E-posta için PDF küçültme: Ek boyutu ile mesaj boyutunu ayırt et

Hangi sınır geçerli: Ekler mi, mesajın tamamı mı?

E-posta sınırlarının hepsi aynı şeyi ölçmez. Bazıları, eklediğin dosyaların cihazında kayıtlı hâlleriyle toplam boyutunu sınırlar. Diğerleri mesajın tamamını sınırlar. Buna eklerin kodlanmış hâli, yazdığın metin, mesaja yerleştirilen görüntüler ve teknik üstbilgiler dâhildir. Ayrıca kendi posta kutunun ve alıcının posta sunucusunun ayrı sınırları olabilir. E-postan her ikisine de uymalıdır.

Gmail: Tüm eklerin toplamı için 25 MB

Gmail Yardım: Gmail mesajlarıyla dosya eki gönderme sayfasına göre kişisel hesaplarda tüm eklerin toplamı için 25 MB sınırı geçerlidir. Bu, dosya başına 25 MB demek değildir. Dolayısıyla her biri 15 MB olan iki PDF, tek tek bu sınırdan çok daha küçük olmalarına rağmen toplamda sınırı aşar. Sınır aşılırsa Gmail ekleri otomatik olarak bir Google Drive bağlantısıyla değiştirir. Google Workspace kullanılan iş veya okul hesaplarında sınırları yönetici belirler. Bu hesaplarda kuruluşunun kuralları geçerlidir. Google'ın bir MB için kaç bayt hesapladığı yardım sayfasında belirtilmiyor. Bu nedenle toplam boyutun 25 MB sınırına çok yakınsa biraz pay bırak.

Outlook neden Gmail'den farklı sayılar bildiriyor?

“Outlook”, sabit bir sınırı olan tek bir posta kutusu değildir. Microsoft, ürüne göre farklı değerler belirtir ve bu değerler farklı şeyleri ölçer. Microsoft'un Outlook.com yardım sayfasına göre Outlook.com'da metin ve mesaja yerleştirilen dosyalar dâhil e-postanın tamamı için 25 MB sınırı geçerlidir. İnternet hesaplarıyla kullanılan klasik Outlook programı için Microsoft Learn: Ek boyutu çok büyük olduğunda Outlook hatası sayfasında, eklerin toplamına yönelik 20 MB varsayılan değer açıklanır. Exchange hesaplarında sunucuda ayarlanan sınır geçerlidir. Dolayısıyla Gmail ile Outlook birbiriyle çelişmez; farklı hesaplara ve farklı ölçüm esaslarına atıfta bulunurlar. Aynı 25 MB sayısı bile Gmail ve Outlook.com'da aynı anlama gelmez. İş veya okul hesabı kullanıyorsan posta kutun için hangi sınırın geçerli olduğunu BT birimine sorman en iyisidir.

Karşılaştırma yapacağın sayıyı şöyle bulabilirsin:

1. Hangi hesaptan gönderdiğini belirle: kişisel hesabından mı, iş veya okul hesabından mı; tarayıcıdan mı, bir e-posta programından mı?
2. Sınırın tek bir dosyaya mı, tüm eklerin toplamına mı, yoksa mesajın tamamına mı uygulandığını öğren.
3. Alıcının kendisinin bir koşul belirtip belirtmediğini kontrol et; örneğin bir iş ilanında, bir yazıda veya önceki bir e-postaya ilişkin hata mesajında.
4. Her sınırı, neyi ölçtüğüyle birlikte not et. Mesajın bunların hepsine aynı anda uymalıdır.

Bir ek e-postada neden daha büyük görünür?

Cihazındaki PDF, e-postaya eklendiğinde büyümez. Ancak e-posta aktarımı metne göre tasarlandığı için dosya gönderim sırasında metin karakterlerine dönüştürülür. Bunun için yaygın olarak IETF RFC 2045: Base64 İçerik Aktarım Kodlaması belgesinde açıklanan Base64 kullanılır. Bu işlemde dosyanın her 3 baytı 4 karaktere dönüşür. Son grup eksikse dolgu karakterleriyle 4 karaktere tamamlanır. Kodlanmış satırlar en fazla 76 karakter uzunluğunda olabilir ve her satır sonu 2 bayt daha ekler. Ekin çevresine ayrıca mesajın üstbilgileri, yazdığın metin ve bölümleri birbirinden ayıran MIME sınırları eklenir.

Base64 yalnızca bir gösterim dönüşümüdür, şifreleme değildir. Geçerli Base64 kodu doğru biçimde çözüldüğünde PDF'ndeki baytların tam olarak aynısı elde edilir. Her e-posta için geçerli sabit bir yüzde artışı yoktur; çünkü metin ve üstbilgiler mesajdan mesaja değişir. Ancak doğrudan ekten kaynaklanan kısmı kesin olarak hesaplayabilirsin.

Giden kutusunda 4,9 MB neden 6 MB'ın üzerine çıkar?

Bir dosyanın yaklaşık 4,9 MB görünmesine karşın giden kutusundaki e-postanın 6 MB'ın üzerinde olmasını tam da bu etki açıklayabilir. Yukarıdaki varsayımsal örnekte, varsayılan 4.900.000 bayttan metin ve üstbilgiler olmadan bile 6.705.266 baytlık, yani yaklaşık 6,7 MB'lık kodlanmış bir ek oluşur. PDF'nin kendisi bu sırada değişmez.

Gerçek bir mesajda iki konu belirsiz kalır. Birincisi, “4,9 MB” ifadesinin tam olarak 4.900.000 bayt mı olduğu, yoksa MiB başına 1.048.576 bayt üzerinden mi hesaplandığı programa bağlıdır. Aradaki farkı Dosya boyutu birimlerini kontrol et sayfasında hesaplayabilirsin. İkincisi, 6,7 MB'ın fazla olup olmadığını ancak gerçekten geçerli olan sınır belirler.

PDF'yi küçült ve mesaj boyutunu hesapla

İlk adımda belirlediğin sınıra göre, sonunda kaydedilen dosyanın bayt sayısını veya kodlanmış mesajın bayt sayısını karşılaştırırsın. Her iki durumda da süreç aynıdır: Önce gerçek dosyayı küçültür, ardından dosyanın gerçek bayt sayısıyla hesap yaparsın.

1. Göndermeden önce PDF'yi sıkıştır sayfasındaki sıkıştırıcıda “PDF seç” ile daha önce küçültülmüş bir kopyayı değil, orijinal PDF'yi seç. 50 MiB (52.428.800 bayt) boyutuna kadar dosyalar kullanılabilir. İşlem tarayıcında gerçekleşir; dosya bunun için bir işleme sunucusuna yüklenmez. Orijinal dosyan değişmeden kalır.
2. “Dengeli” yöntemiyle başla. Yeterli olmazsa “Daha küçük dosya” yöntemini dene. Bu yöntemde gömülü görüntüler daha güçlü biçimde yeniden sıkıştırılabilir. “Kayıpsız optimizasyon”, görüntü kalitesini kasıtlı olarak değiştirmeden yalnızca iç yapıyı değiştirir ve bu nedenle çoğu zaman daha az tasarruf sağlar. Hiçbir yöntem boyut tasarrufu sağlamazsa orijinal dosyayı geri alırsın.
3. Belirli bir boyut hedefin varsa PDF'yi hedef boyuta küçült sayfasını aç ve orada “PDF seç” ile orijinal PDF'ni yeniden seç; çünkü sıkıştırıcıdaki dosya ve sonuç buraya aktarılmaz. Burada da dosya başına 50 MiB sınırı geçerlidir. Ardından hedef boyutunu gir; sonuçta “Hedefe ulaşıldı” veya “Hedefe ulaşılamadı” gösterilir. Bunun için sayfaların hiçbir bölümü kesilmez. Sınırın mesajın tamamı için geçerliyse kodlama da ekleneceğinden hedefi sınırın belirgin biçimde altında tut.
4. “Önceki karşılaştırma sayfası” ve “Sonraki karşılaştırma sayfası” ile “Orijinal” ve “Sonuç” dosyalarını sayfa sayfa karşılaştır. Ardından sonucu kaydet. Küçük yazılar, tablolar, kaşeler ve imzalar rahatça okunabilir kalmalıdır.
5. Kaydedilen dosyanın ve diğer her ekin kesin bayt sayısını Ek ve mesaj boyutunu hesapla sayfasına ayrı ayrı gir. Bayt sayısını cihazındaki dosya özelliklerinde bulabilirsin.
6. Bir sınıra göre kontrol etmek istiyorsan önce “Bir boyut sınırıyla karşılaştır” kutusunu işaretle. Ardından sınırı birimiyle birlikte gir ve uygun ölçüm esasını seç: Kişisel Gmail hesabındaki gibi bir sınır için “Orijinal eklerin toplamı”, Outlook.com'daki gibi bir sınır için “Tahmini kodlanmış mesaj” seçeneğini kullan. Önceden ayarlanmış 25 MB değeri yalnızca bir başlangıç örneğidir; bunu gerçek sınırınla değiştir. Metin ve üstbilgiler için bayt cinsinden varsayımsal bir ek boyut girebilirsin. Önceden ayarlanmış değer 0'dır; ek boyut hesaba katmak istemiyorsan alanı boşaltmak yerine bu 0 değerini bırak.

Birden fazla eki, boyutlarını önceden toplayarak değil, her zaman ayrı ayrı gir. Her dosya kendi başına kodlanır ve kendi dolgu karakterlerini ve satır sonlarını alır. Bu nedenle toplamı tek bir dosyaymış gibi hesaplarsan biraz farklı bir değer elde edebilirsin.

Sıkıştırıcı, dijital olarak imzalanmış veya sertifikalandırılmış PDF'leri ve parolayla şifrelenmiş PDF'leri kabul etmez. Taranmış, görünür bir imza tek başına dijital imza değildir.

Dolayısıyla aynı dosya bir sınıra rahatça uyarken diğerine göre belirgin biçimde büyük olabilir. Bu nedenle dosyayı her durumda 10 MB gibi yuvarlak bir sayıya küçültmeye çalışma. Önce ölçüm esasını, sonra sayıyı netleştir.

Hesaplayıcıyla e-postanın ulaşacağını garanti edebilir miyim?

Hayır. Hesaplayıcı, girdiğin boyutlarla ve kendin varsaydığın ek boyutla çalışır. Eksiksiz bir e-posta oluşturmaz, hiçbir şey göndermez ve alıcının posta sunucusunu tanımaz. Karşılaştırmanın başarılı olması yalnızca girdiğin sayının seçilen sınırı aşmadığı anlamına gelir; tam sınırdaki bir değer hesaplayıcıda uygun kabul edilir. Bu nedenle alıcı “5 MB'ın altında” istiyorsa biraz daha düşük bir sayı seç. Mesajın tamamı için geçerli bir sınırla karşılaştırıyorsan ve sınıra çok yakınsan kendin belirlediğin bir pay, boyutunu kesin olarak bilmediğin metin ve üstbilgiler için daha fazla alan bırakır. Yalnızca orijinal ekler için geçerli bir sınırda bunun için pay bırakman gerekmez.

Bağlantı daha uygun olduğunda

Bazen bir PDF, okunamaz hâle gelmeden yeterince küçültülemez. Bazen de birkaç belgenin toplamı sınırı aşar. Alıcı bağlantıları kabul ediyorsa bu durumda dosyaya bir bağlantı göndermek daha iyi bir yol olabilir. Bazı alıcılar, örneğin iş başvurularında, açıkça dosya eki ister. Böyle bir durumda onların talebine uy.

Gmail ne zaman Drive bağlantısı gönderir?

Kişisel Gmail hesabında bu işlem otomatik gerçekleşir: Eklerin toplamı 25 MB'ı aşarsa Gmail dosyalar yerine bir Google Drive bağlantısı ekler. Alıcının PDF'yi açabilmesi için dosyaya erişimi olması gerekir. Google: Gmail'de Google Drive ekleri gönderme sayfasına göre Gmail, bir alıcının izni yoksa bunu bildirir. Hangi paylaşım izinlerinin kullanılabileceği ayrıca kuruluşunun kurallarına bağlı olabilir. Kişisel veya gizli bir PDF'yi bağlantıya sahip herkese açmak yerine yalnızca alması gereken kişilerle paylaş. Bir bağlantının teslim edilmiş olması, alıcının bulut bağlantılarını kabul ettiği anlamına da gelmez. Bazı işverenler buna izin vermez.

Bu web sitesi senin için dosya saklamaz ve e-posta göndermez. Bağlantıyı e-posta veya bulut sağlayıcın üzerinden oluşturursun.

PDF hâlâ çok büyükse diğer yollar

• Daha fazla sıkıştırmak yerine yeniden oluştur: PDF bir metin düzenleme programından oluşturulduysa yeniden dışa aktarmak daha küçük bir dosya sağlayabilir. Taranmış belgelerde uygun çözünürlükle yeniden tarama yardımcı olur; ayrıntılar Taranmış PDF'yi küçült sayfasında.
• Birden fazla e-postaya izin veriliyorsa böl: PDF böl ile sayfaları birden fazla dosyaya dağıtabilirsin. Her parçanın boyutu, içerdiği sayfalara bağlıdır.
• ZIP'i dikkatli kullan: Zaten iyi sıkıştırılmış bir PDF, ZIP arşivinde çoğu zaman neredeyse hiç küçülmez ve bazı alıcılar ZIP dosyalarını kabul etmez.
• PDF, PDF olarak kalsın: Alıcı PDF bekliyorsa sayfaları JPG görüntüleri olarak gönderme.

Sıkıştırma sırasında dosya hiç küçülmüyorsa veya çok az küçülüyorsa yaygın nedenleri PDF küçülmüyor sayfasında bulabilirsin.

Göndermeden önce kontrol et

Gönder'e tıklamadan önce tam olarak ekleyeceğin dosyayla son bir kontrol yapmanda fayda var.

• Kaydedilen PDF'yi yeniden aç: Tüm sayfalar mevcut mu, doğru sırada mı ve her yer okunabiliyor mu?
• Kontrol ettiğin, boyut sınırına uyan ve rahatça okunabilen dosyanın aynısını ekle. Sınırı zaten karşılıyorsa bu, değiştirilmemiş orijinal dosya da olabilir.
• Her şeyi hesaba kat: Tüm ekleri ve sınır mesajın tamamına uygulanıyorsa metni, e-posta imzasını ve mesaja yerleştirilen görüntüleri de.
• Kişisel Gmail hesabındaki gibi ekler için geçerli bir sınırda tüm eklerin kaydedilmiş hâllerinin toplam bayt sayısını karşılaştır. Kodlama için ek boyut burada hesaba katılmaz.
• Mesajın tamamı için geçerli bir sınırda kodlanmış ekleri, metni, üstbilgileri ve MIME sınırlarını birlikte karşılaştır.
• Kendi posta kutun daha fazlasına izin verse bile alıcının koşullarına da uy.

E-posta geri dönerse

Hata mesajını dikkatle oku. Bir boyut belirtiliyorsa ve sınırın ekler için mi, mesajın tamamı için mi geçerli olduğu açıklanıyorsa tam olarak bu bilgilerle yeniden hesapla. Ayrıca gerçekten hangi dosyaların eklenmiş olduğunu kontrol et. Alıcının neye izin verdiği belirsiz kalıyorsa bağlantı veya birden fazla e-posta gibi kabul edeceği bir yol sor.