Ridurre un PDF per email: distinguere tra allegato e dimensione del messaggio

Quale limite si applica: allegati o intero messaggio?

I limiti delle email non misurano tutti la stessa cosa. Alcuni limitano la dimensione totale dei file che alleghi, così come sono salvati sul tuo dispositivo. Altri limitano l'intero messaggio. Questo comprende gli allegati nella loro forma codificata, il tuo testo, le immagini inserite e le intestazioni tecniche. Inoltre, la tua casella di posta e il server di posta del destinatario possono avere ciascuno limiti propri. La tua email deve rispettarli entrambi.

Gmail: 25 MB per tutti gli allegati insieme

Secondo la Guida di Gmail: inviare allegati con i messaggi di Gmail, per gli account personali si applica un limite di 25 MB per tutti gli allegati insieme. Non sono 25 MB per file. Due PDF da 15 MB ciascuno superano quindi già il limite, anche se ogni singolo file è nettamente più piccolo. Se il limite viene superato, Gmail sostituisce automaticamente gli allegati con un link di Google Drive. Negli account di lavoro o scolastici con Google Workspace, i limiti sono stabiliti dall'amministratore. In quel caso valgono le regole della tua organizzazione. La guida non specifica quanti byte Google consideri per un MB. Se il totale è molto vicino a 25 MB, prevedi quindi un po' di margine.

Perché Outlook indica valori diversi da Gmail

«Outlook» non è un'unica casella di posta con un limite fisso. Microsoft indica valori diversi a seconda del prodotto, e questi valori misurano cose diverse. Per Outlook.com, secondo la Guida Microsoft di Outlook.com, si applica un limite di 25 MB per l'intera email, compresi testo e file inseriti. Per il programma Outlook classico con account Internet, Microsoft Learn: errore di Outlook per allegati troppo grandi descrive un valore predefinito di 20 MB per gli allegati complessivi. Con gli account Exchange conta il limite impostato sul server. Gmail e Outlook quindi non si contraddicono: si riferiscono ad account diversi e a grandezze di riferimento diverse. Anche lo stesso valore di 25 MB non significa la stessa cosa in Gmail e Outlook.com. Se usi un account aziendale o scolastico, è meglio chiedere al reparto IT quale limite si applica alla tua casella di posta.

Ecco come trovare il valore con cui effettuare il confronto:

1. Identifica l'account da cui invii: personale oppure di lavoro o scolastico, dal browser o da un programma di posta.
2. Verifica nella documentazione se il limite riguarda un singolo file, tutti gli allegati insieme o l'intero messaggio.
3. Controlla se il destinatario indica requisiti propri, per esempio in un annuncio di lavoro, in una lettera di accompagnamento o in un messaggio di errore relativo a un'email precedente.
4. Annota ogni limite insieme alla grandezza a cui si riferisce. Il tuo messaggio deve rispettarli tutti contemporaneamente.

Perché un allegato sembra più grande nell'email

Il PDF sul tuo dispositivo non diventa più grande quando lo alleghi. Per l'invio viene però convertito in caratteri di testo, perché il trasporto delle email è progettato per il testo. A questo scopo si usa comunemente Base64, descritta in IETF RFC 2045: codifica Base64 per il trasferimento dei contenuti. Ogni 3 byte del file diventano 4 caratteri. Un eventuale ultimo gruppo incompleto viene completato con caratteri di riempimento fino a raggiungere 4 caratteri. Le righe codificate possono contenere al massimo 76 caratteri e ogni interruzione di riga richiede altri 2 byte. All'allegato si aggiungono inoltre le intestazioni del messaggio, il tuo testo e i delimitatori MIME che separano le singole parti.

Base64 è una semplice conversione, non una cifratura. Se una sequenza Base64 valida viene decodificata correttamente, si ottengono esattamente gli stessi byte del tuo PDF. Non esiste una maggiorazione percentuale fissa valida per ogni email, perché testo e intestazioni variano da un messaggio all'altro. Puoi però calcolare esattamente la parte che deriva direttamente dall'allegato.

Perché 4,9 MB diventano oltre 6 MB nella posta in uscita?

Proprio questo effetto può spiegare perché un file mostri circa 4,9 MB, mentre l'email nella posta in uscita superi 6 MB. Nell'esempio ipotetico sopra, ipotizzando un file di 4.900.000 byte, si ottiene già, senza testo e intestazioni, un allegato codificato di 6.705.266 byte, cioè circa 6,7 MB. Il PDF in sé non è cambiato.

In un messaggio reale restano da chiarire due punti. Primo: dipende dal programma se «4,9 MB» significa esattamente 4.900.000 byte oppure se il calcolo è stato effettuato con 1.048.576 byte per MiB. Puoi verificare la differenza in Controlla le unità di misura delle dimensioni dei file. Secondo: solo il limite effettivamente applicabile determina se 6,7 MB sono troppi.

Ridurre il PDF e calcolare la dimensione del messaggio

A seconda del limite individuato nel primo passaggio, alla fine confronterai i byte del file salvato oppure i byte del messaggio codificato. La procedura è la stessa in entrambi i casi: prima riduci il file reale, poi esegui il calcolo usando il suo numero effettivo di byte.

1. Nel compressore, alla pagina Comprimi il PDF prima dell'invio, seleziona il PDF originale con «Seleziona un PDF», non una copia già ridotta. Sono ammessi file fino a 50 MiB (52.428.800 byte). L'elaborazione avviene nel tuo browser e il file non viene caricato su un server di elaborazione. Il tuo originale rimane invariato.
2. Inizia con il metodo «Equilibrata». Se non basta, prova «File più piccolo». In questo modo le immagini incorporate possono essere ricompresse più intensamente. «Ottimizzazione senza perdita di qualità» modifica solo la struttura interna, senza alterare intenzionalmente la qualità delle immagini, e per questo spesso riduce meno le dimensioni. Se nessun metodo produce una riduzione, ricevi l'originale.
3. Se hai un valore preciso da rispettare, apri Riduci il PDF alla dimensione desiderata e seleziona di nuovo il PDF originale con «Seleziona un PDF», perché il file e il risultato del compressore non vengono trasferiti. Anche qui si applica il limite di 50 MiB per file. Inserisci quindi la dimensione desiderata; il risultato mostra «Obiettivo raggiunto» oppure «Obiettivo non raggiunto». Nessuna pagina viene tagliata per raggiungerlo. Se il tuo limite riguarda l'intero messaggio, imposta un obiettivo nettamente inferiore al limite, perché si aggiunge anche la codifica.
4. Confronta «Originale» e «Risultato» pagina per pagina con «Pagina di confronto precedente» e «Pagina di confronto successiva». Poi salva il risultato. I caratteri piccoli, le tabelle, i timbri e le firme devono rimanere ben leggibili.
5. Inserisci separatamente il numero esatto di byte del file salvato e di ogni altro allegato in Calcola la dimensione degli allegati e del messaggio. Trovi il numero di byte nelle proprietà del file sul tuo dispositivo.
6. Se vuoi verificare il rispetto di un limite, seleziona prima «Confronta con un limite di dimensione». Inserisci quindi il limite con la sua unità e scegli la grandezza di riferimento corretta: per un limite come quello di Gmail personale, usa «Dimensione totale degli allegati originali»; per un limite come quello di Outlook.com, «Dimensione stimata del messaggio codificato». Il valore predefinito di 25 MB è solo un esempio iniziale: sostituiscilo con il tuo limite reale. Per testo e intestazioni puoi inserire una maggiorazione ipotizzata in byte. Il valore predefinito è 0; se non vuoi aggiungere una maggiorazione, lascia questo 0 invece di svuotare il campo.

Inserisci sempre i vari allegati separatamente, invece di sommarne prima le dimensioni. Ogni file viene codificato per conto proprio e riceve caratteri di riempimento e interruzioni di riga propri. Se calcoli la somma come se fosse un unico file, puoi quindi ottenere un valore leggermente diverso.

Il compressore non accetta PDF firmati digitalmente o certificati, né PDF cifrati con password. Una firma scansionata e visibile non costituisce di per sé una firma digitale.

Lo stesso file può quindi rientrare ampiamente in un limite ed essere decisamente troppo grande rispetto all'altro. Non ridurlo perciò a un valore tondo come 10 MB senza ulteriori verifiche. Chiarisci prima la grandezza di riferimento, poi il valore.

Il calcolatore può garantire che l'email arrivi?

No. Il calcolatore usa le dimensioni che inserisci e la maggiorazione che ipotizzi tu. Non ricostruisce un'email completa, non invia nulla e non conosce il server di posta del destinatario. Un confronto superato significa soltanto che il tuo valore non supera il limite selezionato; nel calcolatore, un valore esattamente pari al limite è considerato accettabile. Se il destinatario richiede «meno di 5 MB», scegli quindi un valore leggermente inferiore. Se verifichi un limite relativo all'intero messaggio e ci sei molto vicino, un margine scelto da te lascia più spazio per testo e intestazioni di cui non conosci esattamente le dimensioni. Per un limite relativo soltanto agli allegati originali, questo margine non serve.

Quando è meglio usare un link

A volte non è possibile ridurre abbastanza un PDF senza renderlo illeggibile. Oppure più documenti insieme superano il limite. In questi casi un link al file può essere la soluzione migliore, purché il destinatario accetti i link. Alcuni destinatari, per esempio per le candidature di lavoro, richiedono espressamente un allegato. In tal caso rispetta le loro indicazioni.

Quando Gmail invia un link di Drive

In un account Gmail personale avviene automaticamente: se gli allegati superano complessivamente 25 MB, Gmail inserisce un link di Google Drive al posto dei file. Per aprire il PDF, il destinatario deve avere accesso al file. Secondo Google: inviare allegati di Google Drive in Gmail, Gmail ti avvisa se un destinatario non dispone dell'autorizzazione. Le opzioni di condivisione disponibili possono inoltre dipendere dalle regole della tua organizzazione. Condividi un PDF personale o riservato soltanto con le persone a cui è destinato, invece di renderlo accessibile a chiunque abbia il link. Il fatto che un link venga recapitato non significa nemmeno che il destinatario accetti link a servizi cloud. Alcuni datori di lavoro non lo consentono.

Questo sito non conserva file per te e non invia email. Il link va creato tramite il tuo fornitore di posta o di servizi cloud.

Altre soluzioni se il PDF rimane troppo grande

• Ricrearlo invece di continuare a comprimerlo: se il PDF proviene da un programma di elaborazione testi, una nuova esportazione può produrre un file più piccolo. Per le scansioni può essere utile ripetere la scansione con una risoluzione adeguata; trovi maggiori informazioni in Riduci le dimensioni di un PDF scansionato.
• Dividerlo, se sono consentite più email: con Dividi PDF distribuisci le pagine in più file. La dimensione di ogni file risultante dipende dalle pagine che contiene.
• Usare ZIP con attenzione: un PDF già ben compresso spesso si riduce appena all'interno di un archivio ZIP, e alcuni destinatari non accettano file ZIP.
• Il PDF deve rimanere un PDF: se il destinatario si aspetta un PDF, non inviare le pagine come immagini JPG.

Se la compressione non riduce affatto il file o lo riduce appena, trovi le cause tipiche in Il PDF non si riduce.

Controlli prima dell'invio

Prima di fare clic su Invia, vale la pena eseguire un ultimo controllo proprio sul file che alleghi.

• Apri di nuovo il PDF salvato: ci sono tutte le pagine, nell'ordine corretto, e tutto è leggibile?
• Allega esattamente il file che hai controllato, che rispetta il limite ed è ben leggibile. Può anche essere l'originale invariato, se rispetta già il limite.
• Includi tutto nel conteggio: tutti gli allegati e, se il limite riguarda il messaggio, anche testo, firma e immagini inserite.
• Per un limite relativo agli allegati, come in Gmail personale, confronta il totale dei byte salvati di tutti gli allegati. In questo caso non va aggiunta alcuna maggiorazione per la codifica.
• Per un limite relativo all'intero messaggio, confronta gli allegati codificati più testo, intestazioni e delimitatori MIME.
• Rispetta anche le indicazioni del destinatario, persino se la tua casella di posta consente dimensioni maggiori.

Se l'email viene respinta

Leggi attentamente il messaggio di errore. Se indica una dimensione e specifica se il limite riguarda gli allegati o l'intero messaggio, rifai il calcolo usando esattamente quelle indicazioni. Controlla anche quali file erano effettivamente allegati. Se non è chiaro che cosa accetti il destinatario, chiedigli quale modalità accetta, per esempio un link o più email.