Varför bilagan och meddelandet har olika storlek
När du skickar e-post är det framför allt meddelandet som innehåller din PDF som blir större. E-post skapades ursprungligen för text. Därför paketerar ditt e-postprogram filbilagor i MIME-format och omvandlar oftast binärdata till enkla texttecken med Base64. Varje grupp om 3 byte i filen blir då 4 tecken, och dessa tecken fördelas på rader med radslut. Själva Base64-kodningen är reversibel: vid avkodning återskapas exakt de ursprungliga byten. I det färdiga meddelandet tillkommer dessutom meddelandehuvuden, meddelandetext och avgränsare mellan de olika delarna.
Ett meddelande kan därför vara betydligt större än bilagan du valde. I ett tyskspråkigt forum frågade någon varför en PDF på 20,1 MB hade blivit ett skickat e-postmeddelande på 27,5 MB. Om du räknar på 20 100 000 byte med den här räknaren, med radbrytningar och utan extra byte, blir resultatet 26 800 000 byte Base64-data och 705 264 byte radslut. Tillsammans blir det 27 505 264 byte, alltså cirka 27,51 MB. Beräkningen visar hur den här storleksordningen uppstår. Det är en modellberäkning och ingen analys av just det meddelandet.
Så byggs uppskattningen upp
Varje fil ska stå på en egen rad eftersom varje bilaga kodas separat. Du kan ange storlekar i bland annat B, KB, MB, GB, MiB eller GiB. Skriv bara talet i talfältet och ange enheten separat. Räknaren använder decimala MB med 1 000 000 byte och binära MiB med 1 048 576 byte. Efter omräkning måste storleken motsvara ett helt antal byte. Negativa filstorlekar är ogiltiga. Tänk på att komma och punkt fungerar som decimaltecken: ”1.000” betyder ett. Tusen skriver du som ”1000” eller ”1 000”.
- Originalstorlek: summan av dina bilagor i byte. Den är utgångsvärdet och används för jämförelsen med en gräns för bilagor.
- Base64-data: en bilaga med n byte blir 4 × avrundat uppåt(n ÷ 3) tecken. Om det som återstår i slutet inte räcker till en hel grupp om tre, fylls den sista gruppen om fyra ut med utfyllnadstecken.
- Radslut: när radbrytning är aktiverad, vilket är standardinställningen, delar räknaren upp varje bilagas tecken i rader med högst 76 tecken. För varje rad räknar den 2 byte för radslutet CRLF, även för den sista.
- Extra byte: ditt eget värde för text, meddelandehuvuden och andra delar av meddelandet. Det förinställda värdet är 0.
- Uppskattning: Base64-data och radslut för alla bilagor plus extra byte.
Är Base64 alltid exakt en tredjedel större?
Bara ungefär. Förhållandet 3 byte till 4 tecken innebär att storleksökningen för stora filer närmar sig 33⅓ %. Utan radbrytningar blir 10 000 000 byte exakt 13 333 336 byte, alltså cirka 33,33 % mer. Den mycket lilla avvikelsen från exakt en tredjedel beror på utfyllnadstecknen. Med radslut blir det 13 684 214 byte, cirka 36,8 % mer. Tumregler på ungefär 37 % beskriver alltså kodade data med radbrytningar. De beror på radlängden och radslutet och tar varken hänsyn till meddelandehuvuden eller text.
För små filer fungerar en fast faktor inte alls. En bilaga på 1 byte blir 4 Base64-tecken plus 2 byte radslut, alltså totalt 6 byte. Därför räknar räknaren exakt på varje bilaga i stället för att multiplicera allt med ett schablonvärde.
Flera bilagor: varje fil för sig
Bilagor slås inte ihop till ett stort block, utan kodas var för sig. Varje fil får därför sina egna utfyllnadstecken och sitt eget sista radslut. Det syns tydligast i ett extremfall med två filer på 1 byte vardera.
För en enda stor PDF har dessa få byte knappt någon betydelse. Men för många små filer blir de tillsammans en större mängd.
Radlängden på 76 tecken är den maximala längd som MIME-standarden anger för Base64-rader. Att ett CRLF räknas även efter den sista raden är ett val i den här räknaren. E-postprogram med kortare rader eller ett annorlunda utformat avslut ger något avvikande värden. Ett annat vanligt missförstånd: Base64 krypterar ingenting. Det är enbart en kodning som kan avkodas utan nyckel och som inte skyddar innehållet i din bilaga.
Jämför med rätt storleksgräns
En storleksgräns anger visserligen ett tal, men inte alltid vad det avser. Vissa regler begränsar summan av de ursprungliga bilagorna, alltså de filstorlekar som ditt e-postprogram visar. Andra begränsar hela meddelandet med kodade bilagor, text och meddelandehuvuden. Därför väljer du i räknaren vad gränsen ska jämföras med. Det förifyllda värdet på 25 MB är bara ett startvärde och ingen regel från någon viss leverantör. Ett resultat som ligger exakt på gränsen räknas som att gränsen hålls.
Samma fil kan därför följa den ena regeln och överskrida den andra utan att det är motsägelsefullt.
Två verkliga regler som avser olika saker
- Gmail: enligt den tyskspråkiga Gmail-hjälpen om bilagor (hämtad den 13 oktober 2026) får bilagor för privata konton tillsammans vara 25 MB stora. Det är summan av bilagorna som avses, så här passar jämförelsen med de ursprungliga bilagorna. För Google Workspace-konton bestämmer administratören gränserna. Om summan är större ersätts bilagan med en Google Drive-länk.
- RRZE vid universitetet i Erlangen-Nürnberg: anvisningen om storleksbegränsningar för e-postbilagor (hämtad den 13 oktober 2026) anger högst 20 MB för hela e-postmeddelandet för inkommande och utgående e-post på RRZE-servrarna. Här jämför du med det uppskattade meddelandet och bör även ange extra byte.
Båda reglerna gäller bara inom sitt eget område och kan ändras. När du skickar e-post är det regeln för ditt konto som gäller, oavsett om det är privat eller administreras av en arbetsgivare, skola eller högskola. Regeln för mottagarens e-postkonto spelar också roll. Om du känner till mottagarens gräns tar du med den i jämförelsen utifrån exakt vad den avser. Om en leverantör automatiskt skickar stora filer som en länk finns filen inte längre som bilaga i meddelandet. Om mottagaren kan och får öppna länken är då en separat fråga.
Vad som fortfarande saknas för ett fullständigt meddelande
En kodad bilaga är ännu inte ett e-postmeddelande. I det färdiga meddelandet ingår meddelandehuvuden med avsändare, mottagare, ämne och tekniska uppgifter. Dessutom tillkommer meddelandetexten, ofta både som ren text och som HTML, avgränsningsraderna mellan MIME-delarna och inbäddade bilder, till exempel en logotyp i signaturen. Hur mycket detta blir beror på ditt e-postprogram, din text och dina mottagare.
Hur många extra byte du kan ange
Det finns inget värde som alltid är rätt. Med 0 extra byte visar räknaren bara de kodade bilagorna inklusive radslut, alltså ett modellvärde utan text och meddelandehuvuden. Ange därför ett eget antagande som passar ditt meddelande. En kort text utan bilder kräver lite, ett HTML-meddelande med inbäddad grafik betydligt mer. Värden från exempel på andra meddelanden gäller bara för just de meddelandena. Om ditt resultat ligger strax under gränsen kan du prova att räkna med ett mer generöst värde. Om gränsen fortfarande hålls har du marginal. Om resultatet då hamnar över gränsen är marginalen liten.
Om meddelandet kommer i retur trots att jämförelsen visade att gränsen hölls
- Meddelandet innehöll mer än du hade räknat med som extra byte, eller så kodar ditt e-postprogram med andra radlängder.
- Mottagarens server tillåter mindre än ditt eget konto.
- Gränsen gällde hela meddelandet, men du jämförde med de ursprungliga bilagorna. Eller så gäller en annan regel för ditt konto än den du antog.
- Mottagaren släpper inte igenom vissa filtyper, till exempel dokument med makron eller körbara program, och stoppar dem oavsett storlek.
Räknaren jämför bara det tal som du har valt. Den skickar ingenting, testar ingen leverans och kontrollerar varken filformat eller säkerhetsregler. För nyhetsbrev finns dessutom begränsningar för visningen: vissa e-postkonton visar bara en förkortad version av långa HTML-meddelanden. Det är en annan fråga än storleken på bilagor och beräknas inte heller här.
För stor: arbeta vidare med den färdiga PDF-filen
Om uppskattningen ligger över gränsen har du två möjligheter: du minskar antalet byte i själva filen eller väljer ett annat sätt än att bifoga den. Om mottagaren uttryckligen förväntar sig en bilaga gör du så här:
- Komprimera PDF-filen innan du skickar den eller, om du känner till en fast gräns, minska PDF-filen till en viss storleksgräns. Hur mycket en fil krymper beror på innehållet. Det går inte alltid att nå en målstorlek.
- Öppna resultatet och kontrollera att dokumentet fortfarande är lättläst.
- Ange den nedladdade filens storlek här igen. Det är den färdiga filen som räknas, inte en förhoppning om hur mycket mindre den blir.
- Om uppskattningen ryms inom gränsen skickar du meddelandet. Om den inte gör det pratar du med mottagaren om ett annat sätt.
En delningslänk via en moln- eller filtjänst kan vara ett alternativ om mottagaren accepterar länkar och åtkomstbehörigheterna och dataskyddet passar ditt dokument. Du väljer själv tjänsten. Den här räknaren arbetar bara med de inmatade talen och varken lagrar eller skickar filer. Ett ZIP-arkiv är däremot ingen tillförlitlig ersättning för en mindre PDF: det gör inte nödvändigtvis en PDF mindre, och den som uttryckligen kräver PDF-filer kanske inte accepterar ett arkiv.
Om filen ska laddas upp till en portal i stället för att skickas med e-post kan du kontrollera uppladdningsgränser för PDF och i förväg uppskatta filens uppladdningstid.