Kecilkan PDF untuk e-mel: Bezakan saiz lampiran dengan saiz mesej

Had manakah yang terpakai: Lampiran atau keseluruhan mesej?

Had e-mel tidak semuanya mengukur perkara yang sama. Sesetengahnya mengehadkan jumlah saiz fail yang anda lampirkan, mengikut saiz fail yang disimpan pada peranti anda. Yang lain mengehadkan keseluruhan mesej. Ini merangkumi lampiran dalam bentuk yang dikodkan, teks anda, imej yang disisipkan dan pengepala teknikal. Selain itu, peti mel anda sendiri dan pelayan mel penerima boleh mempunyai had masing-masing. E-mel anda mesti mematuhi kedua-duanya.

Gmail: 25 MB untuk semua lampiran secara keseluruhan

Menurut Bantuan Gmail: Menghantar lampiran fail bersama mesej Gmail, akaun peribadi mempunyai had 25 MB untuk semua lampiran secara keseluruhan. Ini bukan 25 MB bagi setiap fail. Oleh itu, dua PDF yang masing-masing bersaiz 15 MB sudah melebihi had tersebut, walaupun setiap fail jauh lebih kecil daripada had itu. Jika had dilampaui, Gmail secara automatik menggantikan lampiran dengan pautan Google Drive. Bagi akaun tempat kerja atau sekolah dengan Google Workspace, pentadbir menetapkan hadnya. Ketetapan organisasi anda terpakai di situ. Halaman bantuan tidak menyatakan bilangan bait yang digunakan Google untuk mengira satu MB. Oleh itu, jika jumlah saiz anda sangat hampir dengan 25 MB, pastikan ada sedikit ruang di bawah had.

Mengapa Outlook menyatakan angka yang berbeza daripada Gmail

“Outlook” bukan satu peti mel tunggal dengan had tetap. Microsoft menyatakan nilai yang berbeza mengikut produk, dan nilai ini mengukur perkara yang berbeza. Bagi Outlook.com, menurut Bantuan Microsoft tentang Outlook.com, had 25 MB terpakai pada keseluruhan e-mel, termasuk teks dan fail yang disisipkan. Bagi program Outlook klasik dengan akaun Internet, Microsoft Learn: Ralat Outlook apabila lampiran terlalu besar menerangkan nilai lalai 20 MB untuk jumlah saiz lampiran. Bagi akaun Exchange, had yang ditetapkan pada pelayan terpakai. Jadi, Gmail dan Outlook tidak bercanggah; maklumat itu merujuk kepada akaun dan asas ukuran yang berbeza. Malah angka yang sama, iaitu 25 MB, tidak membawa maksud yang sama pada Gmail dan Outlook.com. Jika anda menggunakan akaun syarikat atau sekolah, sebaiknya tanya pihak IT tentang had yang terpakai pada peti mel anda.

Cara mengenal pasti angka yang perlu digunakan untuk perbandingan:

1. Kenal pasti akaun yang anda gunakan untuk menghantar: akaun peribadi atau akaun tempat kerja atau sekolah, melalui pelayar atau program e-mel.
2. Semak sama ada had itu terpakai pada satu fail, semua lampiran secara keseluruhan atau keseluruhan mesej.
3. Semak sama ada penerima menetapkan syarat sendiri, contohnya dalam iklan jawatan, surat iringan atau mesej ralat bagi e-mel terdahulu.
4. Catat setiap had bersama asas ukurannya. Mesej anda mesti mematuhi semua had tersebut serentak.

Mengapa lampiran kelihatan lebih besar dalam e-mel

PDF pada peranti anda tidak menjadi lebih besar apabila dilampirkan. Namun, untuk penghantaran, fail itu ditukar kepada aksara teks kerana sistem penghantaran e-mel direka untuk teks. Base64 lazimnya digunakan untuk tujuan ini, seperti yang diterangkan dalam IETF RFC 2045: Pengekodan Pemindahan Kandungan Base64. Setiap 3 bait fail menjadi 4 aksara. Jika kumpulan terakhir tidak lengkap, aksara pengisi ditambah sehingga menjadi 4 aksara. Baris yang dikodkan tidak boleh melebihi 76 aksara, dan setiap pemisah baris memerlukan 2 bait tambahan. Di samping lampiran itu, terdapat juga pengepala mesej, teks anda dan sempadan MIME yang memisahkan bahagian-bahagian mesej.

Base64 hanyalah penukaran bentuk, bukan penyulitan. Apabila Base64 yang sah dinyahkod dengan betul, hasilnya ialah bait yang tepat sama seperti dalam PDF anda. Tiada peratus tambahan tetap yang tepat untuk setiap e-mel kerana teks dan pengepala berbeza antara mesej. Namun, anda boleh mengira dengan tepat bahagian yang berpunca terus daripada lampiran.

Mengapa 4.9 MB menjadi lebih daripada 6 MB dalam peti keluar?

Kesan inilah yang boleh menjelaskan mengapa saiz fail dipaparkan sebagai kira-kira 4.9 MB, tetapi e-mel dalam peti keluar melebihi 6 MB. Dalam contoh hipotesis di atas, andaian saiz 4,900,000 bait sudah menghasilkan lampiran yang dikodkan bersaiz 6,705,266 bait, iaitu kira-kira 6.7 MB, walaupun tanpa teks dan pengepala. PDF itu sendiri tidak berubah.

Bagi mesej sebenar, dua perkara masih belum dipastikan. Pertama, bergantung pada program, “4.9 MB” mungkin bermaksud tepat 4,900,000 bait atau dikira menggunakan 1,048,576 bait bagi setiap MiB. Anda boleh mengira perbezaan itu melalui Semak unit saiz fail. Kedua, hanya had yang benar-benar terpakai menentukan sama ada 6.7 MB terlalu besar.

Kecilkan PDF dan kira saiz mesej

Bergantung pada had yang dikenal pasti dalam langkah pertama, pada akhirnya anda membandingkan bilangan bait fail yang disimpan atau bilangan bait mesej yang dikodkan. Prosesnya sama dalam kedua-dua keadaan: Kecilkan fail sebenar dahulu, kemudian buat pengiraan menggunakan bilangan bait sebenar fail itu.

1. Dalam pemampat di Mampatkan PDF sebelum penghantaran, gunakan “Pilih PDF” untuk memilih PDF asal, bukan salinan yang sudah dikecilkan. Fail sehingga 50 MiB (52,428,800 bait) boleh digunakan. Pemprosesan berlangsung dalam pelayar anda; fail tidak dimuat naik ke pelayan pemprosesan untuk tujuan itu. Fail asal anda kekal tanpa perubahan.
2. Mulakan dengan kaedah “Seimbang”. Jika itu tidak mencukupi, cuba “Fail yang lebih kecil”. Kaedah ini boleh memampatkan semula imej terbenam dengan lebih kuat. “Pengoptimuman tanpa kehilangan data” hanya mengubah struktur dalaman tanpa mengubah kualiti imej secara sengaja, tetapi selalunya menjimatkan ruang yang lebih sedikit. Jika tiada kaedah menghasilkan penjimatan, anda menerima semula fail asal.
3. Jika anda mempunyai angka tetap, buka Kecilkan PDF kepada saiz sasaran dan gunakan “Pilih PDF” di situ untuk memilih semula PDF asal anda, kerana fail dan hasil daripada pemampat tidak dibawa ke sana. Had 50 MiB bagi setiap fail turut terpakai di sini. Kemudian masukkan saiz sasaran anda; hasil menunjukkan sama ada saiz sasaran telah dicapai. Halaman tidak dipotong untuk tujuan ini. Jika had anda terpakai pada keseluruhan mesej, tetapkan sasaran jauh di bawah had kerana pengekodan akan menambah saiz lagi.
4. Bandingkan “Asal” dan “Hasil” halaman demi halaman menggunakan “Halaman perbandingan sebelumnya” dan “Halaman perbandingan seterusnya”. Kemudian simpan hasilnya. Tulisan kecil, jadual, cap dan tandatangan sepatutnya kekal jelas dibaca.
5. Masukkan bilangan bait tepat bagi fail yang disimpan dan setiap lampiran tambahan secara berasingan di Kira saiz lampiran dan mesej. Anda boleh mendapatkan bilangan bait dalam sifat fail pada peranti anda.
6. Jika anda mahu menyemak berdasarkan sesuatu had, tandakan dahulu “Bandingkan dengan had saiz” di situ. Kemudian masukkan had berserta unitnya dan pilih asas ukuran yang sesuai: Untuk had seperti pada Gmail peribadi, pilih “Jumlah saiz lampiran asal”; untuk had seperti pada Outlook.com, pilih “Anggaran mesej yang dikodkan”. Nilai pratetap 25 MB hanyalah contoh permulaan; gantikannya dengan had sebenar anda. Untuk teks dan pengepala, anda boleh memasukkan tambahan andaian dalam bait. Nilai pratetap ialah 0; jika anda tidak mahu memasukkan sebarang tambahan, biarkan 0 itu dan jangan kosongkan medan.

Sentiasa masukkan setiap lampiran secara berasingan, bukannya menjumlahkan saiznya terlebih dahulu. Setiap fail dikodkan secara berasingan dan mempunyai aksara pengisi serta pemisah baris sendiri. Oleh itu, jika anda mengira jumlah itu sebagai satu fail, nilainya mungkin sedikit berbeza.

Pemampat tidak menerima PDF yang ditandatangani secara digital atau diperakui, serta PDF dengan penyulitan kata laluan. Tandatangan imbasan yang kelihatan pada halaman bukan dengan sendirinya suatu tandatangan digital.

Jadi, fail yang sama boleh berada jauh di bawah satu had tetapi terlalu besar bagi had yang lain. Oleh itu, jangan terus mengecilkannya kepada angka bulat seperti 10 MB. Pastikan asas ukuran dahulu, kemudian angkanya.

Bolehkah kalkulator menjamin bahawa e-mel akan sampai?

Tidak. Kalkulator menggunakan saiz yang anda masukkan dan tambahan yang anda andaikan sendiri. Ia tidak membina semula e-mel lengkap, tidak menghantar apa-apa dan tidak mengetahui pelayan mel penerima. Perbandingan yang lulus hanya bermaksud angka anda tidak melebihi had yang dipilih; nilai tepat pada had dianggap mematuhi had oleh kalkulator. Oleh itu, jika penerima mensyaratkan “di bawah 5 MB”, pilih angka yang sedikit lebih rendah. Jika anda menyemak berdasarkan had keseluruhan mesej dan saiznya sangat hampir dengan had, ruang tambahan yang anda tentukan sendiri memberi lebih kelonggaran untuk teks dan pengepala yang saiznya tidak anda ketahui dengan tepat. Bagi had yang hanya terpakai pada lampiran asal, anda tidak memerlukan ruang tambahan untuk perkara itu.

Apabila pautan lebih sesuai

Kadangkala PDF tidak dapat dikecilkan secukupnya tanpa menjadi sukar dibaca. Atau beberapa dokumen secara keseluruhan melebihi had. Dalam keadaan itu, pautan ke fail mungkin lebih sesuai, asalkan penerima menerima pautan. Sesetengah penerima, contohnya untuk permohonan kerja, secara jelas mensyaratkan lampiran. Dalam keadaan ini, patuhi ketetapan mereka.

Bila Gmail menghantar pautan Drive

Dalam akaun Gmail peribadi, perkara ini berlaku secara automatik: Jika jumlah saiz lampiran melebihi 25 MB, Gmail menyisipkan pautan Google Drive sebagai ganti fail. Untuk membuka PDF itu, penerima memerlukan akses kepadanya. Menurut Google: Menghantar lampiran Google Drive dalam Gmail, Gmail memberikan pemberitahuan jika penerima tidak mempunyai kebenaran. Pilihan perkongsian yang tersedia juga mungkin bergantung pada peraturan organisasi anda. Kongsikan PDF peribadi atau sulit hanya dengan orang yang sepatutnya menerimanya, bukannya membenarkan akses kepada sesiapa sahaja yang mempunyai pautan. Pautan yang berjaya dihantar juga tidak bermaksud penerima menerima pautan awan. Sesetengah majikan tidak membenarkannya.

Laman web ini tidak menyimpan fail untuk anda dan tidak menghantar e-mel. Anda mencipta pautan melalui penyedia e-mel atau perkhidmatan awan anda.

Pilihan lain jika PDF masih terlalu besar

• Hasilkan semula dan bukannya terus memampatkan: Jika PDF berasal daripada program pemprosesan teks, eksport baharu mungkin menghasilkan fail yang lebih kecil. Untuk imbasan, imbasan baharu dengan resolusi yang sesuai boleh membantu. Maklumat lanjut terdapat di Kecilkan PDF imbasan.
• Pecahkan jika beberapa e-mel dibenarkan: Dengan Pecahkan PDF, anda mengagihkan halaman kepada beberapa fail. Saiz setiap fail pecahan bergantung pada halaman yang terkandung di dalamnya.
• Gunakan ZIP dengan pertimbangan: PDF yang sudah dimampatkan dengan baik selalunya hampir tidak menjadi lebih kecil dalam arkib ZIP, dan sesetengah penerima tidak menerima fail ZIP.
• PDF kekal PDF: Jika penerima menjangkakan PDF, jangan hantar halaman sebagai imej JPG.

Jika fail langsung tidak menjadi lebih kecil atau hanya sedikit lebih kecil selepas pemampatan, anda boleh mendapatkan punca lazim di PDF tidak menjadi lebih kecil.

Semak sebelum menghantar

Sebelum anda mengklik Hantar, elok lakukan semakan terakhir pada fail sebenar yang akan anda lampirkan.

• Buka semula PDF yang disimpan: Adakah semua halaman ada, dalam susunan yang betul dan boleh dibaca di setiap bahagian?
• Lampirkan fail yang telah anda semak, yang mematuhi had anda dan jelas dibaca. Fail itu juga boleh berupa fail asal tanpa perubahan jika ia sudah mematuhi had.
• Ambil kira semuanya: semua lampiran dan, jika had terpakai pada mesej, teks, tandatangan serta imej yang disisipkan.
• Bagi had lampiran seperti pada Gmail peribadi, bandingkan jumlah bait bagi semua lampiran seperti yang disimpan pada peranti anda. Tambahan untuk pengekodan tidak termasuk di sini.
• Bagi had keseluruhan mesej, bandingkan lampiran yang dikodkan bersama teks, pengepala dan sempadan MIME.
• Patuhi juga ketetapan penerima, walaupun peti mel anda sendiri membenarkan saiz yang lebih besar.

Jika e-mel dikembalikan

Baca mesej ralat dengan teliti. Jika mesej itu menyatakan saiz dan menjelaskan sama ada had terpakai pada lampiran atau keseluruhan mesej, buat pengiraan semula menggunakan maklumat tepat itu. Semak juga fail yang sebenarnya dilampirkan. Jika masih tidak jelas apa yang dibenarkan oleh penerima, tanyakan cara yang diterimanya, contohnya pautan atau beberapa e-mel.