Perkecil PDF untuk email: bedakan ukuran lampiran dan ukuran pesan

Batas mana yang berlaku: lampiran atau seluruh pesan?

Batas ukuran email tidak semuanya mengukur hal yang sama. Sebagian membatasi total ukuran berkas yang kamu lampirkan, sebagaimana berkas tersebut disimpan di perangkat kamu. Sebagian lainnya membatasi seluruh pesan. Ini mencakup lampiran dalam bentuk yang dikodekan, teks kamu, gambar yang disisipkan, dan header teknis. Selain itu, kotak surat kamu sendiri dan server email penerima dapat memiliki batas masing-masing. Email kamu harus memenuhi keduanya.

Gmail: 25 MB untuk seluruh lampiran

Menurut Bantuan Gmail: Mengirim lampiran berkas bersama pesan Gmail, akun pribadi memiliki batas 25 MB untuk seluruh lampiran. Ini bukan 25 MB per berkas. Jadi, dua PDF yang masing-masing berukuran 15 MB sudah melampaui batas, meskipun setiap berkas jauh lebih kecil daripada batas tersebut. Jika batas terlampaui, Gmail secara otomatis mengganti lampiran dengan tautan Google Drive. Pada akun kantor atau sekolah dengan Google Workspace, administrator menetapkan batasnya. Di sana, ketentuan organisasi kamu yang berlaku. Halaman bantuan tidak menyebutkan berapa bita yang dihitung Google untuk satu MB. Karena itu, jika total ukuran kamu sangat mendekati 25 MB, sisakan sedikit jarak dari batas.

Mengapa Outlook menampilkan angka yang berbeda dari Gmail

“Outlook” bukan satu kotak surat dengan satu batas tetap. Microsoft menyebutkan nilai yang berbeda menurut produknya, dan nilai tersebut mengukur hal yang berbeda. Untuk Outlook.com, menurut Bantuan Microsoft untuk Outlook.com, berlaku batas 25 MB untuk seluruh email, termasuk teks dan berkas yang disisipkan. Untuk program Outlook klasik dengan akun internet, Microsoft Learn: Kesalahan Outlook akibat lampiran yang terlalu besar menjelaskan nilai bawaan 20 MB untuk total ukuran lampiran. Pada akun Exchange, batas yang ditetapkan di server yang berlaku. Jadi, Gmail dan Outlook tidak saling bertentangan; keduanya merujuk pada akun dan dasar pengukuran yang berbeda. Bahkan angka 25 MB yang sama memiliki arti berbeda di Gmail dan Outlook.com. Jika kamu menggunakan akun perusahaan atau sekolah, sebaiknya tanyakan kepada bagian TI batas yang berlaku untuk kotak surat kamu.

Begini cara menemukan angka yang perlu kamu jadikan pembanding:

1. Pastikan akun yang kamu gunakan untuk mengirim: akun pribadi atau akun kantor atau sekolah, melalui browser atau program email.
2. Baca apakah batas berlaku untuk satu berkas, seluruh lampiran, atau seluruh pesan.
3. Periksa apakah penerima menetapkan ketentuan sendiri, misalnya dalam iklan lowongan kerja, surat pengantar, atau pesan kesalahan dari email sebelumnya.
4. Catat setiap batas beserta dasar pengukurannya. Pesan kamu harus memenuhi semuanya sekaligus.

Mengapa lampiran tampak lebih besar dalam email

PDF di perangkat kamu tidak menjadi lebih besar karena dilampirkan. Namun, untuk pengiriman, PDF diubah menjadi karakter teks karena sistem pengiriman email dirancang untuk teks. Base64 biasanya digunakan untuk itu, sebagaimana dijelaskan dalam IETF RFC 2045: Pengodean transfer konten Base64. Dalam proses ini, setiap 3 bita berkas menjadi 4 karakter. Kelompok terakhir yang tidak lengkap ditambahi karakter pengisi hingga menjadi 4 karakter. Setiap baris hasil pengodean tidak boleh lebih dari 76 karakter, dan setiap pemisah baris membutuhkan 2 bita tambahan. Selain lampiran, ada pula header pesan, teks kamu, dan pembatas MIME yang memisahkan setiap bagian.

Base64 hanya merupakan pengubahan representasi, bukan enkripsi. Jika Base64 yang valid didekodekan dengan benar, hasilnya adalah bita yang sama persis dengan PDF kamu. Tidak ada persentase tambahan tetap yang berlaku untuk setiap email karena teks dan header berbeda pada setiap pesan. Namun, kamu dapat menghitung secara tepat bagian yang berasal langsung dari lampiran.

Mengapa 4,9 MB menjadi lebih dari 6 MB di kotak keluar?

Efek inilah yang dapat menjelaskan mengapa sebuah berkas ditampilkan berukuran sekitar 4,9 MB, tetapi email di kotak keluar berukuran lebih dari 6 MB. Dalam contoh hipotetis di atas, ukuran asumsi 4.900.000 bita menghasilkan lampiran yang dikodekan sebesar 6.705.266 bita, atau sekitar 6,7 MB, bahkan tanpa teks dan header. PDF itu sendiri tidak berubah.

Pada pesan yang sebenarnya, ada dua hal yang masih perlu dipastikan. Pertama, bergantung pada programnya, “4,9 MB” dapat berarti tepat 4.900.000 bita atau dihitung menggunakan 1.048.576 bita per MiB. Kamu dapat menghitung perbedaannya melalui Periksa satuan ukuran berkas. Kedua, hanya batas yang benar-benar berlaku yang menentukan apakah 6,7 MB terlalu besar.

Perkecil PDF dan hitung ukuran pesan

Bergantung pada batas yang kamu temukan pada langkah pertama, pada akhirnya kamu membandingkan jumlah bita berkas yang disimpan atau jumlah bita pesan yang dikodekan. Prosesnya sama untuk keduanya: pertama, perkecil berkas sebenarnya, lalu lakukan perhitungan menggunakan jumlah bita aktualnya.

1. Di alat kompresi pada Kompres PDF sebelum dikirim, gunakan “Pilih PDF” untuk memilih PDF asli, bukan salinan yang sudah diperkecil. Berkas hingga 50 MiB (52.428.800 bita) dapat digunakan. Pemrosesan berlangsung di browser kamu; berkas tidak diunggah ke server pemrosesan untuk keperluan ini. Berkas asli kamu tetap tidak berubah.
2. Mulai dengan metode “Seimbang”. Jika belum cukup, coba “File yang lebih kecil”. Metode ini dapat mengompresi ulang gambar tertanam dengan lebih kuat. “Optimalisasi tanpa kehilangan data” hanya mengubah struktur internal tanpa melakukan perubahan yang disengaja pada kualitas gambar, sehingga sering kali menghemat lebih sedikit ruang. Jika tidak ada metode yang menghemat ukuran, kamu akan mendapatkan kembali berkas asli.
3. Jika kamu memiliki batas angka tertentu, buka Perkecil PDF hingga ukuran target dan pilih kembali PDF asli kamu melalui “Pilih PDF”, karena berkas dan hasil dari alat kompresi tidak diteruskan. Batas 50 MiB per berkas juga berlaku di sini. Kemudian masukkan ukuran target kamu; hasilnya akan menampilkan “Target tercapai” atau “Target tidak tercapai”. Tidak ada bagian halaman yang dipotong untuk mencapai target. Jika batas kamu berlaku untuk seluruh pesan, tetapkan target jauh di bawah batas karena pengodean masih akan menambah ukurannya.
4. Bandingkan “Asli” dan “Hasil” halaman demi halaman menggunakan “Halaman perbandingan sebelumnya” dan “Halaman perbandingan berikutnya”. Setelah itu, simpan hasilnya. Tulisan kecil, tabel, stempel, dan tanda tangan harus tetap terbaca dengan baik.
5. Masukkan jumlah bita yang tepat dari berkas yang disimpan dan setiap lampiran tambahan secara terpisah di Hitung ukuran lampiran dan pesan. Jumlah bita dapat kamu temukan dalam properti berkas di perangkat kamu.
6. Jika ingin memeriksa terhadap suatu batas, pertama centang “Bandingkan dengan batas ukuran” di sana. Kemudian masukkan batas beserta satuannya dan pilih dasar pengukuran yang sesuai: untuk batas seperti pada Gmail pribadi, pilih “Total ukuran lampiran asli”; untuk batas seperti pada Outlook.com, pilih “Perkiraan pesan yang dikodekan”. Nilai bawaan 25 MB hanyalah contoh awal; gantilah dengan batas kamu yang sebenarnya. Untuk teks dan header, kamu dapat memasukkan perkiraan tambahan dalam bita. Nilai bawaannya adalah 0; jika tidak ingin menambahkan perkiraan tambahan, biarkan 0 tersebut, jangan kosongkan kolomnya.

Selalu masukkan beberapa lampiran satu per satu, alih-alih menjumlahkan ukurannya terlebih dahulu. Setiap berkas dikodekan secara terpisah dan memiliki karakter pengisi serta pemisah baris sendiri. Karena itu, jika kamu menghitung totalnya sebagai satu berkas, hasilnya bisa sedikit berbeda.

Alat kompresi tidak menerima PDF yang ditandatangani secara digital atau disertifikasi, maupun PDF yang dienkripsi dengan kata sandi. Tanda tangan hasil pemindaian yang terlihat pada halaman tidak dengan sendirinya merupakan tanda tangan digital.

Jadi, berkas yang sama bisa berada cukup jauh di bawah satu batas, tetapi jauh melampaui batas lainnya. Karena itu, jangan langsung memperkecil ke angka bulat seperti 10 MB. Pastikan dahulu dasar pengukurannya, lalu angkanya.

Apakah kalkulator dapat menjamin email akan sampai?

Tidak. Kalkulator menggunakan ukuran yang kamu masukkan dan tambahan yang kamu perkirakan sendiri. Kalkulator tidak menyusun ulang email lengkap, tidak mengirim apa pun, dan tidak mengetahui server email penerima. Lolos perbandingan hanya berarti angka kamu tidak melampaui batas yang dipilih; nilai yang tepat pada batas dianggap memenuhi batas oleh kalkulator. Karena itu, jika penerima meminta “di bawah 5 MB”, pilih angka yang sedikit lebih rendah. Jika kamu memeriksa terhadap batas untuk seluruh pesan dan hasilnya sangat dekat, jarak dari batas yang kamu tentukan sendiri memberi ruang lebih untuk teks dan header yang ukurannya tidak kamu ketahui secara pasti. Untuk batas yang hanya berlaku bagi lampiran asli, kamu tidak memerlukan ruang cadangan untuk hal tersebut.

Saat tautan lebih sesuai

Terkadang PDF tidak dapat diperkecil hingga cukup kecil tanpa menjadi sulit dibaca. Atau, beberapa dokumen secara keseluruhan melampaui batas. Dalam kondisi ini, tautan ke berkas dapat menjadi pilihan yang lebih baik, asalkan penerima menerima tautan. Sebagian penerima, misalnya untuk lamaran kerja, secara tegas meminta lampiran. Dalam hal ini, ikuti ketentuan mereka.

Kapan Gmail mengirim tautan Drive

Pada akun Gmail pribadi, hal ini berlangsung secara otomatis: jika total ukuran lampiran melebihi 25 MB, Gmail menyisipkan tautan Google Drive sebagai pengganti berkas. Agar penerima dapat membuka PDF, ia memerlukan akses ke berkas tersebut. Menurut Google: Mengirim lampiran Google Drive di Gmail, Gmail memberi tahu jika ada penerima yang tidak memiliki izin. Pilihan berbagi yang tersedia juga dapat bergantung pada aturan organisasi kamu. Bagikan PDF pribadi atau rahasia hanya kepada orang yang memang dituju, alih-alih membukanya bagi siapa pun yang memiliki tautan. Tautan yang sudah sampai kepada penerima juga tidak berarti penerima bersedia menerima tautan cloud. Sebagian pemberi kerja tidak mengizinkannya.

Situs ini tidak menyimpan berkas untuk kamu dan tidak mengirim email. Kamu membuat tautan melalui penyedia email atau cloud kamu.

Cara lain jika PDF tetap terlalu besar

• Buat ulang, alih-alih terus mengompresi: jika PDF berasal dari program pengolah teks, ekspor ulang dapat menghasilkan berkas yang lebih kecil. Untuk hasil pemindaian, pemindaian ulang dengan resolusi yang sesuai dapat membantu. Pelajari lebih lanjut di Perkecil PDF hasil pemindaian.
• Pisahkan jika beberapa email diizinkan: dengan Pisahkan PDF, kamu dapat membagi halaman ke beberapa berkas. Ukuran setiap berkas bagian bergantung pada halaman-halamannya.
• Gunakan ZIP dengan pertimbangan: PDF yang sudah dikompresi dengan baik sering kali hampir tidak menjadi lebih kecil dalam arsip ZIP, dan sebagian penerima tidak menerima berkas ZIP.
• PDF tetap PDF: jika penerima mengharapkan PDF, jangan kirim halaman sebagai gambar JPG.

Jika berkas sama sekali tidak atau hampir tidak menjadi lebih kecil saat dikompresi, kamu dapat menemukan penyebab umumnya di PDF tidak menjadi lebih kecil.

Periksa sebelum mengirim

Sebelum mengeklik Kirim, ada baiknya melakukan pemeriksaan terakhir pada berkas persis yang akan kamu lampirkan.

• Buka kembali PDF yang disimpan: apakah semua halaman ada, urutannya benar, dan seluruh isinya terbaca?
• Lampirkan tepat berkas yang sudah diperiksa, memenuhi batas kamu, dan terbaca dengan baik. Ini juga bisa berupa berkas asli yang tidak diubah jika ukurannya sudah memenuhi batas.
• Hitung semuanya: seluruh lampiran dan, untuk batas ukuran pesan, juga teks, tanda tangan email, serta gambar yang disisipkan.
• Untuk batas lampiran seperti pada Gmail pribadi, bandingkan total jumlah bita seluruh lampiran yang disimpan. Tambahan ukuran untuk pengodean tidak termasuk di sini.
• Untuk batas seluruh pesan, bandingkan lampiran yang dikodekan ditambah teks, header, dan pembatas MIME.
• Patuhi juga ketentuan penerima, meskipun kotak surat kamu sendiri mengizinkan ukuran yang lebih besar.

Jika email dikembalikan

Baca pesan kesalahan dengan teliti. Jika pesan tersebut menyebutkan ukuran dan menjelaskan apakah batas berlaku untuk lampiran atau seluruh pesan, hitung ulang menggunakan keterangan tersebut secara tepat. Periksa juga berkas apa saja yang benar-benar dilampirkan. Jika masih belum jelas apa yang diizinkan penerima, tanyakan cara yang dapat ia terima, misalnya tautan atau beberapa email.