Zmniejsz PDF do e-maila: rozróżnij rozmiar załączników i wiadomości

Jaki limit obowiązuje: załączników czy całej wiadomości?

Limity poczty elektronicznej nie zawsze dotyczą tego samego. Niektóre ograniczają łączny rozmiar dołączanych plików w postaci, w jakiej są zapisane na Twoim urządzeniu. Inne ograniczają całą wiadomość. Obejmuje ona zakodowane załączniki, Twój tekst, wstawione obrazy i nagłówki techniczne. Ponadto Twoja skrzynka i serwer pocztowy odbiorcy mogą mieć własne limity. Twój e-mail musi spełniać oba.

Gmail: 25 MB dla wszystkich załączników łącznie

Zgodnie z pomocą Gmaila: wysyłanie załączników w wiadomościach Gmail na kontach osobistych obowiązuje limit 25 MB dla wszystkich załączników łącznie. Nie jest to 25 MB na plik. Dwa pliki PDF po 15 MB przekraczają więc ten limit, mimo że każdy z nich osobno jest znacznie mniejszy. Po przekroczeniu limitu Gmail automatycznie zastępuje załączniki linkiem do Google Drive. Na kontach służbowych lub szkolnych w Google Workspace limity ustala administrator. Obowiązują tam zasady Twojej organizacji. Pomoc nie podaje, ile bajtów Google przyjmuje za MB. Jeśli łączny rozmiar jest bardzo bliski 25 MB, zostaw więc pewien zapas.

Dlaczego Outlook podaje inne wartości niż Gmail

„Outlook” nie oznacza jednej skrzynki z ustalonym limitem. Microsoft podaje różne wartości zależnie od produktu, a wartości te odnoszą się do różnych wielkości. Według pomocy Microsoft dotyczącej Outlook.com w Outlook.com obowiązuje limit 25 MB dla całego e-maila, w tym tekstu i wstawionych plików. Dla klasycznego programu Outlook z kontami internetowymi Microsoft Learn: błąd programu Outlook przy zbyt dużych załącznikach opisuje domyślną wartość 20 MB dla wszystkich załączników łącznie. W przypadku kont Exchange obowiązuje limit ustawiony na serwerze. Informacje o Gmailu i Outlooku nie są więc sprzeczne: dotyczą innych kont i innych podstaw porównania. Nawet ta sama wartość 25 MB nie oznacza w Gmailu i Outlook.com tego samego. Jeśli korzystasz z konta firmowego lub szkolnego, najlepiej zapytaj dział IT, jaki limit obowiązuje w Twojej skrzynce.

Jak ustalić wartość, z którą należy porównać rozmiar:

1. Ustal, z jakiego konta wysyłasz wiadomość: osobistego czy służbowego lub szkolnego, w przeglądarce czy w programie pocztowym.
2. Sprawdź, czy limit dotyczy pojedynczego pliku, wszystkich załączników łącznie czy całej wiadomości.
3. Sprawdź, czy odbiorca podał własne wymagania, na przykład w ogłoszeniu o pracę, w piśmie lub w komunikacie o błędzie dotyczącym wcześniejszego e-maila.
4. Zapisz każdy limit wraz z informacją, czego dotyczy. Twoja wiadomość musi spełniać wszystkie te ograniczenia jednocześnie.

Dlaczego załącznik wydaje się większy w e-mailu

Samo dołączenie pliku PDF nie zwiększa jego rozmiaru na Twoim urządzeniu. Na potrzeby wysyłki jest on jednak przekształcany w znaki tekstowe, ponieważ przesyłanie poczty elektronicznej jest oparte na tekście. Zwykle służy do tego Base64, opisane w IETF RFC 2045: kodowanie transferowe treści Base64. Każde 3 bajty pliku są przy tym zamieniane na 4 znaki. Niepełna ostatnia grupa jest uzupełniana znakami dopełnienia do 4 znaków. Zakodowane wiersze mogą mieć najwyżej 76 znaków, a każdy podział wiersza zajmuje kolejne 2 bajty. Do załącznika dochodzą jeszcze nagłówki wiadomości, Twój tekst i separatory MIME, które oddzielają poszczególne części.

Base64 to wyłącznie zmiana zapisu, a nie szyfrowanie. Po prawidłowym zdekodowaniu poprawnego Base64 otrzymuje się dokładnie te same bajty co w Twoim pliku PDF. Nie ma stałego procentowego narzutu pasującego do każdego e-maila, ponieważ tekst i nagłówki różnią się między wiadomościami. Możesz jednak dokładnie obliczyć część wynikającą bezpośrednio z załącznika.

Dlaczego 4,9 MB zmienia się w skrzynce nadawczej w ponad 6 MB?

Właśnie ten efekt może wyjaśniać, dlaczego przy pliku widnieje na przykład 4,9 MB, a przy e-mailu w skrzynce nadawczej ponad 6 MB. W powyższym hipotetycznym przykładzie z założonych 4 900 000 bajtów powstaje zakodowany załącznik o rozmiarze 6 705 266 bajtów, czyli około 6,7 MB, jeszcze bez tekstu i nagłówków. Sam PDF nie uległ przy tym zmianie.

W przypadku rzeczywistej wiadomości pozostają dwie niewiadome. Po pierwsze, od programu zależy, czy „4,9 MB” oznacza dokładnie 4 900 000 bajtów, czy rozmiar obliczono przy użyciu 1 048 576 bajtów na MiB. Różnicę możesz przeliczyć w narzędziu Sprawdź jednostki rozmiaru plików. Po drugie, dopiero faktycznie obowiązujący limit rozstrzyga, czy 6,7 MB to za dużo.

Zmniejsz PDF i oblicz rozmiar wiadomości

Zależnie od limitu ustalonego w pierwszym kroku porównasz na końcu liczbę bajtów zapisanego pliku lub zakodowanej wiadomości. W obu przypadkach przebieg jest taki sam: najpierw zmniejszasz rzeczywisty plik, a potem wykonujesz obliczenia na podstawie jego faktycznej liczby bajtów.

1. W kompresorze Skompresuj PDF przed wysłaniem wybierz pierwotny PDF przyciskiem „Wybierz PDF”, a nie już zmniejszoną kopię. Obsługiwane są pliki do 50 MiB (52 428 800 bajtów). Przetwarzanie odbywa się w Twojej przeglądarce; plik nie jest w tym celu przesyłany na serwer przetwarzający. Oryginał pozostaje bez zmian.
2. Zacznij od metody „Zrównoważona”. Jeśli to nie wystarczy, wypróbuj „Mniejszy plik”. Osadzone obrazy mogą być wtedy ponownie kompresowane mocniej. „Optymalizacja bezstratna” zmienia wyłącznie strukturę wewnętrzną, bez celowej zmiany jakości obrazów, ale często daje mniejszą oszczędność. Jeśli żadna metoda nie zmniejszy rozmiaru, otrzymasz z powrotem oryginał.
3. Jeśli masz określoną wartość, otwórz Zmniejsz PDF do rozmiaru docelowego i ponownie wybierz pierwotny PDF przyciskiem „Wybierz PDF”, ponieważ plik i wynik z kompresora nie są przenoszone. Tutaj również obowiązuje limit 50 MiB na plik. Następnie wpisz docelowy rozmiar; przy wyniku pojawi się „Cel osiągnięty” lub „Cel nieosiągnięty”. Strony nie są w tym celu przycinane. Jeśli limit dotyczy całej wiadomości, ustaw cel znacznie poniżej limitu, ponieważ dochodzi jeszcze narzut kodowania.
4. Porównaj „Oryginał” i „Wynik” strona po stronie, używając przycisków „Poprzednia strona porównania” i „Następna strona porównania”. Następnie zapisz wynik. Drobny tekst, tabele, pieczątki i podpisy powinny pozostać czytelne.
5. W narzędziu Oblicz rozmiar załączników i wiadomości wpisz osobno dokładną liczbę bajtów zapisanego pliku i każdego dodatkowego załącznika. Liczbę bajtów znajdziesz we właściwościach pliku na swoim urządzeniu.
6. Jeśli chcesz sprawdzić zgodność z limitem, najpierw zaznacz tam „Porównaj z limitem rozmiaru”. Następnie wpisz limit wraz z jednostką i wybierz odpowiednią podstawę porównania: dla limitu takiego jak w osobistym Gmailu wybierz „Łączny rozmiar oryginalnych załączników”, a dla limitu takiego jak w Outlook.com — „Szacowany rozmiar zakodowanej wiadomości”. Domyślna wartość 25 MB jest tylko przykładem początkowym; zastąp ją rzeczywistym limitem. Dla tekstu i nagłówków możesz wpisać założony narzut w bajtach. Domyślnie ustawiono 0; jeśli nie chcesz uwzględniać narzutu, pozostaw to 0 zamiast opróżniać pole.

Wiele załączników zawsze wpisuj osobno, zamiast wcześniej sumować ich rozmiary. Każdy plik jest kodowany oddzielnie i otrzymuje własne znaki dopełnienia oraz podziały wierszy. Jeśli potraktujesz sumę jako jeden plik, wynik może się więc nieco różnić.

Kompresor nie przyjmuje plików PDF podpisanych cyfrowo lub certyfikowanych ani plików PDF zaszyfrowanych hasłem. Zeskanowany, widoczny podpis sam w sobie nie jest podpisem cyfrowym.

Ten sam plik może więc swobodnie mieścić się w jednym limicie, a drugi znacznie przekraczać. Dlatego nie zmniejszaj go automatycznie do okrągłej wartości, takiej jak 10 MB. Najpierw ustal, czego dotyczy limit, a potem jego wartość.

Czy kalkulator może zagwarantować, że e-mail dotrze?

Nie. Kalkulator korzysta z wpisanych przez Ciebie rozmiarów i narzutu, który samodzielnie zakładasz. Nie odtwarza kompletnego e-maila, niczego nie wysyła i nie zna serwera pocztowego odbiorcy. Pozytywny wynik porównania oznacza jedynie, że Twoja wartość nie przekracza wybranego limitu; wartość dokładnie równa limitowi jest przez kalkulator uznawana za mieszczącą się w nim. Jeśli odbiorca wymaga „poniżej 5 MB”, wybierz więc nieco niższą wartość. Gdy sprawdzasz limit całej wiadomości i wynik jest bardzo bliski granicy, samodzielnie dobrany zapas daje więcej miejsca na tekst i nagłówki, których dokładnego rozmiaru nie znasz. Przy limicie dotyczącym wyłącznie oryginalnych załączników taki zapas nie jest potrzebny.

Kiedy lepiej sprawdzi się link

Czasami nie da się wystarczająco zmniejszyć pliku PDF bez utraty czytelności. Zdarza się też, że kilka dokumentów łącznie przekracza limit. Wtedy lepszym rozwiązaniem może być link do pliku, o ile odbiorca akceptuje linki. Niektórzy odbiorcy, na przykład przy rekrutacji, wyraźnie wymagają załącznika. W takim przypadku zastosuj się do ich wymagań.

Kiedy Gmail wysyła link do Google Drive

Na osobistym koncie Gmail dzieje się to automatycznie: jeśli łączny rozmiar załączników przekracza 25 MB, Gmail wstawia link do Google Drive zamiast plików. Aby odbiorca mógł otworzyć PDF, musi mieć do niego dostęp. Zgodnie z Google: wysyłanie załączników z Google Drive w Gmailu Gmail informuje, jeśli odbiorca nie ma uprawnień. Dostępne opcje udostępniania mogą też zależeć od zasad Twojej organizacji. Osobisty lub poufny PDF udostępniaj wyłącznie osobom, które mają go otrzymać, zamiast umożliwiać dostęp każdemu, kto ma link. Dostarczenie linku nie oznacza też, że odbiorca akceptuje linki do chmury. Niektórzy pracodawcy na to nie pozwalają.

Ta witryna nie przechowuje dla Ciebie plików ani nie wysyła e-maili. Link tworzysz za pośrednictwem swojego dostawcy poczty lub chmury.

Inne sposoby, gdy PDF nadal jest za duży

• Utwórz ponownie zamiast dalej kompresować: jeśli PDF pochodzi z edytora tekstu, ponowny eksport może dać mniejszy plik. W przypadku skanów pomaga ponowne skanowanie z odpowiednią rozdzielczością; więcej informacji znajdziesz w poradniku Zmniejsz zeskanowany PDF.
• Podziel, jeśli dozwolone jest wysłanie kilku e-maili: za pomocą Podziel PDF rozdzielisz strony na kilka plików. Rozmiar każdej części zależy od zawartych w niej stron.
• Używaj ZIP z rozwagą: dobrze skompresowany PDF często prawie nie zmniejsza się w archiwum ZIP, a niektórzy odbiorcy nie przyjmują plików ZIP.
• PDF pozostaje PDF-em: jeśli odbiorca oczekuje pliku PDF, nie wysyłaj stron jako obrazów JPG.

Jeśli podczas kompresji plik nie zmniejsza się wcale lub zmniejsza się tylko nieznacznie, typowe przyczyny znajdziesz w poradniku Rozmiar PDF się nie zmniejsza.

Sprawdź przed wysłaniem

Zanim klikniesz przycisk wysyłania, warto jeszcze raz sprawdzić dokładnie ten plik, który dołączasz.

• Ponownie otwórz zapisany PDF: czy są wszystkie strony, we właściwej kolejności i czytelne w każdym miejscu?
• Dołącz dokładnie ten sprawdzony plik, który mieści się w limicie i jest czytelny. Może to być również niezmieniony oryginał, jeśli już mieści się w limicie.
• Uwzględnij wszystko: wszystkie załączniki, a przy limicie całej wiadomości także tekst, stopkę i wstawione obrazy.
• Przy limicie załączników, takim jak w osobistym Gmailu, porównujesz łączną liczbę bajtów wszystkich załączników w zapisanej postaci. Nie doliczasz tutaj narzutu kodowania.
• Przy limicie całej wiadomości porównujesz zakodowane załączniki wraz z tekstem, nagłówkami i separatorami MIME.
• Dodatkowo spełnij wymagania odbiorcy, nawet jeśli Twoja skrzynka pozwala na więcej.

Jeśli e-mail wróci

Dokładnie przeczytaj komunikat o błędzie. Jeśli podaje rozmiar i określa, czy limit dotyczy załączników, czy całej wiadomości, wykonaj obliczenia ponownie, korzystając dokładnie z tych danych. Sprawdź też, jakie pliki były rzeczywiście załączone. Jeśli nadal nie wiadomo, co odbiorca dopuszcza, zapytaj o akceptowany przez niego sposób, na przykład link lub kilka e-maili.