Dela PDF och extrahera sidor

Vilken uppdelning behöver du?

Under ”Dela upp efter” bestämmer du hur din PDF ska delas upp i nya filer. Att extrahera sidor är inget separat verktyg, utan ett av fyra lägen. Det läget samlar alltid dina valda sidor i exakt en ny PDF. De andra tre lägena kan skapa flera filer. Hur många det blir beror på dina grupper, antalet sidor i PDF-filen och den valda gruppstorleken. Även i de lägena blir resultatet bara en fil om du har en enda grupp, en PDF med en sida eller en grupp som omfattar alla sidor. Per omgång bearbetar du en PDF på upp till 50 MiB (52 428 800 byte) och högst 250 sidor.

Vill du dela upp en PDF i separata filer är ”Varje sida → en PDF” det direkta sättet: varje sida hamnar i en egen fil. Om flera sidor ska hållas ihop väljer du egna intervall eller ett fast antal sidor. Tabellen visar vad du kan förvänta dig. Om resultatet stämmer ser du sedan i förhandsvisningen av varje enskild utdatafil.

1. Klicka på ”Välj PDF” och välj din fil.
2. Välj lämpligt läge under ”Dela upp efter”.
3. Beroende på läge anger du sidintervall, klickar på de önskade sidorna eller bestämmer antalet sidor per utdatafil.
4. Klicka på ”Dela PDF”.
5. Kontrollera varje utdatafil i förhandsvisningen och spara filerna var för sig eller samlade i ett ZIP-arkiv.

Valda sidor i en PDF

Behöver du bara vissa sidor, till exempel för en ansökan eller jobbansökan, väljer du ”Valda sidor → en PDF”. I fältet ”Sidintervall” skriver du enskilda sidor och intervall, åtskilda med kommatecken. Ett intervall anger du med bindestreck. Allt som du räknar upp med kommatecken hamnar i samma nya fil.

Exempel: Med inmatningen 1-3,5 skapar du från en PDF med 13 sidor en ny PDF med fyra sidor, nämligen sidorna 1, 2, 3 och 5. Ordningen i din inmatning räknas: med 5,1-3 börjar den nya PDF-filen med sida 5, följd av sidorna 1, 2 och 3.

Vill du hellre klicka än skriva? ”Välj sidor genom att klicka” finns bara i det här läget. Där öppnas ett rutnät med sidnumren i din PDF; det visar inga miniatyrbilder av sidorna. Med ”Markera alla” och ”Rensa markering” kan du snabbt börja om. Sidor som du klickar på tas med i stigande ordning. Vill du ha en annan ordning skriver du den i fältet.

Ett tomt urval tolkas inte automatiskt som ”allt”: om fältet är tomt och ingen sida är markerad avvisar verktyget uppgiften. Din ursprungliga PDF bevaras alltid i sin helhet, även de sidor som du inte har valt. Om du främst vill ta bort några sidor och behålla de återstående sidorna är borttagning ett lämpligare alternativ.

Egna intervall i flera PDF-filer

Med ”Egna intervall → flera PDF-filer” bestämmer du själv hur många filer som skapas och vad varje fil innehåller. Semikolonet utgör gränsen mellan två filer. Inom en grupp kombinerar du sidor och intervall med kommatecken, som ovan.

Exempel: Din exempelfil Dokument.pdf har 13 sidor. Sidorna 1 till 8 ska hållas ihop, sida 9 ska vara för sig och sidorna 10 till 13 ska bilda ytterligare en fil. Du skriver 1-8; 9; 10-13 och får tre PDF-filer.

Verktyget utgår från originalfilens namn när det skapar filnamnen och numrerar delarna i följd. Det finns inget separat namnfält; när filerna har sparats kan du byta namn på dem som vanligt.

Grupper får överlappa: med 1-2; 2-3 finns sida 2 i båda filerna. Inom en grupp får samma sida däremot bara förekomma en gång. Verktyget avvisar följande inmatningar:

• en tom grupp, till exempel 1-8;; 9
• en sida som förekommer två gånger i samma grupp, till exempel 1-3,2
• ett fallande intervall som 5-3
• en sida utanför dokumentet, till exempel 14 i en PDF med 13 sidor

Sidor som du inte anger i någon grupp saknas bara i de nya filerna. De finns fortfarande kvar i originalet.

Fast antal sidor per fil

Om ditt material består av lika långa avsnitt, till exempel enbart tvåsidiga formulär, väljer du ”Fast antal sidor per PDF”. Under ”Sidor per utdatafil” anger du ett heltal från 1 till 250; standardvärdet är 2. Verktyget delar sedan upp PDF-filen från början till slut i grupper med det antalet sidor. På så sätt kan du till exempel automatiskt dela upp den varannan sida.

Antalet filer beräknas som 7 ÷ 2 = 3,5, vilket avrundas uppåt till 4. Om antalet sidor inte går jämnt upp blir den sista filen kortare. Den förblir en egen fil och läggs inte till i den föregående.

Det här läget räknar enbart sidor. Det känner inte igen var en faktura slutar eller ett kapitel börjar, och det delar inte heller upp efter bokmärken, jämna och udda sidor eller megabyte. Om dina avsnitt är olika långa är det bättre att själv ange gränserna som egna intervall.

Kontrollera och spara resultaten

När du har klickat på ”Dela PDF” visas en separat nedladdningslänk för varje utdatafil, och var och en är en fristående PDF. Om det finns flera filer väljer du under ”Visa utdatafilen” vilken du vill kontrollera. ”Förhandsvisning av resultatet” visar då just den skapade filen, och du kan bläddra igenom den sida för sida. Då är det bra att ställa tre korta frågor:

1. Stämmer antalet filer med vad du förväntade dig?
2. Innehåller varje fil rätt sidor i rätt ordning?
3. Saknas en sida vid gränsen mellan två intervall, eller förekommer någon sida dubbelt utan att du ville det?

Om du har skapat flera filer erbjuder verktyget också ”Ladda ner alla filer som ZIP”. ZIP-arkivet är bara en förpackning. Det innehåller samma PDF-filer som du även kan ladda ned var för sig, och de blir inte nödvändigtvis mindre av det. Alla uppladdningsformulär och mottagare accepterar inte ZIP-filer. Om PDF uttryckligen krävs sparar du filerna var för sig. Om arkivet inte kan skapas visas ett meddelande, och de enskilda PDF-länkarna går ändå att använda.

Exempel: Inmatningen 1-8; 9; 10-13 ger tre länkar för Dokument-teil-1.pdf, Dokument-teil-2.pdf och Dokument-teil-3.pdf samt en ZIP-nedladdning för alla tre.

Originalfilen ändras inte, eftersom alla delar är nya filer. PDF-filen bearbetas i din webbläsare utan att laddas upp till en bearbetningsserver. Om du senare vill göra de sparade delarna till en enda fil igen kan du sammanfoga PDF-delarna igen. Där väljer du dem på nytt, eftersom de inte överförs automatiskt från den här sidan.

Sidnummer och dokumentfunktioner

Alla sidangivelser i verktyget avser positionen i filen, inte siffran som är tryckt på sidan. Sida 1 är alltid den första sidan i PDF-filen, även om det är ett omslag utan nummer eller om det står ett romerskt i där.

Exempel: En rapport börjar med ett omslag och fyra sidor med romerska sidnummer från i till iv. Den tryckta ”sida 1” är alltså den sjätte sidan i filen. Vill du ha de tryckta sidorna 1 till 3 anger du 6-8.

De tryckta numren förblir som de är. Om du extraherar sidan med det tryckta numret 12 står det fortfarande 12 där i den nya filen, även om den nu kanske är den första sidan. Ingen automatisk omnumrering görs.

Själva sidinnehållet överförs, inte en skärmbild av det. Ett befintligt textlager följer alltså med. Det som går att markera eller söka i originalet går även att markera eller söka i de nya filerna. Uppdelningen utför däremot ingen textigenkänning. Inskannade sidor utan textlager förblir därför rena bilder och blir inte sökbara. Funktioner som sträcker sig utanför den enskilda sidan garanteras däremot inte: bokmärken, metadata, kommentarer och länkar kan saknas eller fungera annorlunda i de nya filerna, och överensstämmelse med PDF/A eller PDF/UA kan också gå förlorad. Om din PDF innehåller anteckningar eller länkar meddelar verktyget dig om det. Öppna då de sparade delarna och testa bokmärken och hänvisningar, särskilt sådana som leder till sidor som har hamnat i en annan del.

För konfidentiella dokument är en sak viktig: en sida som överförs följer med med allt sitt innehåll. Text som bara har täckts över med svart eller dolts kan fortfarande finnas kvar i den nya filen. Att extrahera sidor ersätter alltså inte säker maskering. Känsligt innehåll måste först tas bort med en metod som är avsedd för det.

Vissa PDF-filer godtas inte av verktyget. En fil kan inte delas om den:

• är digitalt signerad eller certifierad,
• är krypterad eller lösenordsskyddad,
• innehåller interaktiva formulärfält, även XFA-formulär och tomma signaturfält,
• är skapad som en PDF-portfölj eller innehåller bifogade filer,
• använder valfria innehållslager,
• är skadad eller tom, eller inte är en läsbar PDF av version 1.0 till 1.7 eller 2.0.

En inskannad eller fotograferad underskrift på en sida är för övrigt ingen digital signatur. Den hindrar inte i sig att filen delas.

Uppdelning efter sidor garanterar ingen målstorlek

När du delar bestämmer du vilka sidor som hamnar i vilken fil, men inte hur många byte en fil innehåller. En enda sida med ett högupplöst foto kan vara större än tio textsidor. Med ett fast antal sidor per PDF innehåller grupperna därför lika många sidor; bara den sista kan vara kortare. Vid 7 sidor i grupper om två blir det till exempel 2, 2, 2 och 1 sida. Det innebär ändå inte att grupperna är lika stora: även två grupper med samma antal sidor kan innehålla mycket olika antal byte.

Dessutom kan teckensnitt eller bilder som används gemensamt av flera sidor kopieras till varje utdatafil som behöver dem. Delarna kan då tillsammans bli större än originalet. Alla utdatafiler från en omgång får tillsammans vara högst 100 MiB (104 857 600 byte). Den här gränsen kan nås även om din ursprungliga PDF är mindre än 50 MiB. Vid mycket omfattande filer kan webbläsarens arbetsminne dessutom börja ta slut redan tidigare.

Exempel med antagna värden: En portal tillåter enligt sina anvisningar 5 MB per fil. Du delar upp en dokumentsamling med 12 sidor i tre PDF-filer med 4 sidor per utdatafil. Om sidorna 5 till 8 innehåller flera foton kan den andra filen överskrida gränsen, medan de andra två ligger klart under den. De faktiska storlekarna ser du först på de sparade filerna.

1. Ta först reda på om mottagaren över huvud taget accepterar flera filer och hur stor den tillåtna totalstorleken är. Med kalkylatorn kan du kontrollera filantal och totalgräns.
2. Spara delarna och läs av den faktiska storleken för varje enskild fil.
3. Om en del är för stor kan du minska en utdatafil för att klara en storleksgräns. Välj den sparade filen där; det fungerar för filer på upp till 50 MiB.
4. Om mottagaren bara accepterar en enda fil hjälper det inte att dela upp den. Försök då att minska hela PDF-filen på samma sätt.