ইমেইলের জন্য PDF ছোট করুন: সংযুক্তির আকার ও বার্তার আকারের পার্থক্য বুঝুন

কোন সীমা প্রযোজ্য: সংযুক্তির নাকি পুরো বার্তার?

সব ইমেইলের সীমা একই বিষয় মাপে না। কিছু সীমা আপনার ডিভাইসে সংরক্ষিত অবস্থায় সংযুক্ত ফাইলগুলোর মোট আকারের ওপর প্রযোজ্য। অন্যগুলো পুরো বার্তার আকার সীমিত করে। এর মধ্যে থাকে এনকোড করা সংযুক্তি, আপনার লেখা, বার্তায় সন্নিবেশ করা ছবি এবং প্রযুক্তিগত হেডার। এ ছাড়া আপনার নিজের মেইলবক্স এবং প্রাপকের মেইল সার্ভারের আলাদা সীমা থাকতে পারে। আপনার ইমেইলকে উভয় সীমা মেনে চলতে হবে।

Gmail: সব সংযুক্তি মিলিয়ে 25 MB

Gmail সহায়তা: Gmail বার্তার সঙ্গে ফাইল সংযুক্তি পাঠান অনুযায়ী, ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্টে সব সংযুক্তি মিলিয়ে 25 MB সীমা প্রযোজ্য। এটি প্রতি ফাইলের জন্য 25 MB নয়। তাই প্রতিটি 15 MB আকারের দুটি PDF একসঙ্গে এই সীমা ছাড়িয়ে যায়, যদিও আলাদাভাবে প্রতিটি ফাইল সীমার চেয়ে যথেষ্ট ছোট। সীমা ছাড়িয়ে গেলে Gmail স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংযুক্তিগুলোর বদলে একটি Google Drive লিংক দেয়। Google Workspace-এর কর্মক্ষেত্র বা শিক্ষাপ্রতিষ্ঠানের অ্যাকাউন্টে প্রশাসক সীমা নির্ধারণ করেন। সেখানে আপনার প্রতিষ্ঠানের নিয়ম প্রযোজ্য। Google কত বাইটকে এক MB ধরে, তা সহায়তা পৃষ্ঠায় বলা নেই। তাই আপনার মোট আকার 25 MB-এর খুব কাছাকাছি হলে কিছুটা কম রাখার পরিকল্পনা করুন।

Outlook কেন Gmail-এর চেয়ে ভিন্ন সংখ্যা দেখায়

“Outlook” কোনো একক মেইলবক্স নয়, যার একটি নির্দিষ্ট সীমা আছে। Microsoft পণ্যভেদে ভিন্ন মান উল্লেখ করে, আর সেই মানগুলো ভিন্ন বিষয় মাপে। Outlook.com সম্পর্কে Microsoft-এর সহায়তা অনুযায়ী, Outlook.com-এ লেখা ও সন্নিবেশ করা ফাইলসহ পুরো ইমেইলের জন্য 25 MB সীমা প্রযোজ্য। ইন্টারনেট অ্যাকাউন্টসহ ক্ল্যাসিক Outlook প্রোগ্রামের ক্ষেত্রে Microsoft Learn: সংযুক্তি অতিরিক্ত বড় হলে Outlook-এর ত্রুটি সব সংযুক্তি মিলিয়ে 20 MB-এর একটি পূর্বনির্ধারিত মান বর্ণনা করে। Exchange অ্যাকাউন্টের ক্ষেত্রে সার্ভারে নির্ধারিত সীমা প্রযোজ্য। তাই Gmail ও Outlook-এর তথ্যে বিরোধ নেই; সেগুলো ভিন্ন অ্যাকাউন্ট এবং ভিন্ন ধরনের আকারের কথা বলে। এমনকি একই 25 MB সংখ্যাটিও Gmail ও Outlook.com-এ একই অর্থ বহন করে না। কর্মক্ষেত্র বা শিক্ষাপ্রতিষ্ঠানের অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করলে আপনার মেইলবক্সে কোন সীমা প্রযোজ্য, তা আইটি বিভাগকে জিজ্ঞেস করাই ভালো।

যে সীমার সঙ্গে তুলনা করবেন, সেটি এভাবে খুঁজে নিন:

1. কোন অ্যাকাউন্ট থেকে পাঠাচ্ছেন তা নির্ধারণ করুন: ব্যক্তিগত, নাকি কর্মক্ষেত্র বা শিক্ষাপ্রতিষ্ঠানের অ্যাকাউন্ট; ব্রাউজার থেকে, নাকি কোনো মেইল প্রোগ্রাম থেকে।
2. সীমাটি একটি ফাইল, সব সংযুক্তির মোট আকার, নাকি পুরো বার্তার জন্য প্রযোজ্য, তা পড়ে দেখুন।
3. প্রাপক নিজে কোনো শর্ত দিয়েছেন কি না দেখুন, যেমন চাকরির বিজ্ঞাপনে, কোনো চিঠিতে অথবা আগের ইমেইলসংক্রান্ত ত্রুটিবার্তায়।
4. প্রতিটি সীমা এবং সেটি কোন আকারের জন্য প্রযোজ্য, তা লিখে রাখুন। আপনার বার্তাকে একই সঙ্গে সব সীমা মেনে চলতে হবে।

ইমেইলে একটি সংযুক্তির আকার কেন বড় দেখায়

সংযুক্ত করার কারণে আপনার ডিভাইসে থাকা PDF-এর আকার বাড়ে না। তবে পাঠানোর জন্য সেটিকে টেক্সটের অক্ষরে রূপান্তর করা হয়, কারণ ইমেইল পরিবহনব্যবস্থা টেক্সটের জন্য তৈরি। এ কাজে সাধারণত Base64 ব্যবহৃত হয়, যার বর্ণনা রয়েছে IETF RFC 2045: Base64 বিষয়বস্তু পরিবহন এনকোডিং-এ। এতে ফাইলের প্রতি 3 বাইট থেকে 4টি অক্ষর তৈরি হয়। শেষের অসম্পূর্ণ গোষ্ঠীটিকে পূরণকারী অক্ষর যোগ করে 4টি অক্ষরে পূর্ণ করা হয়। এনকোড করা প্রতিটি লাইনে সর্বোচ্চ 76টি অক্ষর থাকতে পারে এবং প্রতিটি লাইন বিরতির জন্য আরও 2 বাইট লাগে। সংযুক্তির পাশাপাশি বার্তার হেডার, আপনার লেখা এবং আলাদা অংশগুলোকে পৃথক করা MIME সীমানাও যুক্ত হয়।

Base64 কেবল প্রকাশরূপের পরিবর্তন, এনক্রিপশন নয়। বৈধ Base64 সঠিকভাবে ডিকোড করলে আপনার PDF-এ থাকা হুবহু একই বাইট ফিরে পাওয়া যায়। প্রতিটি ইমেইলের জন্য প্রযোজ্য কোনো নির্দিষ্ট অতিরিক্ত শতাংশ নেই, কারণ বার্তাভেদে লেখা ও হেডার আলাদা হয়। তবে সরাসরি সংযুক্তি থেকে তৈরি হওয়া অংশটির আকার নির্ভুলভাবে হিসাব করা যায়।

আউটবক্সে ৪.৯ MB কেন 6 MB-এর বেশি হয়ে যায়?

এই প্রভাব থেকেই বোঝা যেতে পারে, কোনো ফাইলের আকার প্রায় ৪.৯ MB দেখালেও আউটবক্সে ইমেইলটি কেন 6 MB-এর বেশি দেখায়। ওপরের কাল্পনিক উদাহরণে, ধরে নেওয়া ৪৯,০০,০০০ বাইট থেকে লেখা ও হেডার ছাড়াই ৬৭,০৫,২৬৬ বাইটের একটি এনকোড করা সংযুক্তি তৈরি হয়, অর্থাৎ প্রায় ৬.৭ MB। এতে PDF নিজে পরিবর্তিত হয়নি।

প্রকৃত বার্তার ক্ষেত্রে দুটি বিষয় অনির্ধারিত থাকে। প্রথমত, “৪.৯ MB” বলতে ঠিক ৪৯,০০,০০০ বাইট বোঝানো হচ্ছে, নাকি প্রতি MiB-এ ১০,৪৮,৫৭৬ বাইট ধরে হিসাব করা হয়েছে, তা প্রোগ্রামের ওপর নির্ভর করে। এই পার্থক্যটি ফাইলের আকারের একক যাচাই করুন-এ হিসাব করে দেখতে পারেন। দ্বিতীয়ত, ৬.৭ MB অতিরিক্ত বড় কি না, তা নির্ধারণ করে আসলেই প্রযোজ্য সীমাটি।

PDF ছোট করুন এবং বার্তার আকার হিসাব করুন

প্রথম ধাপে চিহ্নিত সীমার ধরন অনুযায়ী, শেষে সংরক্ষিত ফাইলের বাইট অথবা এনকোড করা বার্তার বাইট তুলনা করবেন। উভয় ক্ষেত্রেই ধাপগুলো একই: প্রথমে আসল ফাইল ছোট করুন, তারপর তার প্রকৃত বাইটসংখ্যা দিয়ে হিসাব করুন।

1. পাঠানোর আগে PDF সংকুচিত করুন-এর কম্প্রেসরে “PDF নির্বাচন করুন” ব্যবহার করে আপনার মূল PDF বেছে নিন, আগে ছোট করা কোনো কপি নয়। 50 MiB (৫,২৪,২৮,৮০০ বাইট) পর্যন্ত ফাইল ব্যবহার করা যায়। প্রক্রিয়াকরণ আপনার ব্রাউজারেই হয়; এ জন্য ফাইলটি কোনো প্রক্রিয়াকরণ সার্ভারে আপলোড করা হয় না। আপনার মূল ফাইল অপরিবর্তিত থাকে।
2. “ভারসাম্যপূর্ণ” পদ্ধতি দিয়ে শুরু করুন। এতে যথেষ্ট না হলে “ছোট আকারের ফাইল” চেষ্টা করুন। এতে এমবেড করা ছবিগুলো আরও জোরালোভাবে পুনরায় সংকুচিত হতে পারে। “মানের ক্ষতি ছাড়া অপ্টিমাইজেশন” ইচ্ছাকৃতভাবে ছবির মান না বদলে শুধু ভেতরের গঠন পরিবর্তন করে, তাই এতে প্রায়ই আকারের সাশ্রয় কম হয়। কোনো পদ্ধতিতেই আকার না কমলে মূল ফাইলটি ফেরত পাবেন।
3. নির্দিষ্ট একটি সীমা থাকলে PDF-এর আকার কমিয়ে লক্ষ্য আকারে আনুন খুলুন এবং সেখানে “PDF নির্বাচন করুন” দিয়ে আবার আপনার মূল PDF বেছে নিন, কারণ কম্প্রেসরের ফাইল ও ফলাফল এখানে নেওয়া হয় না। এখানেও প্রতি ফাইলের জন্য 50 MiB সীমা প্রযোজ্য। তারপর আপনার লক্ষ্য আকার লিখুন; ফলাফলে “লক্ষ্য অর্জিত হয়েছে” অথবা “লক্ষ্য অর্জিত হয়নি” দেখাবে। এ জন্য পৃষ্ঠা কেটে বাদ দেওয়া হয় না। আপনার সীমা পুরো বার্তার জন্য প্রযোজ্য হলে লক্ষ্যটি সীমার যথেষ্ট নিচে রাখুন, কারণ এনকোডিংয়ের আকারও পরে যোগ হবে।
4. “আগের তুলনার পৃষ্ঠা” ও “তুলনার পরবর্তী পৃষ্ঠা” ব্যবহার করে পৃষ্ঠা ধরে “মূল ফাইল” ও “ফলাফল” তুলনা করুন। এরপর ফলাফল সংরক্ষণ করুন। ছোট অক্ষরের লেখা, সারণি, সিলমোহর ও স্বাক্ষর স্পষ্টভাবে পড়া যাওয়া উচিত।
5. সংরক্ষিত ফাইল এবং অন্য প্রতিটি সংযুক্তির সঠিক বাইটসংখ্যা আলাদাভাবে সংযুক্তি ও বার্তার আকার হিসাব করুন-এ লিখুন। আপনার ডিভাইসে ফাইলের বৈশিষ্ট্য থেকে বাইটসংখ্যা পাবেন।
6. কোনো সীমার সঙ্গে যাচাই করতে চাইলে সেখানে প্রথমে “আকারের একটি সীমার সঙ্গে তুলনা করুন”-এ টিক দিন। তারপর এককসহ সীমাটি লিখুন এবং উপযুক্ত তুলনার ভিত্তি নির্বাচন করুন: ব্যক্তিগত Gmail-এর মতো সীমার জন্য “মূল সংযুক্তিগুলোর মোট আকার”, আর Outlook.com-এর মতো সীমার জন্য “এনকোড করা বার্তার আনুমানিক আকার” নিন। পূর্বনির্ধারিত 25 MB মানটি শুধু শুরুর একটি উদাহরণ; সেটির বদলে আপনার প্রকৃত সীমা লিখুন। লেখা ও হেডারের জন্য বাইটে একটি অনুমানভিত্তিক অতিরিক্ত আকার লিখতে পারেন। পূর্বনির্ধারিত মান 0; কোনো অতিরিক্ত আকার ধরতে না চাইলে ঘরটি খালি না করে এই 0 রেখে দিন।

একাধিক সংযুক্তির আকার আগে যোগ না করে সবসময় প্রতিটি আলাদাভাবে লিখুন। প্রতিটি ফাইল আলাদাভাবে এনকোড হয় এবং নিজস্ব পূরণকারী অক্ষর ও লাইন বিরতি পায়। তাই মোট আকারকে একটি ফাইল ধরে হিসাব করলে ফল কিছুটা ভিন্ন হতে পারে।

ডিজিটাল স্বাক্ষরযুক্ত বা প্রত্যয়িত PDF এবং পাসওয়ার্ড এনক্রিপশনযুক্ত PDF কম্প্রেসর গ্রহণ করে না। স্ক্যান করা দৃশ্যমান স্বাক্ষর নিজে থেকে ডিজিটাল স্বাক্ষর নয়।

অর্থাৎ একই ফাইল একটি সীমার মধ্যে সহজেই থাকতে পারে, আবার অন্য সীমার তুলনায় যথেষ্ট বড় হতে পারে। তাই নির্বিচারে 10 MB-এর মতো কোনো গোল সংখ্যায় আকার কমাবেন না। প্রথমে কোন আকারের সীমা তা নিশ্চিত করুন, তারপর সংখ্যাটি।

ক্যালকুলেটর দিয়ে কি ইমেইল পৌঁছানোর নিশ্চয়তা দেওয়া যায়?

না। ক্যালকুলেটর আপনার দেওয়া আকার এবং আপনার নিজের অনুমান করা অতিরিক্ত আকার দিয়ে কাজ করে। এটি একটি পূর্ণাঙ্গ ইমেইল পুনর্গঠন করে না, কিছু পাঠায় না এবং প্রাপকের মেইল সার্ভার সম্পর্কে জানে না। তুলনায় উত্তীর্ণ হওয়ার অর্থ শুধু আপনার সংখ্যাটি নির্বাচিত সীমা অতিক্রম করছে না; ঠিক সীমার সমান মানকেও ক্যালকুলেটর সীমার মধ্যে ধরে। তাই প্রাপক “5 MB-এর নিচে” চাইলে কিছুটা কম সংখ্যা বেছে নিন। পুরো বার্তার সীমার সঙ্গে যাচাই করার সময় আকার সীমার খুব কাছাকাছি হলে, সীমার নিচে নিজের বেছে নেওয়া ব্যবধান রাখলে এমন লেখা ও হেডারের জন্য বাড়তি জায়গা পাবেন, যেগুলোর সঠিক আকার আপনি জানেন না। শুধু মূল সংযুক্তির সীমা হলে এ জন্য বাড়তি জায়গা রাখার প্রয়োজন নেই।

যখন একটি লিংক বেশি উপযুক্ত

কখনো PDF অপাঠযোগ্য না করে যথেষ্ট ছোট করা যায় না। অথবা একাধিক নথি একসঙ্গে সীমা ছাড়িয়ে যায়। তখন প্রাপক লিংক গ্রহণ করলে ফাইলের লিংক পাঠানো ভালো উপায় হতে পারে। কিছু প্রাপক, যেমন চাকরির আবেদনের ক্ষেত্রে, স্পষ্টভাবে সংযুক্তি চান। সে ক্ষেত্রে তাঁদের নির্দেশনা মেনে চলুন।

Gmail কখন Drive লিংক পাঠায়

ব্যক্তিগত Gmail অ্যাকাউন্টে এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে হয়: সংযুক্তিগুলোর মোট আকার 25 MB ছাড়িয়ে গেলে Gmail ফাইলের বদলে একটি Google Drive লিংক যোগ করে। প্রাপক PDF খুলতে চাইলে সেটিতে প্রবেশাধিকার থাকতে হবে। Google: Gmail-এ Google Drive সংযুক্তি পাঠান অনুযায়ী, কোনো প্রাপকের অনুমতি না থাকলে Gmail তা জানায়। কোন ধরনের শেয়ারিং সম্ভব, তা আপনার প্রতিষ্ঠানের নিয়মের ওপরও নির্ভর করতে পারে। ব্যক্তিগত বা গোপনীয় PDF লিংক আছে এমন সবার জন্য উন্মুক্ত না করে শুধু যাঁদের পাওয়ার কথা, তাঁদের প্রবেশাধিকার দিন। লিংক পৌঁছানোর অর্থও এই নয় যে প্রাপক ক্লাউড লিংক গ্রহণ করেন। কিছু নিয়োগকর্তা এটি অনুমোদন করেন না।

এই ওয়েবসাইট আপনার জন্য ফাইল সংরক্ষণ করে না এবং ইমেইলও পাঠায় না। আপনার মেইল বা ক্লাউড সেবাদাতার মাধ্যমে লিংক তৈরি করুন।

PDF অতিরিক্ত বড় থেকে গেলে অন্য উপায়

• আরও সংকুচিত করার বদলে নতুন করে তৈরি করুন: PDF কোনো লেখার প্রোগ্রাম থেকে তৈরি হলে আবার এক্সপোর্ট করে ছোট ফাইল পাওয়া যেতে পারে। স্ক্যানের ক্ষেত্রে উপযুক্ত রেজোলিউশন দিয়ে নতুন করে স্ক্যান করা সহায়ক; বিস্তারিত দেখুন স্ক্যান করা PDF ছোট করুন-এ।
• একাধিক ইমেইল অনুমোদিত হলে ভাগ করুন: PDF ভাগ করুন দিয়ে পৃষ্ঠাগুলো একাধিক ফাইলে ভাগ করতে পারেন। প্রতিটি অংশের আকার তার পৃষ্ঠাগুলোর ওপর নির্ভর করে।
• ZIP ভেবেচিন্তে ব্যবহার করুন: আগে থেকেই ভালোভাবে সংকুচিত PDF প্রায়ই ZIP আর্কাইভে তেমন ছোট হয় না, আর কিছু প্রাপক ZIP ফাইল গ্রহণ করেন না।
• PDF-কে PDF হিসেবেই রাখুন: প্রাপক PDF চাইলে পৃষ্ঠাগুলো JPG ছবি হিসেবে পাঠাবেন না।

সংকুচিত করার সময় ফাইল একেবারেই ছোট না হলে বা সামান্য ছোট হলে সাধারণ কারণগুলো পাবেন PDF ছোট হচ্ছে না-এ।

পাঠানোর আগে যাচাই করুন

পাঠান বোতামে ক্লিক করার আগে ঠিক যে ফাইলটি সংযুক্ত করবেন, সেটি শেষবার যাচাই করা ভালো।

• সংরক্ষিত PDF আবার খুলুন: সব পৃষ্ঠা আছে কি, সঠিক ক্রমে আছে কি এবং সব জায়গার লেখা পড়া যাচ্ছে কি?
• ঠিক যে ফাইলটি যাচাই করেছেন, সীমা মেনে চলে এবং স্পষ্টভাবে পড়া যায়, সেটিই সংযুক্ত করুন। মূল ফাইল আগে থেকেই সীমা মেনে চললে সেটি অপরিবর্তিত মূল ফাইলও হতে পারে।
• সবকিছু হিসাবে ধরুন: সব সংযুক্তি এবং পুরো বার্তার সীমা হলে লেখা, ইমেইল স্বাক্ষর ও সন্নিবেশ করা ছবিও।
• ব্যক্তিগত Gmail-এর মতো সংযুক্তির সীমা হলে সব সংযুক্তির সংরক্ষিত বাইটের মোট আকার তুলনা করুন। এখানে এনকোডিংয়ের অতিরিক্ত আকার যোগ হবে না।
• পুরো বার্তার সীমা হলে এনকোড করা সংযুক্তির সঙ্গে লেখা, হেডার ও MIME সীমানা যোগ করে তুলনা করুন।
• আপনার নিজের মেইলবক্সে বেশি আকার অনুমোদিত হলেও প্রাপকের শর্তও মেনে চলুন।

ইমেইল ফেরত এলে

ত্রুটিবার্তাটি মনোযোগ দিয়ে পড়ুন। সেখানে কোনো আকার উল্লেখ করা থাকলে এবং সীমা সংযুক্তি নাকি পুরো বার্তার জন্য প্রযোজ্য তা বলা থাকলে, ঠিক সেই তথ্য দিয়ে আবার হিসাব করুন। আসলে কোন ফাইলগুলো সংযুক্ত ছিল, তাও যাচাই করুন। প্রাপক কী গ্রহণ করেন তা অস্পষ্ট থাকলে, তাঁর কাছে গ্রহণযোগ্য কোনো উপায় জানতে চান, যেমন একটি লিংক বা একাধিক ইমেইল।