Definir um limite de tamanho
Ao abrir a ferramenta, a opção «Definir o tamanho pretendido» já está selecionada. As predefinições são um tamanho pretendido personalizado de 2 MB e o método «Equilibrado». Se o destinatário indicar outro valor, encontras na «Seleção rápida» as opções de 500 KB, 1 MB, 2 MB, 5 MB e 10 MB. Com «Tamanho pretendido personalizado», podes introduzir um número e escolher a unidade adequada: KB, MB ou MiB. Para os decimais, usa a vírgula: por exemplo, introduz «0,25» ou «1,5» e seleciona MB, sem escrever a unidade no campo numérico. Quer precises de 500 KB, 2 MB ou 3,5 MB, podes definir qualquer um destes limites na mesma ferramenta.
- Escolhe o teu ficheiro através de «Selecionar PDF». Pode ter até 50 MiB (52.428.800 bytes). Este é o limite do ficheiro que introduzes, não o tamanho pretendido.
- Mantém «Definir o tamanho pretendido» selecionado e define o limite, através da seleção rápida ou introduzindo um número e uma unidade.
- Escolhe o método: «Equilibrado», «Ficheiro mais pequeno» ou «Otimização sem perdas». Mais abaixo, explicamos o que cada um dos três implica para a legibilidade.
- Clica em «Reduzir o PDF para o tamanho pretendido».
- Lê a mensagem de estado. «Objetivo atingido» indica o resultado e o limite, ambos em bytes; «Objetivo não atingido» mostra que o limite continua a ser ultrapassado. Ao lado, aparecem o tamanho original, o tamanho do resultado e a redução em bytes e em percentagem.
- Percorre todas as páginas na comparação entre o original e o resultado, sobretudo as que são importantes para o destinatário. Descarrega o resultado apenas quando estiver completo e legível.
O processamento decorre no teu navegador. Para isso, o ficheiro não é carregado para um servidor de processamento e o original permanece inalterado, pois o resultado é um novo ficheiro. A ferramenta não aceita PDFs protegidos por palavra-passe ou encriptados. O mesmo se aplica a documentos assinados digitalmente ou certificados, bem como a ficheiros danificados ou ilegíveis. O tamanho mínimo que um PDF pode atingir depende do seu conteúdo. Por isso, só o resultado te permite saber se o limite foi cumprido.
Exemplo: num formulário está escrito «PDF, no máximo 1 MB». Escolhes 1 MB na seleção rápida e a ferramenta verifica o ficheiro face ao limite de 1.000.000 bytes. Se, em vez disso, estiver escrito «no máximo 1 MiB», defines um tamanho pretendido personalizado de 1 MiB, ou seja, 1.048.576 bytes.
Um limite máximo, em vez de um tamanho exato do ficheiro
O tamanho pretendido é um limite máximo. Aqui, «2 MB» significa que o resultado pode ter, no máximo, 2.000.000 bytes. Um resultado de 1.400.000 bytes cumpre este objetivo tal como um de exatamente 2.000.000 bytes. A ferramenta não aumenta artificialmente um ficheiro mais pequeno. Também não corta conteúdo nem remove páginas para atingir um determinado número.
O que conta, no fim, é o que o destinatário exige. Se estiver escrito «até 2 MB» ou «no máximo 2 MB», um ficheiro com exatamente 2.000.000 bytes também cumpre o requisito. Se disser «abaixo de 2 MB» ou «menos de 2 MB», um portal com uma verificação rigorosa pode rejeitar esse mesmo ficheiro, apesar de a ferramenta indicar «Objetivo atingido». Nesse caso, vale a pena deixar uma pequena margem.
Exemplo de uma margem: em vez de 2 MB, introduzes 1,95 MB como tamanho pretendido personalizado. A ferramenta passa a verificar o ficheiro face ao limite de 1.950.000 bytes. Um resultado que cumpra este limite fica, pelo menos, 50.000 bytes abaixo de 2.000.000 bytes. Um objetivo mais restritivo pode causar uma maior perda de qualidade de imagem, por isso escolhe apenas a margem necessária.
Unidades e limites exatos em bytes
Nos formulários, costuma aparecer um número redondo, mas a verificação é feita em bytes. Na ferramenta, aplica-se: 1 KB = 1.000 bytes, 1 MB = 1.000.000 bytes e 1 MiB = 1.048.576 bytes, ou seja, 1.024 × 1.024. Assim, a opção 500 KB da seleção rápida corresponde a 500.000 bytes. 2 MB são 2.000.000 bytes, enquanto 2 MiB são 2.097.152 bytes.
Um exemplo de cálculo com um ficheiro hipotético de 2.050.000 bytes mostra a importância desta diferença. Numa reta numérica, do menor para o maior, os valores ficam assim:
- 2.000.000 bytes: limite de 2 MB
- 2.050.000 bytes: ficheiro hipotético do exemplo
- 2.097.152 bytes: limite de 2 MiB
O mesmo ficheiro cumpre, portanto, um dos limites e o outro não. Se um portal indicar apenas «MB» sem explicar como faz o cálculo, a unidade MB é a escolha segura. Dá o menor dos dois limites, e o que ficar abaixo dele também cumpre o limite se o portal calcular em MiB. Só deves definir MiB se o destinatário indicar expressamente MiB ou disser que calcula com 1.048.576 bytes por unidade. Quando o tamanho está muito próximo do limite, é melhor não confiares em indicações arredondadas como «2,0 MB», mas sim no número de bytes da mensagem de estado.
Também são possíveis valores não redondos: 0,25 MB correspondem a 250.000 bytes. Se um valor introduzido resultar em frações de um byte, a ferramenta arredonda por defeito. Por exemplo, 0,3 MiB = 314.572,8 bytes dá um limite de 314.572 bytes. Assim, o limite nunca fica mais permissivo do que o valor introduzido. Para outros valores, podes converter tamanhos de ficheiro com precisão antes de introduzires o limite.
Compreender os três estados do objetivo
A conclusão do processamento ainda não significa que o limite tenha sido cumprido. E cumprir o limite ainda não significa que um portal aceite o ficheiro. Quanto ao tamanho pretendido, existem três casos, mas só são apresentadas duas mensagens: «Objetivo atingido» e «Objetivo não atingido».
No terceiro caso, o ficheiro mais pequeno continua a ser válido e está disponível para descarregar. Apenas não é suficientemente pequeno para este limite. O ficheiro de origem permanece sempre intacto. Como resultado, a ferramenta só disponibiliza uma versão que seja efetivamente mais pequena e passe na verificação. Para isso, tem de ser um PDF válido. Além disso, o número de páginas, o número de campos de formulário, o número de ligações e a existência de uma estrutura do documento têm de corresponder ao original. Trata-se de uma comparação de quantidades e da estrutura básica, não de uma verificação funcional. Por isso, tens de testar no resultado se um campo importante do formulário mantém o conteúdo ou se uma ligação leva ao destino correto. Se nenhuma versão cumprir estas condições, o original é apresentado sem alterações como resultado e disponibilizado para descarregar. Um ficheiro inalterado pode, portanto, significar duas coisas: cumpre o limite porque o original já era suficientemente pequeno, ou continua acima do limite.
Já abaixo do limite
Se o original já estiver no limite definido ou abaixo dele, a ferramenta nem tenta comprimir mais as imagens, pois não há motivo para sacrificar qualidade. Ainda assim, pode ser executada a otimização sem perdas da estrutura do ficheiro. Nesse caso, o resultado tem o mesmo tamanho ou fica um pouco mais pequeno, e as imagens não são alteradas intencionalmente.
Este caso também aparece como «Objetivo atingido». Podes identificá-lo pelos tamanhos apresentados: se o tamanho original já for inferior ou igual ao limite, o ficheiro teria cumprido o limite mesmo sem processamento. Nesse caso, podes entregar o original ou usar a cópia otimizada depois de comparares as páginas.
Exemplo: o teu PDF tem 1.900.000 bytes e o formulário permite 2 MB. O ficheiro já cumpre, portanto, o limite. Se reduzires o tamanho pretendido para 1 MB por precaução, arriscas perdas de qualidade desnecessárias. Para um requisito como «abaixo de 2 MB», basta uma margem como 1,95 MB. Além disso, não processes repetidamente o mesmo ficheiro com limites cada vez menores; em caso de dúvida, parte do original inalterado.
Se o PDF continuar demasiado grande
Se a ferramenta indicar «Objetivo não atingido», continuas a ter um ponto de partida útil. Fica disponível para descarregar a versão válida de tamanho inferior ao do original ou, se não tiver sido criada uma versão mais pequena, o original. O próprio original permanece inalterado em qualquer caso. O próximo passo adequado depende do que o destinatário permite.
- Experimentar outro método: se escolheste «Otimização sem perdas» ou «Equilibrado», o método «Ficheiro mais pequeno» pode comprimir mais as imagens. Só vale a pena se o resultado continuar bem legível na comparação de páginas.
- Retirar páginas de que realmente ninguém precisa: páginas em branco, digitalizações duplicadas ou anexos que o destinatário não exige são dispensáveis. Com a ferramenta adequada, podes remover páginas dispensáveis, mantendo no documento as páginas exigidas. Depois, seleciona novamente aqui o ficheiro guardado, pois não existe transferência automática entre as ferramentas.
- Dividir em vários ficheiros: isto só faz sentido se o portal permitir expressamente vários carregamentos. Nesse caso, podes dividir o PDF e verificar aqui cada parte face ao teu limite.
- Voltar a gerar o ficheiro de origem: se o PDF resultar de uma digitalização, uma nova digitalização com menor resolução pode ficar mais pequena. Um ficheiro criado num programa de processamento de texto ou de design gráfico pode muitas vezes ser exportado novamente nesse programa com imagens mais pequenas. Ambas as operações são feitas fora desta ferramenta, pois aqui não existe uma definição de resolução ou DPI.
Se experimentares outro programa ou serviço, verifica cuidadosamente qualquer resultado mais pequeno antes de o entregares. Alguns métodos convertem as páginas em imagens. Depois disso, poderá deixar de ser possível selecionar ou pesquisar o texto, e os marcadores ou as ligações poderão desaparecer. «Imprimir como PDF» também não é uma alternativa equivalente sem perdas. Guarda sempre o original.
Exemplo com requisitos hipotéticos: um portal permite até três ficheiros, cada um com um máximo de 2 MB. Se o teu PDF continuar acima desse limite mesmo com «Ficheiro mais pequeno», podes dividi-lo em duas partes e verificar aqui cada parte com o limite de 2 MB. Se o mesmo portal permitir apenas um único ficheiro, a divisão não ajuda. Nesse caso, as opções que restam são retirar páginas dispensáveis ou voltar a gerar o ficheiro de origem.
A legibilidade tem prioridade sobre uma redução agressiva
Os três métodos diferem quanto ao impacto na qualidade das imagens. «Otimização sem perdas» apenas reorganiza a estrutura do ficheiro e não altera as imagens intencionalmente, mas nem sempre é suficiente para um limite apertado. «Equilibrado» e «Ficheiro mais pequeno» também começam por otimizar a estrutura e depois voltam a comprimir as imagens adequadas. Neste processo, podem perder-se detalhes finos. É, portanto, possível reduzir sem perda de qualidade, mas não para qualquer limite. A página sobre compressão de PDF em geral explica o funcionamento básico dos métodos.
Por isso, percorre todas as páginas na comparação entre o original e o resultado. Presta especial atenção às letras pequenas, aos números e montantes, aos carimbos e assinaturas nas digitalizações, bem como aos diagramas e às linhas finas. A redução não remove páginas, e o número de páginas também é verificado. Mas só tu podes avaliar se o conteúdo continua bem legível. Por isso, guarda apenas um resultado em que tudo o que é importante se consiga ler sem ambiguidades.
Exemplo: num extrato bancário digitalizado, é essencial que cada algarismo continue inequívoco. Se, depois da redução, um 8 parecer um 3, o resultado é inutilizável, mesmo que ao lado apareça «Objetivo atingido».
O tamanho do ficheiro é apenas um dos requisitos
«Objetivo atingido» refere-se apenas ao tamanho desse ficheiro específico. Um portal pode, ainda assim, rejeitá-lo se tiver outras regras, como um número máximo de páginas, um limite total para todos os ficheiros, um número limitado de carregamentos ou determinados tipos de ficheiro. É o respetivo destinatário que define as regras aplicáveis. Não existe um limite universal para portais ou entidades públicas.
Exemplo com valores hipotéticos: um portal permite 2 MB por ficheiro e 5 MB no total. Três PDFs com 1.900.000 bytes cada cumprem o limite individual, mas somam 5.700.000 bytes. São 700.000 bytes a mais do que os 5.000.000 bytes permitidos para todos os ficheiros em conjunto. Com as indicações do teu portal, podes verificar os limites de páginas e de tamanho total antes de carregares os ficheiros.
No envio por e-mail, pode ser o tamanho da mensagem completa a contar, em vez do tamanho do ficheiro. Para esse efeito, os anexos são frequentemente codificados em Base64. Nesse caso, aumentam cerca de um terço. Assim, 1.900.000 bytes passam a cerca de 2,5 milhões de bytes, aos quais ainda se juntam as quebras de linha, o texto e os cabeçalhos. A parte que efetivamente conta depende da forma como o teu fornecedor mede o limite. Por isso, um PDF que aqui apresente «Objetivo atingido» para 2 MB pode, ainda assim, ultrapassar um limite de 2 MB por mensagem. Antes de enviares, podes estimar o tamanho da mensagem de e-mail.