Reducir un PDF para enviarlo por correo: distinguir entre el tamaño de los adjuntos y el del mensaje

¿Qué límite se aplica: el de los adjuntos o el del mensaje completo?

Los límites del correo electrónico no siempre miden lo mismo. Algunos limitan el tamaño total de los archivos que adjuntas, tal como están guardados en tu dispositivo. Otros limitan el mensaje completo. Esto incluye los adjuntos codificados, tu texto, las imágenes insertadas y las cabeceras técnicas. Además, tanto tu propio buzón como el servidor de correo del destinatario pueden tener sus propios límites. Tu correo debe cumplir ambos.

Gmail: 25 MB para todos los adjuntos en conjunto

Según la Ayuda de Gmail: enviar archivos adjuntos con mensajes de Gmail, las cuentas personales tienen un límite de 25 MB para todos los adjuntos en conjunto. No son 25 MB por archivo. Por tanto, dos PDF de 15 MB cada uno ya superan el límite, aunque cada archivo por separado sea bastante más pequeño. Si se supera el límite, Gmail sustituye automáticamente los adjuntos por un enlace de Google Drive. En las cuentas de trabajo o de centros educativos con Google Workspace, el administrador establece los límites. En esos casos se aplican las normas de tu organización. La ayuda no indica cuántos bytes considera Google que tiene un MB. Por eso, si el tamaño total se acerca mucho a 25 MB, deja algo de margen.

Por qué Outlook indica cifras distintas de las de Gmail

«Outlook» no es un único buzón con un límite fijo. Microsoft indica valores distintos según el producto, y esos valores miden cosas diferentes. Según la Ayuda de Microsoft sobre Outlook.com, Outlook.com tiene un límite de 25 MB para todo el correo, incluidos el texto y los archivos insertados. Para el programa Outlook clásico con cuentas de Internet, Microsoft Learn: error de Outlook por archivos adjuntos demasiado grandes describe un valor predeterminado de 20 MB para todos los adjuntos en conjunto. En las cuentas de Exchange se aplica el límite configurado en el servidor. Por tanto, Gmail y Outlook no se contradicen: se refieren a cuentas distintas y a tamaños de referencia diferentes. Incluso la misma cifra de 25 MB no significa lo mismo en Gmail que en Outlook.com. Si utilizas una cuenta de empresa o de un centro educativo, lo mejor es preguntar al departamento de informática qué límite se aplica a tu buzón.

Cómo encontrar la cifra con la que debes comparar:

1. Identifica desde qué cuenta envías: personal o de trabajo o de un centro educativo, desde el navegador o desde un programa de correo.
2. Consulta si el límite se aplica a un solo archivo, a todos los adjuntos en conjunto o al mensaje completo.
3. Comprueba si el destinatario establece algún requisito, por ejemplo, en una oferta de empleo, en una comunicación escrita o en el mensaje de error de un correo anterior.
4. Anota cada límite junto con el tamaño al que se aplica. Tu mensaje debe cumplirlos todos a la vez.

Por qué un adjunto parece más grande en el correo

El PDF de tu dispositivo no aumenta de tamaño al adjuntarlo. Sin embargo, para enviarlo se convierte en caracteres de texto, porque el transporte del correo electrónico está diseñado para texto. Para ello suele utilizarse Base64, descrito en IETF RFC 2045: codificación de transferencia de contenido Base64. Cada grupo de 3 bytes del archivo se convierte en 4 caracteres. Si el último grupo queda incompleto, se añaden caracteres de relleno hasta completar 4 caracteres. Las líneas codificadas pueden tener como máximo 76 caracteres, y cada salto de línea ocupa otros 2 bytes. Al adjunto se añaden también las cabeceras del mensaje, tu texto y los delimitadores MIME que separan las distintas partes.

Base64 es únicamente una conversión de representación, no un cifrado. Si un contenido Base64 válido se decodifica correctamente, se recuperan exactamente los mismos bytes que había en tu PDF. No existe un porcentaje fijo de aumento que sea válido para todos los correos, porque el texto y las cabeceras varían de un mensaje a otro. Sin embargo, sí puedes calcular con exactitud la parte que procede directamente del adjunto.

¿Por qué 4,9 MB se convierten en más de 6 MB en la bandeja de salida?

Precisamente este efecto puede explicar por qué un archivo muestra un tamaño de unos 4,9 MB, mientras que el correo en la bandeja de salida supera los 6 MB. En el ejemplo hipotético anterior, los 4.900.000 bytes supuestos dan lugar, incluso sin texto ni cabeceras, a un adjunto codificado de 6.705.266 bytes, es decir, unos 6,7 MB. El propio PDF no ha cambiado.

En un mensaje real quedan dos cuestiones por aclarar. En primer lugar, depende del programa que «4,9 MB» signifique exactamente 4.900.000 bytes o que el cálculo se haya realizado con 1.048.576 bytes por MiB. Puedes calcular la diferencia en Comprobar las unidades de tamaño de archivo. En segundo lugar, solo el límite que se aplique realmente determina si 6,7 MB es demasiado.

Reducir el PDF y calcular el tamaño del mensaje

Según el límite identificado en el primer paso, al final compararás los bytes del archivo guardado o los bytes del mensaje codificado. El procedimiento es el mismo en ambos casos: primero reduces el archivo real y después haces el cálculo con su número real de bytes.

1. En el compresor de Comprimir el PDF antes de enviarlo, utiliza «Seleccionar PDF» para elegir el PDF original, no una copia ya reducida. Se admiten archivos de hasta 50 MiB (52.428.800 bytes). El procesamiento se realiza en tu navegador; el archivo no se sube a un servidor de procesamiento para ello. Tu original permanece sin cambios.
2. Empieza con el método «Equilibrado». Si no basta, prueba «Archivo más pequeño». Este método puede volver a comprimir con mayor intensidad las imágenes incrustadas. «Optimización sin pérdida» solo modifica la estructura interna, sin alterar intencionadamente la calidad de las imágenes, por lo que a menudo ahorra menos espacio. Si ningún método consigue reducir el tamaño, recibirás el original.
3. Si tienes una cifra fija, abre Reducir un PDF al tamaño objetivo y vuelve a elegir tu PDF original mediante «Seleccionar PDF», porque el archivo y el resultado del compresor no se transfieren. Aquí también se aplica el límite de 50 MiB por archivo. Introduce después tu tamaño objetivo; el resultado muestra «Objetivo alcanzado» u «Objetivo no alcanzado». No se recortan páginas para conseguirlo. Si tu límite se aplica al mensaje completo, fija un objetivo bastante inferior al límite, porque todavía hay que añadir la codificación.
4. Compara «Original» y «Resultado» página por página con «Página de comparación anterior» y «Página siguiente de comparación». Después guarda el resultado. La letra pequeña, las tablas, los sellos y las firmas deben seguir siendo claramente legibles.
5. Introduce por separado el número exacto de bytes del archivo guardado y de cada adjunto adicional en Calcular el tamaño de los adjuntos y del mensaje. Encontrarás el número de bytes en las propiedades del archivo en tu dispositivo.
6. Si quieres comprobar si se cumple un límite, marca primero la casilla «Comparar con un límite de tamaño». Después introduce el límite con su unidad y elige la referencia adecuada: para un límite como el de Gmail personal, elige «Tamaño total de los adjuntos originales»; para uno como el de Outlook.com, «Mensaje codificado estimado». El valor predeterminado de 25 MB es solo un ejemplo inicial: sustitúyelo por tu límite real. Para el texto y las cabeceras puedes introducir un tamaño adicional supuesto en bytes. El valor predeterminado es 0; si no quieres añadir ningún tamaño adicional, deja ese 0 en lugar de vaciar el campo.

Introduce siempre los adjuntos por separado, en lugar de sumar sus tamaños de antemano. Cada archivo se codifica de forma independiente y recibe sus propios caracteres de relleno y saltos de línea. Por eso, si calculas la suma como si fuera un único archivo, el resultado puede variar ligeramente.

El compresor no acepta PDF firmados digitalmente o certificados ni PDF cifrados con contraseña. Una firma visible escaneada no constituye por sí sola una firma digital.

Por tanto, el mismo archivo puede cumplir holgadamente un límite y ser claramente demasiado grande para otro. Por eso, no lo reduzcas sin más a una cifra redonda como 10 MB. Aclara primero a qué tamaño se aplica el límite y después cuál es la cifra.

¿Puedo garantizar con la calculadora que el correo llegue?

No. La calculadora utiliza los tamaños que introduces y el tamaño adicional que tú supones. No reproduce un correo completo, no envía nada y no conoce el servidor de correo del destinatario. Superar la comprobación solo significa que tu cifra no excede el límite seleccionado; la calculadora considera válido un valor exactamente igual al límite. Por eso, si el destinatario exige «menos de 5 MB», elige una cifra algo inferior. Si compruebas un límite para el mensaje completo y quedas muy cerca, dejar un margen elegido por ti te da más espacio para el texto y las cabeceras cuyo tamaño no conoces con exactitud. Si el límite se aplica únicamente a los adjuntos originales, no necesitas reservar margen para ello.

Cuándo conviene más un enlace

A veces no es posible reducir un PDF lo suficiente sin que deje de ser legible. O varios documentos juntos superan el límite. En esos casos, un enlace al archivo puede ser una mejor opción, siempre que el destinatario acepte enlaces. Algunos destinatarios, por ejemplo, en procesos de selección, exigen expresamente un archivo adjunto. En ese caso, respeta su requisito.

Cuándo envía Gmail un enlace de Drive

En una cuenta personal de Gmail ocurre automáticamente: si los adjuntos superan en conjunto los 25 MB, Gmail inserta un enlace de Google Drive en lugar de los archivos. Para que el destinatario pueda abrir el PDF, necesita tener acceso a él. Según Google: enviar archivos adjuntos de Google Drive en Gmail, Gmail avisa cuando un destinatario no tiene permiso. Las opciones para compartir también pueden depender de las normas de tu organización. Comparte un PDF personal o confidencial únicamente con las personas que deban recibirlo, en lugar de permitir el acceso a cualquiera que tenga el enlace. Que un enlace se haya entregado tampoco significa que el destinatario acepte enlaces a la nube. Algunas empresas no lo permiten.

Este sitio web no almacena archivos por ti ni envía correos. El enlace lo creas a través de tu proveedor de correo o de almacenamiento en la nube.

Otras opciones si el PDF sigue siendo demasiado grande

• Vuelve a generarlo en lugar de seguir comprimiéndolo: si el PDF procede de un procesador de textos, una nueva exportación puede producir un archivo más pequeño. En los documentos escaneados puede ayudar repetir el escaneo con una resolución adecuada. Encontrarás más información en Reducir el tamaño de un PDF escaneado.
• Divídelo si se permite enviar varios correos: con Dividir PDF puedes repartir las páginas entre varios archivos. El tamaño de cada archivo resultante depende de sus páginas.
• Usa ZIP con criterio: un PDF que ya está bien comprimido suele reducirse muy poco dentro de un archivo ZIP, y algunos destinatarios no aceptan archivos ZIP.
• El PDF debe seguir siendo un PDF: si el destinatario espera un PDF, no envíes las páginas como imágenes JPG.

Si al comprimir el archivo su tamaño no disminuye o apenas lo hace, encontrarás las causas habituales en El PDF no reduce su tamaño.

Qué comprobar antes de enviar

Antes de hacer clic en Enviar, conviene hacer una última revisión del archivo exacto que vas a adjuntar.

• Abre de nuevo el PDF guardado: ¿están todas las páginas, en el orden correcto y son legibles en todas sus partes?
• Adjunta exactamente el archivo revisado que cumple tu límite y se lee bien. También puede ser el original sin modificar, si ya cumple el límite.
• Incluye todo en el cálculo: todos los adjuntos y, si el límite se aplica al mensaje, también el texto, la firma y las imágenes insertadas.
• Si el límite se aplica a los adjuntos, como en Gmail personal, compara la suma de los bytes de todos los adjuntos guardados. Aquí no se añade ningún incremento por la codificación.
• Si el límite se aplica al mensaje completo, compara los adjuntos codificados más el texto, las cabeceras y los delimitadores MIME.
• Respeta también el requisito del destinatario, aunque tu propio buzón permita más.

Si el correo se devuelve

Lee atentamente el mensaje de error. Si indica un tamaño y especifica si el límite se aplica a los adjuntos o al mensaje completo, vuelve a calcularlo utilizando exactamente esos datos. Comprueba también qué archivos estaban realmente adjuntos. Si sigue sin estar claro qué admite el destinatario, pregunta por una alternativa que acepte, por ejemplo, un enlace o varios correos.