Minska PDF-filer på Mac: Förhandsvisning och kvalitetskontroll

Förhandsvisning: exportera PDF-filen som en mindre kopia

Du behöver inget extra program för att minska en PDF på Mac. Appen Förhandsvisning kan exportera filen med ett Quartz-filter som en ny kopia, som beroende på innehållet kan bli mindre än originalet. Följande steg och menynamn kommer från den tyska Apple-anvisningen för Förhandsvisning i macOS Tahoe 26. I en annan macOS-version kan benämningar och dialogrutor skilja sig åt. I Apples allmänna hjälp för Förhandsvisning går det att välja andra macOS-versioner.

Det finns en begränsning du bör känna till i förväg: Apple påpekar att bildkvaliteten och den slutliga filstorleken beror på de valda alternativen. Filtret kan alltså försämra bilder synligt. Spara därför alltid resultatet med ett nytt namn och jämför det sedan med originalet.

1. Öppna PDF-filen i Förhandsvisning.
2. Välj ”Arkiv” > ”Exportera” i menyraden.
3. Öppna menyn ”Quartz-filter” i exportdialogrutan och välj ”Minska filstorlek”.
4. Ändra filnamnet i fältet ”Exportera som”, till exempel från ”Betyg.pdf” till ”Betyg-liten.pdf”.
5. Välj en plats där du hittar båda filerna igen och klicka på ”Spara”.
6. Om Förhandsvisning frågar om en befintlig fil ska ersättas avbryter du, ändrar namnet och sparar igen.

Kan jag behålla originalfilen?

Ja. Ge filen ett nytt namn vid exporten och godkänn ingen fråga om att ersätta en fil, så förblir den ursprungliga filen oförändrad. Du behöver ändå originalet senare: om kopian är för oskarp eller fortfarande för stor ska du börja varje nytt försök med den oförändrade filen. Om du vill vara helt säker kan du dessutom lägga en kopia av originalet i en annan mapp i förväg. Ett tillägg i namnet som ”-liten” förhindrar också att du av misstag väljer fel version vid uppladdning.

Vilka kvalitetsförändringar är möjliga?

”Minska filstorlek” garanterar inte en förlustfri storleksminskning. Om och hur mycket en viss PDF förändras synligt går inte att säga i förväg, eftersom Apple kopplar bildkvalitet och filstorlek till de valda alternativen. Framför allt kan innehåll som ligger som bilder i PDF-filen påverkas: foton, grafik, stämplar och inskannade underskrifter. I ett skannat dokument består den synliga sidbilden av en eller flera bilder. Därför kan även texten du läser på sidan bli oskarpare. Om skanningen dessutom har ett sökbart textlager från textigenkänning är det en separat del av filen. Kontrollera därför särskilt om sökningen fortfarande fungerar i kopian.

Varför är min PDF oskarp efter Quartz-filtret?

Filtret sparar utrymme i bilddata, och det kan synas. Om en skanning eller ett foto därefter är suddigt, fläckigt eller svårläst var exporten inte lämplig för den här filen. En sådan kopia har inte minskats med bibehållen kvalitet, även om den håller sig inom storleksgränsen. Kassera den och fortsätt arbeta med originalet i stället för att bearbeta den oskarpa versionen igen.

Egna Quartz-filter med JPEG eller lägre upplösning är inte förlustfria

Vissa guider på nätet rekommenderar att du skapar ett eget Quartz-filter i ColorSync-verktyg som sparar bilder som JPEG med en fast upplösning, till exempel 144 dpi. Ibland kallas ett sådant filter förlustfritt. Det stämmer inte som det är formulerat: när bilder sparas om som JPEG går bildinformation förlorad. En inställd upplösning får effekt där en bild faktiskt skalas ned, och då försvinner fina detaljer. Om resultatet räcker för ditt ändamål beror på filen och på om någon ska läsa liten text på skärmen eller skriva ut dokumenten. Om du provar ett sådant filter ska du kontrollera resultatet lika noggrant som med standardfiltret, alltså vid samma zoomnivå i en direkt jämförelse med originalet.

Så jämför du original och kopia

1. Öppna originalet och den mindre kopian bredvid varandra i Förhandsvisning.
2. Ställ in samma zoomnivå i båda fönstren.
3. Titta på samma ställen i båda filerna: den minsta texten, fotnoter, siffror i tabeller, stämplar, underskrifter och foton.
4. Bläddra igenom alla sidor, inte bara den första.

Hur du väljer utsnitt som ger ett bra jämförelseunderlag och vad som över huvud taget kan räknas som förlustfritt i en PDF förklaras i guiden Jämför kvaliteten på rätt sätt.

PDF-filen är fortfarande för stor eller blir oskarp

Om den första exporten inte räcker kan det kännas naturligt att genast köra kopian genom filtret en gång till. Oftast hjälper det inte, och det finns bättre nästa steg.

Varför hjälper det inte att komprimera flera gånger?

I ett äldre inlägg på ett Mac-forum beskriver en person hur en samling ansökningshandlingar blev mindre vid första körningen med en komprimeringsfunktion i utskriftsdialogrutan, men hur ytterligare körningar knappt ändrade något och filen fortfarande låg över den angivna gränsen. En möjlig förklaring finns i innehållet: om bilderna redan har minskats vid första körningen finns det ofta lite utrymme kvar för ännu en körning med samma inställning. Om bilder som har sparats med förlustkomprimering då kodas om som JPEG kan kvaliteten försämras ytterligare. Ett nytt försök kan visserligen spara lite till, men ett tillförlitligare sätt är att återgå till det oförändrade originalet och ta reda på vad filen består av:

• Skannade sidor: här ligger storleken i bilddata. Om du kan skanna om förlagan hjälper lämpliga skanningsinställningar mer än ett filter i efterhand. Hur det går till förklaras i guiden Minska en skannad PDF.
• Dokument som exporterats från ett annat program: en ny export från källfilen med andra inställningar kan ge ett bättre utgångsläge än den färdiga PDF-filen.
• Flera dokument i en fil: om mottagaren accepterar flera filer kan du dela upp PDF-filen i flera filer utan att utelämna något innehåll. Om den innehåller sidor som inte efterfrågas enligt kraven och som inte heller behövs av någon annan kan du ta bort dem ur PDF-filen. Båda verktygen accepterar vanliga PDF-filer, men kan avvisa digitalt signerade dokument eller filer med formulärfält.
• En annan metod: webbläsarverktyget i nästa avsnitt arbetar på ett annat sätt än Quartz-filtret. Du kan även prova det med originalet.

En utförlig felsökning hittar du under När PDF-filen inte blir mindre.

Quartz-filtret saknas i exportdialogrutan

• Kontrollera att du verkligen har öppnat en PDF. Apples anvisning beskriver tillvägagångssättet för PDF-dokument. Den gäller inte för en öppnad bild.
• Kontrollera att formatet PDF är valt i exportdialogrutan.
• Använd kommandot ”Exportera” i menyn ”Arkiv”. Beroende på version finns där ett annat kommando med liknande namn för att exportera som PDF. Apple beskriver filtret under vanliga ”Exportera”. Utgå inte från att det andra kommandot ger samma valmöjligheter.
• Jämför stegen med Apples hjälp för din macOS-version, eftersom menyer kan skilja sig mellan versioner.

Du behöver en exakt storlek

Med det beskrivna tillvägagångssättet i Förhandsvisning väljer du ett filter, men ingen målstorlek. Hur stor kopian blev ser du först när du har sparat den. Om en portal anger en fast övre gräns kan Minska PDF till en målstorlek hjälpa dig vidare. Där anger du gränsen och ser om resultatet håller sig inom den. Om det lyckas för din fil beror på dess innehåll.

Förstå skillnaden mellan webbläsare och installerad app

Förutom Förhandsvisning finns det fler alternativ på Mac som ofta blandas ihop. De skiljer sig åt i var din fil bearbetas och vad som händer med den.

Att spara via utskriftsdialogrutan är alltså något annat än att exportera med Quartz-filtret. Ett mindre pappersformat i utskriftsdialogrutan garanterar inte heller att den sparade filen blir mindre.

Vad ”i webbläsaren” betyder här

Vårt verktyg för att minska PDF-filer i webbläsaren läser in den valda filen i webbläsaren, komprimerar den där och erbjuder resultatet som en ny fil att ladda ned. Innehållet i din PDF laddas inte upp för detta. Själva programmet hämtar webbläsaren däremot från internet, delvis först under bearbetningen. Behåll därför anslutningen tills du har sparat resultatet. Skillnaden mellan ”utan uppladdning” och ”helt offline” förklaras i guiden Komprimera PDF utan uppladdning.

Det finns tre metoder att välja mellan. ”Förlustfri optimering” förbättrar den interna lagringen utan att avsiktligt försämra bilder. ”Balanserad” och ”Mindre fil” kan dessutom spara om lämpliga bilder som JPEG. Ingen av metoderna sänker bildernas upplösning, och ingen sida omvandlas till en bild. Du kan välja filer på upp till 50 MiB. Verktyget accepterar inte digitalt signerade eller krypterade PDF-filer.

Om bearbetningen avbryts i din webbläsare eller om du inte får något resultat att spara ska du först kontrollera internetanslutningen och ladda om sidan. Om det fortfarande inte fungerar kan du utföra samma uppgift med Förhandsvisning enligt beskrivningen ovan.

Fungerar PDF24 Creator på Mac?

Nej. Enligt tillverkarens nedladdningssida finns skrivbordsprogrammet endast för Windows. Tillverkaren utesluter uttryckligen Mac och Linux i sina vanliga frågor. På Mac använder du Förhandsvisning eller ett verktyg i webbläsaren. Båda är fristående alternativ med egna egenskaper och inga kopior av Windows-programmet. Om du även har en Windows-dator hittar du alternativen där i guiden Minska PDF-filer i Windows.

Kontrollera den sparade filens storlek och funktioner

Innan du laddar upp eller skickar den mindre kopian ska du öppna exakt den sparade filen igen, inte fönstret du exporterade från. Bara så kontrollerar du vad mottagaren faktiskt får.

1. Läs av den sparade filens storlek i byte och jämför med kravet. För detta kan du till exempel välja filen under Kontrollera uppladdningsgränser.
2. Bläddra igenom alla sidor: är allt komplett, i rätt ordning och utan att något har beskurits?
3. Jämför de kritiska ställena med originalet vid samma zoomnivå.
4. Om mottagaren ska arbeta med filen: sök i texten, klicka på länkar och testa formulärfält.
5. För signerade dokument ska du följa anvisningarna längre ned.

Läs storlekskravet noggrant

En uppgift i MB kan avse 1 000 000 byte eller 1 048 576 byte per enhet. Den andra tolkningen betecknas korrekt som MiB. Om kravet säger ”högst” får filen vara exakt lika stor som gränsen. Om det står ”under” eller ”mindre än” måste den ligga under gränsen. Vid tveksamhet bör du utgå från den striktare tolkningen.

Samma fil kan alltså godtas eller avvisas beroende på tolkningen. Andra värden räknar du om med Omvandla KB och MB.

Signaturer, formulär och PDF/A

En inskannad underskrift är en bild på sidan och behandlas som vilken annan bild som helst. Kontrollera därför att den förblir läsbar. En digital signatur är däremot en kryptografisk del av filen. Den exporterade kopian är en ny fil, och det här tillvägagångssättet garanterar inte att signaturen fortfarande visas som giltig i den. Om mottagaren förväntar sig ett digitalt signerat dokument bör du vid tveksamhet skicka det oförändrade originalet eller klargöra kravet i förväg. Läs mer i guiden PDF med signaturer och formulär. Detsamma gäller PDF/A: om en instans kräver detta format är en mindre kopia inget bevis för att kravet fortfarande är uppfyllt.