Уменьшить PDF для электронной почты: различайте размер вложений и всего сообщения

Какой лимит действует: для вложений или всего сообщения?

Ограничения размера электронных писем могут относиться к разным величинам. Одни ограничивают суммарный размер прикрепляемых файлов в том виде, в котором они сохранены на вашем устройстве. Другие ограничивают размер всего сообщения. В него входят вложения в закодированном виде, ваш текст, вставленные изображения и технические заголовки. Кроме того, у вашего почтового ящика и почтового сервера получателя могут быть собственные ограничения. Ваше письмо должно соответствовать и тем, и другим.

Gmail: 25 MB для всех вложений вместе

Согласно справке Gmail об отправке вложений в письмах, для личных аккаунтов действует ограничение 25 MB на все вложения вместе. Это не 25 MB на каждый файл. Поэтому два PDF по 15 MB уже превышают лимит, хотя каждый из них по отдельности значительно меньше него. При превышении лимита Gmail автоматически заменяет вложения ссылкой на Google Drive. В рабочих и учебных аккаунтах Google Workspace ограничения устанавливает администратор. Для них действуют правила вашей организации. В справке не указано, сколько байт Google считает в одном MB. Поэтому, если суммарный размер очень близок к 25 MB, оставьте небольшой запас.

Почему Outlook указывает другие значения, чем Gmail

«Outlook» — это не один конкретный почтовый ящик с фиксированным ограничением. Microsoft указывает разные значения для разных продуктов, и эти значения относятся к разным величинам. Для Outlook.com согласно справке Microsoft по Outlook.com действует ограничение 25 MB на всё письмо, включая текст и вставленные файлы. Для классической программы Outlook с учётными записями интернет-почты в Microsoft Learn: ошибка Outlook при слишком большом размере вложений описано значение по умолчанию 20 MB для всех вложений вместе. Для учётных записей Exchange действует лимит, установленный на сервере. Поэтому данные Gmail и Outlook не противоречат друг другу: они относятся к разным учётным записям и разным величинам. Даже одинаковое значение 25 MB у Gmail и Outlook.com означает разное. Если вы используете рабочую или учебную учётную запись, лучше уточните в ИТ-службе, какой лимит действует для вашего почтового ящика.

Как выяснить, с каким значением нужно сравнивать размер:

1. Определите, с какой учётной записи вы отправляете письмо: с личной, рабочей или учебной, через браузер или почтовую программу.
2. Уточните в справке, относится ли ограничение к отдельному файлу, ко всем вложениям вместе или ко всему сообщению.
3. Проверьте, указал ли получатель собственные требования, например в объявлении о вакансии, сопроводительном письме или сообщении об ошибке при отправке предыдущего письма.
4. Запишите каждое ограничение вместе с величиной, к которой оно относится. Ваше сообщение должно одновременно соответствовать всем ограничениям.

Почему вложение в письме кажется больше

PDF на вашем устройстве не становится больше от прикрепления к письму. Однако для отправки он преобразуется в текстовые символы, поскольку передача электронной почты рассчитана на текст. Обычно для этого используется Base64, описанный в IETF RFC 2045: кодирование Base64 для передачи содержимого. При этом каждые 3 байта файла превращаются в 4 символа. Неполная последняя группа дополняется до 4 символов символами-заполнителями. Закодированные строки могут содержать не более 76 символов, а каждый перенос строки добавляет ещё 2 байта. Помимо самого вложения, в сообщение входят заголовки, ваш текст и разделители MIME, отделяющие его части друг от друга.

Base64 — это только преобразование представления данных, а не шифрование. При правильном декодировании корректных данных Base64 восстанавливаются в точности те же байты, что были в вашем PDF. Единой процентной надбавки, подходящей для каждого письма, нет, поскольку текст и заголовки различаются от сообщения к сообщению. Но ту часть размера, которая непосредственно связана с вложением, можно вычислить точно.

Почему 4,9 MB превращаются в более чем 6 MB в папке исходящих?

Именно этот эффект может объяснить, почему для файла отображается размер около 4,9 MB, а для письма в папке исходящих — более 6 MB. В гипотетическом примере выше из предполагаемых 4 900 000 байт уже без текста и заголовков получается закодированное вложение размером 6 705 266 байт, то есть около 6,7 MB. Сам PDF при этом не изменился.

Для реального сообщения остаются два открытых вопроса. Во-первых, от программы зависит, означает ли «4,9 MB» ровно 4 900 000 байт или размер рассчитан исходя из 1 048 576 байт на MiB. Проверить эту разницу можно в разделе Проверить единицы размера файла. Во-вторых, только фактически действующий лимит определяет, слишком ли много 6,7 MB.

Уменьшить PDF и рассчитать размер сообщения

В зависимости от ограничения, установленного на первом шаге, в конце вы сравниваете либо размер сохранённого файла в байтах, либо размер закодированного сообщения в байтах. Порядок действий в обоих случаях одинаков: сначала уменьшите реальный файл, затем выполните расчёт по его фактическому размеру в байтах.

1. В инструменте сжатия по ссылке Сжать PDF перед отправкой нажмите «Выбрать PDF» и выберите исходный PDF, а не уже уменьшенную копию. Допускаются файлы размером до 50 MiB (52 428 800 байт). Обработка выполняется в вашем браузере, для этого файл не загружается на сервер обработки. Оригинал остаётся без изменений.
2. Начните с метода «Сбалансированный режим». Если этого недостаточно, попробуйте «Файл меньшего размера». При этом встроенные изображения могут повторно сжиматься сильнее. Метод «Оптимизация без потерь» изменяет только внутреннюю структуру без намеренного изменения качества изображений и поэтому часто даёт меньшую экономию. Если ни один метод не уменьшает размер, вы получите исходный файл.
3. Если у вас есть конкретный лимит, откройте Уменьшить PDF до целевого размера и снова выберите исходный PDF через «Выбрать PDF», поскольку файл и результат из инструмента сжатия не переносятся. Здесь также действует ограничение 50 MiB на файл. Затем введите целевой размер; результат покажет «Цель достигнута» или «Цель не достигнута». Страницы при этом не обрезаются. Если лимит относится ко всему сообщению, задайте целевой размер значительно ниже него, поскольку кодирование ещё увеличит размер.
4. Сравните «Оригинал» и «Результат» постранично с помощью кнопок «Предыдущая страница сравнения» и «Следующая страница сравнения». Затем сохраните результат. Мелкий текст, таблицы, печати и подписи должны оставаться хорошо различимыми.
5. Введите точный размер сохранённого файла в байтах и отдельно размер каждого дополнительного вложения в разделе Рассчитать размер вложений и сообщения. Размер в байтах можно найти в свойствах файла на вашем устройстве.
6. Если хотите проверить соответствие ограничению, сначала установите флажок «Сравнить с лимитом размера». Затем введите лимит с единицей измерения и выберите соответствующую величину: для ограничения, подобного лимиту личного Gmail, выберите «Суммарный размер исходных вложений», для ограничения, подобного лимиту Outlook.com, — «Оценочный размер закодированного сообщения». Установленное по умолчанию значение 25 MB — лишь начальный пример; замените его своим фактическим лимитом. Для текста и заголовков можно ввести предполагаемую надбавку в байтах. По умолчанию установлено 0; если не хотите учитывать надбавку, оставьте 0, а не очищайте поле.

Всегда вводите несколько вложений по отдельности, не складывая их размеры заранее. Каждый файл кодируется отдельно и получает собственные символы-заполнители и переносы строк. Поэтому расчёт общей суммы как одного файла может дать немного другое значение.

Инструмент сжатия не принимает PDF с цифровой подписью или сертификацией, а также PDF с шифрованием паролем. Видимая отсканированная подпись сама по себе не является цифровой подписью.

Таким образом, один и тот же файл может с запасом соответствовать одному ограничению и значительно превышать другое. Поэтому не уменьшайте файл автоматически до круглого значения вроде 10 MB. Сначала выясните, к чему относится ограничение, а затем — его значение.

Может ли калькулятор гарантировать доставку письма?

Нет. Калькулятор использует введённые вами размеры и надбавку, которую вы сами предполагаете. Он не воссоздаёт полное письмо, ничего не отправляет и не располагает сведениями о почтовом сервере получателя. Успешное сравнение означает только то, что ваше значение не превышает выбранный лимит; значение, в точности равное лимиту, калькулятор считает подходящим. Поэтому, если получатель требует «менее 5 MB», выберите немного меньшее значение. Если вы проверяете ограничение на всё сообщение и размер очень близок к пределу, выбранный вами запас оставит больше места для текста и заголовков, точный размер которых вам неизвестен. При ограничении только на исходные вложения запас на текст и заголовки не нужен.

Когда лучше подходит ссылка

Иногда PDF нельзя уменьшить достаточно сильно, сохранив читаемость. Или несколько документов вместе превышают лимит. Тогда ссылка на файл может быть лучшим решением, если получатель принимает ссылки. Некоторые получатели, например при подаче заявления о приёме на работу, прямо требуют вложение. В таком случае соблюдайте их требование.

Когда Gmail отправляет ссылку на Drive

В личном аккаунте Gmail это происходит автоматически: если суммарный размер вложений превышает 25 MB, Gmail вставляет ссылку на Google Drive вместо файлов. Чтобы получатель мог открыть PDF, ему нужен доступ к нему. Согласно Google: отправка вложений из Google Drive в Gmail, Gmail предупреждает, если у получателя нет разрешения на доступ. Доступные варианты общего доступа также могут зависеть от правил вашей организации. Открывайте доступ к личному или конфиденциальному PDF только тем людям, которым он предназначен, а не всем, у кого есть ссылка. Доставка ссылки также не означает, что получатель принимает облачные ссылки. Некоторые работодатели этого не разрешают.

Этот сайт не хранит ваши файлы и не отправляет электронные письма. Ссылку вы создаёте через своего почтового или облачного провайдера.

Другие варианты, если PDF остаётся слишком большим

• Создайте заново вместо дальнейшего сжатия: если PDF создан в текстовом редакторе, повторный экспорт может дать файл меньшего размера. Для сканов помогает повторное сканирование с подходящим разрешением; подробнее — в руководстве Уменьшить отсканированный PDF.
• Разделите файл, если разрешено несколько писем: с помощью Разделить PDF можно распределить страницы по нескольким файлам. Размер каждой части зависит от входящих в неё страниц.
• Используйте ZIP обдуманно: уже хорошо сжатый PDF в ZIP-архиве часто почти не уменьшается, а некоторые получатели не принимают ZIP-файлы.
• PDF должен оставаться PDF: если получатель ожидает PDF, не отправляйте страницы в виде изображений JPG.

Если при сжатии файл совсем не уменьшается или уменьшается незначительно, типичные причины описаны в руководстве PDF не уменьшается.

Что проверить перед отправкой

Прежде чем нажать кнопку отправки, стоит ещё раз проверить именно тот файл, который вы прикрепляете.

• Ещё раз откройте сохранённый PDF: все ли страницы на месте, правильно ли они расположены и всё ли читается?
• Прикрепите именно проверенный файл, который соответствует вашему лимиту и хорошо читается. Это может быть и неизменённый оригинал, если он уже соответствует ограничению.
• Учитывайте всё: все вложения, а при ограничении размера сообщения — также текст, подпись письма и вставленные изображения.
• При ограничении на вложения, как в личном Gmail, сравнивайте суммарный размер всех вложений в сохранённом виде в байтах. Надбавка за кодирование сюда не входит.
• При ограничении на всё сообщение сравнивайте размер закодированных вложений вместе с текстом, заголовками и разделителями MIME.
• Дополнительно соблюдайте требования получателя, даже если ваш собственный почтовый ящик допускает больший размер.

Если письмо вернулось

Внимательно прочитайте сообщение об ошибке. Если в нём указан размер и поясняется, относится ли лимит к вложениям или ко всему сообщению, повторите расчёт именно с этими данными. Также проверьте, какие файлы были фактически прикреплены. Если по-прежнему неясно, что допускает получатель, уточните приемлемый для него способ, например ссылку или несколько писем.