Komprimera PDF med signaturer och formulär: Vad får ändras?

Underskrift som bild eller digital signatur?

Ordet underskrift kan betyda tre olika saker i en PDF. En ritad, inskriven, inskannad eller som bild infogad underskrift är till att börja med en synlig markering. Beroende på vilket program den skapades med lagras den som text, grafik, bild eller anteckning. Det kan du oftast inte se utifrån. Det är inte heller avgörande för frågan om en digital signatur, eftersom markeringen i sig inte är en certifikatbaserad signatur som ditt PDF-program kan kontrollera. Många underskriftsverktyg skapar sådana markeringar, till exempel funktionen för att fylla i och underteckna som Adobe beskriver (Adobe: Fylla i och underteckna dokument).

En digital signatur skapas däremot med ett digitalt ID: en privat signeringsnyckel och ett certifikat som andra kan använda för att kontrollera signaturen. Den är en funktion i filen, inte i sidans visuella återgivning. Adobe skiljer här mellan godkännandesignaturer och certifieringar som anger vilka senare ändringar som tillåts. En certifiering kan vara synlig eller helt osynlig (Adobe: Översikt över digitala signaturer).

Det tredje tillståndet är ett tomt signaturfält. Det är ett formulärfält som är avsett för en senare digital signatur men ännu inte innehåller någon. Så länge ingen har signerat i det finns det inget i fältet som kan vara giltigt eller ogiltigt. Det gäller dock bara själva fältet: Om filen innehåller en ifylld signatur eller en osynlig certifiering på ett annat ställe är den ändå signerad och avvisas av våra verktyg.

Utseendet i sig bevisar alltså ingenting. En bild av en underskrift kan vara förvillande lik en synlig digital signatur, och en certifiering kan finnas i filen helt utan synliga tecken. Ditt PDF-program visar om det finns en digital signatur och om den är giltig: Öppna signaturlistan och läs valideringsstatusen, certifikategenskaperna och eventuell tidsstämpel (Adobe: Kontrollera digitala signaturer).

En inskannad underskrift är alltså ingen digital signatur, även om den står på rätt plats under dokumentet. Den visar hur underskriften ser ut men bevisar varken personens identitet eller att innehållet har förblivit oförändrat sedan dess.

Varför vårt verktyg avvisar signerade filer

En digital signatur avser exakt definierade byteområden i filen. Vid komprimering ordnas objekt och dataströmmar om och skrivs på nytt. Processen kan därför inte garantera att signaturen efteråt fortfarande stämmer med de byte som en gång signerades. I stället för att ändå skriva om en signerad PDF undersöker komprimeraren filstrukturen före bearbetningen och avvisar filen så snart den hittar tecken på signaturer.

Kommer din digitala signatur alltså att förbli giltig efter komprimeringen? Det ges inget löfte om det här, och just därför komprimeras en signerad fil inte alls. Vissa program tillåter vissa ändringar efter signering, till exempel om en certifiering uttryckligen tillåter dem. En fullständig omskrivning av filen, som sker vid komprimering, hör inte till det som den här processen kan säkerställa.

Vad som leder till att filen avvisas

• en ifylld signatur i ett signaturfält, även om fältet ärver sin typ från ett överordnat fält
• signaturobjekt och signerade byteområden, även om valfria markeringar saknas i filen
• certifieringar och signaturer för utökade användningsrättigheter som reglerar senare ändringar
• krypterade eller lösenordsskyddade PDF-filer
• filer vars struktur utlöser varningar redan vid inläsningen

Att filen avvisas säger ingenting om huruvida din signatur är giltig, tillförlitlig eller juridiskt tillräcklig. Verktyget kontrollerar varken certifikat eller deras spärrstatus, utan upptäcker bara att filen innehåller tecken på signaturer. Filen du har valt ändras eller skrivs inte över, och det finns avsiktligt inget alternativ för att kringgå kontrollen. Vilka andra begränsningar som gäller och hur verktygen hanterar dina filer hittar du under Kontrollera dokumentbegränsningar före bearbetning.

Kontrollera detta innan du försöker igen

• Öppna originalfilen i ditt PDF-program och kontrollera i signaturlistan om det finns en signatur eller certifiering där.
• Om det finns en signatur där är det väntat att filen avvisas. Fortsätt med en osignerad version enligt beskrivningen i det sista avsnittet.
• Om filen är krypterad behöver du en oskyddad version från den som skapade den. Verktyget låser inte upp filer.
• Om du vet att dokumentet är signerat men verktyget ändå inte avvisar det ska du inte bearbeta det. XML-signaturer i XFA-formulär ingår inte uttryckligen bland de egenskaper som kontrolleras.

Formulär: Komprimeraren och sidverktygen har olika begränsningar

Ett ifyllbart formulär består av mer än det du ser på sidan. Bakom varje fält finns lagrade uppgifter som namn, värde och utseende, ofta även formateringsregler, beräkningar eller skript. Klassiska PDF-formulär kallas AcroForm. XFA är ett annat, XML-baserat formulärformat.

Komprimeraren optimerar objekt och dataströmmar och låter sidor och fält vara kvar i dokumentet. På så sätt kan vanliga formulärfält, länkar och taggar bevaras. En version med mindre filstorlek kan bara användas om den klarar en automatisk strukturkontroll och har samma antal sidor, formulärfält och länkar som originalet. Dessutom måste en taggstruktur finnas om och endast om originalet har en sådan.

Sidverktygen fungerar annorlunda. Sammanfogning, delning, borttagning av sidor och rotering för över sidor till en ny PDF-fil. Export till JPG eller PNG skapar däremot bilder av sidorna; de innehåller bara pixlar, inga redigerbara fält eller andra dokumentfunktioner. Formulärfält hör dock till hela dokumentet och inte bara till en enskild sida. Därför avvisar alla dessa verktyg av försiktighetsskäl varje PDF med interaktiva formulärfält eller XFA, även om det enda fältet är ett tomt signaturfält.

Därför kan samma formulär accepteras av komprimeraren och avvisas vid delning. Verktygen utför olika uppgifter och har därför olika regler. Detsamma gäller en PDF med ett tomt signaturfält: Den kan vara lämplig för att minska filstorleken om inget annat talar emot det, men inte för sidåtgärder som delning eller sammanfogning.

Den automatiska jämförelsen i komprimeraren räknar fält och länkar, den kör dem inte. Samma antal betyder inte att beräkningar, formateringsregler, fältåtgärder, skript eller länkmål fungerar oförändrat. Det finns ingen separat funktionskontroll för XFA-formulär och skript. Vad du själv ska kontrollera efter att du har sparat filen står i nästa avsnitt.

Förhandsvisningen kan för övrigt visa filen redan innan ett verktyg avvisar den. En lyckad förhandsvisning betyder alltså inte att den valda åtgärden accepterar filen.

Att platta till är inte att bevara utan synliga förändringar

När innehåll plattas till, ofta även kallat reducering eller flattening, förs fältens och anteckningarnas synliga utseende över till sidinnehållet (QPDF-dokumentation). Fälten kan därefter inte längre redigeras: En sida som bara ser ifylld ut är inte längre ett interaktivt formulär. Om den ser likadan ut efteråt som tidigare beror på programmet, dess inställningar och formuläret, så kontrollera detta i den sparade filen. Våra verktyg plattar inte till fält automatiskt. Vissa arbetsflöden kombinerar tillplattning med komprimering. Då är det en extra ombyggnad som avsiktligt ändrar filens funktion, inte en osynlig bieffekt av att filstorleken minskas.

Utseendet räcker inte för att kontrollera funktionen

En sidförhandsvisning återger hur en sida ser ut. Den visar inte om fält fortfarande utför beräkningar, om en länk har kvar sitt mål, om läsordningen för skärmläsare stämmer eller om en signatur är giltig. Även den automatiska strukturkontrollen har begränsningar: Den undersöker filens syntax och uppbyggnad men garanterar enligt sin dokumentation inte att allt innehåll helt följer PDF-specifikationen (QPDF-dokumentation). Att det finns taggar bevisar inte heller att läsordningen är meningsfull.

Bevisar förhandsvisningen då överensstämmelse med PDF/A eller PDF/UA? Nej. Varken förhandsvisningen eller den automatiska jämförelsen bekräftar att en fil uppfyller en standard för arkivering eller tillgänglighet. Om överensstämmelse krävs ska du kontrollera den sparade filen med ett valideringsverktyg som är särskilt avsett för det.

Så kontrollerar du den sparade kopian

1. Spara resultatet som en ny fil och behåll originalet.
2. Öppna den sparade filen i det program som du eller mottagaren ska använda den i, inte bara i förhandsvisningen på den här webbplatsen.
3. Bläddra igenom alla sidor du behöver och jämför viktiga ställen med originalet.
4. Om originalet hade sökbar text ska du söka i kopian efter ett ord som du vet finns där och kopiera ett kort textavsnitt. Vid en ren bildskanning tillför minskningen av filstorleken ingen sökbar text.
5. Ändra ett testfält i formulär, spara en separat kopia, öppna den igen och utlös de beräkningar eller åtgärder som är viktiga.
6. Klicka på viktiga länkar och kontrollera att de leder till rätt mål.
7. Om PDF/A eller PDF/UA krävs ska du kontrollera filen med ett lämpligt valideringsverktyg.

Guiden Jämför utseende och funktioner visar hur du systematiskt jämför bildkvalitet och dokumentfunktioner efter att filstorleken har minskats.

Använd en lämplig originalkopia och ett godkänt arbetsflöde

En typisk situation: En portal accepterar bara filer upp till en viss storlek, men din PDF är redan digitalt signerad. Att skriva ut som PDF, ta skärmbilder eller omvandla sidor till bilder kan då verka som utvägar. Men de skapar en ny fil där underskriften på sin höjd syns som en bild. Originalets digitala signatur tillhör inte den nya filen, även om bläcket fortfarande syns.

För nödvändiga ändringar hänvisar Adobe till en osignerad originalversion eller källfilen från personen eller verksamheten som skapade dokumentet, och rekommenderar att en osignerad säkerhetskopia sparas före signering (Adobe: Begränsningar för signerade PDF-filer). Det ger en lämplig ordningsföljd: förbered först filstorleken och signera sedan.

1. Bevara den signerade filen oförändrad. Den förblir beviset på vad som signerades.
2. Be personen eller verksamheten som skapade eller signerade dokumentet om en osignerad version eller källfilen.
3. Minska filstorleken för den versionen och kontrollera den sparade kopian enligt beskrivningen ovan. Här kan du göra det direkt i webbläsaren: Komprimera en osignerad PDF som stöds.
4. Behåll versionen med mindre filstorlek, som fortfarande är osignerad, som säkerhetskopia.
5. Låt versionen med mindre filstorlek signeras genom det avsedda signeringsförfarandet och kontrollera därefter valideringsstatusen i signaturlistan.

Denna ordningsföljd är ett praktiskt tillvägagångssätt, ingen juridisk rådgivning och inget löfte om giltighet. Om den nysignerade filen uppfyller mottagarens krav avgörs av signeringsförfarandet och mottagaren.

Om det inte finns någon osignerad version ska du fråga mottagaren om ett annat sätt att skicka filen. Du kan först räkna ut om dina filer faktiskt överskrider de angivna gränserna med Kontrollera uppladdningsgränser. Guiden Minska PDF för e-post förklarar om en länk i stället för en bilaga passar i ett e-postmeddelande.