gmail, jämför du det sammanlagda antalet sparade byte för alla bilagor. Något tillägg för kodningen ska inte räknas med här.
• Vid en gräns för hela meddelandet jämför du de kodade bilagorna plus text, meddelanderubriker och MIME-gränser.
• Följ även mottagarens krav, även om ditt eget e-postkonto tillåter mer.

Om e-postmeddelandet kommer i retur

Läs felmeddelandet noggrant. Om det anger en storlek och om gränsen gäller bilagorna eller hela meddelandet ska du räkna om med exakt dessa uppgifter. Kontrollera också vilka filer som faktiskt var bifogade. Om det fortfarande är oklart vad mottagaren tillåter kan du fråga efter ett sätt som hen accepterar, till exempel en länk eller flera e-postmeddelanden.