Förbered PDF för uni-assist: kontrollera filstorlek och läsbarhet

Översikt över kraven i My assist

Siffrorna för uppladdning finns i uni-assists FAQ ”Ansök online”. Den 13 oktober 2026 stod det där: Du kan endast ladda upp PDF-dokument, och varje enskild fil får vara högst 10 MB stor. FAQ:n anger här ingen gräns för sidantal, den sammanlagda storleken på alla handlingar eller antalet filer.

”Endast PDF” avser det faktiska filformatet, inte filändelsen. Om du byter namn på ett foto, ett Word-dokument eller ett ZIP-arkiv till ”.pdf” blir det ingen PDF av det. Foton eller skanningar i JPG- eller PNG-format omvandlar du till en riktig PDF med Bilder till PDF. Andra filer exporterar du som PDF från programmet där de skapades.

FAQ:n lämnar öppet hur många byte som avses med 10 MB. Decimalt räknat är det 10 000 000 byte, binärt räknat (10 MiB) 10 485 760 byte. Exakt var portalens gräns ligger beskrivs inte offentligt. Om du planerar för högst 10 000 000 byte håller du dig inom den angivna gränsen enligt båda tolkningarna.

Dessa tekniska krav är något annat än din lista över handlingar. Vilka dokument du måste lämna in beror på kraven för det land där du tog din examen. Dessutom tillkommer ytterligare handlingar som ditt lärosäte eller din utbildning kräver. De officiella uni-assist-sidorna om detta finns i källöversikten på den här sidan.

Skanna betyg fullständigt och läsbart

uni-assist kräver fullständiga och lättlästa skanningar av dina officiella dokument. Enligt sidan ”Ladda upp dokument” är ett betyg officiellt om det har både underskrift och stämpel från den utfärdande institutionen, innehåller en notering om maskinellt utfärdande eller har en verifieringskod. En underskrift utan stämpel räcker alltså inte för det första alternativet. För vissa länder och i enskilda fall kan ytterligare villkor gälla. Det är just dessa kännetecken som gör dokumentet möjligt att verifiera, och därför går de före varje sparad byte.

Sidan föreskriver ingen fast upplösning som 300 dpi. Det avgörande är resultatet: Liten text, betyg, stämpelkonturer och koder måste synas tydligt i den sparade PDF-filen. Hur du väljer lämplig upplösning och färgläge vid skanning förklaras i Minska storleken på en skannad PDF.

• Alla sidor finns med, även baksidor om det står något på dem.
• Ingen kant är avskuren, och stämplar, sigill och underskrifter syns i sin helhet.
• Du kan läsa siffror och liten text utan att gissa när du zoomar in.
• QR- och verifieringskoder är skarpa och fullständiga.
• Ingenting har täckts över, retuscherats eller tagits bort bara för att göra filen mindre.

Originalspråk och översättning

Enligt uni-assists sida Översättningar laddar du upp betyg och betygsutdrag på originalspråket och dessutom i översättning till tyska eller engelska. Dokument som officiellt har utfärdats på tyska eller engelska behöver i regel inte översättas, men det finns undantag för vissa länder. Översättningar godtas från edsvurna eller domstolsauktoriserade översättare eller från behöriga enheter vid den utfärdande skolan eller det utfärdande lärosätet; vanliga översättningsbyråer utan denna behörighet räcker inte.

Se till att stämplar, anteckningar och verifieringsuppgifter förblir helt synliga på både originalet och översättningen. De kontrollerade offentliga uni-assist-sidorna anger ingen allmän regel för om original och översättning ska finnas i en gemensam PDF-fil eller laddas upp som separata filer. Följ de aktuella anvisningarna i My assist och från ditt lärosäte.

Minska filstorleken och kontrollera gränsen

Om en skanning är större än tillåtet kan du minska storleken i webbläsaren med PDF till målstorlek. Indatafilen får vara upp till 50 MiB stor. Så går det till:

1. Behåll originalfilen som en separat kopia. Verktyget skriver inte över den, utan skapar alltid en ny fil.
2. Klicka på ”Välj PDF” och välj din skanning.
3. Välj metod. Den förlustfria metoden optimerar PDF-filens struktur och dataströmmar utan att bildkvaliteten ändras. ”Balanserad” och ”Mindre fil” kodar om lämpliga bilder som JPEG; ju kraftigare minskningen är, desto större är risken att fina detaljer går förlorade, vilket märks särskilt på stämplar och liten text.
4. Ange 10 MB som målstorlek. Verktyget räknar då med 10 000 000 byte och försöker skapa en fil som inte överskrider detta värde.
5. Klicka på ”Minska PDF till målstorlek” och ladda ner resultatet. Om inget mindre giltigt resultat kan skapas får du en oförändrad kopia av originalet.
6. Öppna den sparade filen och gå igenom varje sida med listan i föregående avsnitt.

Ett uppnått mål betyder bara att den sparade filen är högst 10 000 000 byte stor. Resultatet säger inte om My assist accepterar den eller om innehållet uppfyller kraven. Det finns ingen garanti för en viss storleksminskning; hur mycket som är möjligt beror på PDF-filens innehåll. Om den fortfarande är för stor hittar du orsakerna i PDF-filen blir inte mindre.

Komprimeringsverktyget avvisar digitalt signerade eller certifierade PDF-filer samt krypterade filer. Vad du då kan göra och varför en inskannad underskrift inte är en digital signatur förklaras i PDF med signaturer och formulär.

Exakt antal byte i stället för avrundad visning

En avrundad visning som ”10 MB” avslöjar inte om storleken har räknats decimalt eller binärt. I kalkylatorn för uppladdningsgränser väljer du din PDF; den läser den exakta filstorleken i byte och jämför den med gränsen du anger. Ange 10 MB för att kontrollera mot 10 000 000 byte eller 10 MiB för den binära tolkningen. Kalkylatorn ändrar inte filen och är inte ansluten till My assist.

Slå ihop eller dela upp?

De kontrollerade offentliga uni-assist-sidorna anger ingen allmän regel för om du ska samla dina handlingar i en PDF-fil eller fördela dem på flera filer. Om du ska dela upp ett dokument eller slå ihop sidor beror på de aktuella anvisningarna i My assist och från ditt lärosäte. Om de tillåter det kan du med Dela PDF fördela ett dokument på flera filer. Hur stora de enskilda delarna blir beror på innehållet, eftersom gemensamma beståndsdelar kan hamna i flera delar. Med Slå ihop PDF samlar du sidor i en fil, som då oftast blir större. Båda verktygen läser in vanliga PDF-filer på upp till 50 MiB per fil och högst 250 sidor. Vid sammanslagning gäller dessutom högst 100 MiB indata totalt. De avvisar PDF-filer med digital signatur, interaktiva formulär, inbäddade bilagor eller lager. Om ditt dokument är större eller längre är det bättre att skapa delarna separat redan vid skanningen eller i ursprungsprogrammet, eller att använda ett annat lämpligt PDF-program och se till att underskrifter, stämplar och koder bevaras. Utelämna ingen obligatorisk sida bara för att en fil ska hamna under gränsen, och kontrollera de sparade filernas storlek på nytt efter varje steg.

Ladda upp under ”Meine Dokumente” och uppdatera senare

Uppladdningen görs i My assist under ”Mina dokument”. De kontrollerade offentliga uni-assist-sidorna beskriver inte i detalj hur du ska kategorisera ett dokument där. Följ de aktuella anvisningarna i My assist och instruktionerna från ditt lärosäte när du laddar upp.

Viktigt för senare korrigeringar: Enligt FAQ:n kan du inte längre radera en fil som redan har behandlats. Du kan däremot ladda upp en nyare version och på så sätt uppdatera dokumentet. Kontrollera därför före varje uppladdning att filen verkligen är fullständig, i stället för att förlita dig på att kunna byta ut den senare.

1. Jämför med ditt lärosätes lista för att se vilket dokument som saknas eller ska ersättas.
2. Kontrollera att den nya filen är fullständig, läsbar och har rätt storlek.
3. Ge den ett tydligt namn med datum, till exempel ”Bachelorzeugnis_Uebersetzung_2026-10-13.pdf”, så att du kan skilja den från äldre versioner.
4. Ladda upp dem i My assist under ”Mina dokument” och följ de aktuella anvisningarna i portalen.
5. Kontrollera sedan i My assist vilken fil som visas där.

Behåll originalet och tidigare versioner på din enhet tills din ansökan är avslutad. Den här guiden hjälper dig att förbereda filerna tekniskt. Om dina handlingar är fullständiga och om du blir antagen avgörs av uni-assist och ditt lärosäte. För jobbansökningar med personligt brev och CV finns en separat guide: Minska storleken på en PDF för jobbansökan.

Uppladdningen misslyckas trots att filen är tillräckligt liten

Format och storlek är inte de enda möjliga orsakerna. uni-assists FAQ beskriver till exempel meddelandet ”Bad Request” och anger ett problem med nätverket eller brandväggen som en möjlig orsak. Meddelandet kan alltså tyda på ett sådant problem, men säger inte att din PDF är för stor. Kontrollera därför format och exakt storlek en gång och följ sedan felmeddelandet i stället för att komprimera filen allt mer: Varje ytterligare komprimering med kvalitetsförlust kan göra liten text, stämplar och koder svårare att läsa utan att åtgärda det egentliga felet.

1. Anteckna felmeddelandets exakta ordalydelse, datum och klockslag samt filnamnet och den exakta storleken i byte.
2. Kontrollera en gång att filen är en riktig PDF och är högst 10 000 000 byte stor. Om båda stämmer ska du inte ändra storleken eller kvaliteten ytterligare.
3. Stäng inte av några säkerhetsinställningar på enheten eller i nätverket. Försök i stället med en annan betrodd enhet eller ett annat betrott nätverk som du har tillåtelse att använda.
4. Om felet kvarstår kontaktar du uni-assist via de kontaktvägar som anges på uni-assists webbplats och lämnar dina anteckningar.
5. Kontrollera efter varje nytt försök under ”Meine Dokumente” (Mina dokument) om någon fil har kommit fram och i så fall vilken.

Spara varje ändrad version under ett eget namn med datum. Då vet du exakt vilken fil du laddade upp om du får en fråga och kan när som helst återgå till den mer lättlästa versionen.