Reduzir um PDF para enviar por e-mail: distinguir entre anexos e tamanho da mensagem

Qual é o limite aplicável: anexos ou mensagem completa?

Os limites de e-mail não medem todos a mesma coisa. Alguns limitam a soma dos ficheiros que anexas, tal como estão guardados no teu dispositivo. Outros limitam a mensagem completa. Esta inclui os anexos na sua forma codificada, o teu texto, imagens inseridas e cabeçalhos técnicos. Além disso, tanto a tua própria caixa de correio como o servidor de correio do destinatário podem ter limites próprios. O teu e-mail tem de respeitar ambos.

Gmail: 25 MB para todos os anexos em conjunto

Segundo a Ajuda do Gmail: enviar anexos com mensagens do Gmail, as contas pessoais têm um limite de 25 MB para todos os anexos em conjunto. Não são 25 MB por ficheiro. Dois PDFs com 15 MB cada já ultrapassam, portanto, esse limite, embora cada um seja bastante mais pequeno. Se o limite for ultrapassado, o Gmail substitui automaticamente os anexos por uma ligação do Google Drive. Nas contas de trabalho ou escola com Google Workspace, os limites são definidos pelo administrador. Nesses casos, aplicam-se as regras da tua organização. A ajuda não indica quantos bytes o Google considera num MB. Por isso, se a tua soma estiver muito próxima de 25 MB, deixa alguma margem.

Porque é que o Outlook indica valores diferentes dos do Gmail

«Outlook» não corresponde a uma única caixa de correio com um limite fixo. A Microsoft indica valores diferentes consoante o produto, e esses valores medem coisas diferentes. Para o Outlook.com, segundo a Ajuda da Microsoft sobre o Outlook.com, aplica-se um limite de 25 MB ao e-mail completo, incluindo texto e ficheiros inseridos. Para o programa Outlook clássico com contas de Internet, o Microsoft Learn: erro do Outlook devido a anexos demasiado grandes descreve um valor predefinido de 20 MB para o total dos anexos. Nas contas Exchange, conta o limite definido no servidor. Assim, o Gmail e o Outlook não se contradizem: referem-se a contas diferentes e a grandezas de referência diferentes. Mesmo o valor de 25 MB não significa a mesma coisa no Gmail e no Outlook.com. Se usas uma conta de empresa ou escola, o melhor é perguntares à equipa de informática qual é o limite aplicável à tua caixa de correio.

Como encontrar o valor com o qual deves comparar:

1. Identifica a conta a partir da qual envias: pessoal ou de trabalho ou escola, no navegador ou num programa de e-mail.
2. Consulta a informação para saberes se o limite se aplica a um único ficheiro, a todos os anexos em conjunto ou à mensagem completa.
3. Verifica se o próprio destinatário estabelece alguma condição, por exemplo num anúncio de emprego, numa carta ou numa mensagem de erro relativa a um e-mail anterior.
4. Anota cada limite juntamente com a grandeza a que se aplica. A tua mensagem tem de respeitar todos esses limites ao mesmo tempo.

Porque é que um anexo parece maior no e-mail

O PDF no teu dispositivo não aumenta de tamanho por ser anexado. No entanto, para o envio, é convertido em caracteres de texto, porque o transporte de e-mail foi concebido para texto. Para isso, é habitual usar Base64, descrito na IETF RFC 2045: codificação de transferência de conteúdo Base64. Neste processo, cada conjunto de 3 bytes do ficheiro transforma-se em 4 caracteres. Se o último grupo ficar incompleto, é completado com caracteres de preenchimento até ter 4 caracteres. As linhas codificadas podem ter, no máximo, 76 caracteres, e cada quebra de linha ocupa mais 2 bytes. Ao anexo juntam-se ainda os cabeçalhos da mensagem, o teu texto e os delimitadores MIME, que separam as várias partes.

Base64 é apenas uma conversão de representação, não uma forma de encriptação. Quando dados Base64 válidos são descodificados corretamente, obtêm-se exatamente os mesmos bytes do teu PDF. Não existe uma percentagem fixa de acréscimo válida para todos os e-mails, porque o texto e os cabeçalhos variam de mensagem para mensagem. No entanto, podes calcular com exatidão a parte que resulta diretamente do anexo.

Porque é que 4,9 MB se transformam em mais de 6 MB na caixa de saída?

É precisamente este efeito que pode explicar porque é que um ficheiro apresenta, por exemplo, 4,9 MB, mas o e-mail na caixa de saída ultrapassa 6 MB. No exemplo hipotético acima, os 4.900.000 bytes assumidos dão origem, mesmo sem texto nem cabeçalhos, a um anexo codificado de 6.705.266 bytes, ou seja, cerca de 6,7 MB. O próprio PDF não sofreu qualquer alteração.

Numa mensagem real, ficam duas questões em aberto. Primeiro, depende do programa se «4,9 MB» significa exatamente 4.900.000 bytes ou se o cálculo foi feito com 1.048.576 bytes por MiB. Podes calcular a diferença em Verificar unidades de tamanho de ficheiros. Segundo, só o limite efetivamente aplicável determina se 6,7 MB é demasiado.

Reduzir o PDF e calcular o tamanho da mensagem

Consoante o limite identificado no primeiro passo, no final comparas os bytes do ficheiro guardado ou os bytes da mensagem codificada. O processo é igual nos dois casos: primeiro reduzes o ficheiro real e depois fazes o cálculo com os seus bytes efetivos.

1. No compressor, em Comprimir o PDF antes do envio, usa «Selecionar PDF» para escolher o PDF original, e não uma cópia já reduzida. São aceites ficheiros até 50 MiB (52.428.800 bytes). O processamento decorre no teu navegador; o ficheiro não é carregado para um servidor de processamento para esse efeito. O teu original permanece inalterado.
2. Começa pelo método «Equilibrado». Se não for suficiente, experimenta «Ficheiro mais pequeno». Este método pode voltar a comprimir as imagens incorporadas de forma mais intensa. A «Otimização sem perdas» altera apenas a estrutura interna, sem modificar intencionalmente a qualidade das imagens, pelo que muitas vezes consegue uma redução menor. Se nenhum método reduzir o tamanho, recebes o original de volta.
3. Se tens um valor fixo, abre Reduzir o PDF para o tamanho pretendido e usa aí «Selecionar PDF» para escolher novamente o teu PDF original, pois o ficheiro e o resultado do compressor não são transferidos. Aqui também se aplica o limite de 50 MiB por ficheiro. Introduz depois o tamanho pretendido; o resultado indica «Objetivo atingido» ou «Objetivo não atingido». Não são cortadas páginas para o conseguir. Se o teu limite se aplica à mensagem completa, define um objetivo bastante inferior ao limite, porque a codificação ainda vai acrescentar tamanho.
4. Compara «Original» e «Resultado» página a página com «Página de comparação anterior» e «Página de comparação seguinte». Guarda depois o resultado. As letras pequenas, as tabelas, os carimbos e as assinaturas devem continuar bem legíveis.
5. Introduz o número exato de bytes do ficheiro guardado e de cada anexo adicional, separadamente, em Calcular o tamanho dos anexos e da mensagem. Encontras o número de bytes nas propriedades do ficheiro no teu dispositivo.
6. Se quiseres verificar o cumprimento de um limite, começa por assinalar «Comparar com um limite de tamanho». Introduz depois o limite com a respetiva unidade e escolhe a grandeza de referência adequada: para um limite como o do Gmail pessoal, escolhe «Soma dos anexos originais»; para um limite como o do Outlook.com, escolhe «Mensagem codificada estimada». O valor predefinido de 25 MB é apenas um exemplo inicial; substitui-o pelo teu limite real. Para o texto e os cabeçalhos, podes introduzir um acréscimo estimado em bytes. O valor predefinido é 0; se não quiseres considerar qualquer acréscimo, deixa esse 0 em vez de esvaziares o campo.

Introduz sempre os vários anexos separadamente, em vez de somares previamente os seus tamanhos. Cada ficheiro é codificado individualmente e recebe os seus próprios caracteres de preenchimento e quebras de linha. Por isso, se calculares a soma como se fosse um único ficheiro, podes obter um valor ligeiramente diferente.

O compressor não aceita PDFs com assinatura digital ou certificados, nem PDFs com encriptação por palavra-passe. Uma assinatura digitalizada e visível não constitui, por si só, uma assinatura digital.

Assim, o mesmo ficheiro pode caber com folga num limite e ser claramente demasiado grande para outro. Por isso, não reduzas indiscriminadamente para um valor redondo como 10 MB. Esclarece primeiro a grandeza de referência e depois o valor.

Posso usar a calculadora para garantir que o e-mail chega ao destinatário?

Não. A calculadora trabalha com os tamanhos que introduzes e com o acréscimo que tu próprio estimas. Não reproduz um e-mail completo, não envia nada e não conhece o servidor de correio do destinatário. Uma comparação bem-sucedida significa apenas que o teu valor não ultrapassa o limite selecionado; na calculadora, um valor exatamente igual ao limite é considerado aceitável. Por isso, se o destinatário exigir «menos de 5 MB», escolhe um valor um pouco inferior. Se estiveres a verificar um limite para a mensagem completa e o resultado ficar muito próximo desse limite, uma margem escolhida por ti deixa mais espaço para o texto e os cabeçalhos cujo tamanho exato desconheces. Num limite apenas para os anexos originais, não precisas de margem para esse efeito.

Quando uma ligação é mais adequada

Por vezes, não é possível reduzir suficientemente um PDF sem o tornar ilegível. Ou vários documentos em conjunto ultrapassam o limite. Nesses casos, uma ligação para o ficheiro pode ser a melhor opção, desde que o destinatário aceite ligações. Alguns destinatários, por exemplo em candidaturas a emprego, exigem expressamente um anexo. Nesse caso, segue a indicação que deram.

Quando é que o Gmail envia uma ligação do Drive

Numa conta pessoal do Gmail, isto acontece automaticamente: se os anexos em conjunto ultrapassarem 25 MB, o Gmail insere uma ligação do Google Drive em vez dos ficheiros. Para conseguir abrir o PDF, o destinatário precisa de ter acesso a ele. Segundo a Google: enviar anexos do Google Drive no Gmail, o Gmail avisa quando um destinatário não tem permissão. As opções de partilha disponíveis também podem depender das regras da tua organização. Partilha um PDF pessoal ou confidencial apenas com as pessoas que o devem receber, em vez de permitires o acesso a qualquer pessoa com a ligação. Uma ligação entregue também não significa que o destinatário aceite ligações para serviços na nuvem. Alguns empregadores não o permitem.

Este site não guarda ficheiros por ti nem envia e-mails. A ligação é criada através do teu fornecedor de e-mail ou de serviços na nuvem.

Outras opções se o PDF continuar demasiado grande

• Gerar novamente em vez de continuar a comprimir: se o PDF tiver origem num processador de texto, uma nova exportação pode produzir um ficheiro mais pequeno. No caso de digitalizações, pode ajudar digitalizar novamente com uma resolução adequada. Sabe mais em Reduzir o tamanho de um PDF digitalizado.
• Dividir, se forem permitidos vários e-mails: com Dividir PDF, distribuis as páginas por vários ficheiros. O tamanho de cada ficheiro resultante depende das páginas que contém.
• Usar ZIP com ponderação: um PDF já bem comprimido muitas vezes fica pouco mais pequeno num arquivo ZIP, e alguns destinatários não aceitam ficheiros ZIP.
• PDF continua a ser PDF: se o destinatário espera um PDF, não envies as páginas como imagens JPG.

Se a compressão não reduzir o tamanho do ficheiro, ou o reduzir muito pouco, encontras as causas habituais em O PDF não fica mais pequeno.

Verificar antes de enviar

Antes de clicares em Enviar, vale a pena fazer uma última verificação com o ficheiro exato que vais anexar.

• Abre novamente o PDF guardado: estão lá todas as páginas, pela ordem correta e legíveis em toda a sua extensão?
• Anexa exatamente o ficheiro que verificaste, que respeita o teu limite e está bem legível. Também pode ser o original inalterado, se já respeitar o limite.
• Conta tudo: todos os anexos e, se o limite se aplicar à mensagem, também o texto, a assinatura e as imagens inseridas.
• Num limite para anexos, como o do Gmail pessoal, comparas os bytes guardados de todos os anexos em conjunto. Aqui não se inclui um acréscimo pela codificação.
• Num limite para a mensagem completa, comparas os anexos codificados mais o texto, os cabeçalhos e os delimitadores MIME.
• Respeita também a indicação do destinatário, mesmo que a tua própria caixa de correio permita mais.

Se o e-mail for devolvido

Lê atentamente a mensagem de erro. Se indicar um tamanho e disser se o limite se aplica aos anexos ou à mensagem completa, volta a calcular com esses dados exatos. Verifica também quais os ficheiros que estavam efetivamente anexados. Se continuar por esclarecer o que o destinatário permite, pergunta que forma de envio aceita, por exemplo uma ligação ou vários e-mails.