Establecer un límite de tamaño
Al abrir la herramienta, la opción «Establecer el tamaño objetivo» ya está marcada. Los valores predeterminados son un tamaño objetivo personalizado de 2 MB y el método «Equilibrado». Si el destinatario indica otro límite, en «Selección rápida» encontrarás 500 KB, 1 MB, 2 MB, 5 MB y 10 MB. Con «Tamaño objetivo personalizado» puedes introducir una cifra y elegir la unidad adecuada: KB, MB o MiB. Usa la coma para los decimales: para indicar 0,25 MB o 1,5 MB, escribe «0,25» o «1,5» y selecciona MB como unidad. No escribas la unidad en el campo numérico. Tanto si necesitas 500 KB como 2 MB o 3,5 MB, puedes ajustar cada límite en esta misma herramienta.
- Elige tu archivo mediante «Seleccionar PDF». Puede tener un tamaño de hasta 50 MiB (52.428.800 bytes). Este es el límite del archivo que introduces, no tu objetivo.
- Deja marcada la opción «Establecer el tamaño objetivo» y configura el límite mediante la selección rápida o introduciendo una cifra personalizada con su unidad.
- Elige el método: «Equilibrado», «Archivo más pequeño» u «Optimización sin pérdida». Más abajo se explica cómo afectan los tres a la legibilidad.
- Haz clic en «Reducir un PDF al tamaño objetivo».
- Lee el mensaje de estado. «Objetivo alcanzado» indica tanto el tamaño del resultado como el límite en bytes; «Objetivo no alcanzado» te indica que el archivo sigue superando el límite. Al lado aparecen el tamaño original y el del resultado, así como el ahorro en bytes y en porcentaje.
- Recorre todas las páginas en la comparación entre el original y el resultado, sobre todo las que sean importantes para el destinatario. Descarga el resultado solo cuando esté completo y sea legible.
El procesamiento se realiza en tu navegador. Para ello, el archivo no se sube a un servidor de procesamiento y tu original permanece intacto, ya que el resultado es un archivo nuevo. La herramienta no acepta PDF protegidos con contraseña ni cifrados. Lo mismo se aplica a los documentos firmados digitalmente o certificados, así como a los archivos dañados o ilegibles. El tamaño al que se puede reducir un PDF depende de su contenido. Por eso, solo el resultado te indicará si se ha alcanzado tu límite.
Ejemplo: en un formulario se indica «PDF, máximo 1 MB». Seleccionas 1 MB en la selección rápida y la herramienta comprueba el archivo con un límite de 1.000.000 bytes. Si, en cambio, se indica «máximo 1 MiB», establece 1 MiB como tamaño objetivo personalizado, es decir, 1.048.576 bytes.
Un límite máximo en lugar de un tamaño de archivo exacto
El tamaño objetivo es un límite máximo. Aquí, «2 MB» significa que el resultado puede tener como máximo 2.000.000 bytes. Un resultado de 1.400.000 bytes cumple este objetivo igual que uno de exactamente 2.000.000 bytes. La herramienta no rellena artificialmente un archivo más pequeño. Tampoco recorta contenido ni elimina páginas para alcanzar una cifra determinada.
Al final, lo que cuenta es lo que exige el destinatario. Si se indica «hasta 2 MB» o «máximo 2 MB», también cumple el requisito un archivo de exactamente 2.000.000 bytes. Si se indica «por debajo de 2 MB» o «menos de 2 MB», un portal que aplique una comprobación estricta puede rechazar ese mismo archivo, aunque la herramienta muestre «Objetivo alcanzado». En ese caso, conviene dejar un pequeño margen.
Ejemplo de margen: en lugar de 2 MB, introduce 1,95 MB como tamaño objetivo personalizado. La herramienta comprobará entonces el archivo con un límite de 1.950.000 bytes. Un resultado que respete este límite estará al menos 50.000 bytes por debajo de 2.000.000 bytes. Un objetivo más ajustado puede provocar una mayor pérdida de calidad de imagen, por lo que debes dejar solo el margen necesario.
Unidades y límites exactos en bytes
Los formularios suelen indicar una cifra redonda, pero la comprobación se realiza en bytes. En la herramienta se aplica lo siguiente: 1 KB = 1000 bytes, 1 MB = 1.000.000 bytes y 1 MiB = 1.048.576 bytes, es decir, 1024 × 1024. Por tanto, la opción de selección rápida de 500 KB equivale a 500.000 bytes. 2 MB son 2.000.000 bytes, mientras que 2 MiB son 2.097.152 bytes.
Un ejemplo de cálculo con un archivo hipotético de 2.050.000 bytes muestra la importancia de esta diferencia. En una recta numérica, de menor a mayor, los valores se sitúan así:
- 2.000.000 bytes: límite de 2 MB
- 2.050.000 bytes: archivo hipotético del ejemplo
- 2.097.152 bytes: límite de 2 MiB
Por tanto, el mismo archivo cumple un límite y el otro no. Si un portal solo indica «MB» y no explica cómo calcula el tamaño, la unidad MB es la opción segura. Produce el menor de los dos límites, y lo que quede por debajo de él también cumplirá el requisito si el portal calcula en MiB. Selecciona MiB solo cuando el destinatario indique expresamente MiB o especifique que calcula con 1.048.576 bytes por unidad. Cuando el margen sea escaso, es mejor que no te fíes de valores redondeados como «2,0 MB», sino de la cifra en bytes del mensaje de estado.
También se admiten valores que no sean redondos: 0,25 MB equivalen a 250.000 bytes. Si un valor introducido da lugar a fracciones de byte, la herramienta redondea hacia abajo. Por ejemplo, 0,3 MiB = 314.572,8 bytes se convierte en un límite de 314.572 bytes. De este modo, el límite nunca es más permisivo que el valor introducido. Para otros valores, puedes convertir tamaños de archivo con precisión antes de introducir el límite.
Entender los tres estados del objetivo
Que el procesamiento haya terminado no significa que se haya respetado el límite. Y respetar el límite no significa que un portal vaya a aceptar el archivo. En cuanto al tamaño objetivo, existen tres casos, pero solo se muestran dos mensajes: «Objetivo alcanzado» y «Objetivo no alcanzado».
En el tercer caso, el archivo más pequeño sigue siendo válido y está disponible para descargar. Simplemente no es lo bastante pequeño para ese límite. Tu archivo de origen permanece intacto en todo momento. La herramienta solo ofrece como resultado una versión que sea realmente más pequeña y supere la comprobación. Para ello, debe ser un PDF válido. Además, el número de páginas, el número de campos de formulario, el número de enlaces y la presencia de una estructura de documento deben coincidir con el original. Se trata de una comparación de cantidades y de la estructura básica, no de una comprobación del funcionamiento. Por eso, debes comprobar por tu cuenta en el resultado si un campo de formulario importante conserva su contenido o si un enlace lleva al destino correcto. Si ninguna versión cumple estas condiciones, se muestra tu original sin cambios como resultado y se ofrece para descargar. Por tanto, un archivo sin cambios puede significar dos cosas: cumple el límite porque el original ya era lo bastante pequeño, o sigue superándolo.
Ya estaba por debajo del límite
Si el original ya está en tu límite o por debajo de él, la herramienta ni siquiera intenta comprimir más las imágenes, porque no hay motivo para sacrificar calidad. Aun así, puede realizarse la optimización sin pérdida de la estructura del archivo. En ese caso, el resultado tendrá el mismo tamaño o será algo más pequeño, y las imágenes no se modificarán de forma intencionada.
Este caso también aparece como «Objetivo alcanzado». Puedes reconocerlo por los tamaños mostrados: si el tamaño original ya es inferior o igual al límite, el archivo lo habría cumplido incluso sin procesarlo. Puedes presentar el original o utilizar la copia optimizada después de comparar las páginas.
Ejemplo: tu PDF tiene 1.900.000 bytes y el formulario permite 2 MB. Por tanto, el archivo ya cumple el límite. Si reduces el tamaño objetivo a 1 MB por precaución, te arriesgas a perder calidad innecesariamente. Para un requisito como «por debajo de 2 MB», basta con dejar un margen, por ejemplo, fijando 1,95 MB. Además, no proceses una y otra vez el mismo archivo con límites cada vez menores; en caso de duda, parte del original sin modificar.
Si el PDF sigue siendo demasiado grande
Si la herramienta indica «Objetivo no alcanzado», sigues teniendo una base útil para continuar. Tendrás disponible para descargar una versión válida de menor tamaño o, si no se ha generado ninguna más pequeña, tu original. El original permanece intacto en cualquier caso. El siguiente paso adecuado depende de lo que permita el destinatario.
- Probar otro método: si habías elegido «Optimización sin pérdida» o «Equilibrado», «Archivo más pequeño» puede comprimir más las imágenes. Solo merece la pena si el resultado sigue siendo claramente legible al comparar las páginas.
- Omitir páginas que realmente no se necesiten: las páginas en blanco, los escaneos duplicados o los anexos que el destinatario no solicite son prescindibles. Con la herramienta adecuada puedes eliminar páginas prescindibles y conservar en el documento las páginas exigidas. Después, vuelve a seleccionar aquí el archivo guardado, ya que no existe una transferencia automática entre las herramientas.
- Dividirlo en varios archivos: esto solo tiene sentido si el portal permite expresamente subir varios archivos. En ese caso, puedes dividir el PDF y comprobar aquí cada parte con tu límite.
- Volver a generar el archivo de origen: si el PDF procede de un escaneo, un nuevo escaneo con menor resolución puede ocupar menos. Si el archivo procede de un procesador de textos o de un programa de diseño gráfico, a menudo se puede volver a exportar desde ese programa con imágenes más pequeñas. Ambas opciones se realizan fuera de esta herramienta, ya que aquí no hay ningún ajuste de resolución ni de DPI.
Si pruebas otro programa o servicio, revisa detenidamente cualquier resultado más pequeño antes de presentarlo. Algunos métodos convierten las páginas en imágenes. Después, es posible que ya no se pueda seleccionar ni buscar el texto, y que falten marcadores o enlaces. «Imprimir como PDF» tampoco es una alternativa equivalente sin pérdida. Conserva tu original en cualquier caso.
Ejemplo con requisitos hipotéticos: un portal permite hasta tres archivos de un máximo de 2 MB cada uno. Si tu PDF sigue superando ese límite incluso con «Archivo más pequeño», puedes dividirlo en dos partes y comprobar aquí cada una con 2 MB. Si ese mismo portal solo admite un único archivo, dividirlo no sirve. En ese caso, las opciones que quedan son eliminar páginas prescindibles o volver a generar el archivo de origen.
La legibilidad antes que una reducción agresiva
Los tres métodos se diferencian en si afectan a la calidad de imagen. «Optimización sin pérdida» solo reorganiza la estructura del archivo y no modifica las imágenes de forma intencionada, pero no siempre basta para cumplir un límite ajustado. «Equilibrado» y «Archivo más pequeño» también optimizan primero la estructura y después vuelven a comprimir las imágenes adecuadas para ello. En ese proceso pueden perderse detalles finos. Por tanto, es posible reducir el tamaño sin perder calidad, aunque no para cualquier límite. La página sobre la compresión de PDF en general explica cómo funcionan los métodos.
Por eso, recorre todas las páginas en la comparación entre el original y el resultado. Presta especial atención a la letra pequeña, las cifras y los importes, los sellos y las firmas de los escaneos, así como a los diagramas y las líneas finas. Al reducir el tamaño no se eliminan páginas; de hecho, también se comprueba el número de páginas. Sin embargo, solo tú puedes valorar si el contenido sigue siendo claramente legible. Por eso, guarda únicamente un resultado en el que todo lo importante se pueda leer sin ambigüedades.
Ejemplo: en un extracto bancario escaneado, es fundamental que cada dígito siga siendo inequívoco. Si después de reducir el tamaño un 8 parece un 3, el resultado no sirve, aunque al lado aparezca «Objetivo alcanzado».
El tamaño del archivo es solo uno de los requisitos
«Objetivo alcanzado» se refiere únicamente al tamaño de ese archivo concreto. Aun así, un portal puede rechazarlo si tiene otras reglas, como un número máximo de páginas, un límite de tamaño para todos los archivos juntos, un número limitado de archivos que se pueden subir o determinados tipos de archivo. Cada destinatario establece las reglas aplicables. No existe un límite universal para los portales o las administraciones públicas.
Ejemplo con valores hipotéticos: un portal permite 2 MB por archivo y 5 MB en total. Tres PDF de 1.900.000 bytes cada uno cumplen el límite individual, pero suman 5.700.000 bytes. Son 700.000 bytes más que los 5.000.000 bytes permitidos para todos los archivos juntos. Con los datos de tu portal, puedes comprobar los límites de páginas y de tamaño total antes de subir los archivos.
Al enviar un correo electrónico, lo decisivo puede ser el tamaño del mensaje completo en lugar del tamaño del archivo. Para ello, los archivos adjuntos suelen codificarse en Base64. En ese caso, su tamaño aumenta aproximadamente un tercio. Así, 1.900.000 bytes se convierten en unos 2,5 millones de bytes, a los que se suman los saltos de línea, el texto y las cabeceras. Qué parte de todo ello se contabiliza realmente depende de cómo mida el límite tu proveedor. Por eso, un PDF que aquí muestre «Objetivo alcanzado» para 2 MB puede superar de todos modos un límite de 2 MB por mensaje. Antes de enviarlo, puedes estimar el tamaño del mensaje de correo electrónico.