이메일용 PDF 크기 줄이기: 첨부파일 크기와 메시지 크기 구분하기

어떤 한도가 적용될까요: 첨부파일 또는 전체 메시지?

이메일 한도가 모두 같은 대상을 측정하는 것은 아닙니다. 일부는 기기에 저장된 상태를 기준으로 첨부하는 파일의 총크기를 제한합니다. 다른 일부는 메시지 전체를 제한합니다. 여기에는 인코딩된 첨부파일, 본문, 삽입된 이미지와 기술적인 헤더가 포함됩니다. 또한 발신자의 메일함과 수신자의 메일 서버에 각각 별도의 한도가 있을 수 있습니다. 이메일은 양쪽 한도를 모두 충족해야 합니다.

Gmail: 모든 첨부파일을 합해 25 MB

Gmail 도움말: Gmail 메시지에 파일 첨부하여 보내기에 따르면 개인 계정에는 모든 첨부파일을 합해 25 MB 한도가 적용됩니다. 파일당 25 MB라는 뜻이 아닙니다. 따라서 각각 15 MB인 PDF 두 개는 개별 파일이 한도보다 훨씬 작더라도 합계가 이미 한도를 넘습니다. 한도를 초과하면 Gmail은 첨부파일을 자동으로 Google Drive 링크로 대체합니다. Google Workspace를 사용하는 직장 또는 학교 계정에서는 관리자가 한도를 정합니다. 이 경우 소속 조직의 기준이 적용됩니다. Google이 MB당 몇 바이트로 계산하는지는 도움말에 나와 있지 않습니다. 따라서 합계가 25 MB에 매우 가까우면 여유를 조금 두세요.

Outlook과 Gmail이 서로 다른 수치를 표시하는 이유

‘Outlook’은 고정된 한도를 가진 하나의 메일함을 뜻하지 않습니다. Microsoft는 제품별로 서로 다른 수치를 제시하며, 각 수치가 측정하는 대상도 다릅니다. Outlook.com에 관한 Microsoft 도움말에 따르면 Outlook.com에는 본문과 삽입된 파일을 포함한 이메일 전체에 25 MB 한도가 적용됩니다. 인터넷 계정을 사용하는 클래식 Outlook 프로그램에 대해서는 Microsoft Learn: 첨부파일이 너무 클 때 발생하는 Outlook 오류에서 첨부파일 총크기의 기본값을 20 MB로 설명합니다. Exchange 계정에서는 서버에 설정된 한도가 적용됩니다. 따라서 Gmail과 Outlook의 설명이 모순되는 것은 아닙니다. 서로 다른 계정과 측정 기준을 다루고 있는 것입니다. 같은 25 MB라도 Gmail과 Outlook.com에서 의미하는 바가 다릅니다. 회사 또는 학교 계정을 사용한다면 IT 담당자에게 메일함에 어떤 한도가 적용되는지 문의하는 것이 좋습니다.

비교할 기준 수치는 다음과 같이 확인하세요.

1. 발신에 사용하는 계정이 개인 계정인지 직장 또는 학교 계정인지, 브라우저에서 보내는지 메일 프로그램에서 보내는지 확인하세요.
2. 한도가 개별 파일에 적용되는지, 모든 첨부파일의 합계에 적용되는지, 전체 메시지에 적용되는지 확인하세요.
3. 채용 공고, 안내문 또는 이전 이메일의 오류 메시지 등에서 수신자가 별도 기준을 제시했는지 확인하세요.
4. 각 한도와 그 한도가 적용되는 대상을 함께 적어 두세요. 메시지는 이 모든 한도를 동시에 충족해야 합니다.

이메일에서 첨부파일이 더 크게 보이는 이유

기기에 있는 PDF는 첨부한다고 해서 커지지 않습니다. 다만 이메일 전송은 텍스트를 기반으로 하기 때문에 전송을 위해 파일을 텍스트 문자로 바꿉니다. 이때 일반적으로 사용하는 방식이 IETF RFC 2045: Base64 콘텐츠 전송 인코딩에 설명된 Base64입니다. 파일을 3 바이트씩 묶어 문자 4개로 바꿉니다. 마지막 묶음이 완전하지 않으면 패딩 문자를 넣어 문자 4개로 채웁니다. 인코딩된 줄의 길이는 최대 76자이며, 줄바꿈마다 2 바이트가 추가됩니다. 첨부파일 외에도 메시지 헤더, 본문, 각 부분을 구분하는 MIME 경계가 더해집니다.

Base64는 표현 방식을 바꾸는 것일 뿐 암호화가 아닙니다. 유효한 Base64를 올바르게 디코딩하면 PDF와 정확히 동일한 바이트가 복원됩니다. 본문과 헤더는 메시지마다 다르므로 모든 이메일에 적용되는 고정된 증가율은 없습니다. 하지만 첨부파일 자체에서 발생하는 부분은 정확히 계산할 수 있습니다.

4.9 MB가 보낼 편지함에서 6 MB를 넘는 이유는 무엇인가요?

이러한 현상으로 파일 크기는 약 4.9 MB인데 보낼 편지함의 이메일은 6 MB를 넘는 이유를 설명할 수 있습니다. 위의 가상 예에서는 4,900,000 바이트로 가정한 파일이 본문과 헤더를 제외하고도 6,705,266 바이트, 즉 약 6.7 MB의 인코딩된 첨부파일이 됩니다. 이 과정에서 PDF 자체는 변하지 않습니다.

실제 메시지에서는 두 가지를 추가로 확인해야 합니다. 첫째, ‘4.9 MB’가 정확히 4,900,000 바이트를 뜻하는지, MiB당 1,048,576 바이트로 계산한 것인지는 프로그램에 따라 다릅니다. 이 차이는 파일 크기 단위 확인에서 계산할 수 있습니다. 둘째, 6.7 MB가 너무 큰지는 실제로 적용되는 한도에 따라 결정됩니다.

PDF 크기를 줄이고 메시지 크기 계산하기

첫 단계에서 확인한 한도에 따라 마지막에는 저장된 파일의 바이트 수 또는 인코딩된 메시지의 바이트 수를 비교하게 됩니다. 두 경우 모두 절차는 같습니다. 먼저 실제 파일의 크기를 줄인 다음, 그 파일의 실제 바이트 수로 계산합니다.

1. 보내기 전에 PDF 압축하기의 압축 도구에서 ‘PDF 선택’을 눌러 이미 줄인 사본이 아닌 원본 PDF를 선택하세요. 최대 50 MiB(52,428,800 바이트) 파일을 사용할 수 있습니다. 처리는 브라우저에서 이루어지며, 이를 위해 파일을 처리 서버에 업로드하지 않습니다. 원본은 변경되지 않습니다.
2. ‘균형’ 방식으로 시작하세요. 충분히 줄어들지 않으면 ‘더 작은 파일’을 시도하세요. 이 과정에서 포함된 이미지가 더 강하게 재압축될 수 있습니다. ‘무손실 최적화’는 이미지 품질을 의도적으로 바꾸지 않고 내부 구조만 변경하므로 절감량이 적은 경우가 많습니다. 어떤 방식으로도 크기가 줄어들지 않으면 원본을 돌려드립니다.
3. 정해진 수치가 있다면 PDF를 목표 크기로 줄이기를 열고 ‘PDF 선택’으로 원본 PDF를 다시 선택하세요. 압축 도구의 파일과 결과가 이 도구로 전달되지 않기 때문입니다. 여기에서도 파일당 50 MiB 한도가 적용됩니다. 그런 다음 목표 크기를 입력하면 결과에 ‘목표 달성’ 또는 ‘목표 미달성’이 표시됩니다. 크기를 맞추기 위해 페이지를 잘라내지는 않습니다. 한도가 전체 메시지에 적용된다면 인코딩으로 크기가 더해지므로 목표를 한도보다 충분히 낮게 설정하세요.
4. ‘이전 비교 페이지’와 ‘다음 비교 페이지’를 사용해 ‘원본’과 ‘결과’를 페이지별로 비교하세요. 그런 다음 결과를 저장하세요. 작은 글씨, 표, 도장과 서명이 잘 읽혀야 합니다.
5. 저장된 파일과 추가 첨부파일 각각의 정확한 바이트 수를 첨부파일과 메시지 크기 계산에 개별적으로 입력하세요. 바이트 수는 기기의 파일 속성에서 확인할 수 있습니다.
6. 한도와 비교하려면 먼저 ‘크기 한도와 비교’를 체크하세요. 그런 다음 단위와 함께 한도를 입력하고 알맞은 비교 기준을 선택하세요. 개인 Gmail과 같은 한도에는 ‘원본 첨부 파일의 총크기’를, Outlook.com과 같은 한도에는 ‘예상 인코딩 메시지 크기’를 선택하세요. 기본값인 25 MB는 시작을 위한 예시일 뿐이므로 실제 한도로 바꾸세요. 본문과 헤더에 대해서는 가정한 추가 크기를 바이트로 입력할 수 있습니다. 기본값은 0입니다. 추가 크기를 반영하지 않으려면 입력란을 비우지 말고 0을 그대로 두세요.

첨부파일이 여러 개라면 크기를 미리 합산하지 말고 항상 각각 입력하세요. 각 파일은 별도로 인코딩되며 각각 패딩 문자와 줄바꿈이 붙습니다. 따라서 합계를 하나의 파일처럼 계산하면 값이 조금 달라질 수 있습니다.

압축 도구는 디지털 서명 또는 인증이 적용된 PDF와 비밀번호로 암호화된 PDF를 받지 않습니다. 스캔한 서명이 문서에 보인다는 것만으로 디지털 서명인 것은 아닙니다.

따라서 같은 파일이 어떤 한도에서는 여유 있게 들어가지만 다른 한도에서는 상당히 클 수 있습니다. 그러므로 무조건 10 MB처럼 딱 떨어지는 수치로 줄이지 마세요. 먼저 비교 기준을 확인한 다음 수치를 확인하세요.

계산기로 이메일 도착을 보장할 수 있나요?

아니요. 계산기는 입력한 크기와 사용자가 직접 가정한 추가 크기를 바탕으로 계산합니다. 완전한 이메일을 재현하거나 무언가를 전송하지 않으며, 수신자의 메일 서버도 알지 못합니다. 비교를 통과했다는 것은 입력한 수치가 선택한 한도를 넘지 않는다는 뜻일 뿐입니다. 계산기에서는 한도와 정확히 같은 값도 충족한 것으로 처리합니다. 따라서 수신자가 ‘5 MB 미만’을 요구한다면 조금 더 낮은 수치를 선택하세요. 전체 메시지 한도와 비교한 값이 한도에 매우 가깝다면 여유를 직접 설정해 정확히 알 수 없는 본문과 헤더 크기에 대비할 수 있습니다. 원본 첨부파일에만 적용되는 한도라면 이를 위한 여유는 필요하지 않습니다.

링크가 더 적합한 경우

가독성을 유지하면서 PDF를 필요한 만큼 줄일 수 없는 경우가 있습니다. 또는 여러 문서의 합계가 한도를 넘을 수도 있습니다. 이때 수신자가 링크를 허용한다면 파일 링크를 보내는 편이 나을 수 있습니다. 입사 지원처럼 첨부파일을 명시적으로 요구하는 수신자도 있습니다. 이 경우에는 해당 요구사항을 따르세요.

Gmail이 Drive 링크를 보내는 경우

개인 Gmail 계정에서는 자동으로 처리됩니다. 첨부파일의 총크기가 25 MB를 넘으면 Gmail은 파일 대신 Google Drive 링크를 삽입합니다. 수신자가 PDF를 열려면 접근 권한이 있어야 합니다. Google: Gmail에서 Google Drive 첨부파일 보내기에 따르면 수신자에게 권한이 없을 경우 Gmail이 이를 알려줍니다. 허용되는 공유 설정은 소속 조직의 규칙에 따라 달라질 수도 있습니다. 개인 정보가 담겼거나 기밀인 PDF는 링크를 가진 모든 사람에게 공개하지 말고, 받아야 하는 사람에게만 공유하세요. 링크가 전달되었다고 해서 수신자가 클라우드 링크를 허용한다는 뜻도 아닙니다. 이를 허용하지 않는 고용주도 있습니다.

이 웹사이트는 사용자를 위해 파일을 보관하거나 이메일을 보내지 않습니다. 링크는 사용하는 메일 또는 클라우드 제공업체를 통해 직접 만드세요.

PDF가 여전히 너무 클 때의 다른 방법

• 계속 압축하기보다 새로 만들기: 문서 작성 프로그램에서 만든 PDF라면 다시 내보내서 더 작은 파일을 얻을 수 있습니다. 스캔 문서라면 적절한 해상도로 다시 스캔하는 것이 도움이 됩니다. 자세한 내용은 스캔 PDF 크기 줄이기를 참고하세요.
• 여러 이메일이 허용된다면 분할하기: PDF 분할로 페이지를 여러 파일에 나눌 수 있습니다. 각 분할 파일의 크기는 포함된 페이지에 따라 달라집니다.
• ZIP은 신중하게 사용하기: 이미 잘 압축된 PDF는 ZIP 압축파일에 넣어도 거의 줄어들지 않는 경우가 많으며, ZIP 파일을 받지 않는 수신자도 있습니다.
• PDF 형식 유지하기: 수신자가 PDF를 요구한다면 페이지를 JPG 이미지로 보내지 마세요.

압축해도 파일 크기가 전혀 또는 거의 줄어들지 않는다면 PDF 크기가 줄어들지 않음에서 일반적인 원인을 확인하세요.

보내기 전에 확인하기

보내기를 누르기 전에 실제로 첨부할 파일을 마지막으로 확인하는 것이 좋습니다.

• 저장된 PDF를 다시 여세요. 모든 페이지가 있고, 순서가 맞으며, 모든 부분을 읽을 수 있나요?
• 한도를 충족하고 가독성이 좋은, 확인을 마친 바로 그 파일을 첨부하세요. 원본이 이미 한도를 충족한다면 변경하지 않은 원본을 사용해도 됩니다.
• 모두 포함해 계산하세요. 모든 첨부파일을 합산하고, 메시지 전체에 한도가 적용된다면 본문, 이메일 서명과 삽입된 이미지도 포함하세요.
• 개인 Gmail처럼 첨부파일에 한도가 적용된다면 저장된 모든 첨부파일의 바이트 수를 합해 비교하세요. 여기에는 인코딩에 따른 추가 크기를 포함하지 않습니다.
• 전체 메시지에 한도가 적용된다면 인코딩된 첨부파일에 본문, 헤더와 MIME 경계를 더해 비교하세요.
• 사용하는 메일함에서 더 큰 크기를 허용하더라도 수신자의 요구사항도 지키세요.

이메일이 반송되는 경우

오류 메시지를 자세히 읽으세요. 크기를 명시하고 한도가 첨부파일에 적용되는지 전체 메시지에 적용되는지 알려준다면 바로 그 정보를 기준으로 다시 계산하세요. 실제로 어떤 파일이 첨부되었는지도 확인하세요. 수신자가 무엇을 허용하는지 여전히 불분명하다면 링크나 여러 이메일 등 상대가 받아들일 수 있는 방법을 문의하세요.