Comprimir PDF com assinaturas e formulários: o que pode ser alterado?

Assinatura em imagem ou assinatura digital?

Num PDF, a palavra assinatura pode referir-se a três coisas diferentes. Uma assinatura desenhada, escrita com o teclado, digitalizada ou inserida como imagem é, antes de mais, uma marca visível. Consoante o programa em que foi criada, fica guardada como texto, gráfico, imagem ou anotação. Geralmente, não consegues perceber isso só pelo aspeto. Também não é esse o fator decisivo para saber se existe uma assinatura digital, pois a marca em si não é uma assinatura baseada num certificado que o teu programa de PDF possa verificar. Muitas ferramentas de assinatura criam este tipo de marcas, como a função de preencher e assinar descrita pela Adobe (Adobe: preencher e assinar documentos).

Uma assinatura digital, por outro lado, é criada com uma ID digital: uma chave privada de assinatura e um certificado que permite a outras pessoas verificar a assinatura. É uma funcionalidade do ficheiro, não da imagem da página. A Adobe distingue assinaturas de aprovação de certificações, que definem as alterações posteriores permitidas. Uma certificação pode ser visível ou totalmente invisível (Adobe: visão geral das assinaturas digitais).

O terceiro estado é um campo de assinatura vazio. Trata-se de um campo de formulário destinado a receber uma assinatura digital mais tarde, mas que ainda não contém nenhuma. Enquanto ninguém o tiver assinado, não existe nesse campo nada que possa ser válido ou inválido. No entanto, isto aplica-se apenas ao próprio campo: se o ficheiro contiver uma assinatura já aplicada ou uma certificação invisível noutro local, continua a ser um ficheiro assinado e será rejeitado pelas nossas ferramentas.

Por isso, o aspeto, por si só, não prova nada. Uma imagem de assinatura pode ser praticamente indistinguível de uma assinatura digital visível, e um ficheiro pode conter uma certificação sem qualquer sinal visível. O teu programa de PDF mostra se existe uma assinatura digital e se esta é válida: abre a lista de assinaturas e consulta o estado de validação, as propriedades do certificado e, quando exista, o carimbo de data e hora (Adobe: verificar assinaturas digitais).

Uma assinatura digitalizada não é, portanto, uma assinatura digital, mesmo que esteja no local correto, no final do documento. Mostra o aspeto da assinatura, mas não comprova a identidade da pessoa nem que o conteúdo se manteve inalterado desde então.

Por que motivo a nossa ferramenta rejeita ficheiros assinados

Uma assinatura digital refere-se a intervalos de bytes rigorosamente definidos no ficheiro. Durante a compressão, os objetos e os fluxos de dados são reorganizados e reescritos. Por isso, este processo não pode garantir que a assinatura continue a corresponder aos bytes que foram assinados. Em vez de reescrever um PDF assinado mesmo assim, o compressor analisa a estrutura do ficheiro antes do processamento e rejeita-o assim que deteta indícios de assinatura.

A tua assinatura digital continuará, então, válida depois da compressão? Aqui não existe essa garantia, e é precisamente por isso que um ficheiro assinado nem sequer é comprimido. Alguns programas permitem determinadas alterações depois da assinatura, por exemplo quando uma certificação as autoriza expressamente. Uma reescrita completa do ficheiro, como a que ocorre durante a compressão, não está entre as operações que este processo consegue salvaguardar.

O que leva à rejeição

• uma assinatura aplicada num campo de assinatura, mesmo que o campo herde o seu tipo de um campo de nível superior
• objetos de assinatura e intervalos de bytes assinados, mesmo que faltem identificadores opcionais no ficheiro
• certificações e assinaturas para direitos de utilização alargados, que regulam as alterações posteriores
• PDFs encriptados ou protegidos por palavra-passe
• ficheiros cuja estrutura gera avisos logo durante a leitura

A rejeição não indica se a tua assinatura é válida, fidedigna ou juridicamente suficiente. A ferramenta não verifica os certificados nem o respetivo estado de revogação; apenas deteta que o ficheiro contém indícios de assinatura. O ficheiro que selecionaste não é alterado nem substituído, e a ausência de uma opção para contornar a verificação é deliberada. Podes consultar os restantes limites aplicáveis e a forma como as ferramentas tratam os teus ficheiros em Verificar as limitações dos documentos antes do processamento.

Verifica rapidamente antes de tentares novamente

• Abre o ficheiro original no teu programa de PDF e verifica na lista de assinaturas se existe alguma assinatura ou certificação.
• Se existir uma assinatura, a rejeição é de esperar. Para continuar, utiliza uma versão não assinada, conforme descrito na última secção.
• Se o ficheiro estiver encriptado, precisas de uma versão sem proteção fornecida pela entidade que o criou. A ferramenta não desbloqueia ficheiros.
• Se souberes que o documento está assinado e, mesmo assim, a ferramenta não o rejeitar, não o processes. As assinaturas XML em formulários XFA não estão expressamente incluídas nas características verificadas.

Formulários: o compressor e as ferramentas de páginas têm limites diferentes

Um formulário preenchível é mais do que aquilo que vês na página. Por trás de cada campo existem informações guardadas, como o nome, o valor e a apresentação, e muitas vezes também regras de formatação, cálculos ou scripts. Os formulários PDF clássicos chamam-se AcroForm. XFA é outro formato de formulário, baseado em XML.

O compressor otimiza objetos e fluxos de dados, mantendo as páginas e os campos no documento. Assim, os campos de formulário normais, as ligações e as etiquetas podem ser preservados. Uma versão de tamanho reduzido só é considerada se passar uma verificação automática da estrutura e tiver o mesmo número de páginas, campos de formulário e ligações que o original. Além disso, tem de existir uma estrutura de etiquetas se, e apenas se, o original também a tiver.

As ferramentas de páginas funcionam de outra forma. Juntar, dividir, eliminar páginas e rodar transferem páginas para um novo ficheiro PDF. A exportação para JPG ou PNG, por sua vez, gera imagens a partir das páginas; estas contêm apenas píxeis, sem campos editáveis nem outras funcionalidades do documento. No entanto, os campos de formulário pertencem ao documento inteiro e não apenas a uma página individual. Por isso, por precaução, todas estas ferramentas rejeitam qualquer PDF com campos de formulário interativos ou XFA, mesmo que o único campo seja um campo de assinatura vazio.

É por isso que o mesmo formulário pode ser aceite pelo compressor e rejeitado ao dividir. As ferramentas executam tarefas diferentes e, por esse motivo, têm regras diferentes. O mesmo se aplica a um PDF com um campo de assinatura vazio: pode ser adequado para reduzir o tamanho, se não houver outro impedimento, mas não para operações sobre páginas, como dividir ou juntar.

A comparação automática do compressor conta campos e ligações, mas não os executa. Números iguais não significam que os cálculos, as regras de formatação, as ações dos campos, os scripts ou os destinos das ligações continuem a funcionar da mesma forma. Não existe uma verificação funcional específica para formulários XFA e scripts. A próxima secção indica o que deves verificar depois de guardar.

A pré-visualização pode, aliás, mostrar o teu ficheiro antes de uma ferramenta o rejeitar. Por isso, uma pré-visualização bem-sucedida não significa que a operação escolhida aceite o ficheiro.

Achatar não é preservar de forma invisível

Ao achatar, processo também conhecido como redução ou Flatten, o aspeto visível dos campos e das anotações é integrado no conteúdo da página (documentação do QPDF). Depois, os campos deixam de poder ser editados: uma página que apenas parece preenchida já não é um formulário interativo. A manutenção do mesmo aspeto depende do programa, das suas definições e do formulário, pelo que deves verificá-la no ficheiro guardado. As nossas ferramentas não achatam os campos automaticamente. Alguns processos combinam o achatamento com a compressão. Nesse caso, trata-se de uma transformação adicional que altera deliberadamente a funcionalidade do ficheiro, e não de um efeito secundário invisível da redução de tamanho.

O aspeto não basta para verificar o funcionamento

Uma pré-visualização da página reproduz o seu aspeto. Não mostra se os campos continuam a calcular, se uma ligação mantém o seu destino, se a ordem de leitura para leitores de ecrã está correta ou se uma assinatura é válida. A verificação automática da estrutura também tem limites: analisa a sintaxe e a organização do ficheiro, mas, segundo a sua documentação, não garante que todos os conteúdos cumpram integralmente a especificação PDF (documentação do QPDF). Além disso, a presença de etiquetas não comprova, por si só, uma ordem de leitura adequada.

A pré-visualização comprova, então, a conformidade com PDF/A ou PDF/UA? Não. Nem a pré-visualização nem a comparação automática confirmam que um ficheiro cumpre uma norma de arquivo ou de acessibilidade. Se for exigida conformidade, verifica o ficheiro guardado com um validador especificamente concebido para esse efeito.

Como verificar a cópia guardada

1. Guarda o resultado como um novo ficheiro e conserva o original.
2. Abre o ficheiro guardado no programa em que tu ou o destinatário o vão utilizar, e não apenas na pré-visualização deste site.
3. Percorre todas as páginas de que precisas e compara os pontos críticos com o original.
4. Se o original tinha texto pesquisável, procura na cópia uma palavra que saibas que está presente e copia uma passagem curta. Numa digitalização composta apenas por imagens, a redução de tamanho não acrescenta texto pesquisável.
5. Nos formulários, altera um campo de teste, guarda uma cópia separada, volta a abri-la e aciona os cálculos ou as ações que são importantes.
6. Clica nas ligações importantes e verifica se levam ao destino correto.
7. Se for exigido PDF/A ou PDF/UA, verifica o ficheiro com um validador adequado.

O guia Comparar apresentação e funcionalidades mostra como comparar sistematicamente a qualidade das imagens e as funcionalidades do documento depois de reduzir o tamanho.

Utilizar uma cópia original adequada e um processo autorizado

Uma situação típica: um portal só aceita ficheiros até determinado tamanho, mas o teu PDF já está assinado digitalmente. Imprimir como PDF, fazer capturas de ecrã ou converter páginas em imagens podem parecer soluções. No entanto, estas operações criam um novo ficheiro no qual a assinatura, na melhor das hipóteses, só é visível como imagem. A assinatura digital do original não faz parte deste novo ficheiro, mesmo que a tinta continue visível.

Para alterações necessárias, a Adobe remete para uma versão original não assinada ou para o ficheiro de origem fornecido pela pessoa ou entidade que criou o documento, e recomenda conservar uma cópia de segurança não assinada antes de assinar (Adobe: limitações dos PDFs assinados). Daqui resulta uma sequência lógica: primeiro preparar o tamanho, depois assinar.

1. Conserva o ficheiro assinado sem alterações. Continua a ser a prova do que foi assinado.
2. Pede à pessoa ou entidade que criou ou assinou o documento uma versão não assinada ou o ficheiro de origem.
3. Reduz o tamanho dessa versão e verifica a cópia guardada conforme descrito acima. Podes fazê-lo diretamente no navegador aqui: Comprimir PDF não assinado compatível.
4. Conserva a versão de tamanho reduzido, ainda não assinada, como cópia de segurança.
5. Faz com que a versão de tamanho reduzido seja assinada através do processo de assinatura previsto e verifica depois o estado de validação na lista de assinaturas.

Esta sequência é uma solução prática, não constitui aconselhamento jurídico nem uma garantia de validade. O cumprimento dos requisitos do destinatário pelo novo ficheiro assinado depende do processo de assinatura e do próprio destinatário.

Se não existir uma versão não assinada, pede ao destinatário outro meio de envio. Podes calcular previamente se os teus ficheiros excedem efetivamente os limites indicados com Verificar limites de envio. O guia Reduzir PDF para e-mail explica quando pode ser adequado enviar uma ligação em vez de um anexo por e-mail.