Minska storleken på en PDF på iPhone och iPad: Förhandsvisning, Filer och resultat

Kontrollera först enhet och systemversion

Apple beskriver PDF-export i Förhandsvisning i separata handböcker för iPhone och iPad och för varje systemversion. Grundstegen är liknande överallt, men de tillgängliga PDF-alternativen är det inte: det som iPhone-handboken för iOS 27 visar gäller inte automatiskt för iPad eller äldre iOS-versioner. Kontrollera därför vilken version din enhet kör och följ rätt avsnitt.

Exportera PDF på iPhone i Förhandsvisning

Ja, om din iPhone använder en av de beskrivna versionerna kan du exportera en ny PDF-kopia i appen Förhandsvisning utan någon extra app. Om den blir mindre beror på de tillgängliga alternativen och PDF-filens innehåll. Det är viktigt att du behåller PDF som format vid exporten: om du i stället väljer ett bildformat får du bilder och inte längre ett PDF-dokument.

iPhone med iOS 27

1. Öppna appen Förhandsvisning och öppna PDF-filen där.
2. Tryck på åtgärdsmenyn bredvid filnamnet och välj ”Exportera”.
3. Välj PDF som format.
4. Ställ in de PDF-alternativ du behöver och bekräfta dem.
5. Välj en plats att spara på, ange ett eget namn under ”Spara som” och tryck på ”Spara”.

Enligt Apples handbok för iOS 27 erbjuder PDF-exporten fyra alternativ som har helt olika effekter:

• Optimera bilder för skärmvisning: sänker upplösningen på bilderna i PDF-filen. Det kan minska filstorleken, men gör fina detaljer och liten text i skanningar grövre.
• Spara bilder som JPEG: lagrar bilderna i JPEG-format. Hur storlek och bildkvalitet förändras beror på ursprungsmaterialet.
• Bädda in text med textigenkänning: lägger in identifierad text i skannade sidor så att du kan söka i dem. Alternativet är till för sökning och utlovar inte i sig någon mindre fil.
• Linjäriserad PDF: förbereder filen så att de första sidorna visas snabbare vid inläsning från webben. Även detta alternativ syftar till snabbare inläsning och inte till en mindre fil.

Storleksreglaget som samma handbok nämner hör till export som HEIC eller JPEG, inte till PDF.

iPhone med iOS 26

1. Öppna PDF-filen i appen Förhandsvisning.
2. Tryck på åtgärdsmenyn bredvid filnamnet och sedan på ”Exportera”.
3. Välj PDF som format.
4. Använd de anpassningar som visas därefter och spara den nya filen.

Apples handbok för iOS 26 nämner en valfri storleksanpassning men säger inte för vilket format den visas. Utgå därför från de alternativ som din enhet faktiskt visar vid PDF-export.

Spara exporten under ett eget namn i båda versionerna, till exempel med tillägget ”liten”, så att originalet finns kvar. Jämför sedan den nya filens storlek med originalet: vad som ändras beror på innehållet, och ibland är kopian knappt mindre eller inte mindre alls. Det finns ingen fast besparing.

Fungerar det även på iPad?

Ja. För iPadOS 26 och iPadOS 27 beskriver Apple samma grundsteg som på iPhone:

1. Öppna PDF-filen i appen Förhandsvisning.
2. Tryck på åtgärdsmenyn bredvid filnamnet och välj ”Exportera”.
3. Välj PDF som format.
4. Använd de valfria anpassningar som visas och spara kopian under ett nytt namn.

De fyra PDF-alternativen från iPhone-handboken för iOS 27 finns inte med i iPad-handböckerna. Förvänta dig därför inte automatiskt att de finns på iPad, utan arbeta med det som din enhet erbjuder vid export. Stegen finns i handboken för iPadOS 26 och handboken för iPadOS 27.

Varför ”Komprimera” i Filer skapar en ZIP-fil

I appen Filer finns åtgärden ”Komprimera” för markerade filer. Den minskar inte storleken på en PDF, utan packar enligt Apple filer i ett ZIP-arkiv: en enskild fil behåller sitt namn och får ändelsen .zip, medan flera filer samlas i Archive.zip. När du öppnar arkivet packas innehållet upp igen.

Om en portal eller mottagare kräver en PDF hjälper ZIP-filen dig inte vidare. Den är en behållare, ingen PDF, och paketeringen ändrar varken bilderna eller strukturen i PDF-filen inuti. I det fallet behöver du en riktig PDF-kopia från Förhandsvisning eller webbläsaren.

Alternativ: minska PDF i webbläsaren och spara i Filer

Om Förhandsvisning saknas på din enhet, om alternativen inte räcker eller om du vill ange en målstorlek kan du minska storleken på PDF-filen i webbläsaren. Dokumentinnehållet bearbetas då i din webbläsare och skickas inte till någon bearbetningstjänst. Safari hämtar däremot sidan och dess programkomponenter från internet, så räkna med att behöva en anslutning för att verktyget ska laddas fullständigt. Det garanteras inte att det senare går att öppna på nytt utan nätanslutning.

Välj och komprimera PDF

1. Öppna sidan i Safari, tryck på ”Välj PDF” och välj din fil.
2. Välj en metod: Balanserad, Mindre fil eller Förlustfri optimering.
3. Ange vid behov en övre gräns via ”Ange målstorlek”.
4. Tryck på ”Komprimera PDF”.
5. När resultatet är klart trycker du på länken med filnamnet och ”Ladda ner”.

Förlustfri optimering städar upp PDF-filens struktur och kan packa dataströmmar effektivare, även bilders dataströmmar; bildinnehållet och bildkvaliteten bevaras. Balanserad och Mindre fil kan spara om lämpliga bilder som JPEG och ändrar därmed bilddata. Ingen av metoderna ändrar pixelmåtten, tar bort sidor eller lägger till textigenkänning. Varje försök utgår från originalet; om verktyget inte hittar en mindre giltig version får du en oförändrad kopia. En målstorlek är en övre gräns som resultatet högst får nå, men ingen garanti. Exakt vad metoderna ändrar förklaras i guiden om komprimering och kvalitet.

Du kan välja PDF-filer på högst 50 MiB. Komprimeraren avvisar krypterade, digitalt signerade eller certifierade PDF-filer, liksom filer vars struktur den inte kan läsa; bakgrunden förklaras i guiden om signaturer och formulär. Dokument med mycket bilder kräver mer arbetsminne vid bearbetningen än deras filstorlek. Om bearbetningen avbryts på enheten kan en mindre ursprungsfil eller en dator hjälpa.

Spara resultatet i Filer

Vad som händer när du trycker på nedladdningslänken kan se olika ut beroende på enhet och inställningar. Spara alltid den skapade PDF-filen och inte verktygets webbsida. Följande steg beskrivs av Apple för iOS 26 och iPadOS 26; i andra versioner kan menyerna skilja sig åt.

• PDF-filen öppnas i Safari på iPhone: beroende på fliklayout trycker du direkt på Dela eller först på Mer och sedan på Dela. Välj ”Spara i Filer”, ange ett namn och tryck på ”Spara” (Apples anvisningar för iOS 26).
• PDF-filen öppnas i Safari på iPad: via Dela och Mer kommer du till ”Spara i Filer”, anger ett namn och trycker på ”Spara” (Apples anvisningar för iPadOS 26).
• Safari hämtar filen direkt: du hittar den i appen Filer under Bläddra → Hämtningar. Om den saknas där visar hämtningsindikatorn i Safari statusen och ger snabb åtkomst (Hitta hämtade filer på iPhone).

Var den hämtade filen hamnar

På iPhone med iOS 26 anger du lagringsplatsen under Inställningar → Appar → Safari → Hämtningar. Du kan välja mellan iCloud Drive, en plats på själva iPhone eller en annan mapp (Safari-inställningar för iOS 26). Om mappen ligger i iCloud Drive är filen även tillgänglig på dina andra enheter med samma Apple-konto. Bearbetningen i webbläsaren och lagringen i molnet är alltså två separata steg: om filen bara ska finnas på enheten väljer du en plats på iPhone.

Öppna sedan den nya filen från appen Filer och inte bara förhandsvisningen på webbsidan. Först den sparade filen visar att hela nedladdningen har kommit fram.

Varför dokumentskanningar på iPhone blir så stora

I en skanning finns sidorna som bilder, en eller flera per sida, och ibland dessutom identifierad text. Hur mycket lagringsutrymme bilderna kräver beror framför allt på tre saker: antalet pixlar, bildernas kodning och antalet sidor. Färgskanningar med flera sidor kan därför snabbt bli stora utan att något måste vara fel inställt på enheten.

För sådana filer finns två olika sätt att påverka storleken. I iOS 27 kan PDF-exporten i Förhandsvisning sänka bildernas upplösning för skärmvisning och därmed minska antalet pixlar. Vårt webbläsarverktyg lämnar pixelmåtten oförändrade, men kan med metoderna Balanserad och Mindre fil koda om lämpliga bilder som JPEG. Vilken metod som ger mest för din skanning beror på materialet, så det är värt att jämföra båda resultaten. Textigenkänning har ett annat syfte: den gör en skanning sökbar, men utlovar ingen mindre fil. Vårt verktyg lägger inte till textigenkänning.

Hur du väljer lämplig upplösning och färg redan vid skanningen förklaras i guiden Förstå filstorleken på skanningar. Om du har enskilda foton i stället för en PDF kan du förbereda JPG/PNG som PDF; verktyget accepterar JPG- och PNG-bilder.

Kontrollera kopian innan du lämnar den vidare

Oavsett om du har använt Förhandsvisning eller webbläsaren: öppna den sparade filen och gå snabbt igenom den.

• Namn och ändelse: slutar den nya filen på .pdf och har den ett annat namn än originalet?
• Storlek: ligger den under mottagarens gräns? Om mottagaren menar MB eller MiB och om enskilda eller sammanlagda storlekar räknas kan du stämma av med kalkylatorn Kontrollera uppladdningsgränser.
• Sidor: finns alla nödvändiga sidor med och i rätt ordning?
• Läsbarhet: förstora områden med liten text, stämplar, tabeller och underskrifter.
• Funktioner: en export i Förhandsvisning säger inget om huruvida ifyllbara formulärfält, digitala signaturer eller arkivstandarder bevaras. Om du behöver dem bör du kontrollera dem särskilt.

Behåll originalet tills mottagaren har accepterat filen; det är bara mottagaren som avgör om den förminskade PDF-filen accepteras. Om filen fortfarande är för stor eller bara blir tillräckligt liten med dålig kvalitet hittar du lämpliga nästa steg i guiden PDF-filen blir inte mindre.