Minska PDF till en målstorlek

Ange en storleksgräns

När du öppnar verktyget är ”Ange målstorlek” redan markerat. Standardinställningarna är en egen målstorlek på 2 MB och metoden ”Balanserad”. Om mottagaren anger ett annat värde finns 500 KB, 1 MB, 2 MB, 5 MB och 10 MB under ”Snabbval”. Med ”Egen målstorlek” anger du i stället ett eget tal och väljer rätt enhet: KB, MB eller MiB. Decimaltal skriver du med komma, till exempel ”0,25” för 0,25 MB eller ”1,5” för 1,5 MB. Skriv bara talet i talfältet och välj enheten separat. Oavsett om du behöver 500 KB, 2 MB eller 3,5 MB kan du ställa in gränsen i samma verktyg.

1. Välj din fil med ”Välj PDF”. Den får vara upp till 50 MiB (52 428 800 byte) stor. Det är gränsen för filen du lägger in, inte din målstorlek.
2. Låt ”Ange målstorlek” vara markerat och ange gränsen, antingen via snabbvalen eller som ett eget tal med enhet.
3. Välj metod: ”Balanserad”, ”Mindre fil” eller ”Förlustfri optimering”. Längre ned beskrivs vad de tre innebär för läsbarheten.
4. Klicka på ”Minska PDF till målstorlek”.
5. Läs statusmeddelandet. ”Målet uppnått” anger både resultatet och gränsen i byte, medan ”Målet inte uppnått” visar att gränsen fortfarande överskrids. Bredvid visas originalets och resultatets storlek samt besparingen i byte och procent.
6. Bläddra igenom alla sidor i jämförelsen mellan original och resultat, framför allt de som är viktiga för mottagaren. Ladda inte ned resultatet förrän det är fullständigt och läsbart.

Bearbetningen sker i din webbläsare. Filen laddas inte upp till någon bearbetningsserver, och originalet förblir oförändrat eftersom resultatet är en ny fil. Verktyget tar inte emot lösenordsskyddade eller krypterade PDF-filer. Detsamma gäller digitalt signerade eller certifierade dokument samt skadade eller oläsbara filer. Hur liten en PDF-fil kan bli beror på innehållet. Därför ser du först i resultatet om din gräns har nåtts.

Exempel: I ett formulär står det ”PDF, högst 1 MB”. Du väljer 1 MB bland snabbvalen, och verktyget kontrollerar mot 1 000 000 byte. Om det i stället står ”högst 1 MiB” anger du 1 MiB som egen målstorlek, alltså 1 048 576 byte.

Övre gräns i stället för exakt filstorlek

Målstorleken är en övre gräns. ”2 MB” betyder här att resultatet får vara högst 2 000 000 byte stort. Ett resultat på 1 400 000 byte uppfyller målet lika väl som ett på exakt 2 000 000 byte. Verktyget fyller inte ut en mindre fil på konstgjord väg. Det kapar inte heller något eller tar bort sidor för att nå ett visst tal.

I slutändan är det mottagarens krav som gäller. Om det står ”upp till 2 MB” eller ”högst 2 MB” fungerar även en fil på exakt 2 000 000 byte. Om det står ”under 2 MB” eller ”mindre än 2 MB” kan en portal med strikt kontroll avvisa just den filen, trots att verktyget visar ”Målet uppnått”. I så fall kan en liten marginal vara bra.

Exempel på en marginal: I stället för 2 MB anger du 1,95 MB som egen målstorlek. Verktyget kontrollerar då mot 1 950 000 byte. Ett resultat som håller sig inom den gränsen ligger minst 50 000 byte under 2 000 000 byte. En lägre målstorlek kan kosta mer i bildkvalitet, så välj inte större marginal än nödvändigt.

Enheter och exakta gränser i byte

I formulär står oftast ett runt tal, men kontrollen görs i byte. I verktyget gäller: 1 KB = 1 000 byte, 1 MB = 1 000 000 byte och 1 MiB = 1 048 576 byte, alltså 1 024 × 1 024. Snabbvalet 500 KB motsvarar därmed 500 000 byte. 2 MB är 2 000 000 byte, medan 2 MiB är 2 097 152 byte.

Ett räkneexempel med en antagen fil på 2 050 000 byte visar hur stor betydelse det har. På en tallinje från minst till störst ligger värdena så här:

• 2 000 000 byte: gräns vid 2 MB
• 2 050 000 byte: antagen exempelfil
• 2 097 152 byte: gräns vid 2 MiB

Samma fil håller sig alltså inom den ena gränsen men inte den andra. Om en portal bara anger ”MB” utan att förklara hur den räknar är enheten MB det säkra valet. Den ger den lägre av de båda gränserna, och det som ligger under den fungerar även om portalen räknar med MiB. Välj bara MiB om mottagaren uttryckligen anger MiB eller uppger att beräkningen utgår från 1 048 576 byte per enhet. När marginalen är liten bör du förlita dig på antalet byte i statusmeddelandet i stället för avrundade uppgifter som ”2,0 MB”.

Även ojämna värden är möjliga: 0,25 MB motsvarar 250 000 byte. Om ett angivet värde ger bråkdelar av en byte avrundar verktyget nedåt. Till exempel blir 0,3 MiB = 314 572,8 byte en gräns på 314 572 byte. Gränsen blir därmed aldrig mer generös än det angivna värdet. För andra värden kan du räkna om filstorlekar exakt innan du anger gränsen.

Förstå de tre möjliga utfallen

Att bearbetningen är klar betyder inte att storleksgränsen har hållits. Och att storleksgränsen har hållits betyder inte att en portal tar emot filen. För målstorleken finns tre möjliga fall, men bara två meddelanden visas: ”Målet uppnått” och ”Målet inte uppnått”.

I det tredje fallet är den mindre filen ändå giltig och finns att ladda ned. Den är bara inte tillräckligt liten för den här gränsen. Din ursprungliga fil lämnas alltid orörd. Verktyget erbjuder endast en variant som resultat om den faktiskt är mindre och klarar kontrollen. För det måste den vara en giltig PDF. Dessutom måste sidantalet, antalet formulärfält, antalet länkar och förekomsten av en dokumentstruktur stämma överens med originalet. Det är en jämförelse av antal och grundstruktur, ingen funktionskontroll. Därför behöver du själv testa i resultatet om ett viktigt formulärfält behåller sitt innehåll eller om en länk leder till rätt mål. Om ingen variant uppfyller dessa villkor visas ditt oförändrade original som resultat och erbjuds för nedladdning. En oförändrad fil kan därför betyda två saker: Den uppfyller kravet eftersom originalet redan var tillräckligt litet, eller så ligger den fortfarande över gränsen.

Redan under gränsen

Om originalet redan ligger på eller under din gräns försöker verktyget inte ens komprimera bilderna hårdare, eftersom det inte finns någon anledning att offra kvalitet för det. Den förlustfria optimeringen av filstrukturen kan ändå köras. Resultatet blir då lika stort eller något mindre, och bilderna ändras inte avsiktligt.

Även i det här fallet visas ”Målet uppnått”. Du känner igen det på storlekarna som visas: Om redan originalets storlek är mindre än eller lika stor som gränsen skulle filen ha hållit sig inom gränsen även utan bearbetning. Du kan då skicka in originalet eller använda den optimerade kopian efter att ha jämfört sidorna.

Exempel: Din PDF är på 1 900 000 byte och formuläret tillåter 2 MB. Filen uppfyller alltså redan kravet. Om du för säkerhets skull sänker målstorleken till 1 MB riskerar du onödiga kvalitetsförluster. Vid ett krav som ”under 2 MB” räcker en marginal som 1,95 MB. Bearbeta inte heller samma fil om och om igen med lägre gränser, utan utgå vid tveksamhet från det oförändrade originalet.

Om PDF-filen fortfarande är för stor

Om verktyget visar ”Målet inte uppnått” har du ändå ett användbart utgångsläge. Antingen finns den mindre giltiga versionen att ladda ned eller, om ingen mindre version har skapats, ditt original. Själva originalet förblir oförändrat i alla lägen. Vilket nästa steg som passar beror på vad mottagaren tillåter.

1. Prova en annan metod: Om du valde ”Förlustfri optimering” eller ”Balanserad” kan ”Mindre fil” komprimera bilderna hårdare. Det är bara värt det om resultatet fortfarande är lättläst när du jämför sidorna.
2. Utelämna sidor som verkligen inte behövs: Tomma sidor, dubbla skanningar eller bilagor som mottagaren inte kräver kan tas bort. Med rätt verktyg kan du ta bort onödiga sidor medan de sidor som krävs finns kvar i dokumentet. Därefter väljer du den sparade filen här igen, eftersom det inte finns någon automatisk överföring mellan verktygen.
3. Dela upp i flera filer: Det är bara meningsfullt om portalen uttryckligen tillåter flera uppladdningar. Då kan du dela upp PDF-filen och kontrollera varje del mot din gräns här.
4. Skapa om filen från källan: Om PDF-filen kommer från en skanning kan en ny skanning med lägre upplösning bli mindre. En fil från ett ordbehandlings- eller grafikprogram kan ofta exporteras på nytt där med mindre bilder. Båda åtgärderna görs utanför det här verktyget, eftersom det inte finns någon inställning för upplösning eller DPI här.

Om du provar ett annat program eller en annan tjänst ska du kontrollera ett mindre resultat noga innan du skickar in det. Vissa metoder omvandlar sidor till bilder. Efteråt går det kanske inte längre att markera eller söka i texten, och bokmärken eller länkar kan saknas. Inte heller ”Skriv ut som PDF” är en likvärdig förlustfri metod. Spara alltid ditt original.

Exempel med antagna krav: En portal tillåter upp till tre filer på högst 2 MB vardera. Om din PDF fortfarande ligger över gränsen även med ”Mindre fil” kan du dela den i två delar och kontrollera varje del här med 2 MB som gräns. Om samma portal bara tillåter en enda fil hjälper det inte att dela upp den. Då återstår att ta bort onödiga sidor eller skapa om filen från källan.

Prioritera läsbarhet framför aggressiv storleksminskning

De tre metoderna skiljer sig åt när det gäller påverkan på bildkvaliteten. ”Förlustfri optimering” ordnar bara om filens struktur och ändrar inte bilder avsiktligt, men räcker inte alltid för en snäv gräns. ”Balanserad” och ”Mindre fil” optimerar också först strukturen och komprimerar därefter lämpliga bilder på nytt. Då kan fina detaljer gå förlorade. En storleksminskning utan kvalitetsförlust är alltså möjlig, men inte för alla gränser. Hur metoderna i grunden fungerar förklaras på sidan om allmän PDF-komprimering.

Bläddra därför igenom varje sida i jämförelsen mellan original och resultat. Var särskilt uppmärksam på liten text, siffror och belopp, stämplar och underskrifter i skanningar samt diagram och fina linjer. Inga sidor tas bort när filen minskas, och även sidantalet kontrolleras. Men bara du kan bedöma om innehållet fortfarande är lättläst. Spara därför bara ett resultat där allt viktigt går att läsa tydligt.

Exempel: På ett skannat kontoutdrag är det avgörande att varje siffra är tydlig. Om en 8 ser ut som en 3 efter storleksminskningen är resultatet oanvändbart, även om det står ”Målet uppnått” bredvid.

Filstorleken är bara ett av kraven

”Målet uppnått” gäller bara storleken på den här enskilda filen. En portal kan ändå avvisa den om det finns fler regler, till exempel ett högsta antal sidor, en övre gräns för alla filer tillsammans, ett begränsat antal uppladdningar eller krav på vissa filtyper. Det är respektive mottagare som bestämmer vilka regler som gäller. Det finns ingen allmängiltig gräns för portaler eller myndigheter.

Exempel med antagna värden: En portal tillåter 2 MB per fil och 5 MB totalt. Tre PDF-filer på 1 900 000 byte vardera håller sig inom gränsen per fil, men blir tillsammans 5 700 000 byte. Det är 700 000 byte mer än de 5 000 000 byte som tillåts för alla filer tillsammans. Med uppgifterna från din portal kan du kontrollera sidgränser och totalgränser innan du laddar upp.

När du skickar via e-post kan det vara hela meddelandets storlek som avgör, i stället för filstorleken. Bilagor kodas ofta med Base64 för detta. I så fall växer de med ungefär en tredjedel. 1 900 000 byte blir då ungefär 2,5 miljoner byte, och radbrytningar, text och meddelandehuvuden tillkommer. Hur mycket av detta som faktiskt räknas beror på hur din leverantör mäter sin gräns. En PDF som här visar ”Målet uppnått” för 2 MB kan därför ändå överskrida en gräns på 2 MB per meddelande. Innan du skickar kan du uppskatta e-postmeddelandets storlek.