ईमेल के लिए PDF का आकार घटाएँ: अटैचमेंट और संदेश के आकार में अंतर समझें

कौन-सी सीमा लागू होती है: अटैचमेंट की या पूरे संदेश की?

ईमेल की सभी सीमाएँ एक ही चीज़ को नहीं मापतीं। कुछ सेवाएँ आपके डिवाइस पर सहेजी गई अटैच की जाने वाली फ़ाइलों के कुल आकार की सीमा तय करती हैं। दूसरी सेवाएँ पूरे संदेश का आकार सीमित करती हैं। इसमें एन्कोड किए गए अटैचमेंट, आपका टेक्स्ट, संदेश में जोड़ी गई छवियाँ और तकनीकी हेडर शामिल होते हैं। इसके अलावा, आपके अपने मेलबॉक्स और प्राप्तकर्ता के मेल सर्वर की अलग-अलग सीमाएँ हो सकती हैं। आपके ईमेल को दोनों का पालन करना होगा।

Gmail: सभी अटैचमेंट के कुल आकार के लिए 25 MB

Gmail सहायता: Gmail संदेशों के साथ फ़ाइल अटैचमेंट भेजें के अनुसार, निजी खातों में सभी अटैचमेंट के कुल आकार की सीमा 25 MB है। यह हर फ़ाइल के लिए 25 MB नहीं है। इसलिए, 15 MB की दो PDF मिलकर इस सीमा से अधिक हो जाती हैं, भले ही हर फ़ाइल अलग-अलग उससे काफ़ी छोटी हो। सीमा पार होने पर Gmail अटैचमेंट की जगह अपने आप Google Drive का लिंक लगा देता है। Google Workspace वाले कार्यालय या स्कूल के खातों में सीमाएँ व्यवस्थापक तय करता है। वहाँ आपके संगठन के नियम लागू होते हैं। सहायता पृष्ठ पर यह नहीं बताया गया है कि Google एक MB में कितने बाइट गिनता है। इसलिए, अगर आपका कुल आकार 25 MB के बहुत करीब है, तो सीमा से थोड़ा नीचे रहने की गुंजाइश रखें।

Outlook, Gmail से अलग सीमाएँ क्यों बताता है

“Outlook” किसी एक तय सीमा वाला अकेला मेलबॉक्स नहीं है। Microsoft अलग-अलग उत्पादों के लिए अलग-अलग सीमाएँ बताता है, और ये सीमाएँ अलग-अलग चीज़ों को मापती हैं। Outlook.com के लिए Microsoft सहायता के अनुसार, Outlook.com पर टेक्स्ट और संदेश में जोड़ी गई फ़ाइलों सहित पूरे ईमेल की सीमा 25 MB है। इंटरनेट खातों वाले क्लासिक Outlook प्रोग्राम के लिए Microsoft Learn: बहुत बड़े अटैचमेंट पर Outlook की त्रुटि में सभी अटैचमेंट के कुल आकार की डिफ़ॉल्ट सीमा 20 MB बताई गई है। Exchange खातों में सर्वर पर तय की गई सीमा लागू होती है। इसलिए Gmail और Outlook की जानकारी में विरोध नहीं है; वे अलग-अलग खातों और अलग-अलग मापों की बात कर रहे हैं। यहाँ तक कि 25 MB की एक ही सीमा का अर्थ भी Gmail और Outlook.com में अलग है। अगर आप कार्यालय या स्कूल का खाता इस्तेमाल करते हैं, तो अपने मेलबॉक्स की सीमा जानने के लिए IT विभाग से पूछना सबसे अच्छा है।

तुलना के लिए सही सीमा इस तरह पता करें:

1. पता करें कि आप किस खाते से भेज रहे हैं: निजी खाते से या कार्यालय या स्कूल के खाते से, ब्राउज़र में या किसी ईमेल प्रोग्राम में।
2. पढ़कर पता करें कि सीमा किसी एक फ़ाइल पर, सभी अटैचमेंट के कुल आकार पर या पूरे संदेश पर लागू होती है।
3. देखें कि प्राप्तकर्ता ने भी कोई सीमा बताई है या नहीं, जैसे नौकरी के विज्ञापन में, किसी पत्र में या पहले भेजे गए ईमेल के त्रुटि संदेश में।
4. हर सीमा के साथ लिख लें कि वह किस चीज़ के आकार पर लागू होती है। आपके संदेश को इन सभी सीमाओं का एक साथ पालन करना होगा।

ईमेल में अटैचमेंट का आकार बड़ा क्यों दिखाई देता है

अटैच करने से आपके डिवाइस पर मौजूद PDF का आकार नहीं बढ़ता। लेकिन भेजने के लिए उसे टेक्स्ट के वर्णों में बदला जाता है, क्योंकि ईमेल का संचार टेक्स्ट के लिए बनाया गया है। इसके लिए आम तौर पर Base64 इस्तेमाल होता है, जिसका विवरण IETF RFC 2045: Base64 Content-Transfer-Encoding में दिया गया है। इसमें फ़ाइल के हर 3 बाइट को 4 वर्णों में बदला जाता है। अगर अंतिम समूह अधूरा हो, तो उसमें पूरक वर्ण जोड़कर उसे 4 वर्णों का बनाया जाता है। एन्कोड की गई हर पंक्ति में अधिकतम 76 वर्ण हो सकते हैं, और हर पंक्ति विराम में 2 अतिरिक्त बाइट लगते हैं। अटैचमेंट के अलावा संदेश के हेडर, आपका टेक्स्ट और अलग-अलग हिस्सों को अलग करने वाली MIME सीमाएँ भी जुड़ती हैं।

Base64 केवल डेटा को दूसरे रूप में लिखने का तरीका है, एन्क्रिप्शन नहीं। मान्य Base64 को सही ढंग से डिकोड करने पर ठीक वही बाइट वापस मिलते हैं जो आपकी PDF में थे। आकार में बढ़ोतरी का कोई ऐसा निश्चित प्रतिशत नहीं है जो हर ईमेल पर लागू हो, क्योंकि हर संदेश में टेक्स्ट और हेडर अलग होते हैं। लेकिन सीधे अटैचमेंट से आने वाले हिस्से का आकार आप सटीक रूप से निकाल सकते हैं।

आउटबॉक्स में 4.9 MB का आकार बढ़कर 6 MB से अधिक क्यों हो जाता है?

यही प्रभाव समझा सकता है कि फ़ाइल का आकार लगभग 4.9 MB दिखाई देता है, लेकिन आउटबॉक्स में ईमेल का आकार 6 MB से अधिक क्यों होता है। ऊपर के काल्पनिक उदाहरण में, माने गए 49,00,000 बाइट से टेक्स्ट और हेडर के बिना ही 67,05,266 बाइट, यानी लगभग 6.7 MB का एन्कोड किया गया अटैचमेंट बनता है। इसमें PDF स्वयं नहीं बदली है।

किसी वास्तविक संदेश के मामले में दो बातें अभी स्पष्ट नहीं होतीं। पहली, यह प्रोग्राम पर निर्भर करता है कि “4.9 MB” का अर्थ ठीक 49,00,000 बाइट है या गणना में प्रति MiB 10,48,576 बाइट लिए गए हैं। फ़ाइल आकार की इकाइयाँ जाँचें पर आप यह अंतर निकाल सकते हैं। दूसरी, वास्तव में लागू होने वाली सीमा ही तय करती है कि 6.7 MB ज़्यादा है या नहीं।

PDF का आकार घटाएँ और संदेश का आकार निकालें

पहले चरण में पता की गई सीमा के अनुसार, अंत में आप सहेजी गई फ़ाइल के बाइट या एन्कोड किए गए संदेश के बाइट की तुलना करेंगे। दोनों मामलों में प्रक्रिया एक जैसी है: पहले वास्तविक फ़ाइल का आकार घटाएँ, फिर उसके वास्तविक बाइट के आधार पर गणना करें।

1. भेजने से पहले PDF संपीड़ित करें पर कंप्रेसर में “PDF चुनें” से मूल PDF चुनें, पहले से छोटी की गई प्रति नहीं। 50 MiB (5,24,28,800 बाइट) तक की फ़ाइलें स्वीकार की जाती हैं। प्रोसेसिंग आपके ब्राउज़र में होती है; इसके लिए फ़ाइल किसी प्रोसेसिंग सर्वर पर अपलोड नहीं की जाती। आपकी मूल फ़ाइल में कोई बदलाव नहीं होता।
2. “संतुलित” विधि से शुरू करें। अगर इससे पर्याप्त बचत न हो, तो “छोटी फ़ाइल” आज़माएँ। इसमें एम्बेड की गई छवियों को दोबारा अधिक संपीड़ित किया जा सकता है। “गुणवत्ता में हानि के बिना अनुकूलन” केवल आंतरिक संरचना बदलता है और जानबूझकर छवि की गुणवत्ता नहीं बदलता, इसलिए इससे अक्सर कम बचत होती है। अगर किसी भी विधि से बचत न हो, तो आपको मूल फ़ाइल वापस मिलती है।
3. अगर आपके पास कोई निश्चित आकार है, तो PDF को लक्षित आकार तक घटाएँ खोलें और वहाँ “PDF चुनें” से अपनी मूल PDF फिर से चुनें, क्योंकि कंप्रेसर की फ़ाइल और परिणाम यहाँ अपने आप नहीं आते। यहाँ भी हर फ़ाइल की सीमा 50 MiB है। फिर अपना लक्षित आकार दर्ज करें; परिणाम में “लक्ष्य हासिल हुआ” या “लक्ष्य हासिल नहीं हुआ” दिखाई देगा। इसके लिए पृष्ठों को काटा नहीं जाता। अगर आपकी सीमा पूरे संदेश पर लागू होती है, तो लक्ष्य सीमा से काफ़ी नीचे रखें, क्योंकि एन्कोडिंग का आकार बाद में जुड़ता है।
4. “पिछला तुलना पृष्ठ” और “तुलना का अगला पृष्ठ” से “मूल” और “परिणाम” की हर पृष्ठ पर तुलना करें। उसके बाद परिणाम सहेजें। छोटे अक्षर, तालिकाएँ, मुहरें और हस्ताक्षर आसानी से पढ़े जा सकने चाहिए।
5. अटैचमेंट और संदेश का आकार निकालें पर सहेजी गई फ़ाइल और हर अतिरिक्त अटैचमेंट के बाइट की सटीक संख्या अलग-अलग दर्ज करें। बाइट की संख्या आपके डिवाइस पर फ़ाइल के गुणों में मिलती है।
6. अगर आप किसी सीमा से तुलना करना चाहते हैं, तो वहाँ पहले “आकार सीमा से तुलना करें” पर टिक लगाएँ। फिर इकाई सहित सीमा दर्ज करें और तुलना का सही आधार चुनें: निजी Gmail जैसी सीमा के लिए “मूल अटैचमेंट का कुल आकार” चुनें, और Outlook.com जैसी सीमा के लिए “एन्कोड किए गए संदेश का अनुमानित आकार” चुनें। पहले से भरा गया 25 MB केवल शुरुआती उदाहरण है; इसे अपनी वास्तविक सीमा से बदलें। टेक्स्ट और हेडर के लिए आप बाइट में अपनी मानी हुई अतिरिक्त मात्रा दर्ज कर सकते हैं। पहले से 0 भरा है; अगर आप अतिरिक्त मात्रा नहीं जोड़ना चाहते, तो फ़ील्ड खाली करने के बजाय यह 0 रहने दें।

एक से अधिक अटैचमेंट होने पर उनके आकार पहले जोड़ने के बजाय हमेशा हर अटैचमेंट अलग-अलग दर्ज करें। हर फ़ाइल अलग से एन्कोड होती है और उसके अपने पूरक वर्ण और पंक्ति विराम होते हैं। इसलिए अगर आप कुल आकार को एक ही फ़ाइल मानकर गणना करते हैं, तो परिणाम थोड़ा अलग आ सकता है।

कंप्रेसर डिजिटल रूप से हस्ताक्षरित या प्रमाणित PDF और पासवर्ड एन्क्रिप्शन वाली PDF स्वीकार नहीं करता। केवल स्कैन में दिखाई देने वाला हस्ताक्षर अपने आप में डिजिटल हस्ताक्षर नहीं है।

इस तरह एक ही फ़ाइल एक सीमा के भीतर आसानी से आ सकती है और दूसरी के हिसाब से काफ़ी बड़ी हो सकती है। इसलिए हर बार बिना सोचे 10 MB जैसी किसी गोल संख्या तक आकार न घटाएँ। पहले स्पष्ट करें कि सीमा किस आकार पर लागू होती है, फिर उसकी संख्या पता करें।

क्या कैलकुलेटर से यह गारंटी मिल सकती है कि ईमेल पहुँच जाएगा?

नहीं। कैलकुलेटर आपके दर्ज किए गए आकारों और आपके द्वारा मानी गई अतिरिक्त मात्रा के आधार पर काम करता है। यह पूरा ईमेल बनाकर उसकी गणना नहीं करता, कुछ भेजता नहीं और प्राप्तकर्ता के मेल सर्वर की जानकारी नहीं रखता। तुलना सफल होने का अर्थ केवल यह है कि आपका मान चुनी गई सीमा से अधिक नहीं है; सीमा के ठीक बराबर मान को भी कैलकुलेटर सीमा के भीतर मानता है। इसलिए अगर प्राप्तकर्ता “5 MB से कम” चाहता है, तो थोड़ा कम मान चुनें। अगर आप पूरे संदेश की सीमा से तुलना कर रहे हैं और आकार सीमा के बहुत करीब है, तो अपनी ओर से थोड़ा अंतर रखने पर उस टेक्स्ट और उन हेडर के लिए अधिक गुंजाइश मिलती है जिनका सटीक आकार आपको नहीं पता। केवल मूल अटैचमेंट पर लागू होने वाली सीमा में इसके लिए अतिरिक्त गुंजाइश रखने की ज़रूरत नहीं है।

जब लिंक भेजना बेहतर हो

कभी-कभी PDF को पढ़ने योग्य रखते हुए उसका आकार पर्याप्त रूप से घटाना संभव नहीं होता। या कई दस्तावेज़ों का कुल आकार सीमा से अधिक हो जाता है। ऐसे में फ़ाइल का लिंक भेजना बेहतर तरीका हो सकता है, बशर्ते प्राप्तकर्ता लिंक स्वीकार करता हो। कुछ प्राप्तकर्ता, जैसे नौकरी के आवेदन लेते समय, स्पष्ट रूप से अटैचमेंट माँगते हैं। ऐसे मामले में उनके निर्देश का पालन करें।

Gmail कब Drive का लिंक भेजता है

निजी Gmail खाते में यह अपने आप होता है: अगर अटैचमेंट का कुल आकार 25 MB से अधिक हो, तो Gmail फ़ाइलों की जगह Google Drive का लिंक जोड़ देता है। प्राप्तकर्ता PDF खोल सके, इसके लिए उसे उस फ़ाइल का ऐक्सेस चाहिए। Google: Gmail में Google Drive अटैचमेंट भेजें के अनुसार, किसी प्राप्तकर्ता के पास अनुमति न होने पर Gmail इसकी सूचना देता है। साझा करने के कौन-से विकल्प उपलब्ध हैं, यह आपके संगठन के नियमों पर भी निर्भर कर सकता है। किसी निजी या गोपनीय PDF को लिंक रखने वाले हर व्यक्ति के लिए खोलने के बजाय केवल उन्हीं लोगों के साथ साझा करें जिन्हें वह मिलनी चाहिए। लिंक पहुँच जाने का अर्थ यह भी नहीं है कि प्राप्तकर्ता क्लाउड लिंक स्वीकार करता है। कुछ नियोक्ता इसकी अनुमति नहीं देते।

यह वेबसाइट आपके लिए फ़ाइलें सहेजकर नहीं रखती और ईमेल नहीं भेजती। लिंक आप अपने ईमेल या क्लाउड प्रदाता के ज़रिए बनाते हैं।

PDF का आकार फिर भी बड़ा रहे तो दूसरे तरीके

• और संपीड़ित करने के बजाय दोबारा बनाएँ: अगर PDF किसी टेक्स्ट प्रोग्राम से बनी है, तो दोबारा एक्सपोर्ट करने से छोटी फ़ाइल मिल सकती है। स्कैन के मामले में सही रिज़ॉल्यूशन पर दोबारा स्कैन करना मदद कर सकता है। इसके बारे में स्कैन की गई PDF का आकार घटाएँ पर और पढ़ें।
• अगर कई ईमेल भेजने की अनुमति हो तो बाँटें: PDF बाँटें से आप पृष्ठों को कई फ़ाइलों में बाँट सकते हैं। हर हिस्से की फ़ाइल का आकार उसके पृष्ठों पर निर्भर करता है।
• ZIP का इस्तेमाल सोच-समझकर करें: पहले से अच्छी तरह संपीड़ित PDF का आकार ZIP आर्काइव में अक्सर बहुत कम घटता है, और कुछ प्राप्तकर्ता ZIP फ़ाइलें स्वीकार नहीं करते।
• PDF को PDF ही रहने दें: अगर प्राप्तकर्ता PDF चाहता है, तो पृष्ठों को JPG छवियों के रूप में न भेजें।

अगर संपीड़ित करने पर फ़ाइल का आकार बिल्कुल नहीं घटता या बहुत कम घटता है, तो PDF का आकार नहीं घट रहा पर इसके आम कारण मिलेंगे।

भेजने से पहले जाँचें

भेजें पर क्लिक करने से पहले, ठीक उसी फ़ाइल की एक आखिरी बार जाँच कर लेना अच्छा है जिसे आप अटैच कर रहे हैं।

• सहेजी गई PDF दोबारा खोलें: क्या सभी पृष्ठ मौजूद हैं, सही क्रम में हैं और हर जगह पढ़ने योग्य हैं?
• ठीक वही जाँची हुई फ़ाइल अटैच करें जो आपकी सीमा के भीतर है और आसानी से पढ़ी जा सकती है। अगर मूल फ़ाइल पहले से सीमा के भीतर है, तो वह बिना बदलाव वाला मूल संस्करण भी हो सकता है।
• सब कुछ गिनें: सभी अटैचमेंट और, अगर सीमा पूरे संदेश की है, तो टेक्स्ट, हस्ताक्षर और संदेश में जोड़ी गई छवियाँ भी।
• निजी Gmail जैसी अटैचमेंट सीमा के लिए सभी अटैचमेंट के सहेजे गए बाइट की कुल संख्या की तुलना करें। इसमें एन्कोडिंग के लिए अतिरिक्त मात्रा शामिल नहीं होती।
• पूरे संदेश की सीमा के लिए एन्कोड किए गए अटैचमेंट के साथ टेक्स्ट, हेडर और MIME सीमाओं का आकार जोड़कर तुलना करें।
• प्राप्तकर्ता की शर्त का भी पालन करें, भले ही आपका अपना मेलबॉक्स अधिक आकार की अनुमति देता हो।

अगर ईमेल वापस आ जाए

त्रुटि संदेश ध्यान से पढ़ें। अगर उसमें कोई आकार बताया गया है और यह स्पष्ट है कि सीमा अटैचमेंट पर लागू होती है या पूरे संदेश पर, तो ठीक उसी जानकारी से दोबारा गणना करें। यह भी जाँचें कि वास्तव में कौन-सी फ़ाइलें अटैच की गई थीं। अगर फिर भी स्पष्ट न हो कि प्राप्तकर्ता क्या स्वीकार करता है, तो उससे कोई स्वीकार्य तरीका पूछें, जैसे लिंक या कई ईमेल।